【正文】 XX科技股份有限公司Oracle實(shí)施采購(gòu)業(yè)務(wù)方案顧問(wèn): 生成日期: 最后修改日期: 控制號(hào): NOROPPO2版本: 2 .0Note: Control Number and Version are marked by a Word Bookmark so that they can be easily reproduced in the header and footer of documents. When you change either of these values, be careful not to accidentally delete the bookmark. You can make bookmarks visible by selecting ToolsOptions…View and checking the Bookmarks option in the Show region.審批:Note: To add additional approval lines, Press [Tab] from the last cell in the table above. 文檔控制修改記錄審查人NamePosition 目錄文檔控制 iii修改記錄 iii審查人 iii公司組織管理 11 采購(gòu)組織管理 4 業(yè)務(wù)部門設(shè)置 4 業(yè)務(wù)人員情況 42 采購(gòu)產(chǎn)品管理 7 采購(gòu)產(chǎn)品 7 采購(gòu)產(chǎn)品編碼 7 采購(gòu)產(chǎn)品分類 7 采購(gòu)產(chǎn)品計(jì)量單位 8 采購(gòu)產(chǎn)品庫(kù)存控制 93 供應(yīng)商管理 114 請(qǐng)購(gòu)管理 14 請(qǐng)購(gòu)流程 145 詢價(jià)及報(bào)價(jià)管理 15 詢價(jià)單 15 報(bào)價(jià)單 166 訂單管理 17 訂單生成 17 訂單內(nèi)容 26 訂單安全性 287 采購(gòu)接收與退貨 30 采購(gòu)接收控制 30 采購(gòu)?fù)素?318 審批管理 33 審批流程 33 審批人員 36 審批權(quán)限 369 采購(gòu)與財(cái)務(wù)接口 38 采購(gòu)和財(cái)務(wù)接口 3838 / 41公司組織管理Oracle 系統(tǒng)采購(gòu)模塊功能概述Oracle采購(gòu)模塊是Oracle分銷系統(tǒng)的主要功能模塊之一，也是控制企業(yè)整個(gè)物流鏈條始端的功能模塊。它主要處理和控制企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)采購(gòu)流程、采購(gòu)物品和供應(yīng)商的有效管理。Oracle 采購(gòu)管理系統(tǒng)主要的功能概述如下：對(duì)請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的監(jiān)測(cè)和控制；記錄并利用詢價(jià)和報(bào)價(jià)信息；對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行有效的管理和評(píng)價(jià)等。Oracle 采購(gòu)模塊功能的主要特性有：業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)集成（資金保留、與應(yīng)付和總帳集成）；利用工作流方式規(guī)范業(yè)務(wù)；強(qiáng)大的審批與權(quán)限控制；多樣化的采購(gòu)模式；靈活的外幣處理；豐富的系統(tǒng)報(bào)表等等。下圖為本解決方案中，XX總部采購(gòu)模塊與其它模塊的關(guān)系：生產(chǎn)基地中采購(gòu)模塊與其他模塊之間的關(guān)系如下圖所示：Oracle 采購(gòu)業(yè)務(wù)解決方案概述針對(duì)XX股份有限公司及其下屬子公司現(xiàn)行的采購(gòu)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，以及未來(lái)對(duì)采購(gòu)管理和控制的需求，采取多個(gè)經(jīng)營(yíng)單位、多個(gè)庫(kù)存組織的方式設(shè)置系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)。XX總部的貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部的銷售合同導(dǎo)入采購(gòu)模塊生成銷售請(qǐng)購(gòu)，銷售請(qǐng)購(gòu)單由采購(gòu)部門自動(dòng)引入，分配給采購(gòu)人員，由采購(gòu)人員制定采購(gòu)訂單，并根據(jù)采購(gòu)訂單審批流程進(jìn)行審批。