【正文】 三級秘書資格證復習資料第一章 三級秘書職業(yè)資格證考核方案考試方式： 秘書的鑒定考核包括理論知識考試和操作技能考試，知識考試采用閉卷機考方式，技能考試采用閉卷筆考方式。知識考試為一個半小時，技能考試為兩個小時。每部分滿分為100分，60分及格。 　每年兩次，上半年5月和下半年11月各一次，秘書考試分成2門，即理論考試和實操考試。理論考試全部為客觀題，內容涵蓋：職業(yè)道德、基礎業(yè)務。實操考試全部為主觀題，內容包括工作要求，案例分析，考試時間為2個小時。案例分析部分播放錄像。涉外秘書考生加考外語，包括選擇、填空、翻譯、寫作等題型(包括聽力)。參加秘書二級考試的考生還需進行綜合評審(業(yè)績評估手冊)，采用筆試答辯的形式，包含商務溝通，辦公室管理，常用事務文書，會議與商務活動，信息與檔案五個模塊的能力評估?？己朔绞健　? （1）書面應答：考生對標準化書面試卷上的問題在答題卡上作答，題型分為單選題、選擇題兩種題型。　?。?）情景模擬：考生根據(jù)所觀看的情景錄像，就書面問題進行筆答。均有兩段錄像，每段錄像考15個知識點?！　。?）任務解決：考生對書面提出的工作任務進行書面回答?！　。?）綜合測試：涉外秘書的英語考試包括聽力題、選擇題、寫作題。（5）業(yè)績評估：專家對考生提供的個人工作業(yè)績記錄進行綜合評審?？荚噧热? 全國秘書證書考試內容：文書寫作、公關禮儀、檔案管理、辦公室自動化、辦公室工作、法律與經(jīng)濟管理概論、外語（英、日、俄等）。 秘書職業(yè)是一種具有綜合性和輔助性特點的職業(yè)，因此，在新標準中，要求從事這一職業(yè)者具有較強的文字與語言表達能力、綜合協(xié)調能力和合作能力、邏輯思維與分析能力等。秘書職業(yè)標準中包含了從接待工作、檔案工作、文書擬寫與處理、會議組織，到信息工作、辦公室日常事務以及協(xié)調工作等多個方面的職業(yè)資格要求，是培養(yǎng)和考核秘書職業(yè)領域從業(yè)人員的基本依據(jù)。第二章 三級秘書職業(yè)資格證考試題及答案考前復習重點：第一章 第一節(jié)會前籌備 一 、會議方案的擬訂 （一）會議籌備方案的概述: :會議籌備方案包括如下幾個組成部分:（1）確定會議的主題與議題。（2）確定會議的名稱。（3）確定會議和議程。（4）確定會議的時間性和地點。（5）確定會議所需設備和工具，要滿足會議的需要（6）確定會議文件的范圍，并做好文件的印制或復制工作。（7）確定會議與會代表的組成。（8）確定會議經(jīng)費預算。（9）確定會議住宿和餐飲安排。（10）確定會議的籌備機構，大型會議需要確定籌備機構與人員分工。 :(1）確保會議的周密組織（2）確保會議服務質量和溝通協(xié)調到位。（3）確保會議領導的意圖得以貫徹執(zhí)行 （1）電話會議交流信息的特點 1）電話會議:①方便靈活，準備時間短，回復迅速。②缺少身體語言，難以進行互動交流；缺少文本，難以傳遞大量細節(jié)信息。③為了提高電話會議的效率，增進信息與交流，可搭配使用其他通信方式（如傳真、電子郵件）。 2）電話會議信息工作要的要求:電話會議要按照一定的工作程序和工作要點進行，具體要求如下：1準確發(fā)出開會信息；2認真分發(fā)會議書面信息材料；3合理安排會場信息傳輸設備；4按時接通電話；5互相能報出席情況；6做好會議記錄。 （2）視頻會議 1）視頻會議的特點:①聲音和圖像同時傳送。②不受空間的限制。③節(jié)省時間、費用。④交流效果較好。⑤視頻會議的交流不夠深入廣泛。 2）視頻會議信息工作的要求 由于視頻會議效率高，投入也大，因此必須高標準、嚴要求，踏踏實實做好會務工作。