【正文】 第一部分、信息溝通體系設計說明1．信息溝通體系設計說明1．1 本模塊包括內容l 會議組織方式l 信息傳遞方式l 典型業(yè)務溝通制度1．2 會議組織方式l 會議名稱：l 目的：l 時間（發(fā)起機會）：l 地點：l 通知方式：l 主持人：l 參加人員：l 內容：l 記錄人：l 決議：l 紀要整理：l 工作跟蹤：1．3 信息傳遞方式l 信息名稱：l 信息載體：l 產(chǎn)生部門（崗位）：l 上報部門（崗位）：l 上報部門（崗位）批復方式和時間要求：l 抄報部門（崗位）：l 抄報部門（崗位）反饋方式和時間要求1．4 典型業(yè)務溝通制度l 規(guī)定主負責部門，配合部門l 溝通的程序、原則l 裁決的部門和程序l 人際關系的處理原則2．信息溝通制度 一、會議制度：會議包括工作例會、專題會議、總結分析會議，每個會議組織均需按會議組織程序執(zhí)行，會前要做好會議準備和通知，會中要議題明確集中，要提高會議效率并完成會議決議和共識，會后要形成會議紀要并有專人對執(zhí)行情況進行跟蹤。 二、將各部門的經(jīng)常重復發(fā)生的例常性工作（尤其是生產(chǎn)作業(yè)管理）實行管理工作標準化制度，建立正常的生產(chǎn)秩序和工作秩序，有助于各部門統(tǒng)一標準，協(xié)調配合。三、當一個部門遇到比較簡單的，對全局影響不大的例外性工作，需要其它部門配合時，可以不經(jīng)過上級主管人員，直接與相關的另一部門溝通，達成一致意見。四、有些例外性工作涉及多個部門，其問題需要協(xié)商一致。共同行動，但因情況較為特殊，如時間緊迫或關系復雜，在這種條件下可組織聯(lián)合辦公、現(xiàn)場調度，以利于及時達成一致意見，提高辦事效率。五、當兩個或幾個部門之間相互依賴性強，日常工作接觸很多，又經(jīng)常發(fā)生矛盾時，可以在某個部門中設置一名聯(lián)絡員，負責與另一個或幾個部門進行業(yè)務聯(lián)系，保持經(jīng)常溝通，促進彼此間的了解與協(xié)調（這種聯(lián)絡工作根據(jù)具體狀況，可以是專職的，也可以是兼職的，比較靈活，簡便易行）。六、當某項工作不僅涉及到多個部門，而且這些部門能夠行使職權對該項工作產(chǎn)生影響時，可組織臨時性的任務小組。臨時性任務小組由與某項工作有關的各部門代表組成，他們經(jīng)過磋商，作出對各方均有約束力的決定，然后分頭貫徹落實，任務完成后，該機構即可撤銷。臨時性任務小組對于突發(fā)性的臨時工作，是一種有效的協(xié)調方式。當多個部門的活動需要長時期的，強有力的協(xié)調時，任務小組就應從臨時性轉變?yōu)橛谰眯缘某ＴO機構。七、在條件許可的情況下，把各副總裁、各事業(yè)部總經(jīng)理管轄的職能部門各自集中在一個大辦公室內實行集體辦公，為加強部門之間橫向協(xié)調及內部競爭創(chuàng)造一種良好的環(huán)境和氣氛。八、在全公司范圍內廣泛開展員工聯(lián)誼活動（橫向/縱向，多層次）有助于溝通思想、交流信息，改善關系。九、設置巡視員，專門從事調查員工所關心的問題。全公司員工可以以電話、談話、信件等各種媒介將所關心的問題向巡視員反映。巡視員的職位能提供有價值的自下而上的信息溝通。十、提建議制度的制定（申訴程序）十一、設計信息溝通檢查系統(tǒng)檢查方式：觀察、問卷調查，會晤訪談，對書面文件的分析等。需要檢查以下四大信息溝通網(wǎng)絡:1)、屬于政策、秩序、規(guī)劃和上下級關系的管理網(wǎng)絡或同任務有關的網(wǎng)絡。2)、包括解決問題、會議和提出改革建議等方面的創(chuàng)新活動網(wǎng)絡。3)、包括表揚、獎賞、提升以及聯(lián)系公司目標和個人所需事項在內的整合性網(wǎng)絡。4)、包括公司出版物，布置欄和小道新聞在內的新聞性和指導性網(wǎng)絡。十二、用電子媒介進行信息溝通。第二部分、會議組織方式目錄：（質量）標準制定、修改討論會（月）年度平衡會 編號：HY－001經(jīng)銷商評估篩選會議 1. 會議名稱：經(jīng)銷商的定期評估討論會2. 目的：對本事業(yè)部各經(jīng)銷商進行合理的評估，篩選出差的經(jīng)銷商及時淘汰，優(yōu)秀 的經(jīng)銷商進行獎勵3. 時間： 半年一次4. 地點： 各事業(yè)部會議室5. 通知方式：經(jīng)銷商定期評估表，附通知（提前半個月）6. 主持人： 市場產(chǎn)品經(jīng)理7. 