【正文】 XXX集團(tuán)信息化系統(tǒng)解決方案直接加入方案即可替換“XX” 用友軟件股份有限公司2010年5月目 錄1業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)解決方案 3 3 協(xié)同工作 3 公文流轉(zhuǎn) 8 統(tǒng)計表單 23 通知管理 33 即時通訊 34 知識管理 34 個人辦公 42 會務(wù)管理 46 公共信息 47 電子郵件 51 輔助辦公管理 52 系統(tǒng)管理 53 關(guān)聯(lián)人員/關(guān)聯(lián)項目 57 門戶空間 59 系統(tǒng)整合 64 全文檢索 65 實施培訓(xùn) 65 系統(tǒng)培訓(xùn) 73本篇部分附表 7584 / 841 業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)解決方案我們?yōu)閄X集團(tuán)提供一個高質(zhì)量、高效率、智能化的通過協(xié)同辦公系統(tǒng)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)辦公提供信息服務(wù)，提高辦公效率，減輕工作人員工作負(fù)擔(dān)，節(jié)約辦公經(jīng)費，從而實現(xiàn)企業(yè)的辦公無紙化、資源信息化、決策科學(xué)化。圖 系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)總圖信息系統(tǒng)覆蓋高、中層和普通員工，是全員的應(yīng)用。n 集團(tuán)高層領(lǐng)導(dǎo)和決策者關(guān)注戰(zhàn)略部署：任務(wù)目標(biāo)布置安排；檢查進(jìn)展結(jié)果；授權(quán)下級處理工作；發(fā)布階段性目標(biāo)要求；檢查階段性目標(biāo)完成；反饋問題和解決問題；n 中層人員進(jìn)行各項業(yè)務(wù)管理：反應(yīng)各項業(yè)務(wù)指標(biāo)；審核各項管理流程；實現(xiàn)各項任務(wù)的管理：接受上級任務(wù)指令；圍繞任務(wù)傳達(dá)布置；檢查和參與任務(wù)執(zhí)行；n 普通員工參與的管理：布置團(tuán)隊計劃的管理，進(jìn)行團(tuán)隊行為管理和團(tuán)隊的溝通管理；對于每個員工通過信息化進(jìn)行業(yè)務(wù)工作；崗位工作事項的執(zhí)行；參與動態(tài)協(xié)作；制定階段性工作計劃和回復(fù)計劃進(jìn)展?fàn)顩r；實現(xiàn)自我管理。隨著XX的不斷發(fā)展，業(yè)務(wù)處理，日常溝通不僅僅完成集團(tuán)單一內(nèi)部人員之間的溝通、交流、資料信息的互傳，還是需要更多的擴(kuò)展到集團(tuán)各個單位之間的協(xié)作溝通，內(nèi)部單位之間處理各種煩雜的工作事項，這些工作中有的涉及組織內(nèi)的成員，有的涉及其他單位的人員，事項有的是待處理有的是已完成；在各種事務(wù)在處理過程中，包括各種辦公流程、業(yè)務(wù)流程和公文管理都需要全部歷史保留。協(xié)同辦公的建立和實施，集團(tuán)公司將有效改變原有近乎手工操作的模式，解決企業(yè)內(nèi)部各種業(yè)務(wù)流程間的關(guān)聯(lián)交叉，以快速提高企業(yè)整體工作效率，提升企業(yè)整體競爭優(yōu)勢。圖協(xié)同辦公系統(tǒng)業(yè)務(wù)布局示意圖 協(xié)同辦公模塊框架圖協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)用功能示意圖我們提供的協(xié)同辦公，能夠為客戶帶來豐富的功能，不但能滿足本次議標(biāo)書中要求的功能，而且還有更多產(chǎn)品的擴(kuò)展功能幫助XX集團(tuán)快速提升內(nèi)部管理水平。 辦公自動化 協(xié)同工作協(xié)同工作是企業(yè)內(nèi)部員工間的協(xié)同工作平臺（包括異地分支）。