【正文】 行政管理制度 1 序 阿爾創(chuàng)行政管理制度，規(guī)范了阿爾創(chuàng)公司主要行政工作開(kāi)展的基本方法和要求，為各項(xiàng)工作的操作和實(shí)施提供行為準(zhǔn)則，以求減少在管理中的矛盾，保障整個(gè)行政管理工作能優(yōu)質(zhì)高效、正常有序的開(kāi)展。 本行政管理制度的最終解釋權(quán)歸屬行政人事部。 一、 辦公室紀(jì)律 目的 規(guī)范辦公室的工作秩序，樹(shù)立公司辦公形象，維持良好的辦公氣氛。 執(zhí)行范圍 全體公司員工 規(guī)定與紀(jì)律 準(zhǔn)時(shí)上班、下班后無(wú)急需或必須完成的工作應(yīng)按時(shí)離開(kāi)辦公室。 上班著裝整齊、儀表整潔。男職員不得留長(zhǎng)指甲、長(zhǎng)頭發(fā)。 工作時(shí)間內(nèi) 一律佩帶員工卡。位置：懸掛前胸。 公共辦公區(qū)、會(huì)議室、會(huì)客室內(nèi)不能吸煙。自備水杯。 保持個(gè)人工作區(qū)域的衛(wèi)生整潔，愛(ài)護(hù)公共衛(wèi)生。剩飯盒及易發(fā)臭的垃圾自覺(jué)丟到寫(xiě)字樓的大垃圾筒內(nèi)。 辦公室內(nèi)不得大聲喧嘩，不得串崗，不帶與公務(wù)無(wú)關(guān)人員進(jìn)入工作場(chǎng)所。 不利用上班時(shí)間做工作以外的事情，特別是登陸無(wú)關(guān)的網(wǎng)站、下載無(wú)關(guān)的資料。 愛(ài)護(hù)公物，不能擅自挪動(dòng)、私用、外借公司辦公設(shè)備，節(jié)約使用公司資源。 下班前要整理放好各種文件，關(guān)閉電腦及其它用電器電源，做好防盜、防火工作。 文明辦公、團(tuán) 結(jié)互助、以禮相待。對(duì)違反公司規(guī)定的行為大膽指正，維護(hù)公司良好的辦公氣氛。 違規(guī)處理 違反 點(diǎn)被查上班時(shí)間 3 次 /月未佩帶員工卡者，罰款 200 元，其余視情節(jié)輕重，給予“書(shū)面警告”及以下的行政處分。 行政管理制度 2 二、內(nèi)部行文規(guī)定 目的 使公司辦公文書(shū)規(guī)范化，強(qiáng)化部門(mén)之間、上下級(jí)之間、公司與員工之間的聯(lián)系，減少工作糾紛，為指令的傳達(dá)、需求的溝通提供順暢的渠道。 執(zhí)行范圍：各級(jí)行政領(lǐng)導(dǎo)及全體員工 規(guī)定與要求 : 文書(shū)的種類及意義 決定或通報(bào) 由公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)或是由行政人事部代表 公司向全體員工發(fā)布的重要事項(xiàng)、獎(jiǎng)懲、任免決定及紀(jì)律規(guī)定等具有強(qiáng)制性質(zhì)的指令。各代表處、各部門(mén)有同類的文書(shū)發(fā)布，需經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批手續(xù)后，由行政人事部統(tǒng)一頒發(fā)。 通知或通告 適用于公司、代表處及部門(mén)對(duì)所屬員工以書(shū)面形式傳達(dá)工作信息、行為規(guī)范及計(jì)劃要求等。 報(bào)告 適用于向上一級(jí)匯報(bào)工作，反映情況、意見(jiàn)，答復(fù)上級(jí)的詢問(wèn)等。報(bào)告是下級(jí)向上級(jí)的信息表達(dá)，上一級(jí)可或不作出答復(fù)。 請(qǐng)示 適用于向上一級(jí)請(qǐng)求批示、批復(fù)。上一級(jí)必需對(duì)請(qǐng)示作出答復(fù)。 內(nèi)部聯(lián)絡(luò)書(shū) 是無(wú)直接從屬關(guān)系員工 之間的來(lái)往、溝通及平行部門(mén)之間的工作聯(lián)系。 會(huì)議紀(jì)要 適用于公司、辦事處、各部門(mén)的各類行政會(huì)議、業(yè)務(wù)會(huì)議、技術(shù)專題會(huì)議等的記載，用以傳達(dá)會(huì)議情況和議定的事項(xiàng)，檢查下步工作的完成情況。 其它形式的行文 包括有董事會(huì)決議、經(jīng)營(yíng)決策報(bào)告等公司一級(jí)內(nèi)部機(jī)要文件及各部門(mén)的各種報(bào) 表及單據(jù)。這些“內(nèi)部資料”是指導(dǎo)企業(yè)發(fā)展，規(guī)范企業(yè)行為，整理匯總、分析比較企業(yè)運(yùn)作的結(jié)果。 行政管理制度 3 行文規(guī)則 行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。 