【正文】 操作手冊(cè)O(shè)A辦公自動(dòng)化系統(tǒng)說(shuō)明二○○四年十二月331. 前言. 團(tuán)隊(duì)簡(jiǎn)介本團(tuán)隊(duì)由系統(tǒng)分析工程師（1人）、程序研發(fā)工程師（2人）、視覺(jué)設(shè)計(jì)工程師（1人）構(gòu)成。團(tuán)隊(duì)有3年的軟件開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)，并成功地開(kāi)發(fā)過(guò)大型系統(tǒng)：OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、CRM客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、企業(yè)倉(cāng)儲(chǔ)系統(tǒng)等.. 產(chǎn)品介紹隨著Internet/Intranet和Web技術(shù)的日益普及和推廣，使得Internet/Intranet正逐漸成為企業(yè)信息化建設(shè)的有力工具。憑借Microsoft、UNIX等系統(tǒng)平臺(tái)上的開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)，成功地推出了基于Internet/Intranet平臺(tái)的企業(yè)級(jí)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。圍繞“政府上網(wǎng)”、“企業(yè)信息化工程”兩大主題，我們推出了辦公自動(dòng)化應(yīng)用軟件 Office Assistant。該軟件采用Browser/Server模式，完全基于Internet/Intranet平臺(tái)，針對(duì)企事業(yè)單位內(nèi)部的管理流程，設(shè)計(jì)而成的一套方便、穩(wěn)定、實(shí)用的辦公自動(dòng)化軟件。其友好的界面、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾斫Y(jié)構(gòu)，充分擔(dān)當(dāng)起了機(jī)構(gòu)中各個(gè)管理層的各項(xiàng)工作，不僅是企事業(yè)單位員工工作中的優(yōu)秀助手，同時(shí)更是幫助有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做出英明決策的左右手。她使最復(fù)雜、繁瑣的辦公室事務(wù)變得自動(dòng)化、流程化、數(shù)字化，大大提高了公司各部門的工作效率。辦公助手采用純WEB技術(shù)，即：在客戶端不必安裝專用代碼，系統(tǒng)功能全部在服務(wù)器端集中實(shí)現(xiàn)和管理，系統(tǒng)維護(hù)升級(jí)難度和工作量明顯降低，真正做到客戶端零維護(hù)，使系統(tǒng)可用性和易維護(hù)性與傳統(tǒng)方式相比有了質(zhì)的飛躍。系統(tǒng)設(shè)計(jì)使各模塊可獨(dú)立存在；整個(gè)軟件易拆分，易組裝，靈活方便；良好的系統(tǒng)開(kāi)放能力和可擴(kuò)展性，同時(shí)可根據(jù)各個(gè)不同企事業(yè)特點(diǎn)，為其量身定制其業(yè)務(wù)模塊。. 產(chǎn)品特點(diǎn)l 完全基于瀏覽器界面、安裝方便，客戶端只需安裝大眾的IE瀏覽器，且操作簡(jiǎn)單、方便，只要懂上網(wǎng)便能得心應(yīng)手使用該軟件，不需要做額外的使用培訓(xùn)。l 設(shè)置靈活、完善的安全管理和審批、工作流機(jī)制，可靈活設(shè)置審批路徑、審批權(quán)限等工作流程。l 具有良好的適應(yīng)性，客戶端零維護(hù)，避免了C/S模式麻煩的系統(tǒng)維護(hù)過(guò)程，系統(tǒng)管理員從此不再需要兩頭奔波。l 方便的系統(tǒng)流程和配置管理。l 提供用戶權(quán)限、數(shù)據(jù)加密、并結(jié)合操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)的安全管理機(jī)制，為系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供安全保障。l 良好的系統(tǒng)開(kāi)放能力和可擴(kuò)展性，使企業(yè)輕松架構(gòu)Internet應(yīng)用。. 系統(tǒng)功能 信息中心信息中心是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行員工之間、部門之間進(jìn)行信息交流與共享的公共平臺(tái)。在這里，用戶可以根據(jù)本身實(shí)際情況自行定義信息欄目名稱（如新聞、公告、大事記、機(jī)關(guān)介紹、規(guī)章制度、獎(jiǎng)懲通報(bào)。）