【正文】 廣西南寧比爾薩斯服飾有限公司行政管理制度匯編[2012年2月]擬稿部門：行政人事部實(shí)施日期：2012年3月1日目　錄第一部分 行政辦公管理制度 3第一章 辦公區(qū)域管理規(guī)定 3第二章 工衣管理規(guī)定 8第三章 食堂管理規(guī)定 9第四章 車輛管理規(guī)定 10第五章 司機(jī)管理辦法 13第六章 公文管理 14第七章 請(qǐng)示報(bào)告制度 15第八章 資料管理 16第九章 名片管理 17第十章 通訊管理 18第十一章 會(huì)議管理辦法 19第十二章 辦公用品管理辦法 19第十三章 鑰匙管理辦法 23第十四章 印章管理辦法 23第二部分 人力資源管理制度 25第一章 考勤管理制度 25第二章 人事異動(dòng)管理規(guī)定 30第三章 員工獎(jiǎng)罰制度 36第四章 人事檔案管理辦法 11第五章 勞動(dòng)關(guān)系管理制度 42第六章 員工關(guān)系管理制度 46第十一章 修改與解釋 47第一部分 行政辦公管理制度第一章 辦公區(qū)域管理規(guī)定一、 目的規(guī)范辦公室的工作秩序，營(yíng)造良好的辦公環(huán)境，以提高辦公質(zhì)量與效率。二、 職責(zé)/權(quán)限行政部：負(fù)責(zé)辦公室的整體日常監(jiān)管與處理突發(fā)事件；辦公室人員及財(cái)產(chǎn)安全的監(jiān)管。 其他部門負(fù)責(zé)人：所屬辦公室日常事務(wù)的管理，協(xié)助處理各種異常情況。三、 工作要求辦公室職員工作紀(jì)律：1. 辦公室人員須保持儀容儀表整潔，一律按規(guī)定穿工衣。2. 文明禮貌待人，嚴(yán)禁大聲喧嘩。3. 室溫26℃以上方可以開(kāi)啟空調(diào)，溫度調(diào)節(jié)不得低于26℃（含）以下。4. 保持個(gè)人辦公臺(tái)面整潔。5. 做好日常清潔維護(hù)，不可隨地吐痰，垃圾、紙屑丟入紙簍內(nèi)。6. 辦公室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，需要吸煙請(qǐng)到吸煙區(qū)。7. 非客戶接洽、會(huì)議召開(kāi)、集體討論，任何人不得私自占用會(huì)議室、洽談室與展廳。8. 在使用公共場(chǎng)所（會(huì)議室、洽淡室、閱覽室、培訓(xùn)室、展廳等）完畢后，使用人員應(yīng)當(dāng)恢復(fù)原狀并做好清潔整理工作。9. 除工作需要外，辦公室人員不準(zhǔn)利用公司電腦上網(wǎng)，掛工作以外。10. 接打電話應(yīng)言簡(jiǎn)意賅、長(zhǎng)話短說(shuō)，嚴(yán)禁在電話中刻意閑聊，更不允許在辦公室接打私人電話。11. 上班時(shí)間嚴(yán)禁聚眾閑聊或影響、妨礙他人工作，有必要進(jìn)行集體討論時(shí)，在洽談室、會(huì)議室或展廳內(nèi)進(jìn)行。12. 公司內(nèi)部集會(huì)與會(huì)議，除特殊情況（需提前向會(huì)議負(fù)責(zé)人請(qǐng)假）外，皆須準(zhǔn)時(shí)參加，不得遲到、早退。13. 行政文員要負(fù)責(zé)整個(gè)前臺(tái)區(qū)、入門大廳的管理。前臺(tái)禁止無(wú)關(guān)人員閑坐。14. 下班前，辦公室人員須各自整理好工作臺(tái)面。行政文員要關(guān)閉水、燈、空調(diào)、電腦、傳真機(jī)（調(diào)整為自動(dòng)接收）、復(fù)印機(jī)、門窗等。15. 上班時(shí)間，公司內(nèi)部通用性語(yǔ)言為普通話，除業(yè)務(wù)上來(lái)往之外，一律不講其他方言。16. 在上班期間不能制造雜音影響他人工作，營(yíng)造良好的工作環(huán)境。四、 具體日常工作管理復(fù)印管理1. 