【正文】 操作手冊O(shè)A辦公自動化系統(tǒng)說明二○○四年十二月331. 前言. 團隊簡介本團隊由系統(tǒng)分析工程師（1人）、程序研發(fā)工程師（2人）、視覺設(shè)計工程師（1人）構(gòu)成。團隊有3年的軟件開發(fā)經(jīng)驗，并成功地開發(fā)過大型系統(tǒng)：OA辦公自動化系統(tǒng)、CRM客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、企業(yè)倉儲系統(tǒng)等.. 產(chǎn)品介紹隨著Internet/Intranet和Web技術(shù)的日益普及和推廣，使得Internet/Intranet正逐漸成為企業(yè)信息化建設(shè)的有力工具。憑借Microsoft、UNIX等系統(tǒng)平臺上的開發(fā)經(jīng)驗，成功地推出了基于Internet/Intranet平臺的企業(yè)級網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。圍繞“政府上網(wǎng)”、“企業(yè)信息化工程”兩大主題，我們推出了辦公自動化應(yīng)用軟件 Office Assistant。該軟件采用Browser/Server模式，完全基于Internet/Intranet平臺，針對企事業(yè)單位內(nèi)部的管理流程，設(shè)計而成的一套方便、穩(wěn)定、實用的辦公自動化軟件。其友好的界面、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾斫Y(jié)構(gòu)，充分擔(dān)當(dāng)起了機構(gòu)中各個管理層的各項工作，不僅是企事業(yè)單位員工工作中的優(yōu)秀助手，同時更是幫助有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做出英明決策的左右手。她使最復(fù)雜、繁瑣的辦公室事務(wù)變得自動化、流程化、數(shù)字化，大大提高了公司各部門的工作效率。辦公助手采用純WEB技術(shù)，即：在客戶端不必安裝專用代碼，系統(tǒng)功能全部在服務(wù)器端集中實現(xiàn)和管理，系統(tǒng)維護升級難度和工作量明顯降低，真正做到客戶端零維護，使系統(tǒng)可用性和易維護性與傳統(tǒng)方式相比有了質(zhì)的飛躍。系統(tǒng)設(shè)計使各模塊可獨立存在；整個軟件易拆分，易組裝，靈活方便；良好的系統(tǒng)開放能力和可擴展性，同時可根據(jù)各個不同企事業(yè)特點，為其量身定制其業(yè)務(wù)模塊。. 產(chǎn)品特點l 完全基于瀏覽器界面、安裝方便，客戶端只需安裝大眾的IE瀏覽器，且操作簡單、方便，只要懂上網(wǎng)便能得心應(yīng)手使用該軟件，不需要做額外的使用培訓(xùn)。l 設(shè)置靈活、完善的安全管理和審批、工作流機制，可靈活設(shè)置審批路徑、審批權(quán)限等工作流程。l 具有良好的適應(yīng)性，客戶端零維護，避免了C/S模式麻煩的系統(tǒng)維護過程，系統(tǒng)管理員從此不再需要兩頭奔波。l 方便的系統(tǒng)流程和配置管理。l 提供用戶權(quán)限、數(shù)據(jù)加密、并結(jié)合操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫的安全管理機制，為系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)提供安全保障。l 良好的系統(tǒng)開放能力和可擴展性，使企業(yè)輕松架構(gòu)Internet應(yīng)用。. 系統(tǒng)功能 信息中心信息中心是通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行員工之間、部門之間進行信息交流與共享的公共平臺。