【正文】 會(huì)場(chǎng)管理規(guī)范與制度范本第一節(jié)會(huì)場(chǎng)管理規(guī)范一、會(huì)場(chǎng)服務(wù)的主要內(nèi)容（一）會(huì)議簽到簽到是指與會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)前，在簽到處簽名或交簽到證，是與會(huì)人員到會(huì)時(shí)的第一件事，同時(shí)也是會(huì)中服務(wù)的第一項(xiàng)任務(wù)。其目的是掌握出席情況。依據(jù)不同的劃分標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)議簽到的具體方法可以分為許多不同的類型。下面就介紹幾種常用的簽到方法： !簿式簽到會(huì)議工作人員預(yù)先要準(zhǔn)備好簽到簿，與會(huì)人員到會(huì)時(shí)讓其在簿上簽署自己的姓名，有的還需注明自己的職務(wù)、所代表的單位和團(tuán)體名稱，表示到會(huì)。這種簿子利于保存，便于查找關(guān)系，有紀(jì)念性意義。但只適用于小型會(huì)議或與會(huì)人員到會(huì)時(shí)間較為分散的會(huì)議。如較長(zhǎng)時(shí)間的會(huì)議，要求與會(huì)人員提前一天或幾天到會(huì)。一些大型會(huì)議，或與會(huì)人員到會(huì)時(shí)間集中，不宜采用這種辦法，否則將會(huì)在簽到處形成擁擠現(xiàn)象，造成秩序混亂，影響會(huì)議按時(shí)進(jìn)行。 簽到證卡簽到就是將印制好的卡片預(yù)先發(fā)給與會(huì)人員，與會(huì)人員入場(chǎng)時(shí)交出一張卡片就行了。卡片簽到也有兩種辦法：一種是簽名的卡片，與會(huì)人員要在卡片上簽上自己的姓名才 能入場(chǎng)；一種是由卡片上的固定號(hào)碼代表出席人的姓名。重要會(huì)議使用的多是簽名卡片，上面也印有證件號(hào)碼或座次號(hào)碼，這種辦法可避免簿式簽到易造成人員擁擠的弊端。 !會(huì)議工作人員代簽這種辦法適用于小型會(huì)議。會(huì)議工作人員持有本次會(huì)議應(yīng)參加人的名單，來(lái)一人計(jì)一名，隨時(shí)可以知道到會(huì)情況，這種辦法較為簡(jiǎn)單，完全不用麻煩與會(huì)人員，而且統(tǒng)計(jì)迅速。采用這種辦法，會(huì)議工作人員必須認(rèn)識(shí)本次會(huì)議的全部或絕大部分參加人，根本不認(rèn)識(shí)或大部分不認(rèn)識(shí)與會(huì)人，就無(wú)法采用這種辦法。如果是富有紀(jì)念性意義的會(huì)議，為了保存與會(huì)人員親筆簽到的筆跡，小型會(huì)議也可以不使用這種辦法。可讓與會(huì)人員直接簽名。 印制座次表全圖簽到（上面印有與會(huì)人員姓名和排座號(hào)）即：一邊接受簽到，一邊在座次表上銷號(hào)，這樣做，隨時(shí)可以知道到會(huì)人數(shù)與缺席人數(shù)及其姓名。這時(shí)應(yīng)注意，印制座次表時(shí)，與會(huì)人員的座次安排要有一定規(guī)律，如從某號(hào)到某號(hào)是某地區(qū)（或部門(mén)）代表座位，將同一地區(qū)（或部門(mén)）的與會(huì)人員集中在一起，便于與會(huì)者查找自己的座位，能起到引導(dǎo)座位的作用。 $電子簽到機(jī)簽到只要與會(huì)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)時(shí)把簽到卡片送進(jìn)簽到機(jī)；簽到機(jī)就會(huì)將姓名、號(hào)碼傳到中心，并把卡片退還本人，入場(chǎng)完畢，簽到情況就會(huì)在熒光屏上顯示出來(lái)。