有復(fù)印機(jī)部門安排專人負(fù)責(zé)復(fù)印機(jī)的維護(hù)與保養(yǎng)，任何人必須聽(tīng)從其安排，不得有故意損壞機(jī)器的行為。2. 復(fù)印機(jī)發(fā)生故障應(yīng)立即關(guān)機(jī)，行政部須做好標(biāo)識(shí)注明，并第一時(shí)間通知維修公司前來(lái)維修，待復(fù)印機(jī)完全修好后方可作業(yè)。3. 行政部人員應(yīng)擔(dān)保復(fù)印紙張供應(yīng)及碳粉補(bǔ)充以使復(fù)印工作得以順利進(jìn)行。4. 節(jié)約用紙，復(fù)印完后，注意保持復(fù)印區(qū)域整潔。5. 各部門復(fù)印用紙由行政部統(tǒng)一申購(gòu)，復(fù)印時(shí)行政部要監(jiān)督復(fù)印人員節(jié)約。6. 非公司人員嚴(yán)禁私自使用本公司復(fù)印機(jī)，禁止幫非公司人員復(fù)印文件資料。7. 行政部人員上下班時(shí)應(yīng)檢查復(fù)印機(jī)的開(kāi)關(guān)情況。電話管理1. 公司電話是公司與外界、內(nèi)部部門之間交流信息、聯(lián)絡(luò)工作的重要工具。原則上不得打私人電話，特殊情況需用電話要經(jīng)部門負(fù)責(zé)人同意后方可使用。2. 正常工作聯(lián)絡(luò)應(yīng)長(zhǎng)話短說(shuō)，提高效率。通話時(shí)間應(yīng)控制在3分鐘以內(nèi)，特殊情況視情況而定。3. 上班時(shí)間內(nèi)電話鈴響3聲內(nèi)就要接聽(tīng)電話，且使用文明禮貌語(yǔ)言。4. 接聽(tīng)電話須認(rèn)真仔細(xì)聽(tīng)取對(duì)方講述的內(nèi)容，必要時(shí)可禮貌要求對(duì)方重復(fù)，重要事項(xiàng)要做出書(shū)面記錄，并及時(shí)知會(huì)相關(guān)人員。管理人員手機(jī)使用管理1. 對(duì)于公司已給予電話費(fèi)補(bǔ)助的管理人員（包括特殊職位人員），其手機(jī)必須24小時(shí)開(kāi)機(jī)。2. 管理人員休假時(shí)，其手機(jī)也必須正常開(kāi)機(jī)；跨區(qū)域無(wú)網(wǎng)絡(luò)的，須公布備用號(hào)碼。3. 管理人員不應(yīng)頻繁更換手機(jī)號(hào)碼，如因特殊原因需更換號(hào)碼的，須將新號(hào)碼及時(shí)通知行政部更新后公布。4. 管理人員手機(jī)必須保持有話費(fèi)，不足時(shí)應(yīng)及時(shí)繳費(fèi)或充值（可以由財(cái)務(wù)部代替充值100元—300元，當(dāng)事人返回公司須到財(cái)務(wù)部還款或者從工資內(nèi)扣除）。5. 行政部須不定時(shí)抽查開(kāi)機(jī)情況，嚴(yán)禁出現(xiàn)停機(jī)或關(guān)機(jī)情況。6. 一個(gè)月出現(xiàn)三次停機(jī)或關(guān)機(jī)現(xiàn)象，對(duì)工作造成影響的，取消相關(guān)管理人員該月話費(fèi)補(bǔ)助，并記嚴(yán)重違紀(jì)。7. 參加會(huì)議或培訓(xùn)時(shí)，手機(jī)一律關(guān)機(jī)或調(diào)為靜音，中途需要接打電話須向會(huì)議負(fù)責(zé)人或培訓(xùn)講師舉手請(qǐng)假，同意后方可外出接打電話。8. 手機(jī)補(bǔ)助話費(fèi)按公司規(guī)定的職級(jí)標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放，根據(jù)職級(jí)、工作性質(zhì)的變動(dòng)而調(diào)整。辦公室職員接待訪客技能與禮儀1. 