在這里，用戶可以根據(jù)本身實際情況自行定義信息欄目名稱（如新聞、公告、大事記、機關(guān)介紹、規(guī)章制度、獎懲通報。）、層次結(jié)構(gòu)（可進行下級欄目設(shè)置，如按部門設(shè)置新聞公告欄目、按類別設(shè)置規(guī)章制度、按主題設(shè)置機構(gòu)介紹、人員介紹。），設(shè)置各個欄目的發(fā)布管理人員、修改刪除人員，并可將指定欄目設(shè)置為默認(rèn)欄目，即進入信息中心后的默認(rèn)顯示欄目；員工可以查看組織中的最新消息，各種規(guī)章制度等等，使用常用鏈接可以及時訪問所關(guān)心的Web站點；使用BBS功能，可以隨時發(fā)表相關(guān)的意見或針對某一問題進行討論；信息中心同時提供飛機航班和行政區(qū)號的管理和查詢功能。功能包括：信息欄目管理、信息發(fā)布管理、信息中心、常用鏈接管理、常用鏈接、BBS欄目管理、航班管理、郵編區(qū)號管理。 人事機構(gòu)人事機構(gòu)是對組織中的人員信息進行管理，包括人員的基本信息、履歷信息管理、人員的調(diào)動分配、人員信息查詢統(tǒng)計等。功能包括：人事信息管理、人員調(diào)動和分配、離職人員管理、人事信息統(tǒng)計查詢、部門人事信息查詢、全體人事信息查詢、人事字典維護。 考勤管理考勤管理包括單位內(nèi)部員工自動簽到、簽退、請假申請、銷假核準(zhǔn)、加班申請、加班核準(zhǔn)，生成考勤統(tǒng)計、考勤統(tǒng)計查詢、員工考勤信息查詢、單位考勤信息查詢等。其中審批請假單、加班申請審批在辦公事務(wù)里完成。 工作計劃工作計劃管理可針對整個組織機構(gòu)、部門或具體的工程項目進行管理。管理人員可以使用本功能制訂整個機構(gòu)工作計劃、部門工作計劃或項目工作計劃，同時將這些計劃分解到具體的執(zhí)行人員；并可以隨時檢查計劃的執(zhí)行情況及其相關(guān)費用情況。員工根據(jù)分配到的工作計劃，可以定期上傳相應(yīng)的工作報告，填寫工作日志，同時可以上傳相應(yīng)的附件。工作計劃管理的處理流程時：首先設(shè)置、建立相應(yīng)的計劃類別和報告類別；然后即可制訂相應(yīng)的工作計劃并進行計劃的分解、指定相應(yīng)的執(zhí)行負(fù)責(zé)人；執(zhí)行負(fù)責(zé)人填寫相應(yīng)的工作報告和工作日志；計劃的制訂人員（發(fā)布人）可隨時檢查計劃的執(zhí)行情況及其相關(guān)費用情況，對員工完成的任務(wù)進行檢查，考評和管理；當(dāng)員工執(zhí)行完某個工作計劃時，可提出完成申請，由計劃的發(fā)布人負(fù)責(zé)核準(zhǔn)。 公文流轉(zhuǎn)公文流轉(zhuǎn)以用于處理日常工作中的單位內(nèi)外部的各種公文，利用計算機網(wǎng)絡(luò)的高速迅捷和計算機控制的嚴(yán)格準(zhǔn)確性實現(xiàn)公文的處理。公文管理模塊相對傳統(tǒng)公文處理而言，在很大程度上提高了公文處理效率和準(zhǔn)確性，用戶操作簡便易行。公文流轉(zhuǎn)包括了公文的發(fā)文草擬、發(fā)文審核、發(fā)文會簽、發(fā)文簽發(fā)、發(fā)文登記、發(fā)文傳閱、收文簽收登記、收文審核、收文擬辦、收文批辦、收文承辦、公文歸檔銷毀、公文查詢以及公文的流程監(jiān)控、公文催辦、公文流程定制等。 會議管理會議管理是對單位內(nèi)的相關(guān)會議及其內(nèi)容進行登記和管理，同時可以查詢顯示會議室的相關(guān)信息，可以向參加會議的有關(guān)人員發(fā)送會議通知。功能包括：會議室管理、會議室查詢、會議登記、會議通知、會議紀(jì)要、會議信息查詢。 