參加人員： 產(chǎn)品經(jīng)理、銷售經(jīng)理、市場代表、區(qū)域銷售經(jīng)理、銷售代表8. 記錄員： 市場代表9. 會議持續(xù)時間： 一個半小時10. 內容： 1) 通過討論得出應該淘汰的較差的經(jīng)銷商和較為優(yōu)秀的經(jīng)銷商 2) 將達到重點客戶標準的經(jīng)銷商挑選出來11. 決議： 1) 下一步需淘汰的經(jīng)銷商名單 2) 重點客戶提名12. 紀要整理： 市場代表13. 工作跟蹤：由會議提出后，淘汰經(jīng)銷商由銷售處執(zhí)行，重點客戶提名由產(chǎn)品經(jīng)理執(zhí)行， 統(tǒng)一由產(chǎn)品經(jīng)理跟蹤。編號：HY－002人力資源戰(zhàn)略研討會1. 會議名稱： 人力資源戰(zhàn)略研討會2. 目的： 研討公司的人力資源狀況，保證公司的人力資源戰(zhàn)略目標逐步實現(xiàn)。3. 時間： 每隔兩個月的25日召開4. 發(fā)起條件：各事業(yè)部和集團各中心需在第二個月的20日前提交人力資源管理報告； 綜合中心人力資源部需在22日前下發(fā)會議議題及要求。5. 地點： 集團公司會議室6. 通知方式： 綜合中心人力資源部需在第二個月的22日前下發(fā)會議通知單7. 主持人： 綜合中心副總裁8. 參加人員： 總裁、各副總、各事業(yè)部總經(jīng)理： 人力資源部： 在兩小時內完成： 1)各事業(yè)部和集團各中心匯報人力資源管理狀況 2)綜合中心副總裁進行總結評議，公布人力資源管理工作考核結果 3)按照議題對目前人力資源管理中存在的問題進行研討，提出解決的方法 4)根據(jù)年度人力資源戰(zhàn)略目標，結合目前的實際完成情況，調整部署下階 段的人力資源管理工作 5)總裁傳達公司的人力資源戰(zhàn)略信息和董事會決議：通過的決議形成決議，沒有通過的確定復議的方式和時間：人力資源部形成會議紀要，綜合中心副總裁簽發(fā)，24小時內下發(fā)給各事業(yè) 部和集團各中心14. 工作跟蹤： 人力資源部對決議中的工作進行跟蹤檢察，并匯報給綜合中心副總裁編號：HY－003總倉盤點分析會1. 會議目的：形成盤虧（或盤盈）處理方案2. 會議時間：總倉盤點如出現(xiàn)盤虧或盤盈，在總倉保管員提交分析報告后二天內由事業(yè)部財務處提出盤虧或盤盈處理草案，隨后召開盤點分析會。3. 會議地點：集團公司會議室4. 通知方式：書面通知5. 主 持 人：事業(yè)部財務處長6. 參加人員：事業(yè)部財務處長、總倉保管員、事業(yè)部銷售處經(jīng)理、事業(yè)部總經(jīng)理7. 內 容：討論庫存盤點盤方式（盤倉）原因，并作出處理方案。8. 記 錄 人：事業(yè)部財務處委派人員9. 決 議：盤虧（或盤盈）處理方案10. 紀要整理：事業(yè)部財務處委派人員11. 工作跟蹤：事業(yè)部財務處12. 會議時間：1小時編號：HY－004分倉盤點分析會1． 會議目的：形成盤虧（或盤盈）處理結果2. 會議時間：分倉盤點如出現(xiàn)盤虧或盤盈，由分倉保管員提交分析報告會二天內由區(qū)域銷售財務主管提出盤虧或盤盈處理草案，隨后召開盤點分析會。3. 會議地點：區(qū)域市場辦事處會議室4. 通知方式：書面通知5. 主 持 人：區(qū)域銷售主管6. 參加人員：區(qū)域銷售財務主管、區(qū)域銷售經(jīng)理、分倉保管員7. 內 容：討論庫存盤虧（或盤盈）原因，并作出處理方案8. 記 錄 人：區(qū)域銷售財務主管委派人員9. 決 議：盤虧（或盤盈）處理方案：區(qū)域銷售財務主管委派人員：區(qū)域財務主管：1小時編號：HY－005新產(chǎn)品經(jīng)濟討論會（初會、復會）1． 會議目的：形成新產(chǎn)品定價方案（新品定價初案、最終定價方案）2． 會議時間：初會時間為營銷中心產(chǎn)品經(jīng)理、技術中心研究開發(fā)部、事業(yè)部生產(chǎn)支持處、事業(yè)部銷售處，在提交分析報告后，由產(chǎn)品經(jīng)理形成新品定價草案后二天內召開，復會時間為產(chǎn)品經(jīng)理在收到各方關于初案的修正報告后二天內召開。3． 會議地點：集團公司會議室4． 通知方式：書面通知5． 主 持 人：營銷中心產(chǎn)品經(jīng)理6． 參加人員：營銷中心產(chǎn)品經(jīng)理、技術中心研究開發(fā)部、事業(yè)部生產(chǎn)支持處、銷售處、財務中心財務管理部、事業(yè)部財務處。