電子簽到機(jī)在我國(guó)投入使用的時(shí)間不長(zhǎng)，使用范圍有限，但由于它具有快速、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)便的特點(diǎn)，必將在不長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)得到更為廣泛的應(yīng)用。在不使用電子簽到機(jī)的情況下，統(tǒng)計(jì)到會(huì)人員和缺席人名單有兩個(gè)辦法：（%）按排按號(hào)地順序整理簽到單，少數(shù)工作人員就可以完成這一工作。但是，這種辦法必須等到會(huì)同志大部分到會(huì)后才能開(kāi)始工作，在會(huì)前只能統(tǒng)計(jì)到會(huì)和缺席人數(shù)，而不能很快提出缺席人的具體名單。（amp。）把座次表全圖印出來(lái)（上面有排號(hào)、座號(hào)、人名），一邊接受簽到，一邊在座次表上銷號(hào)。這樣做，可以隨時(shí)知道誰(shuí)到會(huì)，誰(shuí)未到會(huì)。與會(huì)者入場(chǎng)后，秘書(shū)部門(mén)要及時(shí)準(zhǔn)確地報(bào)送出席和缺席情況，以便會(huì)議主持人掌握。（二）引導(dǎo)座位日常的小型會(huì)議，與會(huì)的同志一般都有自己的習(xí)慣座位。但多數(shù)會(huì)議需要與會(huì)者按照會(huì)前安排好的座位或區(qū)域就座。召開(kāi)大中型會(huì)議，為了方便與會(huì)者盡快就座和保持會(huì)場(chǎng)秩序安靜，都需要采取某種方式引導(dǎo)座位。比如，在會(huì)議廳召開(kāi)的大中型會(huì)議，一般都采用對(duì)號(hào)入座的方式或是將會(huì)場(chǎng)劃分為若干區(qū)域，以地區(qū)或部門(mén)或行業(yè)為單位集中就座，根據(jù)不同情況，有的也可采取隨便入座的方式，無(wú)論采取對(duì)號(hào)入座。 ’amp。$ !最新辦公室管理規(guī)章制度全集還是隨便入座，或是劃分區(qū)域入座，都可以設(shè)立指坐標(biāo)或是會(huì)議秘書(shū)工作人員引座，有的小型會(huì)議也需要與地會(huì)有固定的座次，應(yīng)在出席證和簽到證上注明座號(hào)，如果證件上不注明座號(hào)或不發(fā)證件，可在每個(gè)會(huì)議桌上擺置名簽，并同時(shí)印制“座次表”發(fā)給與會(huì)人員，與會(huì)人第一次入場(chǎng)的時(shí)候，會(huì)議工作人員應(yīng)做必要的引導(dǎo)，以便與會(huì)人員找到座次。否則，如果缺乏引導(dǎo)，會(huì)場(chǎng)就會(huì)亂成一團(tuán)，影響了大會(huì)的秩序。（三）安排發(fā)言會(huì)中發(fā)言是參加會(huì)議的代表表達(dá)自己意見(jiàn)的方法，也是代表同志的基本權(quán)利，體現(xiàn)會(huì)議的民主集中制原則，使領(lǐng)導(dǎo)同志能廣泛聽(tīng)取與會(huì)代表的意見(jiàn)，集思廣益。所以要尊重與會(huì)代表的發(fā)言權(quán)。但會(huì)中發(fā)言不是隨意的，安排大會(huì)發(fā)言的決定權(quán)屬于大會(huì)主席團(tuán)的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志。但是，會(huì)議工作人員可能被委托先提出安排意見(jiàn)，供領(lǐng)導(dǎo)同志審定。安排大會(huì)發(fā)言時(shí)，應(yīng)當(dāng)考慮以下幾點(diǎn)： !面要撒開(kāi)所謂面要撒開(kāi)是指要照顧到不同地區(qū)的平衡，不能只安排某一地區(qū)或某幾個(gè)地區(qū)代表發(fā)言，會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)要廣泛聽(tīng)取各地區(qū)代表的發(fā)言，才能全面地了解情況。