【正文】 文書撰寫工作標準 第一節(jié) 文書撰寫要求 一、文乢主旨癿確立呾表現(xiàn) (1)上級文件是文乢主旨確立癿直接依據(jù) 企業(yè)文書主旨的確立往往要直接依據(jù)中央和上級的精神，有時甚至要在文稿中直接地具體地寫上根據(jù)上級的哪個文件，本著什么精神，按照什么規(guī)定，要解決的是什么問題。所以，認真地學(xué)習(xí)、深刻地領(lǐng)會和全面地掌握上級文件精神，對于文書主旨的確立是十分重要的。 (2)頎導(dǎo)意圖是文乢主旨癿具體要求 單位所撰寫的 文件，其作者是法定某一單位，或者是法定的某一級的領(lǐng)導(dǎo)人，所以，一篇文書是一個領(lǐng)導(dǎo)集體在工作活動中的產(chǎn)物。擬稿者在接受文書起草任務(wù)后，必須準確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，這是確立文書主旨必不可少的。 (3)工作實踐是確立文乢主旨癿直接因由 在具體工作過程中，必須隨時提出一些實際問題，要立即回答、處理、解決；或者要求制定政策、布置執(zhí)行；或者要求反映情況、提供參考；或者要求進行商洽、研究方法等等。這就是說，一篇文書主旨的確立，是有一個實際工作中的直接因由的。這就是要求我們占有大量材料，并注意不同時期的發(fā)展特點，進行全面的分析研 究，提出解決問題的正確見解。 (1)正確 正確是指主旨必須符合國家的政策、法律、法規(guī)，必須符合客觀實際情況，能反映出客觀事物的本質(zhì)規(guī)規(guī)律，對工作起到積極的指導(dǎo)作用，經(jīng)得起實踐的檢驗。 (2)集中 集中就是指主旨要集中單一，不可多中心，“意多亂文 ”。只有主旨集中，文章才有好的表達效果，才容易被對方理解，有關(guān)事項便于處理，有關(guān)規(guī)定便于執(zhí)行；只有主旨集中，才能寫得深刻，重點才會更突出、鮮明。為了做到主旨集中，作者不能塞進與主旨無關(guān)的材料而節(jié)外生枝，不能下筆千言，離題萬里。應(yīng)堅持“一文一事”的 原則，切忌繁冗龐雜。 (3)鮮明 鮮明就是指一篇文書的基本精神或觀點，要清楚明白，擁護什么，反對什么，肯定什么，否定什么，要解決什么問題，達到什么目的等，都必須一清二楚。要做到主旨鮮明，首先要有針對性，要回答現(xiàn)實中需要解決的問題，要有的放矢，不能遇事繞道走，說不著邊際的話；其次要清晰明確，對其內(nèi)容的解決必須是惟一的，不能模棱兩可，語言必須準確達意，不能含糊其辭；再次要有完整性，要做到提出問題，分析問題，解決問題，不能只提問題，不去解決，或含而不露，讓受文者去體味，去猜測。 明白顯露，直陳 其言，是文書表現(xiàn)主旨的特殊方式。主旨的表現(xiàn)，大體說來有以下幾種： (1)在題目中概括點明主旨。 (2)在正文開頭一段中標出主旨句，使讀者一目了然。 (3)在文章結(jié)尾一語道破，或前提后點，開頭揭示文章內(nèi)容重點及方向，結(jié)尾亮底，點明主旨。 (4)在文章中間內(nèi)容重大轉(zhuǎn)折之處揭示主旨，同時起到承上啟下的過渡聯(lián)系作用。 (5)主旨分散于一篇文章各個部分的小標題、小觀點中，起到穿針引線的作用。 事、材料癿選叏呾使用 文書寫作的材料，就是撰寫者在表現(xiàn)主旨時選用的具體事實、基本情況以及 數(shù)字、引語等。選材，就是對占有的材料進行鑒別、篩選，把最有價值的材料選用進文稿。 材料多了，選擇起來就有余地；表達才能得心應(yīng)手，左右逢源；分析和認識問題才可能達到相應(yīng)的深度和廣度。 (1)直接材料呾間接材料 憑借五官接觸的事物，通過耳聞目睹，獲得的第一手材料，就叫直接材料。它是通過自己的觀察得到的切身感受，因而最新鮮，最實在，最有活力。