7． 內 容：討論新品價格制定問題8． 記 錄 人：營銷中心產(chǎn)品經(jīng)理委派人員9． 決 議：初會形成新品定價初案，復會形成最終定價方案：營銷中心產(chǎn)品經(jīng)理委派人員：營銷中心產(chǎn)品經(jīng)理：初會2小時，復會1小時編號：HY－006價格調整討論會1． 會議目的：形成價格調整方案2． 會議時間：事業(yè)部生產(chǎn)支持處、銷售處提交分析報告，由產(chǎn)品經(jīng)理形成價格調整初案后二天內召開。3． 會議地點：集團公司會議室4． 通知方式：書面通知5． 支 持 人：產(chǎn)品經(jīng)理6． 參加人員：營銷中心產(chǎn)品經(jīng)理、事業(yè)部生產(chǎn)支持處、銷售處、財務處7． 內 容：討論產(chǎn)品價格調整方案8． 紀要整理：產(chǎn)品經(jīng)理委派人員9． 記 錄 人：產(chǎn)品經(jīng)理委派人員：營銷中心產(chǎn)品經(jīng)理：2小時 議：價格調整方案編號：HY－007事業(yè)部月度生產(chǎn)計劃討論會1． 會議名稱：月度生產(chǎn)計劃討論會2．會議目的： 制定月度生產(chǎn)計劃3．會議時間：每月二十五日上午9:00召開，特殊情況順延4． 會議地點：事業(yè)部會議室5．通知方式：文件6．主 持 人：生產(chǎn)計劃處處長7． 參加人員：生產(chǎn)廠長、銷售處長、財務處長、生產(chǎn)計劃處長8． 內 容： 1）拿出銷售、市場需求計劃 2）制定生產(chǎn)廠生產(chǎn)任務 3）需采購原輔料統(tǒng)計4）財務成本預算9． 記 錄 人：生產(chǎn)計劃處處長 議：完成生產(chǎn)計劃：生產(chǎn)計劃處處長：1小時內完成編號：HY－008事業(yè)部月度生產(chǎn)情況分析會1. 會議名稱：月度生產(chǎn)情況分析會2. 會議目的：解決生產(chǎn)中遇到的相關問題3. 會議時間：每月28日上午9:00，特殊情況順延4. 會議地點：事業(yè)部會議室5. 通知方式：文件6. 主 持 人：事業(yè)部總經(jīng)理7. 參加人員：生產(chǎn)廠長、生產(chǎn)計劃處廠、財務處長、質量技術處銷售處長、總經(jīng)理8. 內 容： 1）生產(chǎn)計劃實施完成情況 2）生產(chǎn)任務完成情況 3）產(chǎn)品質量情況 4）銷售情況 5）財務成本情況6）各部門配合情況9. 記 錄 人：總經(jīng)理指定專人 議：解決生產(chǎn)中遇到的問題：總經(jīng)理指定專人：２小時內完成編號：HY－009技改小組會議1. 會議目的：討論技改項目的可行性報告，拿出實施方案，相關部門配合，從而達到技改項目的有序、順利完成。2. 會議時間：視情況而定，大型技改項目應在２－３個月前確定，小型技改項目各事業(yè)部自己因情況而定。3. 會議地點：大型技改項目在總公司會議室，小型在事業(yè)部會議室4. 通知方式：大型技改項目總裁文件通知，小型事業(yè)部總經(jīng)理文件通知5. 主 持 人：大型：總裁 小型：事業(yè)部總經(jīng)理6. 參加人員：大型：財務副總、事業(yè)部總經(jīng)理、營銷副總、生產(chǎn)廠長、總裁、財務中心資產(chǎn)管理處。小型：財務處長、生產(chǎn)廠長、銷售處長、總經(jīng)理、財務中心資產(chǎn)管理處7．內 容： １）討論技改項目的可行性 ２）拿出技改方案 ３）費用預算４）各部門相互配合實施技改項目8．記 錄 人：大型：總裁辦公室 小型：總經(jīng)理助理：同上：同上 ： 技改方案按時執(zhí)行、完成：２小時內完成編號：HY－010工藝（質量）標準制定、修改討論會1． 會議目的：為了更好地對生產(chǎn)運作加以控制，使質量穩(wěn)定， 可操作性強，特召開此會，解決市場需求對產(chǎn)品的要求。2． 會議時間：因生產(chǎn)情況而定3． 會議地點：事業(yè)部會議室4． 通知方式：文件5． 主 持 人：質量技術處處長6． 參加人員：生產(chǎn)廠長、質量技術處長、銷售處長7． 內 容：1）現(xiàn)存標準的存在問題 2）拿出制定或修改的方案 3）實施計劃8． 記 錄 人：質量技術處處長9． 紀要整理：同上 ：完成制定、修改方案：同上：1小時內完成編號：HY－011事業(yè)部年度生產(chǎn)經(jīng)營計