當(dāng)然，照顧地區(qū)間的平衡不等于各地區(qū)的發(fā)言人數(shù)一定相等，各地區(qū)發(fā)言代表人數(shù)的比例要與各地出席會(huì)議的代表人數(shù)的比例一致，出席會(huì)議的代表較多就多安排發(fā)言人數(shù)，出席會(huì)議的代表人數(shù)較少，就應(yīng)少安排發(fā)言人數(shù)。 注意主要領(lǐng)導(dǎo)同志與基層領(lǐng)導(dǎo)同志的平衡高一級(jí)主要領(lǐng)導(dǎo)同志的發(fā)言，可能內(nèi)容全面，政治性、理論性較強(qiáng)，而基層領(lǐng)導(dǎo)同志或做具體工作的同志的發(fā)言，可能內(nèi)容具體，材料豐富、生動(dòng)。把兩者適當(dāng)?shù)卮┎灏才牛瑫?huì)使發(fā)言生動(dòng)活潑，效益更大。兩者結(jié)合起來(lái)，相得益彰。 $注意主題平衡每人的發(fā)言都有主題思想。要安排符合會(huì)議總精神的主題，注意不要過(guò)分重復(fù)主題。相同內(nèi)容的發(fā)言，不要緊連在一起，最好也不要放在一天，以免影響與會(huì)人員情緒，減弱會(huì)議效果?？傊?，要把相同內(nèi)容的發(fā)言適當(dāng)分開(kāi)，使每天的會(huì)議不致讓人感到單調(diào)。當(dāng)然，如果有實(shí)際需要，例如為了加強(qiáng)某種聲勢(shì)，反映某種呼聲，還是可以把一個(gè)方面的發(fā)言集中安排在一起的。安排發(fā)言要有廣泛的代表性，或以地區(qū)、部門(mén)考慮；或以階層、職業(yè)考慮；或從代表人物考慮，而這些都必須以服從大會(huì)總目的為前提。此外，為了安排好大會(huì)發(fā)言，保證會(huì)議發(fā)言踴躍，會(huì)議工作人員還應(yīng)該做一定的促進(jìn)工作。如透露領(lǐng)導(dǎo)意圖，如需印發(fā)發(fā)言稿，應(yīng)詢問(wèn)發(fā)言人的準(zhǔn)備情況，并將發(fā)言次序和時(shí)間告訴他。 （四）會(huì)議記錄不論規(guī)模大小的會(huì)議都應(yīng)有記錄。會(huì)議記錄包括兩部分內(nèi)容，第一部分是會(huì)議的組織情況，包括會(huì)議名稱、屆次、時(shí)間、地點(diǎn)、出席者、主持人等。第二部分是會(huì)議的內(nèi)容：會(huì)議議題、討論發(fā)言、形成的決議等。真實(shí)地記載會(huì)議的情況，客觀反映會(huì)議的內(nèi)容和進(jìn)程，可以為日后分析研究會(huì)議內(nèi)容的提供依據(jù)。因此，會(huì)議記錄是重要的文書(shū)檔案材料，也是會(huì)議快報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、紀(jì)要的原始根據(jù)和重要素材。會(huì)議記錄方法可分為兩種： !摘要記錄這種記錄采用漢字直接記。各級(jí)黨政機(jī)關(guān)的日常會(huì)議，一般用漢字作簡(jiǎn)單記錄。但有的地方，有時(shí)對(duì)此類會(huì)議也作為詳細(xì)的記錄。 詳細(xì)記錄要求有言必錄，包括發(fā)言中的插話等，都要詳細(xì)記錄在案。這種記錄有的采用符號(hào)速記，有的使用錄聲設(shè)備，會(huì)后根據(jù)錄聲整理記錄。也有的是速記和錄音二者兼用。但有些會(huì)議不宜錄音，就只能運(yùn)用速記，詳細(xì)記錄一般適用于特別重要會(huì)議。對(duì)高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志的重要發(fā)言，應(yīng)當(dāng)作速記記錄或錄音，以便做好傳達(dá)和文獻(xiàn)保存工作。會(huì)議記錄要求真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得隨意增刪改動(dòng)，特別是速記，更要忠實(shí)原話，保持風(fēng)格，段落清楚，文字準(zhǔn)確。