【正文】 金色假日酒店辦公室管理制度 金色假日酒店是由金三元新世紀(jì)投資有限公司開發(fā)，并特聘請建國國際管理公司所管理，是具有國際性的四星級(jí)酒店，可接待不同國籍不同層次的客人。 　周邊環(huán)境優(yōu)美，空氣清新，室內(nèi)設(shè)備設(shè)施先進(jìn)完善，是理想的旅游會(huì)議、休閑度假基地。，綠化率40%，車位總數(shù)60個(gè)。 　酒店擁有416間設(shè)備設(shè)施完善的標(biāo)準(zhǔn)間、套間、豪華套間等各式客房?？头咳堪凑账男羌?jí)標(biāo)準(zhǔn)裝修，具有國內(nèi)、國際直播電話、語音信箱、迷你冰箱、衛(wèi)星電視和閉路電視演播系統(tǒng)，寬帶接入等客房配套設(shè)施，24小時(shí)提供中西餐的送餐服務(wù)，為您提供無限便利。房間內(nèi)配套的客用品均按五星級(jí)酒店標(biāo)準(zhǔn)配備，高檔、優(yōu)質(zhì)。 　金色假日酒店經(jīng)營理念：　　吸納世界酒店業(yè)先進(jìn)管理精髓，融合東方文化特色，　　堅(jiān)持以人為本、誠信求實(shí)、開拓創(chuàng)新的經(jīng)營理念，　　打造精品商務(wù)酒店品牌。 辦公室主任崗位職責(zé)辦公規(guī)范管理制度電話接聽規(guī)范制度特殊來電處理制度打電話規(guī)范管理制度來賓接待制度辦公區(qū)管理制度節(jié)假日值班管理制度會(huì)議室、接待室使用管理制度會(huì)議準(zhǔn)備制度1會(huì)議記錄管理制度1會(huì)議工作人員服務(wù)制度1會(huì)議紀(jì)要管理制度1辦公設(shè)備管理制度1印章管理制度1公文收發(fā)管理制度1文件復(fù)印管理制度1檔案管理制度1文件借閱管理制度文件保管制度2司機(jī)管理制度2司機(jī)交通事故處理制度2車輛衛(wèi)生管理制度2車輛維修保養(yǎng)制度2公務(wù)用車管理制度2辦公用品發(fā)放管理制度2辦公區(qū)儀容儀表管理制度辦公室管理制度辦公室主任崗位職責(zé)協(xié)助辦公室總經(jīng)理做好酒店日常行政事務(wù)管理工作，對酒店總經(jīng)理負(fù)責(zé)；協(xié)助酒店總經(jīng)理制定酒店經(jīng)營計(jì)劃、經(jīng)營方針、政策，并嚴(yán)格履行監(jiān)督、催辦、落實(shí)之責(zé)；監(jiān)督檢查酒店會(huì)議、會(huì)議紀(jì)要及下發(fā)的文件落實(shí)情況，并根據(jù)具體情況下發(fā)《催辦通知書》，履行催辦職責(zé)；代表總經(jīng)理協(xié)調(diào)各部門之間工作關(guān)系，及時(shí)調(diào)和部門之間不和諧因素，建立適應(yīng)經(jīng)營需要的營業(yè)系統(tǒng)；根據(jù)酒店總經(jīng)理和酒店經(jīng)營需要，具體組織和安排酒店及部門級(jí)會(huì)議，發(fā)放會(huì)議通知單；具體負(fù)責(zé)酒店及部門級(jí)會(huì)議記錄，并根據(jù)會(huì)議記錄內(nèi)容，及時(shí)整理《會(huì)議紀(jì)要》，交總經(jīng)理審閱后下發(fā)有關(guān)部門；負(fù)責(zé)和組織酒店日常工作報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、請示、通知、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要等各種文件的起草、審核、打印、收發(fā)及存檔保管等工作；協(xié)助酒店總經(jīng)理及各部門經(jīng)理起草、制定酒店有關(guān)經(jīng)營管理規(guī)章制度，并履行監(jiān)督職責(zé)；負(fù)責(zé)辦公室所轄車輛及司機(jī)日常工作管理，并根據(jù)酒店具體情況，制定相應(yīng)車輛及司機(jī)管理辦法；根據(jù)財(cái)務(wù)部相關(guān)費(fèi)用支出規(guī)定，負(fù)責(zé)審核、監(jiān)督職能部門日常辦公費(fèi)用支出、報(bào)銷工作；1負(fù)責(zé)酒店?duì)I業(yè)、稅務(wù)、車輛等各種證照申請、注冊、年檢、更換手續(xù)辦理