【正文】 二○○四年十二月331. 前言. 團(tuán)隊(duì)簡介本團(tuán)隊(duì)由系統(tǒng)分析工程師（1人）、程序研發(fā)工程師（2人）、視覺設(shè)計(jì)工程師（1人）構(gòu)成。系統(tǒng)設(shè)計(jì)使各模塊可獨(dú)立存在；整個(gè)軟件易拆分，易組裝，靈活方便；良好的系統(tǒng)開放能力和可擴(kuò)展性，同時(shí)可根據(jù)各個(gè)不同企事業(yè)特點(diǎn)，為其量身定制其業(yè)務(wù)模塊。在這里，用戶可以根據(jù)本身實(shí)際情況自行定義信息欄目名稱（如新聞、公告、大事記、機(jī)關(guān)介紹、規(guī)章制度、獎(jiǎng)懲通報(bào)。 工作計(jì)劃工作計(jì)劃管理可針對整個(gè)組織機(jī)構(gòu)、部門或具體的工程項(xiàng)目進(jìn)行管理。功能包括：會議室管理、會議室查詢、會議登記、會議通知、會議紀(jì)要、會議信息查詢。 辦公用品辦公用品管理為管理人員提供了辦公用品和低值易耗品的庫存、采購、庫存報(bào)警功能以及庫存、采購、領(lǐng)用的查詢統(tǒng)計(jì)功能，辦公用品的采購和領(lǐng)用申請?jiān)趥€(gè)人事務(wù)中進(jìn)行、審批登記在審批登記模塊中完成。 資產(chǎn)管理本功能模塊的主要功能是對公司固定資產(chǎn)的管理，包括固定資產(chǎn)的卡片維護(hù)、使用情況維護(hù)及相應(yīng)的查詢打印。當(dāng)用戶輸入完‘用戶名’和登錄‘密碼’后，按‘登錄’按鈕（或Enter鍵），此時(shí)系統(tǒng)將檢查輸入的‘用戶名’和登錄‘密碼’是否正確，如果輸入正確，將進(jìn)入系統(tǒng)的主界面（個(gè)人桌面），登錄后的主頁面（個(gè)人桌面）如下圖：3. 系統(tǒng)管理組織機(jī)構(gòu)、員工、職位是辦公助手的基本信息組成部分，在各個(gè)機(jī)構(gòu)下設(shè)置相應(yīng)的職位，每個(gè)職位可以具有不同的操作權(quán)限，通過建立員工與相應(yīng)職位的對應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)對員工操作權(quán)限的統(tǒng)一管理。3． 輸入各部門中的相應(yīng)員工信息，此處可上傳員工的照片。這個(gè)口令非常重要，建議既要牢記該口令，也要封閉該口令，因?yàn)樵摽诹畹扔谑桥渲孟到y(tǒng)的一把鑰匙，任何人得到了，都可以更改機(jī)構(gòu)的任何信息。在這里的職位主要是指，由用戶自己設(shè)定一職位名稱，然后從系統(tǒng)所有的功能模塊中選擇一個(gè)或多個(gè)模塊賦予這個(gè)職位。在增加和編輯職位時(shí)，職位名稱的輸入是不能為空的。分析這個(gè)審批流程，共有三個(gè)審批點(diǎn)，分別是：組長審批，部長審批和總經(jīng)理審批。此外，每個(gè)審批點(diǎn)的審批職位可以對應(yīng)多個(gè)，因此對每個(gè)審批點(diǎn)又設(shè)計(jì)了兩個(gè)選項(xiàng)，第一個(gè)選項(xiàng)決定多人全部審批后再進(jìn)入下級審批還是多人中只要有一人審批后即可進(jìn)入下級審批。從這個(gè)處理流程可以看出，審批流程是整個(gè)辦公事務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，因此，在啟用辦公事務(wù)之前，必須事先設(shè)置各類辦公事務(wù)的審批流程?？蓪δ硞€(gè)欄目選擇是否為系統(tǒng)默認(rèn)欄目、指定同級欄目的顯示順序。. 常用鏈接管理常用鏈接為員工提供快速登錄常用WEB站點(diǎn)的功能，在這里，管理員可設(shè)置一些與公司業(yè)務(wù)有關(guān)及常用的Internet/Intranet站點(diǎn)供員工方便訪問。員工可進(jìn)入相應(yīng)的欄目中發(fā)表自己的意見和見解。. 