【正文】 版本：A行政辦公規(guī)范管理制度(編號(hào):QTXZWJ2004002)目 錄（1） 第一章 員工工裝及辦公儀表規(guī)定 …………（34）（2） 第二章 員工禮儀及相關(guān)規(guī)范 …………（56）（3） 第三章 卡座區(qū)規(guī)范 …………（77）（4） 第四章 語(yǔ)言規(guī)范 …………（88）（5） 第五章 嚴(yán)禁事項(xiàng)及行政辦公要求 …………（99）（6） 第六章 公文管理制度 …………（1012）（7） 第七章 印章管理制度 …………（1314）（8） 第八章 辦公物品管理制度 …………（1516）(9) 第九章 會(huì)議管理制度 ………… （1718）(10)第十章 保安及保潔管理制度 …………（1921）(11)第十一章 安全生產(chǎn)及消防管理制度 …………（2224）(12)第十二章 保密管理制度 …………（2527）(13)第十三章 車(chē)輛管理制度 …………（2831）(14)第十四章 文件管理與控制制度 …………（3233）(15)第十五章 相關(guān)表格 …………（3445）行政辦公規(guī)范管理制度概述：是對(duì)企業(yè)行政辦公所涉及的員工辦公儀表、工裝管理、辦公區(qū)整理、辦公語(yǔ)言和行為等基礎(chǔ)性事項(xiàng)進(jìn)行綜合管理的制度。它是行政辦公人員必須遵守的基本守則之一；設(shè)計(jì)依據(jù)：（1）體現(xiàn)統(tǒng)一的辦公作風(fēng)；（2）體現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)霓k公紀(jì)律；（3）體現(xiàn)全員服務(wù)的協(xié)作意識(shí)；（4）體現(xiàn)朝氣蓬勃精神面貌；第一章 員工工裝及辦公儀表規(guī)定第一條 工牌（1）上班時(shí)間員工統(tǒng)一佩戴工作牌上崗；（2）工作牌統(tǒng)一佩戴在胸前并正面朝外；※第二條 工裝：（1）生產(chǎn)區(qū)域的工作人員，必須著工裝工作，辦公區(qū)人員作便裝。（2）工裝分春、秋工裝各一套；（3）凡進(jìn)入生產(chǎn)區(qū)域的其它人員，著備用工裝；（4）備用工裝放置于生產(chǎn)區(qū)入口的掛衣柜里；（5）員工工裝由部門(mén)負(fù)責(zé)人向行政部申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部領(lǐng)??；（6）員工負(fù)責(zé)定時(shí)自行清洗整燙工作服，工裝要保持整潔和完好無(wú)損，如有破損或丟失，自行購(gòu)買(mǎi)同一品質(zhì)、款式、顏色、質(zhì)地的工裝或本人出資由行政部組織購(gòu)買(mǎi)；（7）不得在工作時(shí)間外穿著工裝（具體情況可另定）；（8）工裝費(fèi)用由公司承擔(dān)，員工在離職時(shí)：① 員工自收到工裝后，在本公司工作一到三個(gè)月的承擔(dān)工裝費(fèi)用的100%，工裝歸員工所有；② 員工自收到工裝后，在本公司工作三個(gè)月到六個(gè)月的承擔(dān)工裝費(fèi)用的50%，工裝歸員工所有；③員工自收到工裝后，在本公司工作六個(gè)月到一年的承擔(dān)工裝費(fèi)用的20%，工裝歸員工所有；④員工自收到工裝后，在本公司工作一以上年的，工裝歸員工所有；第三條 儀表——端莊、整潔（1）頭發(fā)：——員工頭發(fā)要經(jīng)常清洗，保持清潔，男性員工頭發(fā)不宜太長(zhǎng)；（2）指甲：——指甲不能太長(zhǎng)，應(yīng)經(jīng)常注意修剪。