具體要求有：1 發(fā)出開會信息；2分發(fā)文件信息資料；3布置會場；4置與檢查會場信息傳輸設備；5做好會議準備；6采用行集中后分散的形式；7匯總情況信息。 :遠程會議具有節(jié)省時間和金錢、與電話服務機構商定使用錄音帶的形式做永久記錄、交流更加直接與簡短的優(yōu)點。 會務機構分工主要指定會議組織部門和人員落實。會務機構的各部門需明確各息的任務和要求。具體要求如下：（1）要根據(jù)會議的規(guī)模和類型組織人員隊伍。（2）會務機構要分工明確、責任到人。（3）加強協(xié)調，定期溝通。 （二）會議籌備方案和制定程序會議籌備方案的制定程序為：組建會議籌備委員會 分成籌備小組 形成籌備方案 領導審核方案。 二、會務籌備概述 （一）會務籌備概述 :（1）會議準備是否充分。（2）會議期間能否排除各種干擾。（3）環(huán)境條件與用品準備（4）文件材料的準備情況。（5）會場布置情況的檢查。（6）會議保衛(wèi)工作的檢查。（7）檢查的其他內容。 :務籌備情部的檢查結果可以通過三種形式向領導或會議工作人員匯報。第一，書面形式；第二，口頭形式；第三，協(xié)調會形式。 :務籌備情況檢查的方法大致分為以下兩種：（1）聽取會議籌備人員的匯報。（2）會前現(xiàn)場的檢查 （二）會務籌備的程序 :如對會議的準備情況以匯報會的形式進行檢查，檢查的程序應包括： (1)會議籌備機構對會議的準備情況進行自我檢查，由各個籌備小組將檢查結果以書面報告的形式上報領導小（2）會議領導小組經(jīng)過協(xié)調，確定匯報會的時間和地點，并發(fā)出協(xié)調會通知。（3）召開籌備檢查協(xié)調會，聽取匯報，并會上現(xiàn)場解決各種需要協(xié)調和問題。（4）匯報會后要以電話、現(xiàn)場指導等方式對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實。 :1）先制定現(xiàn)場檢查的路線和確定現(xiàn)場檢查的重點，）將現(xiàn)場檢查的項目制成檢查單，）按照既定的檢查路線和項目逐一現(xiàn)場核對，）對未達到檢查要求的項目整理出整改和修訂意見，并以電話、文件或會議廳等形式及時通報給相關籌備部門予以糾正。 三、審核會議文件夾概述: (一)會議文件的類型,:(1)審核會議文件的準確性和完整性(2):(1)對校法，適用于定稿上改動較多的文件夾。折校法，適用于整潔、改動不多的文件。讀校法，適用于定稿內容淺顯易懂，生僻字、專用術語名詞較少的定稿。 （二）會議文件審核的工作步驟:（1）由起草文件的秘書就文件內容進行自審，使會議文件在初始期就能嚴格把關。（2）由主管乞討書進行會議文件夾初審。（3）如會議文件夾的內容涉及的部門較多，要進行必要的會審。（4）在會議文件審核修改之后，要由主要領導者或主管領導進行終審。 四、與領導溝通會議的有關事宜 （一）與領導溝通會議概述 ：（1）時間生原則；（2）及時原則；（3）全面原則。 :(1)定期向領導提交書面報告。(2)由會議負責人定期向領導口頭匯報會議的情況。(3)領導親自參加有關會議。(4)其他途徑，例如，通過舉辦會議工作進展情況的小型展覽向領導者匯報工作。 :第一，會議籌備階段；第二，會中階段；第三，會后階段。 （二）與領導者溝通會議有關事宜的工作程序 與領導者溝通會議有關事宜的程序如下：(1)明確會議的目標。(2)明確溝通會議有關事宜的方法或途徑。(3)檢查溝通過程的時間、地點以及參加人員，指定會議記錄人員。(4)確定溝通過程中所需要人種文件夾、音像等資料。(5)向領導匯報會議的籌備情況及進展，同時應講明會議籌備或舉行過程中遇到的問題和難題。(6)聽取領導指示，或與領導者進行雙向討論，并完成會議記錄。