行文關(guān)系要根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍來(lái)確定，一般不能越級(jí) 請(qǐng)示和報(bào)告。 “請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事，一般只有一個(gè)主送對(duì)象，其它應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不能抄送發(fā)文其下級(jí)的部門(mén)或人員 “報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。 任何行文的發(fā)出，都要經(jīng)過(guò)出文單位的責(zé)任領(lǐng)導(dǎo)審核、同意簽名才能發(fā)出。決定、通報(bào)、各種規(guī)章制度、工作流程應(yīng)有公司總裁的同意簽名或由公司總裁授權(quán)的職能部門(mén)負(fù)責(zé)人同意簽名才能發(fā)出。會(huì)議紀(jì)要需會(huì)議主持人 /召集人簽名確認(rèn)才能發(fā)出。 行文編號(hào)及保密等級(jí) 行文編號(hào) 編號(hào)管理歸屬 任何行文都應(yīng)有行文編號(hào)。以公司名義發(fā) 出的行文應(yīng)到行政人事部職責(zé)人員處領(lǐng)取編號(hào)，以辦事處、聯(lián)絡(luò)處名義發(fā)出的行文，應(yīng)到辦事處、聯(lián)絡(luò)處的行政人事管理人員處領(lǐng)取編號(hào)。以部門(mén)名義或個(gè)人名義發(fā)出的行文，在所屬部門(mén)指定的職責(zé)人員處領(lǐng)取編號(hào)。 編號(hào)制定原則 公司、辦事處行文編號(hào)由四部分組成 英文（中）縮寫(xiě)代碼 +[年份 ]+文書(shū)類別縮寫(xiě) +三位遞進(jìn)數(shù)字序號(hào) 英文（中）縮寫(xiě)代碼： AL 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司 GZAL 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司本部 BJAL 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司北京辦事處 SHAL 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司上海辦事處 董 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司董事會(huì) 文書(shū)類別縮寫(xiě)： 決 代表 決定 通 代表 通報(bào) 行政管理制度 4 知 代表 通知 告 代表 通告 紀(jì) 代表 會(huì)議紀(jì)要 規(guī) 代表 規(guī)章制度類 年份： [20xx] 代表 20xx 年 [20xx] 代表 20xx 年 數(shù)字序號(hào)： 每年 1 月 1 日開(kāi)始從 001 遞增編號(hào) 舉例 1： 20xx 年北京辦事處行文發(fā)出的第 3 號(hào)通報(bào)編號(hào)為： BJAL[20xx]通 003 號(hào) 舉例 2： 20xx 年財(cái)務(wù)部重新修訂了崗位職責(zé)， 因在這之前，行政人事部和商務(wù)部已發(fā)出過(guò)此類文件，則其出文編號(hào)為： AL[20xx]規(guī) 003 號(hào) 部門(mén)、聯(lián)絡(luò)處行文編號(hào)由五部份組成 [年份 ]+地區(qū)（縮寫(xiě)代碼）＋部門(mén)（英文縮寫(xiě)代碼）＋文書(shū)類別縮寫(xiě)＋三位遞進(jìn)數(shù)字序號(hào) 年份： [20xx] 代表 20xx 年 [20xx] 代表 20xx 年 地區(qū)縮寫(xiě)代碼： 粵 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司本部 京 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司北京辦事處 滬 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司上海辦事處 深 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司深圳聯(lián)絡(luò)處 汕 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司汕頭聯(lián)絡(luò)處 南 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司南京辦事處 津 代表 