【正文】 第七章 采購(gòu)過(guò)程與采購(gòu)合同管理回顧：采購(gòu)程序采購(gòu)程序是指從提出和接受材料請(qǐng)購(gòu)單起至到貨驗(yàn)收與核付貨款止的一系列采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)。采購(gòu)程序包括以下流程：申購(gòu)人提出申請(qǐng)→部門主管或部長(zhǎng)審核、簽批→大額向財(cái)務(wù)提出用款申請(qǐng)和采購(gòu)清單→會(huì)計(jì)主審、查詢庫(kù)存→財(cái)務(wù)主管或部長(zhǎng)審核、簽批→總經(jīng)理（或財(cái)務(wù)副總）批準(zhǔn)→簽訂采購(gòu)供貨合同→采購(gòu)人領(lǐng)取支票匯票→實(shí)施采購(gòu)、運(yùn)輸?shù)綆?kù)→有關(guān)方會(huì)同物料質(zhì)量檢驗(yàn)→不合格辦理退貨或索賠；合格辦理入庫(kù)手續(xù)、搬運(yùn)堆碼。以上是大額采購(gòu)的程序，對(duì)于小額或易耗品采購(gòu)，一般不需要這樣繁瑣的程序，一般申購(gòu)人提出申請(qǐng)送交部門主管或部長(zhǎng)審核、簽批后，就可以直送采購(gòu)部主辦詢價(jià)或比價(jià)，進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)。 一、要購(gòu)要購(gòu)就是需要購(gòu)買。采購(gòu)需求分析在采購(gòu)的初始階段進(jìn)行需求分析，確定采購(gòu)需求。傳統(tǒng)方法是采購(gòu)部門收集的采購(gòu)需求計(jì)劃表和請(qǐng)購(gòu)單，然后進(jìn)行分類整理。還可以使用需求分析法，根據(jù)歷史數(shù)據(jù)和生產(chǎn)計(jì)劃找出其中的規(guī)律，根據(jù)需求規(guī)律預(yù)測(cè)客戶將來(lái)的需求品種和數(shù)量，作為采購(gòu)計(jì)劃的依據(jù)。編制采購(gòu)計(jì)劃根據(jù)需求分析先要確定采購(gòu)量及采購(gòu)規(guī)格。采購(gòu)規(guī)格可以根據(jù)行業(yè)或國(guó)家的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)確認(rèn)。采購(gòu)計(jì)劃是企業(yè)進(jìn)行采購(gòu)的基本依據(jù)，企業(yè)要根據(jù)采購(gòu)需求、資金情況等來(lái)編制采購(gòu)計(jì)劃，并嚴(yán)格執(zhí)行計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃可以控制盲目采購(gòu)，做好現(xiàn)金流量圖的一種有效方法。提出采購(gòu)需求（1）、規(guī)格、圖樣和采購(gòu)文件。這些東西可以準(zhǔn)確地對(duì)所采購(gòu)的產(chǎn)品做出規(guī)定，同時(shí)讓供應(yīng)商能準(zhǔn)確理解采購(gòu)方所做出的產(chǎn)品的相關(guān)規(guī)定。（2）、對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品的要求。準(zhǔn)確規(guī)定產(chǎn)品的類別、形式和等級(jí)，建立產(chǎn)品檢驗(yàn)的流程和規(guī)范，選定質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)（ISO9000、Qs9000、as9000）QS9000是“QS9000質(zhì)量體系要求”的簡(jiǎn)稱，它是由美國(guó)三大汽車公司克來(lái)斯勒、福特和通用于1994年8月制定的對(duì)其供方的標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量要求。QS900是以ISO9001為基礎(chǔ)，增加了汽車行業(yè)的特殊要求。 