(7)將記錄通過某種方法送給領導。 五、擬訂會議的應急方案概述 ：(1)會議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題。(2)出現(xiàn)問題時負責解決的會議工作人員 :(1)會議應急方案可使會議的策劃和籌備做到早做準備，未雨綢繆。(2)應急方案可以有效的地緩解危機，提高會議管理的效率。比如關鍵人員不能到會如何處理，住宿的預訂不夠如何解決，網(wǎng)絡系統(tǒng)出現(xiàn)故障如何等。(3)使會議工作人員能夠統(tǒng)一步調，當問題出現(xiàn)時，能夠有回旋余地。 :；；。 :1思想上充分重視；2在人、財、物方面要措施到位；3在實施的過程中要堅持定期檢查。 :1處理人員問題；2處理場地問題；3處理設備問題；4處理資料問題5處理健康與安全問題；6處理行為問題。 （二）會議應急方案的工作程序預測情況 準備應對備選方案 討論會議緊急情況 確定會議應急方案。第一章第二節(jié)會后落實一、會議總結工作的內容和要求 （一）基礎知識 ：（1）檢查會議目標的實現(xiàn)情況。（2）檢查各個小組的分工執(zhí)行情況。（3）將員工自我總結和集體總結相結合，以積累經(jīng)驗，找出不足，從而明確今后搞好同類型會議組織與服務工作的借鑒之處，不斷改進會議的組織服務工作。（4）獎懲相關人員，并要妥善解決會議的遣留問題。 :總結內容包括會議名稱、時間、地點、規(guī)模、與會代表人數(shù)、主要議題，參加會議的上級領導人，會議的主持者，領導報告或講話的要點，對會議的基本評價和貫徹要求，會議的決議情況及今后的工作任務布置等。 （二）會議總結的工作程序為：對會議征詢意見，擬就工作總結稿→向領導報告會議結論→總結定稿→印發(fā) →歸檔 →組織全體工作人員進行總結。 二、會議評估工作的內容和要求 （一）基礎知識 :（1）構成有效會議的要素：一個有效會議應該具有清晰的目標、適當?shù)臅r間、合適的地點、恰當?shù)谋匾?、順暢緊湊的議程、準確的信息傳遞、周密的前期準備、精心挑選的參會人員、參會人員得當?shù)谋憩F(xiàn)、領導人員良好的控制勇和、合理的內容安排等。（2）影響會議效率的主要原因:影響會議效率的因素很多，主要可以歸結為三個方面：1會議的必要性；2會議前期準備工作的質量；3會議責任分工。 :（1）是否達到目標。（2）會議時間性評估。（3）與會人員參與會議狀態(tài)與收獲；對會議的滿意程度與理由；提出改進的意見或建議。（4）會議服務評估。會議服務是否到位，會議中的合作精神如何。（5）會議實際費用支出、會議成本評估。（6）再度召開同樣的會議時，繼續(xù)推進與維持的事項。 ：（1）會議評估工作的方法”。（2）會議評估工作要求:會議評估力求科學、高效。最好在確定了會議目的的早期策劃階段就高計一份問卷。要避免與會人員的反感。 （二）會議效果評估的工作程序”會議效果評估的基本程序為：分析影響會議效果的主要因素；設計會議效果評估表；匯總評估結果。 （三）注意事項 會議結束后，應注意避免以下情況：（1）欠缺會議記錄。（2）對決議實不力。（3）不對會議的成敗得失進行總結。（4）不解散已完成任務的委員會或工作小組。（5）與會人員對會議感到不滿。 第二章 第一節(jié) 接待一、確定涉外禮次序（一）基礎知識（1）涉外接待的原則:與國內禮儀相比較，涉外接待中更為重要的原則是：1不卑不亢；2依法辦事；3內外有別；4尊重個人；5女士優(yōu)先；6入鄉(xiāng)隨俗。:在商務交往的具體實踐中，禮賓次序共有如下五種常見的排列方法：（1）依照來賓所在同家或地區(qū)名稱的拉丁字母的先后排列次序。