【正文】 會場管理規(guī)范與制度范本第一節(jié)會場管理規(guī)范一、會場服務(wù)的主要內(nèi)容（一）會議簽到簽到是指與會人員進入會場前，在簽到處簽名或交簽到證，是與會人員到會時的第一件事，同時也是會中服務(wù)的第一項任務(wù)。其目的是掌握出席情況。依據(jù)不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，會議簽到的具體方法可以分為許多不同的類型。下面就介紹幾種常用的簽到方法： !簿式簽到會議工作人員預(yù)先要準(zhǔn)備好簽到簿，與會人員到會時讓其在簿上簽署自己的姓名，有的還需注明自己的職務(wù)、所代表的單位和團體名稱，表示到會。這種簿子利于保存，便于查找關(guān)系，有紀(jì)念性意義。但只適用于小型會議或與會人員到會時間較為分散的會議。如較長時間的會議，要求與會人員提前一天或幾天到會。一些大型會議，或與會人員到會時間集中，不宜采用這種辦法，否則將會在簽到處形成擁擠現(xiàn)象，造成秩序混亂，影響會議按時進行。 簽到證卡簽到就是將印制好的卡片預(yù)先發(fā)給與會人員，與會人員入場時交出一張卡片就行了?？ㄆ灥揭灿袃煞N辦法：一種是簽名的卡片，與會人員要在卡片上簽上自己的姓名才 能入場；一種是由卡片上的固定號碼代表出席人的姓名。重要會議使用的多是簽名卡片，上面也印有證件號碼或座次號碼，這種辦法可避免簿式簽到易造成人員擁擠的弊端。 !會議工作人員代簽這種辦法適用于小型會議。會議工作人員持有本次會議應(yīng)參加人的名單，來一人計一名，隨時可以知道到會情況，這種辦法較為簡單，完全不用麻煩與會人員，而且統(tǒng)計迅速。采用這種辦法，會議工作人員必須認(rèn)識本次會議的全部或絕大部分參加人，根本不認(rèn)識或大部分不認(rèn)識與會人，就無法采用這種辦法。如果是富有紀(jì)念性意義的會議，為了保存與會人員親筆簽到的筆跡，小型會議也可以不使用這種辦法?？勺屌c會人員直接簽名。 印制座次表全圖簽到（上面印有與會人員姓名和排座號）即：一邊接受簽到，一邊在座次表上銷號，這樣做，隨時可以知道到會人數(shù)與缺席人數(shù)及其姓名。這時應(yīng)注意，印制座次表時，與會人員的座次安排要有一定規(guī)律，如從某號到某號是某地區(qū)（或部門）代表座位，將同一地區(qū)（或部門）的與會人員集中在一起，便于與會者查找自己的座位，能起到引導(dǎo)座位的作用。 $電子簽到機簽到只要與會人員進入會場時把簽到卡片送進簽到機；簽到機就會將姓名、號碼傳到中心，并把卡片退還本人，入場完畢，簽到情況就會在熒光屏上顯示出來。電子簽到機在我國投入使用的時間不長，使用范圍有限，但由于它具有快速、準(zhǔn)確、簡便的特點，必將在不長的時間內(nèi)得到更為廣泛的應(yīng)用。在不使用電子簽到機的情況下，統(tǒng)計到會人員和缺席人名單有兩個辦法：（%）按排按號地順序整理簽到單，少數(shù)工作人員就可以完成這一工作。但是，這種辦法必須等到會同志大部分到會后才能開始工作，在會前只能統(tǒng)計到會和缺席人數(shù)，而不能很快提出缺席人的具體名單。（amp。）把座次表全圖印出來（上面有排號、座號、人名），一邊接受簽到，一邊在座次表上銷號。這樣做，可以隨時知道誰到會，誰未到會。與會者入場后，秘書部門要及時準(zhǔn)確地報送出席和缺席情況，以便會議主持人掌握。（二）引導(dǎo)座位日常的小型會議，與會的同志一般都有自己的習(xí)慣座位。但多數(shù)會議需要與會者按照會前安排好的座位或區(qū)域就座。召開大中型會議，為了方便與會者盡快就座和保持會場秩序安靜，都需要采取某種方式引導(dǎo)座位。比如，在會議廳召開的大中型會議，一般都采用對號入座的方式或是將會場劃分為若干區(qū)域，以地區(qū)或部門或行業(yè)為單位集中就座，根據(jù)不同情況，有的也可采取隨便入座的方式，無論采取對號入座。 ’amp。$ !