前臺(tái)客服人員負(fù)責(zé)回答訪客的詢問(wèn)，了解來(lái)訪目的，協(xié)助作好訪客登記，通知相關(guān)部門人員到前臺(tái)接待。2. 部門會(huì)議及訪客接待由部門文員跟進(jìn)，公司例會(huì)接待由行政部負(fù)責(zé)跟進(jìn)。3. 訪客接待基本技能：既要機(jī)敏，又要有禮貌。要殷勤懇切，只要訪客一走進(jìn)辦公室或辦公桌前，就該面帶笑容地打招呼。要替事先不曾約定的訪客著想，仔細(xì)傾聽(tīng)這種沒(méi)預(yù)約的訪客解釋他的來(lái)意與理由。如果不能安排當(dāng)時(shí)會(huì)見(jiàn)，就表示遺撼，并為他安排以后會(huì)見(jiàn)。按順序請(qǐng)?jiān)L客進(jìn)去，可按事先安排次序或以到達(dá)先后為次序。要做好訪客登記，記上時(shí)間、名字、職務(wù)、來(lái)訪目的和業(yè)務(wù)關(guān)系，以及通訊地址等。4. 訪客接待基本禮儀：216。 客人來(lái)訪時(shí)，應(yīng)立刻從椅子上站起來(lái)，并禮貌性招呼一聲“您好”，當(dāng)對(duì)方遞過(guò)名片來(lái)時(shí)，應(yīng)用雙手接過(guò)來(lái)，并念出對(duì)方的姓名和公司名稱。216。 引導(dǎo)訪客到上司辦公室或會(huì)客室時(shí)，在離位前應(yīng)先把桌上的文件資料合起并放好，避免讓人看到或遺失。216。 在走廊、樓梯陪同訪客行走時(shí)，要配合訪客步調(diào)，在訪客右側(cè)前一公尺處引導(dǎo)。在轉(zhuǎn)彎或上樓梯前應(yīng)先有所指示動(dòng)作，讓訪客明白所往去處。216。 在到達(dá)目的地前，要指明“就在這里”，在打開(kāi)門之前要先敲門。如果門向外開(kāi)，應(yīng)用手按住門，讓訪客先行進(jìn)入并指引落座；如果門向內(nèi)開(kāi)，應(yīng)先進(jìn)入，按住門后再請(qǐng)?jiān)L客入內(nèi)。216。 進(jìn)入室內(nèi)后，應(yīng)請(qǐng)客人坐上位（離入口較遠(yuǎn)處），并說(shuō)“請(qǐng)坐，稍候”。退出會(huì)客室時(shí)，應(yīng)以正面倒走方式退出，并關(guān)上門。216。 面談時(shí)，應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候端飲料（茶、咖啡、奶茶），飲料應(yīng)放在盤中端出并放在訪客正面的桌面上，并做出請(qǐng)用的手式。面談時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)時(shí)間入內(nèi)添加茶水；面談結(jié)束后，應(yīng)將訪客的物品交給對(duì)方，若發(fā)現(xiàn)訪客離開(kāi)后有遺忘之物，應(yīng)馬上上報(bào)處理。216。 辦公室人員在訪客走后，要對(duì)會(huì)客室進(jìn)行整理，處理善后事務(wù)。為了避免新訪客到來(lái)久等，整理工作要利落、敏捷。如距下一位訪客來(lái)臨有一段時(shí)間，應(yīng)先開(kāi)窗通風(fēng)。煙缸里如有前一位訪客的煙蒂，應(yīng)馬上清除?？傊?，無(wú)論在何時(shí)，或處于何種狀態(tài)，辦公室人員都應(yīng)以最快捷的速度迎接訪客。前臺(tái)管理1. 前臺(tái)為公司形象，由行政文員與客服人員共同組成，負(fù)責(zé)訪客接待、辦公室人員/大件物品進(jìn)出監(jiān)管。2. 為樹(shù)立公司形象，大廳辦公所有人員，遇公司部門經(jīng)理以上人員及客人來(lái)訪時(shí)要行禮。3. 前臺(tái)總機(jī)接聽(tīng)電話時(shí)應(yīng)使用甜美標(biāo)準(zhǔn)的普通話講：“您好！比爾薩斯，請(qǐng)問(wèn)有什么可以為您服務(wù)”。