【正文】 三級(jí)秘書資格證復(fù)習(xí)資料第一章 三級(jí)秘書職業(yè)資格證考核方案考試方式： 秘書的鑒定考核包括理論知識(shí)考試和操作技能考試，知識(shí)考試采用閉卷機(jī)考方式，技能考試采用閉卷筆考方式。知識(shí)考試為一個(gè)半小時(shí)，技能考試為兩個(gè)小時(shí)。每部分滿分為100分，60分及格。 　每年兩次，上半年5月和下半年11月各一次，秘書考試分成2門，即理論考試和實(shí)操考試。理論考試全部為客觀題，內(nèi)容涵蓋：職業(yè)道德、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)。實(shí)操考試全部為主觀題，內(nèi)容包括工作要求，案例分析，考試時(shí)間為2個(gè)小時(shí)。案例分析部分播放錄像。涉外秘書考生加考外語(yǔ)，包括選擇、填空、翻譯、寫作等題型(包括聽力)。參加秘書二級(jí)考試的考生還需進(jìn)行綜合評(píng)審(業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估手冊(cè))，采用筆試答辯的形式，包含商務(wù)溝通，辦公室管理，常用事務(wù)文書，會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)，信息與檔案五個(gè)模塊的能力評(píng)估。考核方式　　 （1）書面應(yīng)答：考生對(duì)標(biāo)準(zhǔn)化書面試卷上的問題在答題卡上作答，題型分為單選題、選擇題兩種題型。　?。?）情景模擬：考生根據(jù)所觀看的情景錄像，就書面問題進(jìn)行筆答。均有兩段錄像，每段錄像考15個(gè)知識(shí)點(diǎn)?！　。?）任務(wù)解決：考生對(duì)書面提出的工作任務(wù)進(jìn)行書面回答?！　。?）綜合測(cè)試：涉外秘書的英語(yǔ)考試包括聽力題、選擇題、寫作題。（5）業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估：專家對(duì)考生提供的個(gè)人工作業(yè)績(jī)記錄進(jìn)行綜合評(píng)審?？荚噧?nèi)容 全國(guó)秘書證書考試內(nèi)容：文書寫作、公關(guān)禮儀、檔案管理、辦公室自動(dòng)化、辦公室工作、法律與經(jīng)濟(jì)管理概論、外語(yǔ)（英、日、俄等）。 秘書職業(yè)是一種具有綜合性和輔助性特點(diǎn)的職業(yè)，因此，在新標(biāo)準(zhǔn)中，要求從事這一職業(yè)者具有較強(qiáng)的文字與語(yǔ)言表達(dá)能力、綜合協(xié)調(diào)能力和合作能力、邏輯思維與分析能力等。秘書職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)中包含了從接待工作、檔案工作、文書擬寫與處理、會(huì)議組織，到信息工作、辦公室日常事務(wù)以及協(xié)調(diào)工作等多個(gè)方面的職業(yè)資格要求，是培養(yǎng)和考核秘書職業(yè)領(lǐng)域從業(yè)人員的基本依據(jù)。第二章 三級(jí)秘書職業(yè)資格證考試題及答案考前復(fù)習(xí)重點(diǎn)：第一章 第一節(jié)會(huì)前籌備 一 、會(huì)議方案的擬訂 （一）會(huì)議籌備方案的概述: :會(huì)議籌備方案包括如下幾個(gè)組成部分:（1）確定會(huì)議的主題與議題。（2）確定會(huì)議的名稱。（3）確定會(huì)議和議程。（4）確定會(huì)議的時(shí)間性和地點(diǎn)。（5）確定會(huì)議所需設(shè)備和工具，要滿足會(huì)議的需要（6）確定會(huì)議文件的范圍，并做好文件的印制或復(fù)制工作。（7）確定會(huì)議與會(huì)代表的組成。（8）確定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算。（9）確定會(huì)議住宿和餐飲安排。（10）確定會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)，大型會(huì)議需要確定籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。 :(1）確保會(huì)議的周密組織（2）確保會(huì)議服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位。（3）確保會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行 （1）電話會(huì)議交流信息的特點(diǎn) 1）電話會(huì)議:①方便靈活，準(zhǔn)備時(shí)間短，回復(fù)迅速。②缺少身體語(yǔ)言，難以進(jìn)行互動(dòng)交流；缺少文本，難以傳遞大量細(xì)節(jié)信息。③為了提高電話會(huì)議的效率，增進(jìn)信息與交流，可搭配使用其他通信方式（如傳真、電子郵件）。 