、層次結(jié)構(gòu)（可進(jìn)行下級(jí)欄目設(shè)置，如按部門設(shè)置新聞公告欄目、按類別設(shè)置規(guī)章制度、按主題設(shè)置機(jī)構(gòu)介紹、人員介紹。），設(shè)置各個(gè)欄目的發(fā)布管理人員、修改刪除人員，并可將指定欄目設(shè)置為默認(rèn)欄目，即進(jìn)入信息中心后的默認(rèn)顯示欄目；員工可以查看組織中的最新消息，各種規(guī)章制度等等，使用常用鏈接可以及時(shí)訪問(wèn)所關(guān)心的Web站點(diǎn)；使用BBS功能，可以隨時(shí)發(fā)表相關(guān)的意見(jiàn)或針對(duì)某一問(wèn)題進(jìn)行討論；信息中心同時(shí)提供飛機(jī)航班和行政區(qū)號(hào)的管理和查詢功能。功能包括：信息欄目管理、信息發(fā)布管理、信息中心、常用鏈接管理、常用鏈接、BBS欄目管理、航班管理、郵編區(qū)號(hào)管理。 人事機(jī)構(gòu)人事機(jī)構(gòu)是對(duì)組織中的人員信息進(jìn)行管理，包括人員的基本信息、履歷信息管理、人員的調(diào)動(dòng)分配、人員信息查詢統(tǒng)計(jì)等。功能包括：人事信息管理、人員調(diào)動(dòng)和分配、離職人員管理、人事信息統(tǒng)計(jì)查詢、部門人事信息查詢、全體人事信息查詢、人事字典維護(hù)。 考勤管理考勤管理包括單位內(nèi)部員工自動(dòng)簽到、簽退、請(qǐng)假申請(qǐng)、銷假核準(zhǔn)、加班申請(qǐng)、加班核準(zhǔn)，生成考勤統(tǒng)計(jì)、考勤統(tǒng)計(jì)查詢、員工考勤信息查詢、單位考勤信息查詢等。其中審批請(qǐng)假單、加班申請(qǐng)審批在辦公事務(wù)里完成。 工作計(jì)劃工作計(jì)劃管理可針對(duì)整個(gè)組織機(jī)構(gòu)、部門或具體的工程項(xiàng)目進(jìn)行管理。管理人員可以使用本功能制訂整個(gè)機(jī)構(gòu)工作計(jì)劃、部門工作計(jì)劃或項(xiàng)目工作計(jì)劃，同時(shí)將這些計(jì)劃分解到具體的執(zhí)行人員；并可以隨時(shí)檢查計(jì)劃的執(zhí)行情況及其相關(guān)費(fèi)用情況。員工根據(jù)分配到的工作計(jì)劃，可以定期上傳相應(yīng)的工作報(bào)告，填寫工作日志，同時(shí)可以上傳相應(yīng)的附件。工作計(jì)劃管理的處理流程時(shí)：首先設(shè)置、建立相應(yīng)的計(jì)劃類別和報(bào)告類別；然后即可制訂相應(yīng)的工作計(jì)劃并進(jìn)行計(jì)劃的分解、指定相應(yīng)的執(zhí)行負(fù)責(zé)人；執(zhí)行負(fù)責(zé)人填寫相應(yīng)的工作報(bào)告和工作日志；計(jì)劃的制訂人員（發(fā)布人）可隨時(shí)檢查計(jì)劃的執(zhí)行情況及其相關(guān)費(fèi)用情況，對(duì)員工完成的任務(wù)進(jìn)行檢查，考評(píng)和管理；當(dāng)員工執(zhí)行完某個(gè)工作計(jì)劃時(shí)，可提出完成申請(qǐng)，由計(jì)劃的發(fā)布人負(fù)責(zé)核準(zhǔn)。 公文流轉(zhuǎn)公文流轉(zhuǎn)以用于處理日常工作中的單位內(nèi)外部的各種公文，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高速迅捷和計(jì)算機(jī)控制的嚴(yán)格準(zhǔn)確性實(shí)現(xiàn)公文的處理。公文管理模塊相對(duì)傳統(tǒng)公文處理而言，在很大程度上提高了公文處理效率和準(zhǔn)確性，用戶操作簡(jiǎn)便易行。公文流轉(zhuǎn)包括了公文的發(fā)文草擬、發(fā)文審核、發(fā)文會(huì)簽、發(fā)文簽發(fā)、發(fā)文登記、發(fā)文傳閱、收文簽收登記、收文審核、收文擬辦、收文批辦、收文承辦、公文歸檔銷毀、公文查詢以及公文的流程監(jiān)控、公文催辦、公文流程定制等。 會(huì)議管理會(huì)議管理是對(duì)單位內(nèi)的相關(guān)會(huì)議及其內(nèi)容進(jìn)行登記和管理，同時(shí)可以查詢顯示會(huì)議室的相關(guān)信息，可以向參加會(huì)議的有關(guān)人員發(fā)送會(huì)議通知。功能包括：會(huì)議室管理、會(huì)議室查詢、會(huì)議登記、會(huì)議通知、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議信息查詢。 