辦公費用節(jié)省管理辦法(已修改)
2025-04-29 07:50 本頁面
【正文】 編 號 共 13 頁 第 1 頁 辦 公 費 用 節(jié) 省 辦 法 第一條 購買消耗品要克制再克制 從橡皮擦、鉛筆等細小的事務用品下手，大部分的人都認為公司的消耗品, 隨時都可以購買而且價格低廉。這種觀念首先要改正，養(yǎng)成克制購買消耗品的習慣。尤其是才領用沒多久就要再申領就大有問題。合理的做法，例如，某些文具領用后最少六個月禁止再申領。雖然金額很小，也要訂出基準，依照申請制度領用，禁止隨便購買。 第二條 消耗品的所有標準要制定領用明細 對每人橡皮擦半塊、鉛筆、原子筆一支，制定領用明細標準。然后每六個月一次，定期點查個人抽屜時，多余的事務用品先回收。釘書機、剪刀、膠帶等，全員每天使用頻繁的東西，劃為共用。橡皮擦、原子筆、簽字筆等用到不能用才更換。因本人不注意而遺失時，嚴格執(zhí)行由本人負責賠償。 第三條 公司的物品、不要私自使用 在公司內事務用品等，能變?yōu)樗接玫臇|西很多。例如電話費是其中一部分。交際費的一部分也可占為私用。樣品、促銷用的商品，帶回家使用的案件也有。公私不分,不只增加費用支出,亦是不正當?shù)牡谝徊健Ｊ紫雀刹恳斏饕陨碜鲃t。在節(jié)省費用的運動中要嚴禁這種公私不分的舉動。 第四條 不要使用鉛筆與電動削鉛筆機 鉛筆購買一支削后才可使用。削鉛筆要花時間，使用電動削鉛筆很容易削過頭。又要花錢購置電動削鉛筆機而且還要付電費。積存的鉛筆屑也要清除。購買自動鉛筆價格不貴，鉛筆芯可換裝，換裝鉛筆芯時多少會有損失，筆芯三支抵算鉛筆一支計算，節(jié)省下來的金額很可觀。 第五條 抽屜內要空出來 人都有占有的壞習慣。在企業(yè)內看員工每人的抽屜，從筆記用具、傳票、用紙等都有浪費行為。倒不如，抽屜全部不要使用。做一個壁柜可放置一切事務用品及統(tǒng)計資料。這樣做，消耗品、事務用品、統(tǒng)計資料等的數(shù)量可以減少，節(jié)省開支。又可防止不正當使用, 沒有機會發(fā)生不正當使用就可防止費用的浪費。 第六條 在公司內部聯(lián)絡要盡量簡化 聯(lián)絡用的文書，盡可能利用使用過的紙張反面，或廣告廢紙。不需要考慮對上司的不禮貌，需要裝入信封的文件，可以自外面寄來的舊封套即可。不是特別怕被人看到的文件不需要裝入封套內。二張以上的文件，編 號 共 13 頁 第 2 頁 辦 公 費 用 節(jié) 省 辦 法 使用回紋針也是一種浪費，用釘書機釘上或用膠帶貼上就可以。用回紋針郵寄時，常因曲別針的重量，而超重增加郵費的支出。 第七條 考慮信紙的折疊方式 信紙通常都把寫字的一面反折向內，是不合理的。收件人的名稱如露在外面在公司內就不需用信封，收件人馬上就知道內容比較合理。又有折成四折的習慣，張數(shù)多時折為三折，比較好處理。為了收件人與內容一目了然，利用三折方式為宜。 第八條 收件人名稱要簡化 ?。裙疽砸粋€字代表廠長級，吳廠長就用吳代表即可?？崎L級用兩個字，陳科長只用陳科。這種訂制胸前掛牌開始使用，在公司內的往來文件亦用簡稱, 這樣制作名牌時也因小而節(jié)省費用。寫文件時吳只寫1個字，有3秒鐘就寫好, 如要寫成“深圳廠長吳某先生”要寫8個字，每字用3秒，寫8個字要花24 秒。所以文件的收件人名稱要盡量的簡單化。 第九條 標示事務用品的價格 由公司提供的物品，往往沒有成本觀念，容易造成浪費使用。所以需要把信紙1張多少錢，信封大的多少錢、回紋針1支多少錢等，所有用品全部標示價格。對每種用品的成本要花多少，讓每人有數(shù)字觀念是節(jié)省費用的第一步。每月最少在開會時，突然發(fā)出質問“某小姐橡皮圈一個是多少錢”讓大家記得物品成本價格。 第十條 貼出電話費用表 為了要讓全部員工對電話費都有成本概念，編制電話費用表，貼在電話機前。費用要詳列，市區(qū)每通1次多少錢,長途電話每3分鐘、每10分鐘、每1秒鐘為單位連1秒鐘花多少錢也要有概念。 第十一條 電話通話定時 有一本書“一分鐘經理”很暢銷。經理指導屬下工作，已達到在1分鐘內的時代。電話的通話最長在3分鐘內講完。我們1分鐘可說50句話，3分鐘就150句。除了例外，全公司可展開“電話以3分鐘內完成”的運動。如指導得當,與外面的通話也可以縮短時間。 第十二條 利用電話自動記錄機 電話費用自動記錄機約幾千元就可以購入。為了對每次打電話花多少電話費做到心中有數(shù)。對每臺電話每個月編立預算遵守費用很有效。 幾千元的投資，長遠計算很快就可以回收。許多公司使用自動記錄機 編 號
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