檔案整理技能訓(xùn)練ppt課件(已修改)
2025-05-16 02:31 本頁面
【正文】 檔案管理技能訓(xùn)練 第 3章 檔案整理技能訓(xùn)練 第 3章 檔案整理技能訓(xùn)練 ? 學(xué)習(xí)任務(wù)和目標(biāo) （ 1） 通過以 “ 件 ” 為單位和以 “ 卷 ” 為單位整理檔案 ，了解歸檔制度的變化 ， 掌握檔案整理的流程 、 工作內(nèi)容 ，提高學(xué)生檔案整理技能和適應(yīng)檔案管理新要求的能力 。 （ 2） 通過擬寫立卷說明 ， 提高學(xué)生語言表達(dá)能力 、 檔案管理文字資料撰寫能力 。 （ 3） 用 “ 整理的最終成果 ” 的形式 ， 幫助學(xué)生掌握檔案整理的全局性概念 —— 全宗 。 ? 內(nèi)容概述 整理包括內(nèi)容整理和實體整理 。 內(nèi)容整理是指對文件或檔案內(nèi)容的真?zhèn)芜M(jìn)行鑒別考證等 。 實體整理是將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案進(jìn)行分類 、 組合 、 排列 、 編目等 ， 有以 “ 件 ” 為單位整理和以 “ 卷 ” 為單位整理之分 。 以 “ 件 ” 為單位整理檔案是本章技能訓(xùn)練重點 。 第 3章 檔案整理技能訓(xùn)練 做好整理準(zhǔn)備工作 按“件”整理檔案 按“卷”整理檔案 編寫立卷說明 檔案整理 做好整理準(zhǔn)備工作 內(nèi)容整理： 鑒別內(nèi)容真?zhèn)?，考證內(nèi)容客觀性，編纂出 版檔案史料等活動。 實體整理： 將零散的檔案，進(jìn)行 分類、組合、排列、 編目 ，使之成為有序的整體。 機(jī)關(guān)檔案的整理 內(nèi)容： 平時文件歸檔、文件組卷、案卷排列、案卷目錄編制、檔號編寫、局部調(diào)整等。 責(zé)任人： 文件處理部門或業(yè)務(wù)部門與檔案室共同完成；檔案室也收集零散文件并進(jìn)行全過程整理。 檔案館的檔案整理 系統(tǒng)排列和編目 檔案館接收機(jī)關(guān)檔案室移交的案卷后，進(jìn)一步系統(tǒng)整理。 局部調(diào)整 對不符合要求檔案進(jìn)一步加工以提高質(zhì)量；檔案保存時間較長，自身或檔案整理體系發(fā)生變化，也要整理。 全過程整理 收集零散的文件、館藏體系遭到嚴(yán)重破壞，需要對檔案進(jìn)行 全過程 的整理工作。 全過程包括： 區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、案卷排列、編定檔號、編制案卷目錄等 。 整理工作的意義 ? 是整個檔案管理工作的基礎(chǔ)。 收集 —— 整理 —— 利用 ? 是發(fā)揮檔案效用的前提條件。 ? 是檢查收集工作質(zhì)量的依據(jù)。 ? 是管理 科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化 基礎(chǔ)。 檔案整理三原則 必須保持文件之間有機(jī)的歷史聯(lián)系 來源聯(lián)系 時間聯(lián)系 內(nèi)容聯(lián)系 形式聯(lián)系 應(yīng)當(dāng)充分利用原有的整理基礎(chǔ) 必須便于保管和利用 檔案整理兩種方法 以 案卷 為單位整理。（傳統(tǒng)方法） 案卷 是一組有密切聯(lián)系文件的組合體。 立卷 是一個分類、組合、編目的過程。 以 件 為單位整理。（現(xiàn)代方法） 文件整理歸檔操作流程 收集 確定 “ 件 ” 文件裝訂 文件分類 文件排列 編制歸檔號 編目 裝盒 檔案排架 全宗概念 全宗是一個獨立的機(jī)關(guān)、組織或個人在社會活 動中形成的檔案有機(jī)整體。區(qū)分全宗是整理工作 的第一步。 全宗是一個有機(jī)整體，具有 不可分割性 。 同一全宗不能分散，不同全宗不能混雜。 全宗是在一定歷史活動中形成的，具有 客觀性 。 整體性由內(nèi)部歷史聯(lián)系決定而非人為。 全宗是以社會單位為基礎(chǔ)構(gòu)成的，具有 穩(wěn)定性 。 以機(jī)關(guān)、組織和個人作為單位構(gòu)成，時空范圍確定。 全宗構(gòu)成者條件 A、可以獨立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對外行文； B、設(shè)有會計單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財務(wù)計劃； C、設(shè)有管理人事機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。 人物全宗 著名人物一生社會活動中形成的檔案整體。 公務(wù)形成的文件，原件放入單位全宗，復(fù)印件或附件歸入個人全宗；非公務(wù)中形成的文件，原件應(yīng)歸入個人全宗。 一個人一生無論身分、政治立場如何變化，只構(gòu)成一個全宗。 全宗的補(bǔ)充形式 （一）聯(lián)合全宗 ：兩個或幾個關(guān)系密切單位形成的檔案整體。 密切繼承關(guān)系的機(jī)關(guān)，文件彼此
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