審批登記審批登記是具有相關(guān)管理權(quán)限的人員對(duì)員工提出的各種申請(qǐng)進(jìn)行審批、登記處理，用戶可以根據(jù)本單位的實(shí)際情況，自定義員工申請(qǐng)類別，并對(duì)其設(shè)置相應(yīng)的審批流程，使工作流程的設(shè)置更加適應(yīng)單位的實(shí)際情況及今后發(fā)展的需要。審批登記功能包括：事務(wù)審批、事務(wù)登記、事務(wù)打印、申請(qǐng)類別設(shè)置。 用款管理用款管理是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)完成員工的用款申請(qǐng)、審批、登記的過(guò)程，提高員工用款過(guò)程的工作效率。用款的申請(qǐng)和審批分別在個(gè)人事務(wù)和審批登記模塊中完成。用款管理功能包括：用款登記、用款歸還登記、個(gè)人用款查詢、全部用款查詢、用款統(tǒng)計(jì)、用款字典維護(hù)。 報(bào)銷管理報(bào)銷管理主要是實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷運(yùn)作的全過(guò)程，報(bào)銷的申請(qǐng)和審批分別在個(gè)人事務(wù)和審批登記模塊中完成。報(bào)銷管理功能包括：報(bào)銷領(lǐng)款登記、員工報(bào)銷單據(jù)查詢、全部報(bào)銷單據(jù)查詢、報(bào)銷統(tǒng)計(jì)、報(bào)銷類別維護(hù)。 辦公用品辦公用品管理為管理人員提供了辦公用品和低值易耗品的庫(kù)存、采購(gòu)、庫(kù)存報(bào)警功能以及庫(kù)存、采購(gòu)、領(lǐng)用的查詢統(tǒng)計(jì)功能，辦公用品的采購(gòu)和領(lǐng)用申請(qǐng)?jiān)趥€(gè)人事務(wù)中進(jìn)行、審批登記在審批登記模塊中完成。辦公用品功能包括：用品管理、用品采購(gòu)、用品統(tǒng)計(jì)、庫(kù)存報(bào)警、用品類別維護(hù)。 車輛管理車輛管理對(duì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部的車輛進(jìn)行統(tǒng)一管理，包括車輛的基本信息、使用信息、維修信息、油耗信息等，用車申請(qǐng)和維修申請(qǐng)?jiān)趥€(gè)人事務(wù)中進(jìn)行，在審批登記模塊中完成相應(yīng)的審批登記處理。車輛管理功能包括：車輛信息維護(hù)、油耗登記、里程補(bǔ)貼、維修情況查詢及用車情況查詢。 資料管理資料管理部分用于單位內(nèi)資料的借閱、使用，庫(kù)存管理等功能。其中包括：?jiǎn)T工借閱申請(qǐng)及申請(qǐng)回復(fù)，借閱登記，歸還登記，資料統(tǒng)計(jì)，缺庫(kù)登記和查詢，資料信息維護(hù)，資料字典維護(hù)等。 文檔管理文檔管理是對(duì)組織機(jī)構(gòu)中的各類電子文檔進(jìn)行相應(yīng)的管理，使員工能夠及時(shí)方便地查詢到自己所需要的相關(guān)信息。在文檔管理中，管理員可對(duì)文檔進(jìn)行分類，對(duì)各個(gè)文檔類別指定相應(yīng)的發(fā)布權(quán)限和查詢權(quán)限。 資產(chǎn)管理本功能模塊的主要功能是對(duì)公司固定資產(chǎn)的管理，包括固定資產(chǎn)的卡片維護(hù)、使用情況維護(hù)及相應(yīng)的查詢打印。功能包括：資產(chǎn)信息管理、資產(chǎn)使用管理、部門資產(chǎn)使用查詢、全部資產(chǎn)使用查詢、資產(chǎn)字典維護(hù)。 客戶資源客戶資源管理是為企業(yè)在激烈市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，提供一套方便有力的管理工具，它可以幫助企業(yè)為客戶提供更加完備周到的服務(wù)，通過(guò)有效地進(jìn)行客戶資源管理，使企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)更加滿足客戶的實(shí)際需要，從而給企業(yè)帶來(lái)更加豐厚的效益?？蛻糍Y源管理功能包括：銷售人員管理、客戶信息管理、聯(lián)系記錄管理、訂單管理、銷售情況查詢、客戶聯(lián)系人管理、企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)管理等。 系統(tǒng)管理組織機(jī)構(gòu)、員工、職位是辦公助手的基本信息組成部分，在各個(gè)機(jī)構(gòu)下設(shè)置相應(yīng)的職位，每個(gè)職位可以具有不同的操作權(quán)限，通過(guò)建立員工與相應(yīng)職位的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)對(duì)員工操作權(quán)限的統(tǒng)一管理。