2）電話會(huì)議信息工作要的要求:電話會(huì)議要按照一定的工作程序和工作要點(diǎn)進(jìn)行，具體要求如下：1準(zhǔn)確發(fā)出開會(huì)信息；2認(rèn)真分發(fā)會(huì)議書面信息材料；3合理安排會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備；4按時(shí)接通電話；5互相能報(bào)出席情況；6做好會(huì)議記錄。 （2）視頻會(huì)議 1）視頻會(huì)議的特點(diǎn):①聲音和圖像同時(shí)傳送。②不受空間的限制。③節(jié)省時(shí)間、費(fèi)用。④交流效果較好。⑤視頻會(huì)議的交流不夠深入廣泛。 2）視頻會(huì)議信息工作的要求 由于視頻會(huì)議效率高，投入也大，因此必須高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，踏踏實(shí)實(shí)做好會(huì)務(wù)工作。具體要求有：1 發(fā)出開會(huì)信息；2分發(fā)文件信息資料；3布置會(huì)場(chǎng)；4置與檢查會(huì)場(chǎng)信息傳輸設(shè)備；5做好會(huì)議準(zhǔn)備；6采用行集中后分散的形式；7匯總情況信息。 :遠(yuǎn)程會(huì)議具有節(jié)省時(shí)間和金錢、與電話服務(wù)機(jī)構(gòu)商定使用錄音帶的形式做永久記錄、交流更加直接與簡(jiǎn)短的優(yōu)點(diǎn)。 會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)分工主要指定會(huì)議組織部門和人員落實(shí)。會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)的各部門需明確各息的任務(wù)和要求。具體要求如下：（1）要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和類型組織人員隊(duì)伍。（2）會(huì)務(wù)機(jī)構(gòu)要分工明確、責(zé)任到人。（3）加強(qiáng)協(xié)調(diào)，定期溝通。 （二）會(huì)議籌備方案和制定程序會(huì)議籌備方案的制定程序?yàn)椋航M建會(huì)議籌備委員會(huì) 分成籌備小組 形成籌備方案 領(lǐng)導(dǎo)審核方案。 二、會(huì)務(wù)籌備概述 （一）會(huì)務(wù)籌備概述 :（1）會(huì)議準(zhǔn)備是否充分。（2）會(huì)議期間能否排除各種干擾。（3）環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備（4）文件材料的準(zhǔn)備情況。（5）會(huì)場(chǎng)布置情況的檢查。（6）會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查。（7）檢查的其他內(nèi)容。 :務(wù)籌備情部的檢查結(jié)果可以通過三種形式向領(lǐng)導(dǎo)或會(huì)議工作人員匯報(bào)。第一，書面形式；第二，口頭形式；第三，協(xié)調(diào)會(huì)形式。 :務(wù)籌備情況檢查的方法大致分為以下兩種：（1）聽取會(huì)議籌備人員的匯報(bào)。（2）會(huì)前現(xiàn)場(chǎng)的檢查 （二）會(huì)務(wù)籌備的程序 :如對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情況以匯報(bào)會(huì)的形式進(jìn)行檢查，檢查的程序應(yīng)包括： (1)會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查，由各個(gè)籌備小組將檢查結(jié)果以書面報(bào)告的形式上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)?。?）會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組經(jīng)過協(xié)調(diào)，確定匯報(bào)會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)，并發(fā)出協(xié)調(diào)會(huì)通知。（3）召開籌備檢查協(xié)調(diào)會(huì)，聽取匯報(bào)，并會(huì)上現(xiàn)場(chǎng)解決各種需要協(xié)調(diào)和問題。（4）匯報(bào)會(huì)后要以電話、現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)等方式對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實(shí)。 :1）先制定現(xiàn)場(chǎng)檢查的路線和確定現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn)，）將現(xiàn)場(chǎng)檢查的項(xiàng)目制成檢查單，）按照既定的檢查路線和項(xiàng)目逐一現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)，）對(duì)未達(dá)到檢查要求的項(xiàng)目整理出整改和修訂意見，并以電話、文件或會(huì)議廳等形式及時(shí)通報(bào)給相關(guān)籌備部門予以糾正。 三、審核會(huì)議文件夾概述: (一)會(huì)議文件的類型,:(1)審核會(huì)議文件的準(zhǔn)確性和完整性(2):(1)對(duì)校法，適用于定稿上改動(dòng)較多的文件夾。折校法，適用于整潔、改動(dòng)不多的文件。讀校法，適用于定稿內(nèi)容淺顯易懂，生僻字、專用術(shù)語(yǔ)名詞較少的定稿。 （二）會(huì)議文件審核的工作步驟:（1）由起草文件的秘書就文件內(nèi)容進(jìn)行自審，使會(huì)議文件在初始期就能嚴(yán)格把關(guān)。（2）由主管乞討書進(jìn)行會(huì)議文件夾初審。（3）如會(huì)議文件夾的內(nèi)容涉及的部門較多，要進(jìn)行必要的會(huì)審。（4）在會(huì)議文件審核修改之后，要由主要領(lǐng)導(dǎo)者或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。 四、與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議的有關(guān)事宜 （一）與領(lǐng)導(dǎo)溝通會(huì)議概述 ：（1）時(shí)間生原則；（2）及時(shí)原則；（3）全面原則。 :(1)定期向領(lǐng)導(dǎo)提交書面報(bào)告。(2)由會(huì)議負(fù)責(zé)人定期向領(lǐng)導(dǎo)口頭匯報(bào)會(huì)議的情況。(3)領(lǐng)導(dǎo)親自參加有關(guān)會(huì)議。(4)其他途徑，例如，通過舉辦會(huì)議工作進(jìn)展情況的小型展覽向領(lǐng)導(dǎo)者匯報(bào)工作。 :第一，會(huì)議籌備階段；第二，會(huì)中階段；第三，會(huì)后階段。 （二）與領(lǐng)導(dǎo)者溝通會(huì)議有關(guān)事宜的工作程序 與領(lǐng)導(dǎo)者溝通會(huì)議有關(guān)事宜的程序如下：(1)明確會(huì)議的目標(biāo)。(2)明確溝通會(huì)議有關(guān)事宜的方法或途徑。(3)檢查溝通過程的時(shí)間、地點(diǎn)以及參加人員，指定會(huì)議記錄人員。(4)確定溝通過程中所需要人種文件夾、音像等資料。(5)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)會(huì)議的籌備情況及進(jìn)展，同時(shí)應(yīng)講明會(huì)議籌備或舉行過程中遇到的問題和難題。(6)聽取領(lǐng)導(dǎo)指示，或與領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行雙向討論，并完成會(huì)議記錄。(7)將記錄通過某種方法送給領(lǐng)導(dǎo)。 五、擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案概述 ：(1)會(huì)議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題。(2)出現(xiàn)問題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員 :(1)會(huì)議應(yīng)急方案可使會(huì)議的策劃和籌備做到早做準(zhǔn)備，未雨綢繆。(2)應(yīng)急方案可以有效的地緩解危機(jī)，提高會(huì)議管理的效率。比如關(guān)鍵人員不能到會(huì)如何處理，住宿的預(yù)訂不夠如何解決，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)出現(xiàn)故障如何等。(3)使會(huì)議工作人員能夠統(tǒng)一步調(diào)，當(dāng)問題出現(xiàn)時(shí)，能夠有回旋余地。 :；；。 :1思想上充分重視；2在人、財(cái)、物方面要措施到位；3在實(shí)施的過程中要堅(jiān)持定期檢查。 :1處理人員問題；2處理場(chǎng)地問題；3處理設(shè)備問題；4處理資料問題5處理健康與安全問題；6處理行為問題。 （二）會(huì)議應(yīng)急方案的工作程序預(yù)測(cè)情況 準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)備選方案 討論會(huì)議緊急情況 確定會(huì)議應(yīng)急方案。