4. 前臺(tái)人員未經(jīng)允許嚴(yán)禁離崗。有資料/物品轉(zhuǎn)遞，須與相關(guān)人員打好招呼并盡快返回。5. 前臺(tái)對(duì)公司員工或外訪客要禮貌大方、熱情周到。對(duì)找高層管理的客人，問(wèn)清事先有無(wú)預(yù)約并立即通知相關(guān)人員安排接待。必要時(shí)可以引領(lǐng)至部門。6. 各部門來(lái)訪客人需進(jìn)辦公室洽談的，由各部門文員第一時(shí)間迎接。7. 部門訪客必須至前臺(tái)登記，嚴(yán)禁未經(jīng)登記私闖辦公室現(xiàn)象。8. 應(yīng)聘人員由前臺(tái)通知人力資源部招聘人員專職接待。9. 晚上六點(diǎn)開(kāi)始，所有進(jìn)出辦公室人員（經(jīng)理級(jí)以下），必須在前臺(tái)詳細(xì)登記進(jìn)出辦公室的時(shí)間及事由。辦公設(shè)施設(shè)備管理1. 辦公室設(shè)施/設(shè)備（單價(jià)在300元以上的物品）的日常管理由行政部負(fù)責(zé)。 2. 行政部與財(cái)務(wù)部對(duì)公司所有辦公設(shè)施/設(shè)備建立清冊(cè)，每半年做一次盤點(diǎn)。3. 公司所有設(shè)施/設(shè)備上都須有小檔案標(biāo)貼。4. 所有辦公設(shè)施設(shè)備的購(gòu)置、調(diào)配、更新、報(bào)損必須有行政部審核后方可執(zhí)行。5. 辦公設(shè)施/設(shè)備一旦建立清冊(cè)，部門負(fù)責(zé)人負(fù)監(jiān)管責(zé)任，未經(jīng)批準(zhǔn)嚴(yán)禁擅自調(diào)動(dòng)。6. 辦公室布置一經(jīng)確定，未經(jīng)行政部負(fù)責(zé)人以上職位人員批準(zhǔn)，嚴(yán)禁私自調(diào)動(dòng)。辦公室衛(wèi)生管理1. 公司公共區(qū)域及獨(dú)立辦公室的衛(wèi)生統(tǒng)一由行政部負(fù)責(zé)，員工個(gè)人辦公桌及座位周邊的衛(wèi)生由員工個(gè)人負(fù)責(zé)。2. 凡新入職職員，必須了解清潔衛(wèi)生的重要性與必要的衛(wèi)生知識(shí)。3. 各工作場(chǎng)所內(nèi)均須保持整潔，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。4. 各工作場(chǎng)所內(nèi)走道及階梯，至少每日清掃兩次。5. 各工作場(chǎng)所內(nèi)，嚴(yán)禁隨地吐痰。6. 飲水機(jī)及周圍必須保持清潔。7. 整容鏡、洗手池、洗手間及其它衛(wèi)生設(shè)施，必須保持清潔。8. 下水道口應(yīng)經(jīng)常清除污穢，保持清潔暢通。9. 凡可能產(chǎn)生寄生傳染菌的區(qū)域，每月至少應(yīng)三次消毒。10. 各工作場(chǎng)所須充分保持空氣流通。11. 垃圾、廢棄物、污物的清除應(yīng)符合衛(wèi)生的要求，放置于指定的范圍內(nèi)。12. 公司設(shè)置常用的藥品并存放于小箱或木櫥內(nèi)，以便于取用。公共區(qū)域清潔管理1. 公司公共區(qū)域衛(wèi)生是指獨(dú)立辦公室、走廊（通道）、樓梯、洗手間、會(huì)議室等的清潔衛(wèi)生。2. 辦公室衛(wèi)生包括：每日地面衛(wèi)生的清潔、垃圾的清運(yùn)、下班前辦公區(qū)域的整理、定期對(duì)抽風(fēng)口/光管/空調(diào)清潔。3. 走廊（通道）衛(wèi)生包括：走廊（通道）地毯/地面/墻壁的清潔、走廊（通道）兩側(cè)的防火器材/報(bào)警器/植物的清潔。4. 樓梯衛(wèi)生包括：樓梯地面/扶手/兩側(cè)墻壁的清潔。5. 洗手間衛(wèi)生包括：洗手間地面、墻壁、窗戶、便槽、便池、垃圾簍、隔板等的清潔衛(wèi)生。