做好會(huì)議記錄應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：（!）使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的會(huì)議記錄本。各頁(yè)都應(yīng)有：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、列席人、缺席（原因）、會(huì)議主持人、記錄人、會(huì)議內(nèi)容等項(xiàng)目。（）會(huì)議記錄要真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得隨意增刪改動(dòng)。重要內(nèi)容，要記清原話，保持風(fēng)格，段落清楚，文字準(zhǔn)確。（$）速記符號(hào)的應(yīng)用。用速記符號(hào)記錄的，要及時(shí)整理，防止遺忘。（%）會(huì)場(chǎng)記錄人員的座位安排要適當(dāng)。既要考慮聽(tīng)清臺(tái)上的領(lǐng)導(dǎo)講話，又要考慮聽(tīng)清臺(tái)下群眾發(fā)言，尤其是座談會(huì)，記錄人員要能聽(tīng)清全場(chǎng)人員的發(fā)言。會(huì)議記錄是一項(xiàng)政治性強(qiáng)、技術(shù)性高的工作。會(huì)議記錄人員必須實(shí)事求是地做記錄，不能隨意改動(dòng)，尤其是速記，要求忠實(shí)原話，保持風(fēng)格?？傊?，會(huì)議記錄要求真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。能否做好會(huì)議記錄，不僅要求記錄人員有認(rèn)真、負(fù)責(zé)的精神，而且要求記錄人員有一定的秘書(shū)工作的專業(yè)知識(shí)和實(shí)際訓(xùn)練。 會(huì)議記錄人員還必須熟悉會(huì)議的情況，明確會(huì)議的宗旨和基本精神，否則不可能迅速地對(duì)會(huì)議內(nèi)容作出完整準(zhǔn)確的記錄。（五）組織分組討論召開(kāi)大中型會(huì)議往往有許多問(wèn)題需要在小組中進(jìn)行討論，小會(huì)常常穿插在大會(huì)之間進(jìn)行。有很多議題一般是先經(jīng)過(guò)小組充分醞釀和討論，然后才拿到大會(huì)上通過(guò)。因此，可以說(shuō)小會(huì)是大會(huì)的基礎(chǔ)和補(bǔ)充，大會(huì)是小會(huì)的繼續(xù)。分組的辦法各有不同，可根據(jù)實(shí)際情況而定?？梢园吹貐^(qū)分組，將同一地區(qū)的代表集中到一組；也可以按部門(mén)分組，將同一部門(mén)的代表集中到一組；還可以按問(wèn)題分組，將熟知某個(gè)問(wèn)題的代表集中到一組。每種分組的方法都有自己的優(yōu)點(diǎn)，例如，按地區(qū)分組可以集中反映各地區(qū)代表對(duì)問(wèn)題的討論意見(jiàn)。按部門(mén)分組可以集中反映各部門(mén)的意見(jiàn)。把熟知某些問(wèn)題的代表集中一組，可以使問(wèn)題討論得更深刻。分組討論具體采用哪種方法，可視會(huì)議具體情況而定，各組都要確定好召集人和記錄員。為保證討論質(zhì)量并及時(shí)傳遞討論意見(jiàn)，可以把會(huì)議工作人員分派到各組，幫助引導(dǎo)討論，了解各組討論的進(jìn)展情況，并在大會(huì)主席團(tuán)和各組之間傳遞信息。發(fā)現(xiàn)好的方法應(yīng)及時(shí)推廣、交流，好的意見(jiàn)要及時(shí)反映，以便各組之間能互相學(xué)習(xí)，彼此取長(zhǎng)，共同提高會(huì)議質(zhì)量。（六）編收會(huì)議資料會(huì)議記錄是會(huì)議的如實(shí)記載，是編寫(xiě)簡(jiǎn)報(bào)、整理會(huì)議紀(jì)要的基礎(chǔ)工作?