第一章第二節(jié)會(huì)后落實(shí)一、會(huì)議總結(jié)工作的內(nèi)容和要求 （一）基礎(chǔ)知識(shí) ：（1）檢查會(huì)議目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況。（2）檢查各個(gè)小組的分工執(zhí)行情況。（3）將員工自我總結(jié)和集體總結(jié)相結(jié)合，以積累經(jīng)驗(yàn)，找出不足，從而明確今后搞好同類型會(huì)議組織與服務(wù)工作的借鑒之處，不斷改進(jìn)會(huì)議的組織服務(wù)工作。（4）獎(jiǎng)懲相關(guān)人員，并要妥善解決會(huì)議的遣留問題。 :總結(jié)內(nèi)容包括會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、與會(huì)代表人數(shù)、主要議題，參加會(huì)議的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人，會(huì)議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告或講話的要點(diǎn)，對(duì)會(huì)議的基本評(píng)價(jià)和貫徹要求，會(huì)議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。 （二）會(huì)議總結(jié)的工作程序?yàn)椋簩?duì)會(huì)議征詢意見，擬就工作總結(jié)稿→向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告會(huì)議結(jié)論→總結(jié)定稿→印發(fā) →歸檔 →組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)。 二、會(huì)議評(píng)估工作的內(nèi)容和要求 （一）基礎(chǔ)知識(shí) :（1）構(gòu)成有效會(huì)議的要素：一個(gè)有效會(huì)議應(yīng)該具有清晰的目標(biāo)、適當(dāng)?shù)臅r(shí)間、合適的地點(diǎn)、恰當(dāng)?shù)谋匾浴㈨槙尘o湊的議程、準(zhǔn)確的信息傳遞、周密的前期準(zhǔn)備、精心挑選的參會(huì)人員、參會(huì)人員得當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)、領(lǐng)導(dǎo)人員良好的控制勇和、合理的內(nèi)容安排等。（2）影響會(huì)議效率的主要原因:影響會(huì)議效率的因素很多，主要可以歸結(jié)為三個(gè)方面：1會(huì)議的必要性；2會(huì)議前期準(zhǔn)備工作的質(zhì)量；3會(huì)議責(zé)任分工。 :（1）是否達(dá)到目標(biāo)。（2）會(huì)議時(shí)間性評(píng)估。（3）與會(huì)人員參與會(huì)議狀態(tài)與收獲；對(duì)會(huì)議的滿意程度與理由；提出改進(jìn)的意見或建議。（4）會(huì)議服務(wù)評(píng)估。會(huì)議服務(wù)是否到位，會(huì)議中的合作精神如何。（5）會(huì)議實(shí)際費(fèi)用支出、會(huì)議成本評(píng)估。（6）再度召開同樣的會(huì)議時(shí)，繼續(xù)推進(jìn)與維持的事項(xiàng)。 ：（1）會(huì)議評(píng)估工作的方法”。（2）會(huì)議評(píng)估工作要求:會(huì)議評(píng)估力求科學(xué)、高效。最好在確定了會(huì)議目的的早期策劃階段就高計(jì)一份問卷。要避免與會(huì)人員的反感。 （二）會(huì)議效果評(píng)估的工作程序”會(huì)議效果評(píng)估的基本程序?yàn)椋悍治鲇绊憰?huì)議效果的主要因素；設(shè)計(jì)會(huì)議效果評(píng)估表；匯總評(píng)估結(jié)果。 （三）注意事項(xiàng) 會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)注意避免以下情況：（1）欠缺會(huì)議記錄。（2）對(duì)決議實(shí)不力。（3）不對(duì)會(huì)議的成敗得失進(jìn)行總結(jié)。（4）不解散已完成任務(wù)的委員會(huì)或工作小組。（5）與會(huì)人員對(duì)會(huì)議感到不滿。 第二章 第一節(jié) 接待一、確定涉外禮次序（一）基礎(chǔ)知識(shí)（1）涉外接待的原則:與國(guó)內(nèi)禮儀相比較，涉外接待中更為重要的原則是：1不卑不亢；2依法辦事；3內(nèi)外有別；4尊重個(gè)人；5女士?jī)?yōu)先；6入鄉(xiāng)隨俗。:在商務(wù)交往的具體實(shí)踐中，禮賓次序共有如下五種常見的排列方法：（1）依照來賓所在同家或地區(qū)名稱的拉丁字母的先后排列次序。適用于大型的國(guó)際會(huì)議或體育比賽。