正x集團(tuán)行政管理制度(已修改)
2025-06-16 20:07 本頁(yè)面
【正文】 CT3001 第三篇 行政管理制度 目 錄 1. 文書管理辦法 2. 保密規(guī)定 3. 安全管理辦法 CT3002 第三篇 行政管理制度 目的 為使文書管理制度化，以增進(jìn)文書處理品質(zhì)及效率，特制訂本辦法。 范圍 本辦法所講文書管理，指本公司各部門與外界來往文書及各部門 之間 來 往之文書，自收（發(fā)）文至歸檔全部過程之辦理與控制。 公文類別及行文要求 公司內(nèi)公文格 式主要為公司正式文件、簽呈、備忘單、傳真。 (1)正式文件 ① 由公司根據(jù)其重要性確定是否系正式文件，正式文件要填 寫文件簽發(fā)箋，由總經(jīng)理簽發(fā)，并加蓋公章。 ②正式文件采用“ ⅩⅩ 正大有限公司文件”專用文 頭 紙打印， 按年度進(jìn)行編號(hào)，標(biāo)明主送及抄送的單位或部門。 (2)簽呈 ①公司內(nèi)部下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示時(shí)用； ②簽呈不得越級(jí)上報(bào)； ③須總經(jīng)理閱示之簽呈，部門主管應(yīng)有明確的意見。 (3)備忘單 ①公司內(nèi)部發(fā)布行政命令、通知、通報(bào)以及部門之間的業(yè)務(wù) 商洽、協(xié)調(diào)、聯(lián)絡(luò)時(shí)用。 ②由公司下發(fā)的備忘單由總經(jīng)理核準(zhǔn)，各部門所發(fā)備忘單由 部門主管核準(zhǔn)。 (4)傳真 ① 處理業(yè)務(wù)時(shí)使用； ②傳真由各業(yè)務(wù)部門自行管理，指定專人負(fù)責(zé)收發(fā)、登記、 跟催和歸檔。 ③以公司名義發(fā)出的傳真，須經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)。 公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容。公文用語(yǔ)應(yīng)簡(jiǎn)單、 扼要、明了。 CT3003 公 文應(yīng)表明呈送或下發(fā)的人員或部門。公文如有附件應(yīng)注明附件 名稱，并表明發(fā)文者及發(fā)文日期。 公文處理 收文處理 (1)公司所收上級(jí)部門或其他單位公文，由總經(jīng)理辦公室進(jìn)行收 文登記后，送總經(jīng)理閱示處理。 (2)公司各部門上報(bào)公文一律交總經(jīng)辦進(jìn)行登記后，轉(zhuǎn)呈總經(jīng)理 或副總經(jīng)理閱示，部門呈報(bào)需批復(fù)之公文，批復(fù)后由總經(jīng)理 辦公室在當(dāng)天下發(fā)至呈報(bào)部門辦理，并追蹤辦理結(jié)果。 (3)部門所收公文交部門主管處理，對(duì)需辦理的應(yīng)抓緊時(shí)間辦理， 不得延誤和推諉。 發(fā)文處理 (1)公司所發(fā)正式 文件由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號(hào)，并按正式文件 行文要求辦理發(fā)文，并進(jìn)行發(fā)文登記。 (2)公司以備忘單形式下發(fā)公文經(jīng)總經(jīng)理簽字后，由總經(jīng)理辦公 室負(fù)責(zé)下發(fā)。 (3)部門上報(bào)、部門間往來及部門內(nèi)下發(fā)公文，經(jīng)部門經(jīng)理簽字 后，由各部門負(fù)責(zé)上報(bào)或發(fā)送。 公文處理重點(diǎn)及期限 公文處理重點(diǎn) (1)足以影響公司權(quán)益之重要文件，應(yīng)將正本妥善保存，若須使 用，以副本或復(fù)印件處理。 (2)為利于公文處理，經(jīng)辦人接公文后，應(yīng)就內(nèi)容重點(diǎn)擬就意見 或撰稿，隨來文呈部門主管核閱，各部主管人員應(yīng)認(rèn)真 審核， 并簽注意見，避免只簽名而無意見。 (3)公文處理意見及經(jīng)辦、核稿等人員之簽名應(yīng)清晰，不得潦草 難辨。 公文處理期限 公文應(yīng)隨到隨送，不得積壓。 (1)公文處理期限可依據(jù)經(jīng)辦人員的工作量及文件內(nèi)容的時(shí)效性 而定，一般以文到三日內(nèi)處理完畢為原則。 (2)監(jiān)印人員原則上應(yīng)與當(dāng)日完成用印。 公文歸檔 管理部門 CT3004 (1)公司的公文及工程基建檔案由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理。 (2)會(huì)計(jì)檔案由財(cái)會(huì)部負(fù)責(zé)整理保管。 文件檔案移送歸檔時(shí)點(diǎn)收原則 (1)檢查文件之本文 及附件是否完整，如有缺少，應(yīng)追查歸入 . (2)文件處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應(yīng)立即退回經(jīng)辦人員 補(bǔ)辦。 (3)與本案無關(guān)的文件，應(yīng)立即退回經(jīng)辦人員。 歸檔分類及編號(hào) (1)歸檔文件應(yīng)視其內(nèi)容、部門、業(yè)務(wù)等因素分類。 (2)每一宗卷都應(yīng)有名稱，名稱應(yīng)以能充分表示宗卷內(nèi)容為原則， 且有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。 (3)每一宗卷都應(yīng)編號(hào)，以阿拉伯?dāng)?shù)字表示。 保存期限 (1)公司文件應(yīng)依其性質(zhì)與內(nèi)容確定保存期限的長(zhǎng)短。 (2)公司永久保存的文件有： ① 公司章程 ； ② 董事會(huì)會(huì)議記錄； ③ 政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；
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