ISO是一個(gè)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)化組織,其成員由來(lái)自世界上100多 個(gè)國(guó)家的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化團(tuán)體組成,代表中國(guó)參加ISO的國(guó)家機(jī)構(gòu)是中國(guó) 國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局(CSBTS)。標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容涉及廣泛,從基礎(chǔ)的緊固件、軸承各種原材料到半成品和成品,其技術(shù)領(lǐng)域涉及信息技術(shù)、交通運(yùn)輸、農(nóng)業(yè)、保健和環(huán)境 等。 （3）、明確主要控制環(huán)節(jié)。對(duì)規(guī)格、圖樣和采購(gòu)文件的編制、審批、發(fā)放的環(huán)節(jié)。（4）、提出完整的采購(gòu)文件。合格的采購(gòu)合同、圖樣、標(biāo)準(zhǔn)、樣品和技術(shù)協(xié)議書等。二、定購(gòu) 指供應(yīng)商調(diào)查、選擇供應(yīng)商、進(jìn)行采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同，并進(jìn)行采購(gòu)訂單的管理。定購(gòu)過(guò)程要監(jiān)督供應(yīng)商是否按照合約暗示供貨，對(duì)供應(yīng)商的延期供貨要及時(shí)催貨，對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量問(wèn)題要及時(shí)提出和處理，以避免給生產(chǎn)造成重大影響。供應(yīng)商的調(diào)查：初步供應(yīng)商調(diào)查――資源市場(chǎng)調(diào)查――深入供應(yīng)商調(diào)查供應(yīng)商選擇：（1）、是分包還是總包?？偘D―把整個(gè)任務(wù)交給一個(gè)供應(yīng)商。 分包――把任務(wù)分成幾個(gè)部分，分別交給不同的供應(yīng)商，由采購(gòu)方進(jìn)行協(xié)調(diào)。（2）、付款方式。 固定價(jià)格、一次付款――采購(gòu)方會(huì)要求供應(yīng)商必須在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)完成工作，同時(shí)以固定的價(jià)格一次性付款。優(yōu)點(diǎn)：①采購(gòu)方確切地了解供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況。②由于供應(yīng)商承擔(dān)了所有風(fēng)險(xiǎn)，所以工作完成之后沒有結(jié)算的必要。③具有嚴(yán)格的完工日期。缺點(diǎn)：①采購(gòu)方如果不熟悉供應(yīng)商的成本分析，就會(huì)出現(xiàn)采購(gòu)價(jià)格偏高的情況。②需要足夠的實(shí)踐準(zhǔn)備購(gòu)貨訂單說(shuō)明書，并進(jìn)行正式招投標(biāo)程序。 ③事先不能預(yù)計(jì)那一個(gè)是理想的供應(yīng)商。 采用成本補(bǔ)償法――將要完成的工作特性和范圍是實(shí)現(xiàn)不能確定的，采購(gòu)方要求采用事先確定的單位時(shí)間內(nèi)的費(fèi)率來(lái)計(jì)算報(bào)酬，或預(yù)先安排的百分比來(lái)沖消管理費(fèi)。優(yōu)點(diǎn)：①采購(gòu)方了解整個(gè)工作的成本構(gòu)成。②采購(gòu)方可以事先了解供應(yīng)商，自由地選擇供應(yīng)商。缺點(diǎn)：①?zèng)]有事先確定的固定價(jià)格，采購(gòu)方對(duì)財(cái)務(wù)成果不能肯定。②由于供應(yīng)商是按工時(shí)計(jì)價(jià)，因此他就沒有加緊工作的動(dòng)力，因?yàn)閰拹哼€可以向采購(gòu)方收取費(fèi)用。③完成日期無(wú)法確定。用于一些非重要的產(chǎn)品采購(gòu)以及需要維修保養(yǎng)的活動(dòng)。（3）、實(shí)行招投標(biāo)采購(gòu)或詢價(jià)采購(gòu)等采購(gòu)方式。招投標(biāo)采購(gòu)，按照招投標(biāo)的標(biāo)準(zhǔn)程序執(zhí)行。