6. 會(huì)議室衛(wèi)生包括：會(huì)議室的日常清潔、會(huì)議前/會(huì)議后的徹底清潔（包括地面、墻壁、窗戶、培訓(xùn)椅、黑板、講臺(tái)、立架、空調(diào)、排氣扇、壁扇、光管、飲水機(jī)、垃圾簍等）。第二章 工衣管理規(guī)定一、 目的為樹(shù)立公司形象，形成良好社會(huì)效應(yīng)，促使公司管理及經(jīng)營(yíng)效益進(jìn)一步提高。根據(jù)公司的經(jīng)營(yíng)性質(zhì)，結(jié)合各部門、各崗位的特點(diǎn)，特制定本規(guī)定以規(guī)范員工的工衣操作。二、 職責(zé)/權(quán)限 行政部作為工裝聯(lián)系制作及監(jiān)督部門，行政負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人。三、 規(guī)定1. 為樹(shù)立和保持公司良好的社會(huì)形象，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，本公司職員只要到公司上班應(yīng)按要求著裝。2. 辦公室職員上班時(shí)間要保持儀容儀表整潔、大方、得體。3. 頭發(fā)梳理須整齊。男職員頭發(fā)不過(guò)耳，不得留長(zhǎng)胡須，保持面部清潔；女職員上班必須化淡妝。4. 各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真配合，督促下屬職員共同遵照?qǐng)?zhí)行。5. 公司正式員工，上班時(shí)間必須嚴(yán)格著工裝（試用期員工及特殊崗位員工除外）。6. 公司正式員工每年10月1日起至次年6月1日止必須身穿制服，男員工佩戴領(lǐng)帶；6月1日至10月1日可以不用佩戴領(lǐng)帶，因會(huì)議、特殊場(chǎng)合需要，男員工必須佩戴領(lǐng)帶，女員工必須佩戴胸花。7. 試用期員工原則上不做工衣，如有特殊或工作需要需部門直屬領(lǐng)導(dǎo)以上批準(zhǔn)。8. 公司所有正式員工，工衣由公司與員工各攤50%，費(fèi)用分6個(gè)月內(nèi)攤消。9. 如因工作時(shí)間長(zhǎng)，工裝損壞或不合身者，在節(jié)約的基礎(chǔ)上，經(jīng)過(guò)部門經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)及行政負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)可加做工裝，費(fèi)用50%分?jǐn)?。公司每?jī)赡旮鹿ぷ鞣?，兩年?nèi)公司更新工作服，公司免費(fèi)提供；超過(guò)兩年后更新的費(fèi)用各攤50%。第三章 食堂管理規(guī)定一、 用膳1. 公司供應(yīng)中餐，每月有兩天不提供用膳；（特殊節(jié)日或加班除外）。2. 員工用膳時(shí)間：中餐：12：3013：00。3. 因公司不提供用膳情況下，員工補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)為每餐8元。4. 員工必須遵守用膳時(shí)間，超過(guò)時(shí)間原則不予用膳，因工作原因，須提前通知，食堂應(yīng)做好留餐或加餐安排。二、 食堂清潔衛(wèi)生要求1. 食堂工作人員清潔要求：216。 上班上崗前必須做好個(gè)人清潔，用洗滌劑洗手。216。 禁止留長(zhǎng)指甲、長(zhǎng)發(fā)。216。 工作時(shí)間須帶口罩、工作帽等。216。 食堂工作人員每年進(jìn)行一次健康檢查，不合格不得上崗。2. 食品清潔衛(wèi)生：216。 肉食及海鮮水產(chǎn)類必須沖洗三次以上，保持新鮮、變質(zhì)一律不準(zhǔn)食用。2