系統(tǒng)管理是為OA系統(tǒng)的正常運(yùn)行提供管理功能，首次安裝完辦公助手軟件后，首先要通過(guò)系統(tǒng)管理中機(jī)構(gòu)配置管理功能建立起組織機(jī)構(gòu)的管理體系結(jié)構(gòu)。系統(tǒng)管理還包括審批流程設(shè)置，在日常辦公事務(wù)中員工要提出各種申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)審批核準(zhǔn)，之后要進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)的登記處理，辦公助手充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，用戶可自行預(yù)先設(shè)置各種申請(qǐng)業(yè)務(wù)的審批流程，對(duì)于員工的申請(qǐng)系統(tǒng)自動(dòng)提示行應(yīng)的審批人員進(jìn)行處理；同時(shí)提供相關(guān)業(yè)務(wù)的登記功能，從而大大提高了組織內(nèi)部的辦公效率。2. 登錄OA系統(tǒng)當(dāng)用戶鏈接到本OA站點(diǎn)后，將首先被要求輸入‘用戶名’和登錄‘密碼’（登錄首頁(yè)的頁(yè)面可能會(huì)有所不同。當(dāng)用戶輸入完‘用戶名’和登錄‘密碼’后，按‘登錄’按鈕（或Enter鍵），此時(shí)系統(tǒng)將檢查輸入的‘用戶名’和登錄‘密碼’是否正確，如果輸入正確，將進(jìn)入系統(tǒng)的主界面（個(gè)人桌面），登錄后的主頁(yè)面（個(gè)人桌面）如下圖：3. 系統(tǒng)管理組織機(jī)構(gòu)、員工、職位是辦公助手的基本信息組成部分，在各個(gè)機(jī)構(gòu)下設(shè)置相應(yīng)的職位，每個(gè)職位可以具有不同的操作權(quán)限，通過(guò)建立員工與相應(yīng)職位的對(duì)應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)對(duì)員工操作權(quán)限的統(tǒng)一管理。系統(tǒng)管理是為OA系統(tǒng)的正常運(yùn)行提供管理功能，首次安裝完辦公助手軟件后，首先要通過(guò)系統(tǒng)管理中機(jī)構(gòu)配置管理功能建立起組織機(jī)構(gòu)的管理體系結(jié)構(gòu)。系統(tǒng)管理還包括審批流程設(shè)置，在日常辦公事務(wù)中員工要提出各種申請(qǐng)，經(jīng)過(guò)相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)審批核準(zhǔn)，之后要進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)的登記處理，辦公助手充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，用戶可自行預(yù)先設(shè)置各種申請(qǐng)業(yè)務(wù)的審批流程，對(duì)于員工的申請(qǐng)系統(tǒng)自動(dòng)提示行應(yīng)的審批人員進(jìn)行處理；同時(shí)提供相關(guān)業(yè)務(wù)的登記功能，從而大大提高了組織內(nèi)部的辦公效率。. 機(jī)構(gòu)配置管理當(dāng)首次安裝完辦公助手軟件的時(shí)候，整個(gè)系統(tǒng)只是一個(gè)沒(méi)有任何數(shù)據(jù)的平臺(tái)。在這里，您可以通過(guò)機(jī)構(gòu)配置所提供的一系列功能結(jié)合您單位的實(shí)際情況來(lái)完成如下設(shè)置：?jiǎn)挝粰C(jī)構(gòu)體系、人事結(jié)構(gòu)的組成、職位的建立、職位的分配。整個(gè)機(jī)構(gòu)配置管理功能模塊的特點(diǎn)主要是引進(jìn)了TreeView的概念，通過(guò)方便的樹型結(jié)構(gòu)導(dǎo)航圖，讓您能更輕松、更直觀地來(lái)管理單位的部門體系、人事結(jié)構(gòu)以及職位的建立和分配。機(jī)構(gòu)配置管理流程：1． 建立單位內(nèi)部的機(jī)構(gòu)體系，設(shè)置相應(yīng)的部門。2． 在各部門中設(shè)置行應(yīng)的職位，同時(shí)對(duì)職位指定相應(yīng)的操作權(quán)限；用戶可以在此指定一個(gè)職位，該職位具有系統(tǒng)管理權(quán)限，用來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)的日常維護(hù)與管理。3． 輸入各部門中的相應(yīng)員工信息，此處可上傳員工的照片。4． 為員工分配相應(yīng)的職位。5． 指定各部門的部門主管。通過(guò)一定設(shè)置后，即可使用已有的員工