審批登記審批登記是具有相關(guān)管理權(quán)限的人員對員工提出的各種申請進行審批、登記處理，用戶可以根據(jù)本單位的實際情況，自定義員工申請類別，并對其設(shè)置相應(yīng)的審批流程，使工作流程的設(shè)置更加適應(yīng)單位的實際情況及今后發(fā)展的需要。審批登記功能包括：事務(wù)審批、事務(wù)登記、事務(wù)打印、申請類別設(shè)置。 用款管理用款管理是利用計算機網(wǎng)絡(luò)，及時完成員工的用款申請、審批、登記的過程，提高員工用款過程的工作效率。用款的申請和審批分別在個人事務(wù)和審批登記模塊中完成。用款管理功能包括：用款登記、用款歸還登記、個人用款查詢、全部用款查詢、用款統(tǒng)計、用款字典維護。 報銷管理報銷管理主要是實現(xiàn)費用報銷運作的全過程，報銷的申請和審批分別在個人事務(wù)和審批登記模塊中完成。報銷管理功能包括：報銷領(lǐng)款登記、員工報銷單據(jù)查詢、全部報銷單據(jù)查詢、報銷統(tǒng)計、報銷類別維護。 辦公用品辦公用品管理為管理人員提供了辦公用品和低值易耗品的庫存、采購、庫存報警功能以及庫存、采購、領(lǐng)用的查詢統(tǒng)計功能，辦公用品的采購和領(lǐng)用申請在個人事務(wù)中進行、審批登記在審批登記模塊中完成。辦公用品功能包括：用品管理、用品采購、用品統(tǒng)計、庫存報警、用品類別維護。 車輛管理車輛管理對機構(gòu)內(nèi)部的車輛進行統(tǒng)一管理，包括車輛的基本信息、使用信息、維修信息、油耗信息等，用車申請和維修申請在個人事務(wù)中進行，在審批登記模塊中完成相應(yīng)的審批登記處理。車輛管理功能包括：車輛信息維護、油耗登記、里程補貼、維修情況查詢及用車情況查詢。 資料管理資料管理部分用于單位內(nèi)資料的借閱、使用，庫存管理等功能。其中包括：員工借閱申請及申請回復(fù)，借閱登記，歸還登記，資料統(tǒng)計，缺庫登記和查詢，資料信息維護，資料字典維護等。 文檔管理文檔管理是對組織機構(gòu)中的各類電子文檔進行相應(yīng)的管理，使員工能夠及時方便地查詢到自己所需要的相關(guān)信息。在文檔管理中，管理員可對文檔進行分類，對各個文檔類別指定相應(yīng)的發(fā)布權(quán)限和查詢權(quán)限。 資產(chǎn)管理本功能模塊的主要功能是對公司固定資產(chǎn)的管理，包括固定資產(chǎn)的卡片維護、使用情況維護及相應(yīng)的查詢打印。功能包括：資產(chǎn)信息管理、資產(chǎn)使用管理、部門資產(chǎn)使用查詢、全部資產(chǎn)使用查詢、資產(chǎn)字典維護。 客戶資源客戶資源管理是為企業(yè)在激烈市場競爭中，提供一套方便有力的管理工具，它可以幫助企業(yè)為客戶提供更加完備周到的服務(wù)，通過有效地進行客戶資源管理，使企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)更加滿足客戶的實際需要，從而給企業(yè)帶來更加豐厚的效益?？蛻糍Y源管理功能包括：銷售人員管理、客戶信息管理、聯(lián)系記錄管理、訂單管理、銷售情況查詢、客戶聯(lián)系人管理、企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)管理等。 系統(tǒng)管理組織機構(gòu)、員工、職位是辦公助手的基本信息組成部分，在各個機構(gòu)下設(shè)置相應(yīng)的職位，每個職位可以具有不同的操作權(quán)限，通過建立員工與相應(yīng)職位的對應(yīng)關(guān)系，實現(xiàn)對員工操作權(quán)限的統(tǒng)一管理。系統(tǒng)管理是為OA系統(tǒng)的正常運行提供管理功能，首次安裝完辦公助手軟件后，首先要通過系統(tǒng)管理中機構(gòu)配置管理功能建立起組織機構(gòu)的管理體系結(jié)構(gòu)。