但是，個人經(jīng)歷畢竟有限，事必躬親，既不可能，也沒必要，還得借助第二手材料，這就是間接材料。例如聽取介紹，查閱簡報、記錄、報表等。這類材料也較真實、具 體、廣泛、客觀，也很有價值。只有掌握了這兩類材料，才能寫出有說服力的文書。 (2)現(xiàn)實材料呾歷叱材料 文書寫作的任務(wù)，在于解決現(xiàn)實生活中提出的各種問題，因此，搜集和掌握現(xiàn)實生活中實際情況的材料是非常重要的。但是，對任何一個事物，僅僅看到它的現(xiàn)在還不夠，還要看到它的發(fā)生、發(fā)展以及它的過去和將來，也就是不能忽略其歷史材料?？梢?，文書寫作，既要首先著眼于現(xiàn)實材料，又要盡可能多地了解有關(guān)的歷史材料，做到知古知今、知中知外，這樣才能洞察和了解事物的縱橫方面。 (3)具體材料呾概括材料 具體材料就是典型材料；概括材料 就是面上材料。這兩者的有機結(jié)合，對于加強文書寫作的針對性和指導(dǎo)性有著重要的積極意義。點面結(jié)合在匯報性、論說性的文件中，尤為重要。沒有“點”上的材料，就往往導(dǎo)致文件的一般化，缺乏足夠的說服力；沒有“面”上的材料，就往往說不清問題，不能給人以宏觀、全局的概念，同樣會影響文件的社會效果。掌握這兩方面的材料，是文書寫作的一個必備條件。 (4)正確材料呾反面材料 這兩種材料就是指那些能從正面或反面反映事物本質(zhì)的材料。有比較才能鑒別，有鑒別才能決定取舍。掌握正面材料和反面材料，對于寫文書也是一個重要的環(huán)節(jié)。比如，正面材 料可以成為解決實際問題的正確意見的事實根據(jù)；反面材料既可以是一篇公文所要克服的某種錯誤的傾向，又可以是一篇公文所要解決某個問題時應(yīng)注意防止的偏差。顯然，掌握正反材料具有同等重要的意義，不能有所偏廢。不過，在具體行文時，應(yīng)根據(jù)不同情況有所側(cè)重。 (1)真實 真實就是指文書的觀點和材料都必須實事求是，經(jīng)得起實踐和歷史的檢驗。也就是指材料不能虛假，必須是實有的事物；材料本身必須能夠反映事物的本質(zhì)。要保證材料的真實性，必須克服一些“常見病”，即：憑空編造，合理想象；道聽途說，以訛傳訛；移花接木，任意 拔高；以偏概全，一葉障目；片面、絕對，自相矛盾；引據(jù)失實，數(shù)據(jù)失真。 (2)準確 準確就是指選用的材料要能夠準確地說明主旨。其一，就整篇文書來說，選用的材料，必須從不同的側(cè)面，緊扣主旨，針對性極強的說明主旨。就一個觀點來說，選用的材料必須針對觀點，加以準確的說明，決不能材料和觀點相互脫節(jié)而成為“兩張皮”。其二 ，要選用能突出、明確、具體地說明主旨和觀點的材料，給人以深刻的印象和清晰的認識 ，不能籠統(tǒng)含糊，使人印象朦朧，不得其要。在準確地圍繞主旨選擇材料時，必須克服一些易犯的毛?。夯蛘呤遣牧戏稚?，使主旨游 離，造成“群龍無首”的情形；或是材料堆砌，淹沒觀點，導(dǎo)致主旨不明的狀態(tài)；或者是各自為攻，不聽調(diào)遣，形成多中心的局面，十分明顯，只有根據(jù)主旨的需要來選擇材料，才能準確地表現(xiàn)主旨。 (3)典型 典型就是指材料能深刻地揭示事物的本質(zhì)，具有代表性和說服力。這樣的材料，由于能起到“以一當(dāng)十”的作用，因而在文件的撰寫中常常引人注目。因此，應(yīng)當(dāng)根據(jù)主旨和觀點的需要，在同類材料中選取那些最生動、最有特點、最富有說服力的材料來；也可以選擇不同類型的典型?；蛘哌x優(yōu)型，即先進的、正確的典型，或者選劣型，即落后的、錯誤的、反面 的典型；或者選轉(zhuǎn)化型，即由后進轉(zhuǎn)化為先進、先進轉(zhuǎn)化為后進的典型；或者選一般綜合型，即能反映事物的一般的、平均發(fā)展水平的典型；這種材料所反映的問題往往更具有廣泛的代表性。 (4)新穎 新穎就是指材料能反映客觀事物的發(fā)展變化趨勢，說明客觀事物的最新面貌，回答現(xiàn)實生活中人們最關(guān)心的、最迫切需要了解的新問題、新人、新事、新成果、新數(shù)據(jù)、新經(jīng)驗、新思想等。要善于選擇新穎的材料，作者就要有敏銳的觀察力、較強的采集力，要有見微知著的本領(lǐng)。這樣才能發(fā)現(xiàn)新事物、新苗頭。 在文書中，觀點和材料是相互依存、相 互制約的辯證統(tǒng)一體。如果離開材料，文中的觀點就顯得空洞干癟，毫無價值；如果離開觀點，材料就像一盤散沙，什么問題也說明不了。 因此，必須用觀點統(tǒng)帥材料，用材料說明觀點，做到二者的有機統(tǒng)一。 常見的方法有以下幾種： (1)先亮觀點，后刊材料 這樣安排先聲奪人，頭緒清楚。常在段首概括亮出觀點，然后列舉事例陳述、說明，解釋觀點。 (2)先刊材料，后擺觀點 先介紹事實，或列舉數(shù)字、依據(jù)，然后水到渠成地歸納概括出觀點。這樣安排從事到理，說服力強。 (3)辪刊材料，辪擺觀點 夾敘夾議，既擺事實，又說道理，由淺入深，便于理 解。無論采用哪種方法，都要注意材料和觀點之間的必然邏輯關(guān)系，即通過歸納、演繹、因果邏輯推導(dǎo)，從材料中得出必然的結(jié)論，不要使材料和觀點相互脫節(jié)或者相互矛盾。 三、文乢結(jié)構(gòu)癿安排 結(jié)構(gòu)就是指文章內(nèi)部的組織構(gòu)造，指對內(nèi)容恰當(dāng)?shù)慕M織和安排。具體地說，就是要使主旨清晰地、有條有理地貫穿全文，連綴成篇，做到首尾呼應(yīng)，取舍得當(dāng)，考慮好各部分的分合接榫，使全篇文章完整嚴密，內(nèi)容充實豐滿而不零亂。 (1)標題 “題好一半文”，標題是文章的“眼睛”，必須重視標題的設(shè)計。 標題力求做到切題、簡明 、醒目、得體。切題，就是指在構(gòu)思過程中，應(yīng)依據(jù)主旨先確定標題，然后圍繞標題展開文章內(nèi)容；簡明，是指標題要簡潔明快，不能過繁過長，拖泥帶水；醒目，是指標題要鮮明突出，有吸引力；得體，是指什么文稿用什么類型的標題，有一定之規(guī)，不可亂用。 標題有兩種形式：一種是文書式標題，程式性較強，表達平直。另一種是新聞式標題，采用單標題和雙標題兩類。單行標題有說明式、提問式、警句式，表示祈使、禁止、祝愿等意思。雙行標題正標題突出主旨，副標題說明內(nèi)容范圍及文種。雙行標題在文書寫作中越來越多。 (2)開頭 文書寫作中開頭常常是開門見山，下筆入題，起句發(fā)意。或者開篇就點題，或者揭示全文內(nèi)容的走向領(lǐng)起下文。常見的開頭方法有以下幾種： ①概括情況：介紹情況要切題，材料要準確、典型，表達要簡明、概括。 ②說明根據(jù)：常用“根據(jù)”、“遵照”、“按照”等詞語領(lǐng)起下文，行文有據(jù)，增強了文章的權(quán)威性。 ③介紹目的：開宗明義，表明行文目的，常用“為了”、“為”、“為此”領(lǐng)出下文。 ④交待原因：有的用“由于”、“鑒于”、“因為”等領(lǐng)起下文，有的直接陳述原因。 ⑤闡明觀點：開頭先提出結(jié)論性意見，下文再具體解釋、說明、闡述。 ⑥表 明態(tài)度：開頭即對轉(zhuǎn)發(fā)、頒發(fā)的文件提出看法和評價。 ⑦提出問題：設(shè)問句開頭，提示文章主旨或主要內(nèi)容，引起讀者思考和共鳴。 ⑧慰問祝賀：常用于禮儀性的文章、講話稿。 ⑨引述公文：常用于針對來文而撰寫的文書。 ⑩不另寫開頭，直接列寫序號開始。 (3)結(jié)尾 結(jié)尾必須做到言簡意賅，既不能虎頭蛇尾，草率了結(jié)，也不能畫蛇添足。