詢價(jià)采購(gòu)在供應(yīng)商中挑選3～5家，收到報(bào)價(jià)單后，組織專家評(píng)估及分析，選擇一個(gè)最適合本企業(yè)的供應(yīng)商并與之談判。簽訂采購(gòu)合同 不同的行業(yè)，合同的內(nèi)容、條件及附加條款有所不同。合同具有法律效力，合同上規(guī)定簽約者應(yīng)履行和應(yīng)獲得的權(quán)利和義務(wù)(不能列入與法律相抵觸的條款)，受到國(guó)家法律的承認(rèn)、維護(hù)和監(jiān)督，違反時(shí)要受到法律的制裁。因此，簽訂合同既是一種經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，同時(shí)也是一種法律行為，經(jīng)濟(jì)合同制是管理經(jīng)濟(jì)的一種有效的經(jīng)濟(jì)辦法，也是一種依據(jù)法律辦事的法律辦法。　　簽約雙方之間達(dá)成的一致意見的各項(xiàng)條款構(gòu)成經(jīng)濟(jì)合同的內(nèi)容。經(jīng)濟(jì)合同的內(nèi)容一般包括：合同的標(biāo)的，標(biāo)的數(shù)量和質(zhì)量，價(jià)款和酬金，履行的地點(diǎn)、期限和方式，違約責(zé)任，合同附則與簽署等。因此，零售企業(yè)采購(gòu)合同的條款，應(yīng)當(dāng)在力求具體明確，便于執(zhí)行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款：（1）、交貨價(jià)格和條件 采購(gòu)方愿意采用固定的價(jià)格，這個(gè)固定價(jià)格是通過(guò)采購(gòu)方和供應(yīng)商談判達(dá)成的，是雙方都可以接受的。對(duì)合同運(yùn)作過(guò)程中可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險(xiǎn)在合同里要有明確的規(guī)定。 固定價(jià)格加獎(jiǎng)勵(lì)：供貨及時(shí)、質(zhì)量?jī)?yōu)良，用獎(jiǎng)金的形式獎(jiǎng)勵(lì)。 成本加利潤(rùn) 成本補(bǔ)償合同：以設(shè)備或人工的固定計(jì)時(shí)工資為依據(jù)。 價(jià)格調(diào)整合同。（2）商品的品種、規(guī)格和數(shù)量商品的品種應(yīng)具體，避免使用綜合品名；商品的規(guī)格應(yīng)具體規(guī)定顏色、式樣、尺碼和牌號(hào)等；商品的數(shù)量多少應(yīng)按國(guó)家統(tǒng)一的計(jì)量單位標(biāo)出；必要時(shí)可附上商品品種、規(guī)格、數(shù)量明細(xì)表。(3)商品的質(zhì)量和包裝合同中應(yīng)規(guī)定商品所應(yīng)符合的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，注明是國(guó)家或部頒標(biāo)準(zhǔn)；無(wú)國(guó)家和部頒標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)由雙方協(xié)商或憑樣訂(交)貨；對(duì)于副、次品應(yīng)規(guī)定出一定的比例，并注明其標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)實(shí)行保換、保修、保退辦法的商品，應(yīng)寫明具體條款；對(duì)商品包裝的方法，使用的包裝材料，包裝式樣、規(guī)格、體積，重量、標(biāo)志、及包裝物的處理等，均應(yīng)有詳細(xì)規(guī)定。(4)商品的價(jià)格和結(jié)算方式　　合同中對(duì)商品的價(jià)格要作具體的規(guī)定，規(guī)定作價(jià)的辦法和變價(jià)處理等，以及規(guī)定對(duì)副品、次品的扣價(jià)辦法；規(guī)定結(jié)算方式和結(jié)算程序。(5)交貨期限、地點(diǎn)和發(fā)送方式?！　〗?提)貨期限(日期)要按照有關(guān)規(guī)定，并考慮雙方的實(shí)際情況、商品特點(diǎn)和交通運(yùn)輸條件等確定。