通過(guò)審批的采購(gòu)訂單打印并下達(dá)供應(yīng)商。供應(yīng)商貨物送達(dá)后，按照采購(gòu)接收流程接收貨物。生產(chǎn)基地年初時(shí)簽訂長(zhǎng)期框架協(xié)議，由采購(gòu)部門為生產(chǎn)基地的生產(chǎn)物料制定一攬子采購(gòu)協(xié)議，提交采購(gòu)部門經(jīng)理審批。辦公用品、低值易耗品的采購(gòu)由財(cái)務(wù)模塊直接錄入發(fā)票處理，不在業(yè)務(wù)模塊中記錄信息。固定資產(chǎn)的請(qǐng)購(gòu)由各部門在系統(tǒng)外填制請(qǐng)購(gòu)單，采購(gòu)部匯總后統(tǒng)一制作采購(gòu)單進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)過(guò)程不在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄和維護(hù)。采購(gòu)產(chǎn)品的分類和編碼與庫(kù)存模塊中的物品分類和編碼保持一致。供應(yīng)商信息的建立和維護(hù)，以及對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估，本方案采用了Oracle系統(tǒng)提供的供應(yīng)商建立、維護(hù)方案，可以有效地保證采購(gòu)業(yè)務(wù)高效進(jìn)行。此外，可以通過(guò)供應(yīng)商服務(wù)、質(zhì)量績(jī)效等報(bào)表對(duì)供應(yīng)商表現(xiàn)進(jìn)行匯總分析；供應(yīng)商信息由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)維護(hù)，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)系統(tǒng)外提供財(cái)務(wù)方面的有關(guān)信息，應(yīng)付模塊與采購(gòu)模塊共享供應(yīng)商信息庫(kù)。針對(duì)每一種具體采購(gòu)單據(jù)（請(qǐng)購(gòu)單、詢價(jià)單、報(bào)價(jià)單、采購(gòu)訂單）設(shè)置訪問(wèn)層次和安全層次，確保只有相關(guān)人員能夠?yàn)g覽采購(gòu)單據(jù)。只有具有特定權(quán)限的人員才能夠修改、取消單據(jù)，保證單據(jù)的安全性。采購(gòu)的會(huì)計(jì)期與總帳相同，本位幣為人民幣。文檔結(jié)構(gòu)本文檔將從以下幾個(gè)方面，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的解決方案進(jìn)行具體闡述：1. 采購(gòu)組織管理2. 采購(gòu)產(chǎn)品管理3. 供應(yīng)商管理4. 請(qǐng)購(gòu)管理5. 詢價(jià)及報(bào)價(jià)管理6. 采購(gòu)訂單管理7. 采購(gòu)接收與退貨8. 采購(gòu)與財(cái)務(wù)接口9. 采購(gòu)訂單的審批相關(guān)文檔本文檔的設(shè)計(jì)基于以下文檔的內(nèi)容：XXOracle實(shí)施采購(gòu)業(yè)務(wù)需求分析XX業(yè)務(wù)流程、操作手冊(cè)1 采購(gòu)組織管理 業(yè)務(wù)部門設(shè)置業(yè)務(wù)需求XX貿(mào)易一部、貿(mào)易二部負(fù)責(zé)輕工、機(jī)械、照明的自營(yíng)和代理貿(mào)易業(yè)務(wù)。下設(shè)采購(gòu)小組、銷售小組分別負(fù)責(zé)自營(yíng)出口業(yè)務(wù)的采購(gòu)與銷售。采購(gòu)部采購(gòu)員負(fù)責(zé)采購(gòu)光電部銷售的產(chǎn)品；專人維護(hù)XX總部與下屬奧德光電、遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)、中山精密的供應(yīng)商信息；制定下屬子公司的長(zhǎng)期框架協(xié)議。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部負(fù)責(zé)原材料的采購(gòu)、儲(chǔ)運(yùn)、庫(kù)存計(jì)劃等。生產(chǎn)部的采購(gòu)經(jīng)辦將負(fù)責(zé)按照總部采購(gòu)部的框架性協(xié)議釋放一攬子協(xié)議的采購(gòu)訂單，或者自行制作不能夠與供應(yīng)商簽定一攬子協(xié)議的零星采購(gòu)申請(qǐng), 創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單。物料入庫(kù)管理等由生產(chǎn)部的庫(kù)存管理員負(fù)責(zé)。