女性員工涂指甲油要盡量淡色，不宜戴假甲；（3）胡子——不留胡須，應(yīng)經(jīng)常修剪；（4）口腔——保持清潔，上班前不能喝酒或吃有異味食品；（5）面部——女性員工化妝應(yīng)給人清潔健康的印象，不能濃妝艷抹，（不宜用香味濃烈的香水），男性職員應(yīng)保持面部清潔；（6）服飾——清潔、方便a 男性職員——在工作場(chǎng)所必須著西裝，打領(lǐng)帶；①襯衫：顏色白、灰、淡藍(lán)為主——襯衫的領(lǐng)子與袖口不得污穢；②領(lǐng)帶：注意與西裝、襯衫顏色相配，原則上以黃、紅、蘭為主調(diào)；※領(lǐng)帶不得骯臟、破損或歪斜松馳；b 女性員工※在工作場(chǎng)所著職業(yè)裝（顏色以深色為主）不追求華麗；（7）員工工作時(shí)不得穿大衣或過(guò)分臃腫的服裝；（8）鞋子應(yīng)保持清潔（以黑色為主），如有破損應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)；第四條 姿勢(shì)和動(dòng)作——保持優(yōu)雅（1）站姿——兩腳腳跟著地，腳尖離開(kāi)約45度；腰背挺直，胸膛自然，頸脖伸直，頭微向下，使人看清你的面孔；兩臂自然下垂，不聳肩，身體重心在兩腳中間。在會(huì)見(jiàn)客戶或出席儀式時(shí)的站立場(chǎng)合，或在長(zhǎng)輩、上級(jí)面前，不得把手交叉抱在胸前；（2）坐姿——坐下后，應(yīng)盡量坐端正，把雙腿平行放好；不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯視前方；※要移動(dòng)椅子的位置時(shí)，應(yīng)先把椅子放在應(yīng)放的地方，然后再坐；（3）走姿——①挺胸、收腹、沉肩、雙臂自然擺動(dòng)；②步伐穩(wěn)健、輕盈、不漫步、不跨步、不跑步；第二章員工禮儀及相關(guān)規(guī)范一、 公司內(nèi)與同事相遇應(yīng)相互點(diǎn)頭行禮表示致意；二、 握手時(shí)的禮儀：（1）目視對(duì)方眼睛；（2）握手時(shí)脊背要挺直，不彎腰低頭；（3）要大方熱情，不卑不亢；（4）伸手時(shí)同性間應(yīng)先向地位低或年紀(jì)輕的；（5）異性間女性應(yīng)先向男性伸手；三、 出入房間的禮貌：（1）進(jìn)入房間，要先輕輕敲門(mén)，聽(tīng)到應(yīng)答再進(jìn)；（2）進(jìn)入后，回手關(guān)門(mén)，不能大力，粗暴；（3）進(jìn)入房間后，如對(duì)方正在講話，要稍等靜候，不要中途插話；（4）如有急事要打斷說(shuō)話，也要看住機(jī)會(huì)。而且要說(shuō)：“對(duì)不起，打斷您們的談話”；四、 遞交物件時(shí)（1）如遞文件等，要把正面、文字朝著對(duì)方的方向遞上去；（2）如是鋼筆，要把筆尖向自己，使對(duì)方容易接著；（3）至于刀子或剪刀等利器，應(yīng)把刀尖向著自己；五、 走通道、走廊時(shí)要放輕腳步無(wú)論在自己的公司，還是對(duì)訪問(wèn)的公司，在通道和走廊里不能一邊走一邊大聲說(shuō)話；更不得唱歌或吹口哨等；在通道、走廊時(shí)遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。六、 物品和設(shè)備使用（1）公司的物品不能野蠻對(duì)待，挪為私用；（2）及時(shí)清理、整理帳簿和文件、對(duì)墨水瓶、印章盒等蓋子使用后及時(shí)關(guān)閉；（3）借用他人或公司的東西，使用后及時(shí)送還或歸放原處；（4）工作臺(tái)上不能擺放與工作無(wú)關(guān)的物品；（5）公司內(nèi)以職務(wù)稱呼上司。