適用于大型的國際會議或體育比賽。（2）依照來賓的具體身份與職務的高低來排列先后次序。適用于正式的政務、高務、科技、學術、軍事交住。（3）依照來賓抵達的具體時間早晚來排列其先后次序。適用于：1當各國大使同時參加派駐國的某項活動時；2在非正式的涉外活動中亦可采用此種排列方法。（4）依照來賓告知東道主自己決定到訪的具體時間的先后排列其次序。適用于舉辦較大規(guī)模的國際性的招商會、展示會和博覽會。（5）不排列。當上述方法難以應用時，便可采用這種排列方法。（二）。、名次、出場次序二、安排涉外迎送儀式（一）（1）發(fā)出邀請:一般由東道國先發(fā)出邀請，邀請一般采用書面形式，被邀請者在接到邀請函后，應及時給予答復，并據(jù)此辦理有關的手續(xù)。(2）準備工作:在外賓抵達前應做好充分的準備工作：1搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況；2了解外賓的飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習慣等，必要時還可向對方索要來訪者血型資料；3擬訂來賓訪問日程；4安排食宿。（3）善始善終:在外賓抵達時，由適當?shù)娜藛T前往機場、車站迎接，表示歡迎，并妥善安排各項禮儀程序和活動。:參加迎送儀式的所有人員，著裝要鄭重其事，要穿著正裝。（二）涉外迎送儀仗式的工作步驟:。三、安排涉外會見會談和拜訪（一）基礎知識:安排會見、會談的時，對秘書的要求如下：（1）充分了解又方的情況。（2）準備工作要落實到位。3）會談會見時要做好記錄，對客人提出、領導許諾的問題，會后應負責落實，做好后繼工作。:(1）拜訪由秘書先電話聯(lián)系對方的秘書和隨員，雙方商定時間。(2)由東道主帶領員前去對方下榻的賓館,到達后應該在大堂里打電話通知對方,不要直接上樓去敲對方的門.(3)初次見面, 可以不送禮物.(二)會見、會談的工作程序四、涉外宴請的常識（一）基礎知識:（1）宴請環(huán)境十分重要，應該選雅致、安靜的地方.（2）點菜時不僅要考慮外并因宗教信仰而帶來的忌諱，還要注意其他飲食習慣的差別。（3）菜肴要有地方特色，可以使精致、豐盛的，但不必豪華、奢侈。（4）參加宴請的人要講究個人衛(wèi)生，衣著干凈得體，女性要化妝。不要穿白天的工作裝參加晚宴。:我方宴請是中餐，來賓回請很有可能是西餐，所以應該了解一些的基本的西餐禮儀。（二）注意事項:（1）西餐講究的是氛圍的優(yōu)雅。因此赴宴時一定注意控制自己說話和笑的音量。（2）衣著要整齊。（3）赴宴的第二天，要向主人表示感謝。五、饋贈禮品的要求（一）基礎知識:各國、各民族在都有自己獨特禮節(jié)和習俗。在對外交往中送禮如果不考慮對方的習俗，很可能就觸犯了對方的禁忌，引起對方的反感。所以應該對各國的忌諱有基本的了解。:①送禮的禮節(jié)；②受禮的禮節(jié)。（二）選擇禮品的注意事項:在選擇禮品的時候，需要考慮這樣幾個因素: 。第二章第二節(jié)辦公環(huán)境管理 一、正確選擇辦公的模式 （一）基礎知識::一些企業(yè)保留傳統(tǒng)的工作慣例，但有些企業(yè)正在迅速發(fā)生變化。為此導致工作模式出現(xiàn)下列變化：①在家工作；②遠程工作；③虛擬辦公室；④臨時辦公桌；⑤彈性時間；⑥兼職工作；⑦合同工作；⑧交叉工作；⑨項目團隊。 :（1）辦公場地的費用過高，企業(yè)都想方設法壓縮辦公室的面積，讓最小的面積創(chuàng)造最高的利益。（2）城市中日益嚴重的交通擁擠問題和上班的高峰時段的困難，使人們在工作模式上重新安排。（3）高科技的發(fā)展，尤其是通信技術的改變，使人們的聯(lián)絡更