系統(tǒng)管理還包括審批流程設(shè)置，在日常辦公事務(wù)中員工要提出各種申請，經(jīng)過相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)審批核準(zhǔn)，之后要進行相關(guān)業(yè)務(wù)的登記處理，辦公助手充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，用戶可自行預(yù)先設(shè)置各種申請業(yè)務(wù)的審批流程，對于員工的申請系統(tǒng)自動提示行應(yīng)的審批人員進行處理；同時提供相關(guān)業(yè)務(wù)的登記功能，從而大大提高了組織內(nèi)部的辦公效率。2. 登錄OA系統(tǒng)當(dāng)用戶鏈接到本OA站點后，將首先被要求輸入‘用戶名’和登錄‘密碼’（登錄首頁的頁面可能會有所不同。當(dāng)用戶輸入完‘用戶名’和登錄‘密碼’后，按‘登錄’按鈕（或Enter鍵），此時系統(tǒng)將檢查輸入的‘用戶名’和登錄‘密碼’是否正確，如果輸入正確，將進入系統(tǒng)的主界面（個人桌面），登錄后的主頁面（個人桌面）如下圖：3. 系統(tǒng)管理組織機構(gòu)、員工、職位是辦公助手的基本信息組成部分，在各個機構(gòu)下設(shè)置相應(yīng)的職位，每個職位可以具有不同的操作權(quán)限，通過建立員工與相應(yīng)職位的對應(yīng)關(guān)系，實現(xiàn)對員工操作權(quán)限的統(tǒng)一管理。系統(tǒng)管理是為OA系統(tǒng)的正常運行提供管理功能，首次安裝完辦公助手軟件后，首先要通過系統(tǒng)管理中機構(gòu)配置管理功能建立起組織機構(gòu)的管理體系結(jié)構(gòu)。系統(tǒng)管理還包括審批流程設(shè)置，在日常辦公事務(wù)中員工要提出各種申請，經(jīng)過相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)審批核準(zhǔn)，之后要進行相關(guān)業(yè)務(wù)的登記處理，辦公助手充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，用戶可自行預(yù)先設(shè)置各種申請業(yè)務(wù)的審批流程，對于員工的申請系統(tǒng)自動提示行應(yīng)的審批人員進行處理；同時提供相關(guān)業(yè)務(wù)的登記功能，從而大大提高了組織內(nèi)部的辦公效率。. 機構(gòu)配置管理當(dāng)首次安裝完辦公助手軟件的時候，整個系統(tǒng)只是一個沒有任何數(shù)據(jù)的平臺。在這里，您可以通過機構(gòu)配置所提供的一系列功能結(jié)合您單位的實際情況來完成如下設(shè)置：單位機構(gòu)體系、人事結(jié)構(gòu)的組成、職位的建立、職位的分配。整個機構(gòu)配置管理功能模塊的特點主要是引進了TreeView的概念，通過方便的樹型結(jié)構(gòu)導(dǎo)航圖，讓您能更輕松、更直觀地來管理單位的部門體系、人事結(jié)構(gòu)以及職位的建立和分配。機構(gòu)配置管理流程：1． 建立單位內(nèi)部的機構(gòu)體系，設(shè)置相應(yīng)的部門。2． 在各部門中設(shè)置行應(yīng)的職位，同時對職位指定相應(yīng)的操作權(quán)限；用戶可以在此指定一個職位，該職位具有系統(tǒng)管理權(quán)限，用來進行系統(tǒng)的日常維護與管理。3． 輸入各部門中的相應(yīng)員工信息，此處可上傳員工的照片。4． 為員工分配相應(yīng)的職位。5． 指定各部門的部門主管。通過一定設(shè)置后，即可使用已有的員工