經(jīng)BPR討論認(rèn)為，XX與生產(chǎn)基地的固定資產(chǎn)、辦公用品等采購(gòu)無(wú)需在系統(tǒng)進(jìn)行操作，直接在財(cái)務(wù)進(jìn)行處理即可。解決方案Oracle系統(tǒng)可以通過(guò)靈活的責(zé)任、菜單設(shè)置實(shí)現(xiàn)將采購(gòu)功能菜單（詢價(jià)和報(bào)價(jià)、采購(gòu)、接收、供應(yīng)商管理等）分配給采購(gòu)部、貿(mào)易一部與貿(mào)易二部采購(gòu)小組、生產(chǎn)基地的相應(yīng)人員； 通過(guò)預(yù)置文件的設(shè)置，實(shí)現(xiàn)XX總部與生產(chǎn)基地各經(jīng)營(yíng)單位業(yè)務(wù)信息的獨(dú)立與完整。 業(yè)務(wù)人員情況業(yè)務(wù)需求XX貿(mào)易一部、二部各有一名經(jīng)理，采購(gòu)小組業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)為本部門銷售小組采購(gòu)自營(yíng)出口業(yè)務(wù)的輕工、機(jī)械、照明等產(chǎn)品；其他類型的業(yè)務(wù)不實(shí)行購(gòu)銷分離，由各業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)執(zhí)行采購(gòu)與銷售的整個(gè)貿(mào)易過(guò)程。采購(gòu)部設(shè)有采購(gòu)經(jīng)理，下屬采購(gòu)人員負(fù)責(zé)為光電部簽訂采購(gòu)訂單、為生產(chǎn)基地簽訂長(zhǎng)期框架協(xié)議，專人管理供應(yīng)商檔案。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部設(shè)經(jīng)理一名，下屬采購(gòu)經(jīng)辦負(fù)責(zé)發(fā)放一攬子采購(gòu)協(xié)議；或者制作零星物料的采購(gòu)申請(qǐng)，然后創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)訂單等。目前生產(chǎn)基地的采購(gòu)由業(yè)務(wù)員按照產(chǎn)品分類負(fù)責(zé)訂單的制定與跟蹤工作，每類產(chǎn)品由不同的采購(gòu)經(jīng)辦負(fù)責(zé)。遠(yuǎn)達(dá)光學(xué)有4名采購(gòu)經(jīng)辦，分別負(fù)責(zé)金工結(jié)構(gòu)、光學(xué)、包裝材料、橡膠件等的采購(gòu)。奧德光電有4－5名，2名負(fù)責(zé)金工件采購(gòu)、1名負(fù)責(zé)包裝材料與輔料采購(gòu)、1名負(fù)責(zé)光學(xué)件（包括光學(xué)毛坯、光學(xué)成品等）的采購(gòu)。解決方案以上需求在系統(tǒng)中通過(guò)以下幾個(gè)方面的方案實(shí)現(xiàn)：q 職位q 采購(gòu)員q 采購(gòu)員與采購(gòu)物品的關(guān)系職位Oracle系統(tǒng)可以靈活地設(shè)置公司員工職位，并與每一位員工進(jìn)行關(guān)聯(lián)。具體如下：1. 設(shè)置職位關(guān)鍵彈性域：由于XX與北方工業(yè)的4家子公司共用一套系統(tǒng)，彈性域的設(shè)置在所有經(jīng)營(yíng)單位之間是共享的。因此XX的職位彈性域?qū)⒂靡欢?，在名稱中區(qū)分不同的經(jīng)營(yíng)單位。具體如下：XX：根據(jù)BPR設(shè)計(jì)的崗位職責(zé)，與采購(gòu)相關(guān)的職位如下：采購(gòu)部經(jīng)理采購(gòu)部業(yè)務(wù)員光電部經(jīng)理光電部業(yè)務(wù)員貿(mào)易一部經(jīng)理貿(mào)易一部銷售業(yè)務(wù)員貿(mào)易一部采購(gòu)業(yè)務(wù)員貿(mào)易二部經(jīng)理貿(mào)易二部銷售業(yè)務(wù)員貿(mào)易二部采購(gòu)業(yè)務(wù)員財(cái)務(wù)部經(jīng)理副總總經(jīng)理生產(chǎn)基地：以下是部分采購(gòu)業(yè)務(wù)相關(guān)職位列表：生產(chǎn)部經(jīng)理生產(chǎn)部采購(gòu)經(jīng)辦生產(chǎn)部計(jì)劃員生產(chǎn)部倉(cāng)庫(kù)管理經(jīng)辦2. 采購(gòu)員設(shè)定在采購(gòu)員定義窗口中定義采購(gòu)員。3. 采購(gòu)員與物品的關(guān)聯(lián)在物品定義中指定每一物品的缺省對(duì)應(yīng)采購(gòu)員，在請(qǐng)購(gòu)單中系統(tǒng)將自動(dòng)選取該物品對(duì)應(yīng)的采購(gòu)員，錄入人員可以改選其他的采購(gòu)員。2 采購(gòu)產(chǎn)品管理 采購(gòu)產(chǎn)品業(yè)務(wù)需求XX公司主要采購(gòu)光電、