工作；1負(fù)責(zé)酒店辦公家具、電話、傳真、電腦、復(fù)印等設(shè)備使用、安裝、管理和調(diào)配工作；1協(xié)助酒店總經(jīng)理做好對當(dāng)?shù)卣嘘P(guān)行政管理部門聯(lián)絡(luò)及公關(guān)協(xié)調(diào)工作，使酒店保持暢通的外界渠道；1代表酒店參加當(dāng)?shù)卣嘘P(guān)行政管理部門召開的各種會(huì)議，并及時(shí)向總經(jīng)理匯報(bào)、落實(shí)有關(guān)會(huì)議精神；1對酒店總經(jīng)理辦公室日常來訪、來電、來文等事務(wù)及總經(jīng)理辦公室內(nèi)勤工作進(jìn)行管理；1完成酒店總經(jīng)理交辦的其它工作。辦公規(guī)范管理制度酒店所有工作人員必須按規(guī)定佩帶工作牌或胸卡；按酒店職員著裝規(guī)定，男性職員穿黑色或藍(lán)色西裝，女性職員穿黑色或藍(lán)色裙裝；辦公區(qū)桌椅擺放規(guī)范 （1）辦公桌面除辦公用品、用具、電腦、電話以外，不得擺放其它物品； （2）邊桌除文件盒、電腦外無其它物品； （3）電腦放在邊桌上，主機(jī)放在邊桌下部右側(cè)； （4）推柜放在邊桌底部左側(cè)，柜面面向辦公椅方向。語言規(guī)范 （1）日常用語：您好，歡迎光臨，早、晚上好，再見，請問，請關(guān)照，謝謝； （2）電話用語：您好，辦公室（部），請問，麻煩您，謝謝，再見； （3）接待用語：您好，您有事嗎？您稍等，您請坐，請喝水，我通報(bào)一下，對不起，請您登記，謝謝。行為規(guī)范 （1）工作時(shí)間不得串崗，影響他人工作； （2）在工作時(shí)間不得做與工作無關(guān)的事務(wù)； （3）不得在辦公區(qū)內(nèi)整理儀容儀表； （4）不得隨意在辦公區(qū)內(nèi)會(huì)客，以免影響他人工作；（5）工作時(shí)間不得接待個(gè)人來訪；（6）在會(huì)客室接待公事來訪，必須事先請示，批準(zhǔn)后方可在接待室接待來賓；（7）不得利用辦公電腦上網(wǎng)聊天；（8）不得在辦公時(shí)間撥打私人電話；（9）不得私自復(fù)印酒店或其它部門文件；（10）部門經(jīng)理批準(zhǔn)后方可外出辦理公務(wù)；（11）不得私拿用公用物品或送人。接聽電話規(guī)范管理制度辦公室人員一定要留守電話，有事離開時(shí)，應(yīng)委托他人看守或待接電話，不得空崗；聽見鈴聲應(yīng)即刻接聽電話，在工作較忙情況下，電話鈴聲三聲，必須接聽電話；接聽電話前要發(fā)自內(nèi)心的笑一笑，將自身情緒調(diào)整到最佳狀態(tài)，讓來電方感到親切；如果正在處理事情，或者正在接聽電話，也要立即接聽打進(jìn)的電話，告訴對方稍后片刻，或記下對方電話號(hào)碼，稍后回電；如果因?yàn)楣ぷ鬏^忙而稍微遲緩接聽來電，因該向?qū)Ψ奖硎厩敢?，說聲“讓您久等了”：接聽電話時(shí)，要主動(dòng)自報(bào)酒店名稱、部門或個(gè)人姓名，讓來電方確認(rèn)是否打錯(cuò)電話或找對人；對方要找的人不在時(shí)，仔細(xì)詢問對方，是否希望留言或轉(zhuǎn)告，切勿立即掛斷電話，讓對方感覺沒有禮貌、修養(yǎng)；在聽不清對方講話時(shí)，切忌“喂喂”或大聲叫嚷，應(yīng)該客氣地請對方重復(fù)一遍，予以確認(rèn)；如果來電突然中斷，應(yīng)立即掛上，等候?qū)Ψ街負(fù)茈娫挘娫捴匦陆油ê笠鲃?dòng)表示歉意，同時(shí)說明通話中斷的可能原因；與來電方通話完畢時(shí)，根據(jù)具體情況，向?qū)Ψ奖硎靖兄x，等對方先掛斷電話后，再輕輕放下話筒；1電話機(jī)邊要備有《電話記錄本.》和記錄用筆，隨時(shí)記錄來電著姓名、電話號(hào)碼和來電要點(diǎn)，并向?qū)Ψ綇?fù)述一遍，避免出現(xiàn)記錄錯(cuò)誤。附：電話記錄表樣本電話留言條樣本電話記錄表來電人單位 來電人姓名 來電人電話號(hào)碼 來電時(shí)間 來電內(nèi)容 記錄人姓名 年 月 日電話留言條 先生（女士）：今接到給您的來電，具體內(nèi)容如下：來電人姓名： 電話號(hào)碼： 來電人單位： 來電時(shí)間： 月 日（星期） 時(shí) 分 具體事項(xiàng)：口請您回電話