離職人員管理使用本功能查看離職人員的信息，并可將該員工復(fù)職。其中審批請假單、加班申請審批在辦公事務(wù)里完成。（注：事后填寫請假單，系統(tǒng)會自動完成銷假、銷假核準(zhǔn)）. 銷假核準(zhǔn)銷假核準(zhǔn)是對員工填寫的實(shí)際請假情況進(jìn)行核查處理。l 可查詢單位所有部門指定月的出勤、缺勤、簽到、簽退、加班、請假等考勤信息。管理人員可以使用本功能制訂整個(gè)機(jī)構(gòu)工作計(jì)劃、部門工作計(jì)劃或項(xiàng)目工作計(jì)劃，同時(shí)將這些計(jì)劃分解到具體的執(zhí)行人員；并可以隨時(shí)檢查計(jì)劃的執(zhí)行情況。. 工作計(jì)劃管理通過工作計(jì)劃管理，計(jì)劃的制訂人（發(fā)布人）可以制訂相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)計(jì)劃、部門計(jì)劃、項(xiàng)目計(jì)劃等，同時(shí)將這些計(jì)劃進(jìn)行分解、落實(shí)到具體的員工（計(jì)劃執(zhí)行的負(fù)責(zé)人）。在工作計(jì)劃管理主頁面中，點(diǎn)擊某一計(jì)劃的‘費(fèi)用’時(shí)，可顯示該計(jì)劃已發(fā)生（已報(bào)銷）的費(fèi)用情況. 計(jì)劃的分解在工作計(jì)劃管理主頁面中，點(diǎn)擊列表中某一計(jì)劃的‘分解’鏈接時(shí)，可顯示、增加、修改、刪除該計(jì)劃下的子計(jì)劃信息。公文管理模塊相對傳統(tǒng)公文處理而言，在很大程度上提高了公文處理效率和準(zhǔn)確性，用戶操作簡便易行。. 公文跳轉(zhuǎn)此模塊應(yīng)具有使用權(quán)限的人員使用。 密級權(quán)限設(shè)置使用此功能設(shè)置公文的密級和公文查閱權(quán)限。可以向與會人員發(fā)送會議通知。目前可以在辦公事務(wù)審批中進(jìn)行的審批包括：請假申請、用款申請、報(bào)銷申請、加班申請、用車申請、會議室申請、辦公用品領(lǐng)用申請、辦公用品采購申請、公務(wù)接待申請、車輛維修申請以及用戶自定義的其它申請，所有這些申請都集中在一起進(jìn)行審批。. 辦公事務(wù)申請類別維護(hù)系統(tǒng)管理人員可以根據(jù)本單位的實(shí)際情況，在此自定義有關(guān)的申請類別，然后即可在‘審批流程設(shè)置’模塊中定義行應(yīng)的審批流程。12. 辦公用品管理辦公用品管理為管理人員提供了辦公用品和低值易耗品的庫存、采購、庫存報(bào)警功能以及庫存、采購、領(lǐng)用的查詢統(tǒng)計(jì)功能，辦公用品的采購和領(lǐng)用申請?jiān)趥€(gè)人事務(wù)中進(jìn)行、審批登記在審批登記模塊中完成。. 資料信息維護(hù)資料采購?fù)瓿珊?，?yīng)及時(shí)由單位的指定人員進(jìn)行資料信息入庫登記。. 缺庫登記 員工在資料列表中沒有看到所需資料時(shí)，可以使用缺庫登記功能，向資料管理員提出申請，資料管理員可以根據(jù)系統(tǒng)的資料缺庫情況進(jìn)行統(tǒng)一的資料采購。員工只能在具有發(fā)布權(quán)的分類中發(fā)布相應(yīng)的文檔信息。顯示需要當(dāng)前用戶審批的員工用款申請。16. 報(bào)銷管理報(bào)銷管理主要是實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報(bào)銷運(yùn)作的全過程，其中包括：填寫報(bào)銷單據(jù)、審批報(bào)銷單據(jù)、報(bào)銷領(lǐng)款登記、員工報(bào)銷單據(jù)查詢、全部報(bào)銷單據(jù)查詢、報(bào)銷統(tǒng)計(jì)查詢。可按部門、填報(bào)日期或?qū)徟鸂顟B(tài)查詢顯示信息。顯示已定義的能夠?yàn)榭蛻籼峁┑乃挟a(chǎn)品及服務(wù)。