支持簡捷的文字編輯、信息流轉(zhuǎn)、回復(fù)、意見加載，以及附件加載。協(xié)同數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入郵件協(xié)同。應(yīng)該能夠完成自建流程、調(diào)用模板流程、自建個人模板、調(diào)用格式、上傳附件、調(diào)用統(tǒng)計表單等，以完成辦公中的資料傳遞、審批、請示、報告、匯報、工作溝通等工作內(nèi)容。l 圖形化流程：可以圖形化的方式靈活自建流程等。l 客戶端可以自定義流程。l 豐富的流程策略：可以終止、回退、撤銷、加簽、知會和轉(zhuǎn)發(fā)等。l 痕跡保留：對正文修改后可以痕跡保留。l 可以使用統(tǒng)計表單。l 可以圖形化的方式對協(xié)同流轉(zhuǎn)進(jìn)行全程跟蹤，催辦、查辦協(xié)同的處理等。l 協(xié)同支持OFFICE插件，提供手寫簽名識別、 WORD、EXCEL等對正文的處理等功能擴(kuò)展。l 協(xié)同可進(jìn)行歸檔和預(yù)歸檔。協(xié)同工作是用于解決日常工作中人與人之間，人與部門之間，部門與部門之間，崗位與部門之間，崗位與崗位之間，工作小組之間的工作協(xié)作。這是組織行為的基本模式和狀態(tài)，隨著企業(yè)不斷的發(fā)展，協(xié)作不僅僅完成企業(yè)單一內(nèi)部人員之間的溝通、交流、資料信息的互傳，更多的擴(kuò)展到企業(yè)各個單位之間的協(xié)作溝通，企業(yè)內(nèi)的單位之間處理各種煩雜的工作事項，這些工作中有的涉及組織內(nèi)的成員，有的涉及其他單位的人員，事項有的是待處理有的是已完成；在各種事務(wù)在處理過程中，包括各種辦公流程、業(yè)務(wù)流程和公文管理都需要全部歷史保留。大企業(yè)和大組織更是以制度驅(qū)動企業(yè)發(fā)展，靠流程去進(jìn)行工作導(dǎo)航，通過業(yè)務(wù)表單承載具體，有效滿足這些管理應(yīng)用需求，產(chǎn)生了NCOA的協(xié)同工作管理，這些管理覆蓋了各種業(yè)務(wù)應(yīng)用：n 審批類：以批示，批閱，批辦，請示等工作事項為主的審批類協(xié)同工作n 溝通類：以匯報，協(xié)作等日常工作事項為主的溝通類協(xié)同工作n 采集類：以調(diào)查，收集等工作事項為主的采集類協(xié)同工作n 關(guān)聯(lián)性：協(xié)同工作與相關(guān)系統(tǒng)的信息之間的互通n 規(guī)則性：以嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒棠０宓氖马棡橹鞯膮f(xié)同工作協(xié)同工作管理實現(xiàn)跨單位，跨組織的人與他人之間進(jìn)行溝通協(xié)作的基本工具。支持簡捷的文字編、信息流轉(zhuǎn)、回復(fù)、意見加載，以及附件和內(nèi)部相關(guān)協(xié)同的加載。支持手寫簽名、公章管理、痕跡保留，支持Word、Excel文件的讀寫支持單位內(nèi)部協(xié)同信息與電子郵件之間互通以實現(xiàn)：圖 協(xié)同系統(tǒng)的自由業(yè)務(wù)邏輯示意圖協(xié)同工作是個人、團(tuán)隊、組織之間傳遞信息和執(zhí)行組織管理規(guī)則的事務(wù)處理工具；它幫助實現(xiàn)事務(wù)的發(fā)起、處理和管理，并記錄事務(wù)的發(fā)展過程和結(jié)果，由人通過流程規(guī)則來完成事項的辦理，并支持規(guī)則的成型和管理；規(guī)范管理流程,執(zhí)行組織制度；使得管理與協(xié)作過程透明化；支持分時異地工作，共享傳遞信息，提高執(zhí)行效率；降低傳遞中的信息衰減與變形；沉淀管理過程與結(jié)果，實現(xiàn)業(yè)務(wù)信息在辦公環(huán)境中的展現(xiàn)。