同事、客戶間以先生、小姐等相稱；（6）未經(jīng)同意不得隨意翻看同事的文件、資料等；七、 電話使用（1）電話來(lái)時(shí)，聽(tīng)到鈴響，至少在第二聲鈴響前取下話簡(jiǎn)；（2）通話時(shí)先問(wèn)候，并自報(bào)公司、部門(mén)；（3）對(duì)方講述時(shí)要留心聽(tīng)，并記下要點(diǎn)；（4）未聽(tīng)清時(shí)，及時(shí)告訴對(duì)方；（5）結(jié)束時(shí)禮貌道別，待對(duì)方切斷電話，自己再放話簡(jiǎn)；（6）隨時(shí)準(zhǔn)備紙和筆；（7）通話簡(jiǎn)明扼要，不得在電話中聊天；（8）對(duì)不指名的電話，判斷自己不能處理時(shí)，可坦白告訴對(duì)方，并馬上將電話交給能夠處理的人；（9）在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要告訴接收人；（10）工作時(shí)間內(nèi)，不得打私人電話；八、會(huì)議——注意（1）提前到會(huì)場(chǎng)做好準(zhǔn)備，并將手機(jī)調(diào)整到帶震狀態(tài)；（2）領(lǐng)導(dǎo)入會(huì)時(shí)，應(yīng)起立示意；（3）會(huì)議中不準(zhǔn)隨便出入，若有急事請(qǐng)假，要放輕腳步，輕輕離開(kāi)；（4）他人發(fā)言時(shí)，要注意凝聽(tīng)，且不得在下面小聲討論，防止語(yǔ)言、表情作出不禮貌的表現(xiàn)；九、 接待工作（1）在規(guī)定的接待時(shí)間內(nèi)，不缺席；（2）有客戶來(lái)訪，馬上起來(lái)接待，并讓座；（3）來(lái)客多時(shí)以序進(jìn)行，不能先接待熟悉客戶；（4）對(duì)事前已通知來(lái)的客戶，要表示歡迎；（5）應(yīng)記住常來(lái)的客戶；（6）接待客戶時(shí)應(yīng)主動(dòng)、熱情、大方、微笑服務(wù)；十、 介紹和被介紹（1）無(wú)論是何種形式、關(guān)系、目的和方法的介紹，應(yīng)該對(duì)介紹負(fù)責(zé)；（2）直接見(jiàn)面介紹的場(chǎng)合下，應(yīng)先把職位資格低者介紹給職位資格高者；※ 若難以判斷，可把年輕的介紹給年長(zhǎng)的，在自己公司和其他公司處理業(yè)務(wù)關(guān)系時(shí)，可把本公司的人介紹給別的公司的人；（3）把一個(gè)人介紹給很多人時(shí)，應(yīng)先介紹其中地位最高的或酌情而定；男女間的介紹，應(yīng)先把男性介紹給女性。男女地位、年齡有很大差別時(shí)，若女性年輕可先把女性介紹給男性；第三章 卡座區(qū)規(guī)范旨在規(guī)定卡座區(qū)物用品的擺放是有統(tǒng)一要求的：一、 辦公桌：桌面可放電腦、電話、文具、茶杯等，不允許放其它無(wú)關(guān)物品。（私人皮包、報(bào)紙等），保持桌面物品擺放整齊，桌面干凈；二、 電腦：置辦公桌面左前角，呈30度貼墻（或貼卡座屏風(fēng)）放置；三、 坐椅：靠背、坐椅、一律不能放任何物品，人離開(kāi)時(shí)椅子須調(diào)正貼桌放好；四、 卡座屏內(nèi)：內(nèi)外側(cè)不允許有任何張貼；五、 垃圾簍：置辦公桌子下左前角；六、 提包/手袋：置員工抽屜或柜子內(nèi)，嚴(yán)禁隨意放置；第四章 語(yǔ)言規(guī)范一、 交往語(yǔ)言：（1）致敬打招呼——你好！