（2）依照來賓的具體身份與職務(wù)的高低來排列先后次序。適用于正式的政務(wù)、高務(wù)、科技、學(xué)術(shù)、軍事交住。（3）依照來賓抵達(dá)的具體時(shí)間早晚來排列其先后次序。適用于：1當(dāng)各國(guó)大使同時(shí)參加派駐國(guó)的某項(xiàng)活動(dòng)時(shí)；2在非正式的涉外活動(dòng)中亦可采用此種排列方法。（4）依照來賓告知東道主自己決定到訪的具體時(shí)間的先后排列其次序。適用于舉辦較大規(guī)模的國(guó)際性的招商會(huì)、展示會(huì)和博覽會(huì)。（5）不排列。當(dāng)上述方法難以應(yīng)用時(shí)，便可采用這種排列方法。（二）。、名次、出場(chǎng)次序二、安排涉外迎送儀式（一）（1）發(fā)出邀請(qǐng):一般由東道國(guó)先發(fā)出邀請(qǐng)，邀請(qǐng)一般采用書面形式，被邀請(qǐng)者在接到邀請(qǐng)函后，應(yīng)及時(shí)給予答復(fù)，并據(jù)此辦理有關(guān)的手續(xù)。(2）準(zhǔn)備工作:在外賓抵達(dá)前應(yīng)做好充分的準(zhǔn)備工作：1搞清楚來訪外賓或代表團(tuán)的基本情況；2了解外賓的飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其他特殊的生活習(xí)慣等，必要時(shí)還可向?qū)Ψ剿饕獊碓L者血型資料；3擬訂來賓訪問日程；4安排食宿。（3）善始善終:在外賓抵達(dá)時(shí)，由適當(dāng)?shù)娜藛T前往機(jī)場(chǎng)、車站迎接，表示歡迎，并妥善安排各項(xiàng)禮儀程序和活動(dòng)。:參加迎送儀式的所有人員，著裝要鄭重其事，要穿著正裝。（二）涉外迎送儀仗式的工作步驟:。三、安排涉外會(huì)見會(huì)談和拜訪（一）基礎(chǔ)知識(shí):安排會(huì)見、會(huì)談的時(shí)，對(duì)秘書的要求如下：（1）充分了解又方的情況。（2）準(zhǔn)備工作要落實(shí)到位。3）會(huì)談會(huì)見時(shí)要做好記錄，對(duì)客人提出、領(lǐng)導(dǎo)許諾的問題，會(huì)后應(yīng)負(fù)責(zé)落實(shí)，做好后繼工作。:(1）拜訪由秘書先電話聯(lián)系對(duì)方的秘書和隨員，雙方商定時(shí)間。(2)由東道主帶領(lǐng)員前去對(duì)方下榻的賓館,到達(dá)后應(yīng)該在大堂里打電話通知對(duì)方,不要直接上樓去敲對(duì)方的門.(3)初次見面, 可以不送禮物.(二)會(huì)見、會(huì)談的工作程序四、涉外宴請(qǐng)的常識(shí)（一）基礎(chǔ)知識(shí):（1）宴請(qǐng)環(huán)境十分重要，應(yīng)該選雅致、安靜的地方.（2）點(diǎn)菜時(shí)不僅要考慮外并因宗教信仰而帶來的忌諱，還要注意其他飲食習(xí)慣的差別。（3）菜肴要有地方特色，可以使精致、豐盛的，但不必豪華、奢侈。（4）參加宴請(qǐng)的人要講究個(gè)人衛(wèi)生，衣著干凈得體，女性要化妝。不要穿白天的工作裝參加晚宴。:我方宴請(qǐng)是中餐，來賓回請(qǐng)很有可能是西餐，所以應(yīng)該了解一些的基本的西餐禮儀。（二）注意事項(xiàng):（1）西餐講究的是氛圍的優(yōu)雅。因此赴宴時(shí)一定注意控制自己說話和笑的音量。（2）衣著要整齊。（3）赴宴的第二天，要向主人表示感謝。五、饋贈(zèng)禮品的要求（一）基礎(chǔ)知識(shí):各國(guó)、各民族在都有自己獨(dú)特禮節(jié)和習(xí)俗。在對(duì)外交往中送禮如果不考慮對(duì)方的習(xí)俗，很可能就觸犯了對(duì)方的禁忌，引起對(duì)方的反感。所以應(yīng)該對(duì)各國(guó)的忌諱有基本的了解。:①送禮的禮節(jié)；②受禮的禮節(jié)。（二）選擇禮品的注意事項(xiàng):在選擇禮品的時(shí)候，需要考慮這樣幾個(gè)因素: 。第二章第二節(jié)辦公環(huán)境管理 一、正確選擇辦公的模式 （一）基礎(chǔ)知識(shí)::一些企業(yè)保留傳統(tǒng)的工作慣例，但有些企業(yè)正在迅速發(fā)生變化。為此導(dǎo)致工作模式出現(xiàn)下列變化：①在家工作；②遠(yuǎn)程工作；③虛擬辦公室；④臨時(shí)辦公桌；⑤彈性時(shí)間；⑥兼職工作；⑦合同工作；⑧交叉工作；⑨項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。 :（1）辦公場(chǎng)地的費(fèi)用過高，企業(yè)都想方設(shè)法壓縮辦公室的面積，讓最小的面積創(chuàng)造最高的利益。（2）城市中日益嚴(yán)重的交通擁擠問題和上班的高峰時(shí)段的困難，使人們?cè)诠ぷ髂Ｊ缴现匦掳才?。?）高科技的發(fā)展，尤其是通信技術(shù)的改變，使人們的聯(lián)絡(luò)更