在這里，員工可以及時(shí)了解需要辦理的各項(xiàng)事務(wù)，進(jìn)行自己的工作日程安排，管理個(gè)人名片夾，收發(fā)電子郵件，同時(shí)可以進(jìn)行自己的日常財(cái)務(wù)管理，修改個(gè)人的登錄口令。點(diǎn)擊列表中某一申請可修改該申請的詳細(xì)信息。3． 辦公用品領(lǐng)用：點(diǎn)擊新增申請行中的“辦公用品領(lǐng)用”鏈接，頁面跳轉(zhuǎn)到“辦公用品領(lǐng)用申請”界面，按您可以對申請辦公用品的相關(guān)信息（如申請事由、申請要用這些辦公用品的起始和截止時(shí)間等）進(jìn)行填寫，填寫完后單擊“確定”按鈕，將所填信息進(jìn)行保存?！苁锗]件地址’。3． 參數(shù)設(shè)置l 用戶可以自定義郵件夾每頁顯示的郵件個(gè)數(shù)，系統(tǒng)缺省為每頁顯示10條郵件列表。（2） 接收Internet（POP）郵件在OAMail首頁中，點(diǎn)擊‘接收POP郵件’進(jìn)入‘接收POP3郵件’頁面。在查看接收到的外部郵件頁面，可以通過點(diǎn)擊頁面上的‘下載到本地’鏈接按鈕將正在查看的外部郵件下載的本地計(jì)算機(jī)中，下載后的郵件可以直接使用Ms OutLook軟件閱讀?？砂床块T或職位選擇收件人。在個(gè)人郵件管理中點(diǎn)擊左面的[地址簿]即可進(jìn)入個(gè)人名片夾管理頁面?？牲c(diǎn)擊日期標(biāo)題兩邊的箭頭，來顯示前一天或后一天的個(gè)人事務(wù)。在此頁面中，可以設(shè)置：1． 終止類別：只發(fā)生一次、永遠(yuǎn)有效、到終止日期為止。）點(diǎn)擊“項(xiàng)目維護(hù)”按鈕，進(jìn)入收支項(xiàng)目管理界面，在此界面中可進(jìn)行個(gè)人收支項(xiàng)目信息的增、刪、改操作。點(diǎn)擊簽退管理界面中的“點(diǎn)此簽退”按鈕，提交當(dāng)天的簽退時(shí)間。. 收發(fā)短信息使用OA提供的收發(fā)短信息功能，可隨時(shí)和當(dāng)前在線的員工進(jìn)行及時(shí)交流?？蛇x擇查看其它類別的消息列表。當(dāng)您有事需要暫時(shí)離開時(shí)，在離線設(shè)置界面中選擇離線原因和預(yù)計(jì)回來時(shí)間，點(diǎn)擊“確定”。注意：如果項(xiàng)目刪除則屬于此項(xiàng)目的所有收支信息都將刪除。3． 重復(fù)間隔：每隔xx天提醒或每個(gè)工作日（周一致周五）提醒。點(diǎn)擊〔按日〕或〔按周〕或〔按月〕按鈕時(shí)，則可分別按日、周、月顯示個(gè)人待辦事宜，在待辦事宜顯示頁面中，點(diǎn)擊某一待辦事宜的標(biāo)題可修改（編輯）該待辦事宜的內(nèi)容等信息。9． 地址簿的導(dǎo)入/導(dǎo)出OA郵件系統(tǒng)提供了地址簿的導(dǎo)入/導(dǎo)出功能，用戶可以很方便地將已有的地址簿（MS OutLook支持的格式）導(dǎo)入到OA地址簿（個(gè)人名片夾）中，或?qū)A地址簿導(dǎo)出為MS OutLook支持格式地址簿文件導(dǎo)入時(shí)，用戶應(yīng)首先確認(rèn)要導(dǎo)入的文件為MS OutLook支持格式的地址簿文件（.），并且應(yīng)保證導(dǎo)入文件是按照MS OutLook默認(rèn)導(dǎo)出項(xiàng)目導(dǎo)出的文件。選好內(nèi)部收件人后，點(diǎn)擊“確定”，剛選的收件人姓名就會出現(xiàn)在“寫郵件”頁面的收件人那欄。在公司內(nèi)部發(fā)送郵件，可點(diǎn)擊“內(nèi)部地址”，可按部門或職位選擇內(nèi)部收件人。點(diǎn)擊指定的‘POP3名稱’可修改該P(yáng)OP郵箱的設(shè)置；點(diǎn)擊指定的‘默認(rèn)接收郵件夾’進(jìn)入顯示該郵件夾中的郵件列表頁面。在寫郵件時(shí)，如果選擇了包含個(gè)人簽名檔，個(gè)人簽名檔內(nèi)容會顯示在郵件正文的最下方，你可以對發(fā)出的每一封郵件都附上一段很有個(gè)性的落款，體現(xiàn)你與眾不同的一面。