同時(shí)，應(yīng)明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運(yùn)，還是自提。（6）、付款條件以供應(yīng)商履行合同的情況為基礎(chǔ)。例如：當(dāng)工作完成25%時(shí)，付總貨款的20%。而最后的5%~10%的貨款在可定設(shè)施能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)的情況下，供應(yīng)商的工作完全滿足采購(gòu)方的需求后財(cái)進(jìn)行支付。以銀行擔(dān)保的方式抵補(bǔ)。有利于供應(yīng)商履行承諾。（7）、罰款條款和保證條件合同中要求供應(yīng)商提供的貨物必須滿足三個(gè)方面的要求：產(chǎn)品的質(zhì)量?jī)?yōu)良，和合同中的要求以致，能夠使用。產(chǎn)品必須是全新的，無(wú)缺陷，產(chǎn)品的制造必須使用適當(dāng)?shù)脑牧虾土己玫募夹g(shù)和管理。產(chǎn)品要滿足供應(yīng)商所在國(guó)的法律法規(guī)，產(chǎn)品的使用不會(huì)對(duì)人員、財(cái)產(chǎn)和環(huán)境造成任何的影響和損失。產(chǎn)品的保質(zhì)期12個(gè)月，規(guī)定開始生效時(shí)間是貨物投入使用的日期，獲交貨期。還要保證維修和提供備用件。如果沒有達(dá)到合同中的規(guī)定，首先考慮糾正措施，不齊作用的時(shí)候采取罰款措施，要求供應(yīng)商補(bǔ)償采購(gòu)方的成本損失?；蛘咄素洝?8)違約責(zé)任　　簽約一方不履行合同，必將影響另一方經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的進(jìn)行，因此違約方應(yīng)負(fù)物質(zhì)責(zé)任，賠償對(duì)方遭受的損失。在簽訂合同時(shí)，應(yīng)明確規(guī)定，供應(yīng)者有以下三種情況時(shí)應(yīng)付違約金或賠償金；　　1．不按合同規(guī)定的商品數(shù)量、品種、規(guī)格供應(yīng)商品?！　?．不按合同中所規(guī)定商品質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨；　　3．逾期發(fā)送商品。購(gòu)買者有逾期結(jié)算貨款或提貨，臨時(shí)更改到貨地點(diǎn)等，應(yīng)付違約金或賠償金。(9)合同的變更和解除的條件　　合同中應(yīng)規(guī)定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過(guò)什么手續(xù)來(lái)變更或解除合同等。　　此外，采購(gòu)合同應(yīng)視實(shí)際情況，增加若干具體的補(bǔ)充規(guī)定，使簽訂的合同更切實(shí)際，行之有效。其他協(xié)議包括保險(xiǎn)和安全規(guī)則，權(quán)利和義務(wù)的轉(zhuǎn)移，向第三方轉(zhuǎn)包，交貨條件等。（4）、定購(gòu)和發(fā)出訂單采購(gòu)合同就是購(gòu)貨訂單。采購(gòu)訂單分兩種：一種按照傳統(tǒng)采購(gòu)方式，發(fā)放采購(gòu)訂單。另一種企業(yè)如果使用ERP或MRP系統(tǒng)會(huì)根據(jù)產(chǎn)量、庫(kù)存量確定一個(gè)需要量，制定物料需求計(jì)劃，提出什么時(shí)候定什么貨，訂多少。訂貨單上要有：訂單編號(hào)、產(chǎn)品簡(jiǎn)要說(shuō)明、單價(jià)、需求數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地址等。（5）、采購(gòu)?fù)瓿晒?yīng)商跟蹤管理 供貨過(guò)程中，對(duì)供應(yīng)商跟蹤管理很重要。實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中還是會(huì)出現(xiàn)質(zhì)量不合格、交貨不及時(shí)、數(shù)量差錯(cuò)等問(wèn)題，這些問(wèn)題供應(yīng)商不會(huì)重視，因此采購(gòu)部門要采取相應(yīng)的措施。