最新辦公室管理規(guī)章制度全集還是隨便入座，或是劃分區(qū)域入座，都可以設(shè)立指坐標(biāo)或是會議秘書工作人員引座，有的小型會議也需要與地會有固定的座次，應(yīng)在出席證和簽到證上注明座號，如果證件上不注明座號或不發(fā)證件，可在每個會議桌上擺置名簽，并同時印制“座次表”發(fā)給與會人員，與會人第一次入場的時候，會議工作人員應(yīng)做必要的引導(dǎo)，以便與會人員找到座次。否則，如果缺乏引導(dǎo)，會場就會亂成一團，影響了大會的秩序。（三）安排發(fā)言會中發(fā)言是參加會議的代表表達自己意見的方法，也是代表同志的基本權(quán)利，體現(xiàn)會議的民主集中制原則，使領(lǐng)導(dǎo)同志能廣泛聽取與會代表的意見，集思廣益。所以要尊重與會代表的發(fā)言權(quán)。但會中發(fā)言不是隨意的，安排大會發(fā)言的決定權(quán)屬于大會主席團的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志。但是，會議工作人員可能被委托先提出安排意見，供領(lǐng)導(dǎo)同志審定。安排大會發(fā)言時，應(yīng)當(dāng)考慮以下幾點： !面要撒開所謂面要撒開是指要照顧到不同地區(qū)的平衡，不能只安排某一地區(qū)或某幾個地區(qū)代表發(fā)言，會議領(lǐng)導(dǎo)要廣泛聽取各地區(qū)代表的發(fā)言，才能全面地了解情況。當(dāng)然，照顧地區(qū)間的平衡不等于各地區(qū)的發(fā)言人數(shù)一定相等，各地區(qū)發(fā)言代表人數(shù)的比例要與各地出席會議的代表人數(shù)的比例一致，出席會議的代表較多就多安排發(fā)言人數(shù)，出席會議的代表人數(shù)較少，就應(yīng)少安排發(fā)言人數(shù)。 注意主要領(lǐng)導(dǎo)同志與基層領(lǐng)導(dǎo)同志的平衡高一級主要領(lǐng)導(dǎo)同志的發(fā)言，可能內(nèi)容全面，政治性、理論性較強，而基層領(lǐng)導(dǎo)同志或做具體工作的同志的發(fā)言，可能內(nèi)容具體，材料豐富、生動。把兩者適當(dāng)?shù)卮┎灏才?，會使發(fā)言生動活潑，效益更大。兩者結(jié)合起來，相得益彰。 $注意主題平衡每人的發(fā)言都有主題思想。要安排符合會議總精神的主題，注意不要過分重復(fù)主題。相同內(nèi)容的發(fā)言，不要緊連在一起，最好也不要放在一天，以免影響與會人員情緒，減弱會議效果?？傊?，要把相同內(nèi)容的發(fā)言適當(dāng)分開，使每天的會議不致讓人感到單調(diào)。當(dāng)然，如果有實際需要，例如為了加強某種聲勢，反映某種呼聲，還是可以把一個方面的發(fā)言集中安排在一起的。安排發(fā)言要有廣泛的代表性，或以地區(qū)、部門考慮；或以階層、職業(yè)考慮；或從代表人物考慮，而這些都必須以服從大會總目的為前提。此外，為了安排好大會發(fā)言，保證會議發(fā)言踴躍，會議工作人員還應(yīng)該做一定的促進工作。如透露領(lǐng)導(dǎo)意圖，如需印發(fā)發(fā)言稿，應(yīng)詢問發(fā)言人的準(zhǔn)備情況，并將發(fā)言次序和時間告訴他。 （四）會議記錄不論規(guī)模大小的會議都應(yīng)有記錄。會議記錄包括兩部分內(nèi)容，第一部分是會議的組織情況，包括會議名稱、屆次、時間、地點、出席者、主持人等。第二部分是會議的內(nèi)容：會議議題、討論發(fā)言、形成的決議等。真實地記載會議的情況，客觀反映會議的內(nèi)容和進程，可以為日后分析研究會議內(nèi)容的提供依據(jù)。因此，會議記錄是重要的文書檔案材料，也是會議快報、簡報、紀(jì)要的原始根據(jù)和重要素材。會議記錄方法可分為兩種： !摘要記錄這種記錄采用漢字直接記。各級黨政機關(guān)的日常會議，一般用漢字作簡單記錄。但有的地方，有時對此類會議也作為詳細(xì)的記錄。 詳細(xì)記錄要求有言必錄，包括發(fā)言中的插話等，都要詳細(xì)記錄在案。這種記錄有的采用符號速記，有的使用錄聲設(shè)備，會后根據(jù)錄聲整理記錄。