阿爾創(chuàng)（廣州）信息技術(shù)有限公司天津聯(lián)絡(luò)處 行政管理制度 5 部門(mén)英文縮寫(xiě)代碼： TS 代表 通信系統(tǒng)事業(yè)部項(xiàng)目部 SD 代表 通信系統(tǒng)事業(yè)部營(yíng)銷部 IT 代表 信息系統(tǒng)部 DB 代表 軟件開(kāi)發(fā)中心 SA 代表 商務(wù)部 F 代表 財(cái)務(wù)部 AP 代表 行政人事部 P 代表 產(chǎn)品與技術(shù)發(fā)展中心 PM 代表 市場(chǎng)部 文書(shū)類別縮寫(xiě)： 知 代表 通知 告 代表 通告 報(bào) 代表 報(bào)告 請(qǐng) 代表 請(qǐng)示 聯(lián) 代 表 內(nèi)部聯(lián)絡(luò)書(shū) 紀(jì) 代表 會(huì)議紀(jì)要 數(shù)字序號(hào)： 每年 1 月 1 日開(kāi)始從 001 遞增編號(hào) 舉例 1： 20xx 年上海商務(wù)人員行文發(fā)出的第 2 號(hào)工作請(qǐng)示編號(hào)為： [20xx]滬 SA 請(qǐng) 002 號(hào) 舉例 2： 20xx 年深圳聯(lián)絡(luò)處項(xiàng)目技術(shù)人員行文發(fā)出的第 9 號(hào)內(nèi)部聯(lián)絡(luò)書(shū)的行文編號(hào)為： [20xx]深 TS 聯(lián) 009 號(hào) 保密等級(jí) 公司文件的保密等級(jí)界定為三個(gè)檔次，即“絕密”、“機(jī)密”、“一般”，并同時(shí)按下面二個(gè)原則由行文部門(mén)去權(quán)衡、確認(rèn)文件的保密等級(jí)。 根據(jù)文件可讀人員的行政職務(wù)去劃分，如全體員工內(nèi)部可讀文件 的保 行政管理制度 6 密等級(jí)應(yīng)為“一般”；主管或以上人員可讀文件的保密等級(jí)可定為“機(jī)密”；董事會(huì)人員及確認(rèn)的有關(guān)職能人員可讀文件的保密等級(jí)為“絕密”。 根據(jù)文件的性質(zhì)、內(nèi)容去劃分。如董事會(huì)決議、工資與分配方面的文件、有關(guān)公司經(jīng)營(yíng)決策的文件、財(cái)務(wù)分析報(bào)告，供應(yīng)商、客戶信息資料等的有關(guān)保密文件應(yīng)列為“絕密”，而對(duì)于通知、通告、通報(bào)、規(guī)章制度、崗位職責(zé)、工作流程 等可列為“一般”，界于這兩者之間的行文可考慮為“機(jī)密”；對(duì)沒(méi)有作出行文保密等級(jí)界定的文件一律視為保密等級(jí)為“一般”。 行文基本格式 （見(jiàn)附 件） 通知行文參照本 報(bào)告行文參照本 請(qǐng)示行文參照本 內(nèi)部聯(lián)絡(luò)書(shū)行文參照本 發(fā)文及管理 文件的分發(fā)應(yīng)由文件編號(hào)管理部門(mén)或文件的起草人進(jìn)行。除了通知、通告等面向全體員工的文件外，一切分發(fā)到部門(mén)、個(gè)人手上的文件都應(yīng)在歸檔的正本上簽收。 因發(fā)文的需要可制作文件文本多份，其中批復(fù)或有簽收的正本原件為歸檔文件。 公司、代表處、聯(lián)絡(luò)處、各部門(mén)根據(jù)工作的需要設(shè)立檔案、資料管理人員負(fù)責(zé)文號(hào)的編發(fā)及文件的分類歸檔。 歸檔的文件資料，管理人員應(yīng)進(jìn)行 歸檔登記，并建立借閱、查找登記手續(xù)。 每年的二月份，各部門(mén)根據(jù)公司文檔管理的要求，將本規(guī)定所屬的文件資料整理移交給公司、代表處文檔管理人員。屬于“絕密”的文件應(yīng)用大號(hào)信封封好，并在信封面注明文件編號(hào)，保密等級(jí)及文件名。 對(duì)于歸入公司、辦事處檔案室的文件，根據(jù)公司有關(guān)文檔管理的規(guī)定進(jìn)行保存、查閱及管理。 行政管理制度 7 違規(guī)處理 違反本規(guī)定的內(nèi)部行文視為無(wú)效行文，收文單位或個(gè)人應(yīng)拒絕簽收， 退回發(fā)文部門(mén)重新行文。 附件： 通知行文參照本 報(bào)告行文參照本 請(qǐng)示行文參照 本 內(nèi)部聯(lián)絡(luò)書(shū)行文參照本 行政管理制度 8 附件 1 關(guān)于對(duì)通知 編號(hào)： [20xx]粵 AP 知（ 005）號(hào) （正文內(nèi)容） 行政人事部（出文部門(mén)或人員） 20xx 年月日（出文日期） 同意 （出文部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核同意簽名） 行政管理制度 9 附件 2 關(guān)于工