對(duì)過(guò)程中的問(wèn)題要積極的向供應(yīng)商提出，采取補(bǔ)貨、退貨、扣款等相應(yīng)措施。 跟蹤和催貨的方法有：訂單跟催—安訂單預(yù)定的日期提前一段時(shí)間進(jìn)行跟催。有聯(lián)單法，安日期拍理好，提前一定的時(shí)間跟催；統(tǒng)計(jì)法，獎(jiǎng)訂單統(tǒng)計(jì)成報(bào)表；跟催箱，30格的箱子，安日期順序排放，每天跟蹤相應(yīng)的訂單。定期跟催—固定時(shí)間內(nèi)，獎(jiǎng)跟催的訂單整理好，打印呈報(bào)表跟催。物料要是落后于進(jìn)度，采購(gòu)人員即使采取措施：與供應(yīng)商聯(lián)系，得到確定的進(jìn)貨時(shí)間，通知物料控制人員，告知準(zhǔn)確的供貨時(shí)間；與技術(shù)人員和無(wú)聊控制人員商量，找替代品；改變生產(chǎn)計(jì)劃。重要供應(yīng)商經(jīng)常出現(xiàn)問(wèn)題，則要考察供應(yīng)商的生產(chǎn)情況，甚至重新審核供應(yīng)商。進(jìn)貨驗(yàn)收收獲時(shí)必須進(jìn)行驗(yàn)收。設(shè)備驗(yàn)收：裝運(yùn)之前的供應(yīng)商的生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行的驗(yàn)收測(cè)試；交貨后在采購(gòu)方的安裝現(xiàn)場(chǎng)的驗(yàn)收測(cè)試；設(shè)備第一次投入運(yùn)行之前的驗(yàn)收測(cè)試。產(chǎn)品驗(yàn)收：免檢—某種物料的質(zhì)量長(zhǎng)期幼稚穩(wěn)定。全檢—交織很高和關(guān)鍵的物料；抽檢—前提是生產(chǎn)過(guò)程穩(wěn)定，從整批產(chǎn)品中隨即抽取的一些樣本，根據(jù)贗本的情況來(lái)判斷整批產(chǎn)品的質(zhì)量情況。需要合格的檢驗(yàn)人員，適當(dāng)?shù)臋z驗(yàn)工具。（檢驗(yàn)文件—重要一句，包括物料的名稱、規(guī)格、型號(hào)、計(jì)量單位、抽樣方案等；若通過(guò)ISO9000的認(rèn)證，所有原材料的檢驗(yàn)報(bào)告嗾使質(zhì)量記錄。）付款并結(jié)清票據(jù)。付款是供應(yīng)商關(guān)心的問(wèn)題。是財(cái)務(wù)部門的工作，采購(gòu)部門也要協(xié)助。結(jié)算和支付工具是票據(jù)，包括匯票、本票和支票，以匯票為祝。支付的方式有：匯付、托收和信用證。付款方式有：預(yù)付、活到付款和月結(jié)30天等。 第二節(jié) 采購(gòu)表格一、請(qǐng)購(gòu)單產(chǎn)品名稱生產(chǎn)數(shù)量生產(chǎn)日期序號(hào)材料名稱規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)用量庫(kù)存數(shù)量本批采購(gòu)數(shù)量請(qǐng)購(gòu)數(shù)量批準(zhǔn)數(shù)量備注訂購(gòu)單廠商名稱廠商編號(hào)廠商地址電話/傳真序號(hào)料號(hào)品名規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金額交貨數(shù)量及日期合計(jì) 仟 佰 拾 萬(wàn) 仟 佰 拾 元 角 分交貨方式交貨地點(diǎn)采購(gòu)部門要協(xié)助使用部門進(jìn)行物料需求預(yù)測(cè)。使用部門應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確盡早提供需求預(yù)測(cè)，盡量少采用一些緊急訂單和特殊訂單。訂購(gòu)單要對(duì)采購(gòu)的產(chǎn)品有準(zhǔn)確的描述，此外還包括交易的條款，如交貨期、質(zhì)量、不良品處理、以及其它有關(guān)人員的簽名等。在交給供應(yīng)商之前，采購(gòu)部門要進(jìn)行最后的審核。3．其他輔助性單據(jù)料號(hào)品名規(guī)格適用產(chǎn)品上旬中旬下旬庫(kù)存量訂購(gòu)量生產(chǎn)單號(hào)用量生產(chǎn)單號(hào)用量生產(chǎn)單號(hào)用量160