XX您好！您早！早上好！早！XX早！（2）請(qǐng)求協(xié)助或詢問(wèn)——請(qǐng)、請(qǐng)問(wèn)、請(qǐng)您、勞駕您；（3）表示感謝——謝謝！多謝！（4）打擾別人——對(duì)不起！很抱歉！二、 電話語(yǔ)言：（1）總機(jī)接轉(zhuǎn)電話（鈴響最多不得超過(guò)三次）：您好！高倫公司；（2）分機(jī)轉(zhuǎn)接（鈴響一次）：您好！XX部，我是XX；（3）替人接轉(zhuǎn)電話：您好！XX部，對(duì)不起，XX不在，需要我?guī)湍D(zhuǎn)達(dá)嗎？三 、接待語(yǔ)言：（1）您好?。?）能為您做點(diǎn)什么嗎：有什么可以幫您的嗎？（3）請(qǐng)登記?。?）請(qǐng)稍候！（5）請(qǐng)坐?。?）請(qǐng)?jiān)试S我先通報(bào)一聲；（7）對(duì)不起；（8）我立即去聯(lián)系；（9）打擾您一下！（10）好的或行；（11）我?guī)湍蚵?tīng)一下，待會(huì)給您回復(fù)；第五章 行政辦公管理要求一、 嚴(yán)禁在上班時(shí)間、辦公區(qū)進(jìn)餐；二、 嚴(yán)禁在整個(gè)工作區(qū)域或衛(wèi)生間吸煙；三、 嚴(yán)禁上班時(shí)間吃零食；四、 嚴(yán)禁工作時(shí)間串崗，大聲喧嘩、談笑；五、 嚴(yán)禁工作時(shí)間看報(bào)紙、雜志、上網(wǎng)聊天、玩游戲、撲克等；六、 嚴(yán)禁參加會(huì)議時(shí)無(wú)故早退、交頭接耳等；七、 嚴(yán)禁工作時(shí)間講臟話、粗話、開(kāi)玩笑、叫小名等；八、 會(huì)議室的使用由行政部統(tǒng)一協(xié)調(diào)安排，使用會(huì)議室要與行政部聯(lián)系確定，用后及時(shí)清理干凈，關(guān)好電源、鎖門(mén)；九、 講究衛(wèi)生、維護(hù)環(huán)境的清潔不準(zhǔn)隨地吐痰、倒水、不準(zhǔn)亂扔紙屑、雜物；十、 堅(jiān)持勤儉辦事，節(jié)約用水、用電；十一、 上班時(shí)間不辦私事、不飲酒、不抽煙、不閑聊、不做與工作內(nèi)容無(wú)關(guān)的事情，不將個(gè)人情緒帶到工作中去，認(rèn)真履行工作職責(zé)；十二、 不在辦公室內(nèi)化妝、修指甲、剔牙、挖耳朵、伸懶腰、打響指、哼小調(diào),禁止女性穿低胸等過(guò)于暴露衣裝及穿拖鞋上班；十三、 工作時(shí)間不得因私事打公司長(zhǎng)途電話，不得在公司電腦上發(fā)私人郵件；凡以公司名義發(fā)出的郵件須本人上級(jí)主管審核、報(bào)行政部批準(zhǔn)（特殊情況除外）；十四、 不得隨意使用其他部門(mén)的電腦，私客未經(jīng)相關(guān)人員批準(zhǔn)，不準(zhǔn)使用公司電腦；十五、 謹(jǐn)慎保管好各自的辦公用品，未經(jīng)同意，不得擅自使用他人物品，借用他人物品要及時(shí)歸還原處；十六、 愛(ài)護(hù)環(huán)境衛(wèi)生，保持辦公桌及辦公室的干凈整潔，注意辦公室的安靜；十七、 尊重他人風(fēng)俗習(xí)慣，不議論、不指點(diǎn)、不久視、不譏笑有生理缺陷的同事或客人，不故意損壞公物，不拉幫結(jié)派，不做有損團(tuán)結(jié)的事；十八、 接待來(lái)訪和業(yè)務(wù)洽談，請(qǐng)?jiān)诮哟一驎?huì)議室進(jìn)行，私客不得在卡座區(qū)停留；十九、 接待客人時(shí)面帶