圖 協(xié)同系統(tǒng)工作邏輯示意圖主要功能包括： 新建事項系統(tǒng)提供可以利用新建/待發(fā)功能發(fā)起一個協(xié)同工作事件訴求，支持二元化工作流，即支持客戶端進(jìn)行自建流程發(fā)起工作事項，也支持通過調(diào)用模板流程建立工作事項。使用人通過流程定義、正文內(nèi)容格式的編輯后，發(fā)送各個相關(guān)的事件處理者；建立新的工作事項的時候可以添加工作需要的文件、 上傳附件、調(diào)用系統(tǒng)設(shè)計的各種表單，同時也可以選擇于該事項所關(guān)聯(lián)的協(xié)同事項, 并通過選擇關(guān)聯(lián)項目與相關(guān)的工作項目綁定，共同完成辦公中的資料傳遞、審批、請示、報告、匯報、工作溝通等工作內(nèi)容。圖項目工作建設(shè)和綁定界面示意n 自建流程：1. 應(yīng)用于任何一個辦公人員，流程發(fā)起者可自由定義流程走向，選擇節(jié)點人員，系統(tǒng)以圖形方式供用戶創(chuàng)建和顯示流程；2. 自建流程解決了使用者辦公流程的靈活性，與此同時使用人員可以根據(jù)自己的辦公特點，將自己最常用的流程、對象和格式組合或是分別保存起來，成為屬于自己的個人模板為隨時使用，從而進(jìn)一步提高工作效率。3. 發(fā)起人可以對流程處理節(jié)點的操作權(quán)限加以控制，如能否修改正文、能否改變流程。流程處理節(jié)點可以是一個人的單節(jié)點，也可以是有多個人的復(fù)合節(jié)點。復(fù)合節(jié)點的處理方式可以是競爭執(zhí)行、多人執(zhí)行和單人執(zhí)行。4. 節(jié)點設(shè)置：可以分別設(shè)置每個節(jié)點的處理期限和提醒時間n 調(diào)用模板流程：1. 為了統(tǒng)一規(guī)范管理，規(guī)范工作流程，模板流程可以規(guī)范流程如合同審批流程等，這種流程全單位統(tǒng)一調(diào)用模板，達(dá)到規(guī)范化管理和一致性應(yīng)用。2. 工作流模板流程支持模糊化角色，崗位，職務(wù)等定義和節(jié)點動作權(quán)限定義，模板套用后系統(tǒng)自動匹配符合角色要求的具體人員到相應(yīng)的流程節(jié)點。3. 節(jié)點流程：提供處理人的多種選擇方式：直接設(shè)定處理人、按崗位/職務(wù)設(shè)定處理人、按部門/組設(shè)定處理人、以及按流程的相對角色設(shè)定處理人等，使得流程設(shè)置更加靈活、通用、規(guī)范和有良好的應(yīng)變性4. 支持復(fù)合節(jié)點的多種執(zhí)行方式：單人、多人、競爭，使得“找人辦事”和“按事?lián)袢宿k”得到有機(jī)結(jié)合。5. 支持對流程的動態(tài)控制，如加簽、減簽、會簽、知會、取回、回退、撤銷、終止等，使參與者可靈活控制改變信息的傳遞過程，這也是任何MAIL系統(tǒng)所不及的6. 正文類型：系統(tǒng)提供了多種協(xié)同正文（信息流轉(zhuǎn)主體）類型，如 HTML、Word、Excel、WPS 文字、WPS表格。7. 信息鏈接：支持多種信息鏈接方式，如插入本地文件、關(guān)聯(lián)知識庫文檔、添加發(fā)起人附言、選擇關(guān)聯(lián)項目。8. 支持發(fā)起人附言、發(fā)起人補(bǔ)充正文9. 可預(yù)先進(jìn)行檔案歸檔和項目歸檔； 待辦事項我們每天要處理各種煩雜的工作，這些工作有的需要親自辦理的，有的需要協(xié)商辦理的；在處理這些事務(wù)的過程中，每個人都可以在系統(tǒng)提供的待辦事項中查閱別人發(fā)送給自己的協(xié)同工作信息，即對該信息發(fā)表自己意見、態(tài)度、加載自己的附件等。當(dāng)遇到事務(wù)處理需要協(xié)商或是改變流程時可以通過加減簽、知會、會簽等方式進(jìn)行流程的轉(zhuǎn)變，從而達(dá)到日常協(xié)同工作的全面、準(zhǔn)確、及時溝通和交流。