也有的是速記和錄音二者兼用。但有些會議不宜錄音，就只能運用速記，詳細(xì)記錄一般適用于特別重要會議。對高級領(lǐng)導(dǎo)同志的重要發(fā)言，應(yīng)當(dāng)作速記記錄或錄音，以便做好傳達和文獻保存工作。會議記錄要求真實、準(zhǔn)確、完整，不得隨意增刪改動，特別是速記，更要忠實原話，保持風(fēng)格，段落清楚，文字準(zhǔn)確。做好會議記錄應(yīng)該做到以下幾點：（!）使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的會議記錄本。各頁都應(yīng)有：會議名稱、時間、地點、出席人、列席人、缺席（原因）、會議主持人、記錄人、會議內(nèi)容等項目。（）會議記錄要真實、準(zhǔn)確、完整，不得隨意增刪改動。重要內(nèi)容，要記清原話，保持風(fēng)格，段落清楚，文字準(zhǔn)確。（$）速記符號的應(yīng)用。用速記符號記錄的，要及時整理，防止遺忘。（%）會場記錄人員的座位安排要適當(dāng)。既要考慮聽清臺上的領(lǐng)導(dǎo)講話，又要考慮聽清臺下群眾發(fā)言，尤其是座談會，記錄人員要能聽清全場人員的發(fā)言。會議記錄是一項政治性強、技術(shù)性高的工作。會議記錄人員必須實事求是地做記錄，不能隨意改動，尤其是速記，要求忠實原話，保持風(fēng)格?？傊瑫h記錄要求真實、準(zhǔn)確、完整。能否做好會議記錄，不僅要求記錄人員有認(rèn)真、負(fù)責(zé)的精神，而且要求記錄人員有一定的秘書工作的專業(yè)知識和實際訓(xùn)練。 會議記錄人員還必須熟悉會議的情況，明確會議的宗旨和基本精神，否則不可能迅速地對會議內(nèi)容作出完整準(zhǔn)確的記錄。（五）組織分組討論召開大中型會議往往有許多問題需要在小組中進行討論，小會常常穿插在大會之間進行。有很多議題一般是先經(jīng)過小組充分醞釀和討論，然后才拿到大會上通過。因此，可以說小會是大會的基礎(chǔ)和補充，大會是小會的繼續(xù)。分組的辦法各有不同，可根據(jù)實際情況而定?？梢园吹貐^(qū)分組，將同一地區(qū)的代表集中到一組；也可以按部門分組，將同一部門的代表集中到一組；還可以按問題分組，將熟知某個問題的代表集中到一組。每種分組的方法都有自己的優(yōu)點，例如，按地區(qū)分組可以集中反映各地區(qū)代表對問題的討論意見。按部門分組可以集中反映各部門的意見。把熟知某些問題的代表集中一組，可以使問題討論得更深刻。分組討論具體采用哪種方法，可視會議具體情況而定，各組都要確定好召集人和記錄員。為保證討論質(zhì)量并及時傳遞討論意見，可以把會議工作人員分派到各組，幫助引導(dǎo)討論，了解各組討論的進展情況，并在大會主席團和各組之間傳遞信息。發(fā)現(xiàn)好的方法應(yīng)及時推廣、交流，好的意見要及時反映，以便各組之間能互相學(xué)習(xí)，彼此取長，共同提高會議質(zhì)量。（六）編收會議資料會議記錄是會議的如實記載，是編寫簡報、整理會議紀(jì)要的基礎(chǔ)工作?，F(xiàn)場記錄十分緊張，字跡很不清晰，有時又用速記，如不及時整理，有些問題就很難搞清楚。整理記錄，先要復(fù)原簡化了的語句，再用規(guī)范化的語言，但不能更動原意。整理會議記錄以后，就應(yīng)當(dāng)編寫簡報。編寫簡報是為了交流情況，反映問題，推動會議發(fā)展。會議簡報應(yīng)迅速及時地由大會秘書處編發(fā)。簡報的內(nèi)容要集中、突出，能反映會議的精神；文字要簡短扼要，講究經(jīng)濟。有些會議出現(xiàn)“快報”的形式?！翱靾蟆笔呛唸蟮奶嵋笠愿鼮槟毜恼Z言，反映實質(zhì)性的問題。快報的特點是“快”，上午的問題，下午就能反映出來。快報的送達對象是少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)人。領(lǐng)導(dǎo)事情多，時間少，看快報可以及時掌握會議進程，及時指導(dǎo)。