常見的結(jié)尾方法有以下幾種： ①收篇點題：用簡練的語言，畫龍點睛，水到渠成似地提出主旨；或?qū)θ闹髦己喴爬ǎ偨Y(jié)全文，形成完整印象；或針對文章開頭交待的論題和初步揭示的主旨，前提后點，結(jié)尾點明主旨； 或者進一步說明，深化中心，形成深刻印象。 ②提出希望、號召：或由作用發(fā)出，或在文中說明誰發(fā)出，以指明努力方向，激勵讀者。 ③提出意見、建議：或者針對文中主體部分對情況、問題的分析，提出解決的意見、措施，或者簡略地提出貫徹、處理的要求。 ④說明有關(guān)問題：根據(jù)行文的特殊要求，交代、說明一些與內(nèi)容有關(guān)的事項。 ⑤表示祝賀、慰問。 ⑥自然結(jié)尾；在主體部分已言盡意賅者，就不必另加多余的一段文字來結(jié)尾了。 (4)局次呾段落 文書的層次，就是指文書要體現(xiàn)出客觀事件的發(fā)展和階段性、客觀事件組合的系統(tǒng)性、客觀事物內(nèi)部的條理性 和作者認識、表現(xiàn)客觀事物內(nèi)部的條理性以及作者認識、表現(xiàn)客觀事物的程序性；事物發(fā)展的一個階段、事物特征的一個方面、諸多問題中的一個問題、分析推論的一個分論點，等等，都可以組成一個層次。層次常常有外部標志，如部分的序號、層首句、小標題等。 段落是指一個個自然段。一般說來，它在文中是一個最小的可以獨立的意義單位，具有低兩格另起一行的換段標志，從形式上很容易辯認。 層次和段落兩者之間既有區(qū)別又有聯(lián)系。層次著眼于內(nèi)容先后次序的劃分；而段落著眼于表達過程中的間歇、轉(zhuǎn)折和強調(diào)。一般來說，層次大于段落，常常是幾個段落表達內(nèi) 容的一個層次，有時層次和段落也正好一致。 另外，劃分段落必須注意單一、完整、有序、合理。單一，是指一個段落只說一個意思，不要把幾個意思混在一起講；完整，是指一個意思要在一個段落里說完，不要割裂成幾段；有序，是指一段內(nèi)的句子間要有邏輯順序，文章的各段的組合要有邏輯聯(lián)系，注意連貫性；合理，是指段落的劃分要從表達思想內(nèi)容的需要出發(fā)，考慮文章的總體表達效果，要長短適度，疏密相間。 (5)過渡呾照應(yīng) 文章要做到脈絡(luò)清楚，聯(lián)綴成篇，上下貫通，渾然一體，就離不開過渡和照應(yīng)。 ①過渡，是指層次、段落之間的銜接與轉(zhuǎn)換。它是上 下文連貫的紐帶，能夠起到一種承上啟下、穿針引線的作用，使全篇內(nèi)容組織嚴密，渾然一體。常見的過渡方式有： ：在較大轉(zhuǎn)折的情況下，安排一個簡短的自然段承上啟下。 ：或在前一段的末尾，或在后一段的開頭，多用富于提示性的句子或者設(shè)問句加以過渡。 ：在層次段落間加上承上啟下或表示關(guān)聯(lián)、轉(zhuǎn)折的詞語。如：“因為”“所以”“然而”“綜上所述”“由此可見”等等。 ②照應(yīng)，是指文章中不相鄰的層次、段落的關(guān)照和呼應(yīng)。即前面提到的，后面有著落；后面說到的，前面有交代。這樣有助于加強前后內(nèi) 容的內(nèi)在聯(lián)系，增強文章的整體感。常見的照應(yīng)方式有： ：一般開頭提出問題，結(jié)尾作出結(jié)論，或者結(jié)尾深化結(jié)論，形式上使首尾呼應(yīng)，內(nèi)容上通過照應(yīng)概括全文，突出主旨。 ：內(nèi)容上反復(fù)強調(diào)重點，隨時自然合理地加以照應(yīng)，結(jié)構(gòu)緊湊。 ：在開門見山、收篇點題、片言居要等處照應(yīng)標題。 文書的結(jié)構(gòu)安排都比較穩(wěn)定，但并不意味著簡單、呆板，必須認真探索它的結(jié)構(gòu)規(guī)律。常見