處理完成后，接收者還可以繼續(xù)在已辦事項中繼續(xù)查看其他人的意見和態(tài)度，最后，使用者可以根據(jù)自己的意愿刪除信息或?qū)⑿畔⒈４嬖谧约旱膫€人文檔夾中，進(jìn)入知識管理，通過文檔中心的共享借閱功能，把信息傳遞給工作伙伴；同時可以配合多種全文檢索可以幫助每一個使用者快速地查找到目標(biāo)信息。圖協(xié)同處理界面示意圖 待辦事項機(jī)制1. 事項處理：提供支持意見填寫、意見常用語、意見隱藏、意見震蕩回復(fù)、加簽、減簽、修改正文、回退終止等一系列操作，并可根據(jù)實際情況進(jìn)行處理權(quán)限的設(shè)置。2. 轉(zhuǎn)發(fā)事項：轉(zhuǎn)發(fā)事項分為轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同和轉(zhuǎn)發(fā)郵件，轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同將協(xié)同信息轉(zhuǎn)發(fā)給其他人員，允許帶意見進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)；轉(zhuǎn)發(fā)郵件是將協(xié)同信息宜郵件的形式轉(zhuǎn)發(fā)出去； 在轉(zhuǎn)發(fā)過程中內(nèi)容，附件可以一通轉(zhuǎn)發(fā)。3. 歸檔：可以將協(xié)同信息進(jìn)行歸檔，一旦待辦事項進(jìn)行歸檔，信息自動轉(zhuǎn)變?yōu)橐艳k的信息。4. 移動協(xié)同：支持協(xié)同流轉(zhuǎn)發(fā)送到手機(jī)，手機(jī)與PC端進(jìn)行建立，回復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)等協(xié)同操作5. 待發(fā)事項：存儲未發(fā)送的協(xié)同事項，支持建立，修改流程，加載附件，增加附言等工作。6. 已發(fā)事項：查看已經(jīng)發(fā)送的協(xié)同事項，設(shè)置，取消跟蹤流程，撤銷發(fā)送給他人的信息和事件。7. 已辦事項：查看辦理完畢的事項，并對已經(jīng)處理的協(xié)同可以進(jìn)行撤回 督辦事項督辦是保證事項工作暢通，各項決策貫徹落實，完善工作秩序，改進(jìn)工作作風(fēng)的一項重要工作。通過督辦，可以使各項工作責(zé)任到人，做到事事有人承辦、有人負(fù)責(zé)，避免推諉扯皮，提高工作效率。協(xié)同督辦由協(xié)同發(fā)起人設(shè)置督辦人員，可以在新建協(xié)同事項頁面、已發(fā)事項頁面設(shè)置督辦信息。督辦人員可以跟蹤催辦協(xié)同處理人員，可以更換處理人員或處理流程，并查看處理情況。支持修改督辦期限，發(fā)送催辦信息，修改督辦協(xié)同事項的流程，查看協(xié)同發(fā)起人設(shè)置的督辦主題，并填寫督辦備注信息，查看督辦事項的辦理情況。 協(xié)同管理系統(tǒng)提供了從多種角度如時間、流轉(zhuǎn)狀態(tài)、重要程度以及超期處理的數(shù)量，對協(xié)同的待辦事項、已辦事項，待發(fā)事項、已發(fā)事項，進(jìn)行統(tǒng)計和穿透查詢，使每一位使用者對各自的工作狀況能有個量化的了解。 公文流轉(zhuǎn)公文流轉(zhuǎn)集團(tuán)內(nèi)部、各單位、部門間進(jìn)行協(xié)調(diào)和信息傳遞中最正式的方式，其具有正式、嚴(yán)肅、規(guī)范的特征。為保證公文的正式性和有效性，公文從發(fā)出前，需要進(jìn)行嚴(yán)格的審定和管理，從而形成發(fā)文的流程。在整個發(fā)文流程中有兩個關(guān)鍵環(huán)節(jié)：簽發(fā)和封發(fā)。簽發(fā)是單位領(lǐng)導(dǎo)人對于公文是否成立進(jìn)行確認(rèn)的關(guān)鍵步驟，經(jīng)過簽發(fā)后，公文就可以對外下發(fā)；封發(fā)是最后對于公文進(jìn)行規(guī)范化處理，包括套紅（形成規(guī)范格式文書）、蓋章（具有合法性）、打?。ㄐ纬蓸?biāo)準(zhǔn)紙質(zhì)文件）、歸檔（形成可追溯的存檔資料）。