這是向領(lǐng)導(dǎo)反映情況的好形式。領(lǐng)導(dǎo)講話、會議快報、簡報及其它會議資料，需要在會中分發(fā)，所發(fā)文件或資料，如屬要收退的，應(yīng)當(dāng)在文件右上角寫上收文人姓名，收文時要登記，為收退工作創(chuàng)造便利條件。在會中發(fā)文，除直接對與會者發(fā)文外，一般性的文件資料，還可在會場每個座位上擺放一份，也可在入場時，由會議秘書工作人員在入口處依次將文件資料發(fā)到每位與會者手中。會議文件資料、簡報快報的撰寫印制與日常文字工作要求不同，主要是時限性要求較高，會中每天的新情況往往限定秘書工作人員必須在當(dāng)天夜間編印出來，第二天 ! 早晨分發(fā)到與會者手中。會中收集資料必須準(zhǔn)確、快速、全面。通常采用的辦法，一是把秘書工作人員分派到各小組，將有關(guān)情況隨時加以收集整理；二是請與會者將新建議，新思想及新情況整理成書面材料，送交有關(guān)資料人員，更值得注意的是，在一天或是一個階段的會議工作完結(jié)后，秘書工作人員要及時集中，先將收集到的情況進行綜合分析，然后指定專人加以整理。由于文件資料的印制常常集中在夜間，因此，對于較長時間的會議，往往需要組織專門的校印人員，為了保證質(zhì)量和時限，校對人員一般應(yīng)做到“一校一讀”，即兩人先對照原稿唱校一次，再每人細(xì)看一遍原稿；重要文件資料應(yīng)堅持“兩校一讀”；特別重要的還應(yīng)堅持“兩校兩讀”。同時應(yīng)確保印校人員與主校人員的聯(lián)系，以便及時解決校印中出現(xiàn)的問題。（七）安排候會候會制度是會間的重要制度之一，有些會議議題繁多，但并不是要求每位與會者都要參加每個議題。一些與前一議題無關(guān)但必須參加后一議題的與會人員，會議工作人員要為他們安排候會。安排好候會，一是要選擇合適的候會地點，候會地點一般不要離會場太遠(yuǎn)，否則當(dāng)這一議題結(jié)束，下一議題開始時，候會人員難以及時趕到會場，耽誤會議進行。二是要掌握好候會的時間，不要讓候會者等得太久。要及時通知候會人員會議進行情況，前一議題結(jié)束，要立即通知應(yīng)該參加下一議題的候會者，不要耽擱時間，影響到會。安排好候會不僅是為了保證會議有條不紊地進行，提高會議質(zhì)量，保證會議效果，更重要的是有些重要的議題需要保密，討論內(nèi)容只能限制在一定的范圍內(nèi)，不是讓每一位與會者知道，做好候會工作，使與該議題無關(guān)的人員不參加討論，可以避免會議內(nèi)容不必要地擴散，防止泄密。安排好候會，還是端正會風(fēng)的重要措施。與議題無關(guān)的人員參加會議，坐下無事，形成一種“陪會”現(xiàn)象，甚至在會場上聊天，影響會議的秩序和會議效果，做好候會工作正是改變這種會風(fēng)，保證會議精簡和高效的重要措施之一。（八）內(nèi)外聯(lián)系會議進程中，經(jīng)常有些臨時性事務(wù)，需要會中秘書工作人員辦理。比如與會領(lǐng)導(dǎo)同志批辦文件要轉(zhuǎn)送有關(guān)部門，會外有的部門或秘書有急件呈送與會領(lǐng)導(dǎo)同志，或者需要請與會同志接電話，等等。這些事情都應(yīng)由秘書工作人員作為中介人負(fù)責(zé)辦理或協(xié)助辦理。特別是一些日常工作會議，如黨委常委會、政府部門辦公會等。有的人員與前面議題無關(guān)，但需參加后面某一議題的匯報、討論，要安排他們提前到達會場，一邊休息，一邊等候，當(dāng)研究與他們有關(guān)的議題時，秘書工作人員要及時請他們進來。開大中型會議時，會議秘書工作人員可以借助報話器或呼叫機等現(xiàn)代手段進行會 議內(nèi)外之間的聯(lián)絡(luò)，機密性較強的會議，應(yīng)事先規(guī)定一些暗語和代號進行聯(lián)絡(luò)，以免報話機將通話內(nèi)容通過電波傳送出去，造成泄密。（九）處理臨時交辦事項會議進程中，可能發(fā)生一些出乎預(yù)料的臨時變動，比如調(diào)整議題，增加與會人