7。5． 公務(wù)接待： 點(diǎn)擊新增申請行中的“公務(wù)接待”鏈接，頁面跳轉(zhuǎn)到“公務(wù)接待申請”界面，按您實(shí)際要填寫的申請信息進(jìn)行填寫，填寫完成后，點(diǎn)擊“確定”按鈕進(jìn)行保存。填寫完后單擊“保存”按鈕，將所填信息進(jìn)行保存。員工通過這里可以快速進(jìn)入相關(guān)模塊，及時(shí)處理相關(guān)事宜。點(diǎn)擊列表中某一產(chǎn)品名稱，可修改該產(chǎn)品的描述信息。17. 客戶資源管理客戶資源管理是為企業(yè)在激烈市場競爭中，提供一套方便有力的管理工具，它可以幫助企業(yè)為客戶提供更加完備周到的服務(wù)，通過有效地進(jìn)行客戶資源管理，使企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)更加滿足客戶的實(shí)際需要，從而給企業(yè)帶來更加豐厚的效益。. 審批報(bào)銷單據(jù)報(bào)銷單據(jù)審批是對員工填寫的報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行審批處理，審批者的審批權(quán)限是在‘審批流程設(shè)置’模塊中預(yù)先定義的。. 用款登記員工提出的用款經(jīng)過審批同意后，財(cái)務(wù)管理部門通過本功能進(jìn)行用款登記，查詢已登記和未登記的員工實(shí)際用款情況。. 文檔查詢 具有文檔查詢權(quán)限的用戶可按文檔分類、文檔標(biāo)題進(jìn)行查詢，同時(shí)可以查詢文檔所帶的附件信息。. 資料統(tǒng)計(jì) 可對所有資料進(jìn)行類別，出版社名稱，作者，借閱狀態(tài)等查詢。. 借閱申請用戶可新增、刪除資料借閱申請或按類別查詢申請。. 辦公用品維護(hù)辦公用品管理人員使用本功能建立和維護(hù)辦公用品目錄，同時(shí)可以使用本功能查詢指定辦公用品的采購入庫數(shù)、已領(lǐng)用數(shù)、當(dāng)前庫存數(shù)。車輛管理功能包括：車輛信息維護(hù)、油耗登記、里程補(bǔ)貼、維修情況查詢及用車情況查詢。進(jìn)入辦公事務(wù)登記可在“審批登記”菜單中點(diǎn)擊“事務(wù)登記”。. 會議室查詢會議室查詢功能主要是查看單位內(nèi)各個(gè)會議室的預(yù)定和登記情況。在新建公文時(shí)，可以在這些模板的基礎(chǔ)上生成相應(yīng)的公文正文。. 歸檔銷毀此模塊對已經(jīng)完成辦理的公文按歸檔目錄歸檔，已歸檔的公文可以改變歸檔目錄；可以銷毀已經(jīng)歸檔的公文。公文流轉(zhuǎn)中，用戶可以預(yù)先定義公文的處理流程及相應(yīng)的處理權(quán)限，在擬制、登記及公文流轉(zhuǎn)過程中具有相應(yīng)權(quán)限的人員可以進(jìn)行公文在線編輯，可以進(jìn)行跳簽、插簽、退簽、撤銷等處理。. 填寫工作日志員工使用本功能填寫每天的工作日志，員工在填寫日志時(shí)，可將當(dāng)天的工填寫一份工作日志，也可以分時(shí)間段填寫多個(gè)日志明細(xì)，同時(shí)可以上傳一些相關(guān)的附件文件。員工可以針對落實(shí)到自己的計(jì)劃，分解制訂自己得計(jì)工作計(jì)劃。工作計(jì)劃管理的處理流程時(shí)：首先設(shè)置、建立相應(yīng)的計(jì)劃類別和報(bào)告類別；然后即可制訂相應(yīng)的工作計(jì)劃并進(jìn)行計(jì)劃的分解、指定相應(yīng)的執(zhí)行負(fù)責(zé)人；執(zhí)行負(fù)責(zé)人填寫相應(yīng)的工作報(bào)告和工作日志；計(jì)劃的制訂人員（發(fā)布人）可隨時(shí)檢查計(jì)劃的執(zhí)行情況，對員工完成的任務(wù)進(jìn)行檢查，考評和管理；當(dāng)員工執(zhí)行完某個(gè)工作計(jì)劃時(shí)