正式公文發(fā)出后，通過公文交換中心送達(dá)公文送往的目的地。接收單位收到公文，將根據(jù)公文的實際情況進(jìn)行相應(yīng)的收文處理。圖 公文應(yīng)用邏輯示意圖根據(jù)對中國XX的公文流轉(zhuǎn)的分析，我們提出在公文流轉(zhuǎn)中提供多樣的收發(fā)簽形式，提供自定義的預(yù)置的包括聯(lián)絡(luò)用箋、工作報告、公告、通知、簽呈等公文模版及文單樣式，同時提供配置工具，滿足管理員對公文的流程進(jìn)行自行配置，主要流程包括起草、審核、會簽、簽發(fā)、登記、批閱、傳閱等，對于公文文號系統(tǒng)提供基于集團(tuán)要求的自動編號。對于公文的流轉(zhuǎn)過程環(huán)節(jié)的處理，可以提供單一簽核、會簽、流程追蹤、狀態(tài)檢查、撤銷、加簽、條件轉(zhuǎn)向、催辦、過期處理等多種處理方式，并集成MICROSOFT WORD編輯器，支持痕跡保留、手寫簽名、電子印章（USB KE方式）。公文流轉(zhuǎn)完成后系統(tǒng)支持自動歸檔，對于過期公文系統(tǒng)提供自動處理功能。為了滿足安全保密需要，系統(tǒng)提供根據(jù)密級不同以及級別和崗位不同，為工作人員設(shè)置不同的權(quán)限，可按其權(quán)限進(jìn)行查詢，同時提供多關(guān)鍵字的單一及組合查詢。 為了滿足以上需求，公文管理系統(tǒng)提供發(fā)文管理、收文管理、公文檔案三個模塊，并提供公文管理的相關(guān)輔助功能。 發(fā)文管理通過工作流引擎，利用圖形化方式實現(xiàn)公文的工作流定義工具，完成發(fā)文標(biāo)準(zhǔn)化流程定義，并依據(jù)發(fā)文處理特點定義每一處理節(jié)點所具有的相應(yīng)權(quán)限。如下圖所示：圖標(biāo)準(zhǔn)化公文發(fā)文流程示意圖系統(tǒng)在各個環(huán)節(jié)或崗位的處理規(guī)范和工作標(biāo)準(zhǔn)，如發(fā)文號、主題詞的確定方法、一般情況下由誰成文等。發(fā)文種類、特殊發(fā)文的處理方法，系統(tǒng)都提供特殊處理的模塊供各部門使用。在整個過程中擁有控制權(quán)限的人員能有效地對處于流轉(zhuǎn)中的待批閱文件進(jìn)行監(jiān)控，對公文在流轉(zhuǎn)中所處的位置和批閱狀況一目了然，并根據(jù)流轉(zhuǎn)規(guī)定例如紅頭模板，生成不帶修訂標(biāo)記的正式紅頭文件，是否允許打印、復(fù)制、拷貝等等進(jìn)行建立一系列的權(quán)限控制。n 擬稿填寫密級、急緩、擬稿單位、擬稿人、聯(lián)系電話、文件標(biāo)題、主送、正文、抄送、附件。擬稿人員可方便地引入Word，WPS等字處理對象和其他電子公文。擬稿單位審核：可直接修改正文。擬稿單位領(lǐng)導(dǎo)審批：通過填寫意見功能輸入本人意見，并可直接修改正文。秘書審核：秘書人員對公文進(jìn)行審核，可以對公文進(jìn)行編輯和修改，可以填寫意見，根據(jù)實際情況決定下一步流程。領(lǐng)導(dǎo)審核：領(lǐng)導(dǎo)可以對公文進(jìn)行編輯和修改，可以填寫意見，可以指定會簽單位。n 會簽會簽過程可以是并行，也可以是串行，但是兩種方式不會同時存在。會簽單位領(lǐng)導(dǎo)通過填寫意見功能輸入單位意見。會簽提供三種形方分擔(dān)式n 整理根據(jù)會簽情況提出分批意見，考慮到現(xiàn)階段紙制文件和電子文件并存的情況，領(lǐng)導(dǎo)秘書或者值班秘書可以代替領(lǐng)導(dǎo)輸入審批意見。領(lǐng)導(dǎo)審批：領(lǐng)導(dǎo)審批可以是串行的過程，也可以是并行的過程，但是兩種方式不會同時存在。對于串行過程：可以一次選擇送多個領(lǐng)導(dǎo)，但是領(lǐng)導(dǎo)審批次序按照指定的先后順序進(jìn)行，一次只能有一個領(lǐng)導(dǎo)（當(dāng)前審批人）進(jìn)行批示，其他審批人此時可以閱讀但是不