，F(xiàn)場(chǎng)記錄十分緊張，字跡很不清晰，有時(shí)又用速記，如不及時(shí)整理，有些問(wèn)題就很難搞清楚。整理記錄，先要復(fù)原簡(jiǎn)化了的語(yǔ)句，再用規(guī)范化的語(yǔ)言，但不能更動(dòng)原意。整理會(huì)議記錄以后，就應(yīng)當(dāng)編寫(xiě)簡(jiǎn)報(bào)。編寫(xiě)簡(jiǎn)報(bào)是為了交流情況，反映問(wèn)題，推動(dòng)會(huì)議發(fā)展。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)應(yīng)迅速及時(shí)地由大會(huì)秘書(shū)處編發(fā)。簡(jiǎn)報(bào)的內(nèi)容要集中、突出，能反映會(huì)議的精神；文字要簡(jiǎn)短扼要，講究經(jīng)濟(jì)。有些會(huì)議出現(xiàn)“快報(bào)”的形式?！翱靾?bào)”是簡(jiǎn)報(bào)的提要，要求以更為凝練的語(yǔ)言，反映實(shí)質(zhì)性的問(wèn)題?？靾?bào)的特點(diǎn)是“快”，上午的問(wèn)題，下午就能反映出來(lái)?？靾?bào)的送達(dá)對(duì)象是少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)人。領(lǐng)導(dǎo)事情多，時(shí)間少，看快報(bào)可以及時(shí)掌握會(huì)議進(jìn)程，及時(shí)指導(dǎo)。這是向領(lǐng)導(dǎo)反映情況的好形式。領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議快報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)及其它會(huì)議資料，需要在會(huì)中分發(fā)，所發(fā)文件或資料，如屬要收退的，應(yīng)當(dāng)在文件右上角寫(xiě)上收文人姓名，收文時(shí)要登記，為收退工作創(chuàng)造便利條件。在會(huì)中發(fā)文，除直接對(duì)與會(huì)者發(fā)文外，一般性的文件資料，還可在會(huì)場(chǎng)每個(gè)座位上擺放一份，也可在入場(chǎng)時(shí)，由會(huì)議秘書(shū)工作人員在入口處依次將文件資料發(fā)到每位與會(huì)者手中。會(huì)議文件資料、簡(jiǎn)報(bào)快報(bào)的撰寫(xiě)印制與日常文字工作要求不同，主要是時(shí)限性要求較高，會(huì)中每天的新情況往往限定秘書(shū)工作人員必須在當(dāng)天夜間編印出來(lái)，第二天 ! 早晨分發(fā)到與會(huì)者手中。會(huì)中收集資料必須準(zhǔn)確、快速、全面。通常采用的辦法，一是把秘書(shū)工作人員分派到各小組，將有關(guān)情況隨時(shí)加以收集整理；二是請(qǐng)與會(huì)者將新建議，新思想及新情況整理成書(shū)面材料，送交有關(guān)資料人員，更值得注意的是，在一天或是一個(gè)階段的會(huì)議工作完結(jié)后，秘書(shū)工作人員要及時(shí)集中，先將收集到的情況進(jìn)行綜合分析，然后指定專人加以整理。由于文件資料的印制常常集中在夜間，因此，對(duì)于較長(zhǎng)時(shí)間的會(huì)議，往往需要組織專門(mén)的校印人員，為了保證質(zhì)量和時(shí)限，校對(duì)人員一般應(yīng)做到“一校一讀”，即兩人先對(duì)照原稿唱校一次，再每人細(xì)看一遍原稿；重要文件資料應(yīng)堅(jiān)持“兩校一讀”；特別重要的還應(yīng)堅(jiān)持“兩校兩讀”。同時(shí)應(yīng)確保印校人員與主校人員的聯(lián)系，以便及時(shí)解決校印中出現(xiàn)的問(wèn)題。（七）安排候會(huì)候會(huì)制度是會(huì)間的重要制度之一，有些會(huì)議議題繁多，但并不是要求每位與會(huì)者都要參加每個(gè)議題。一些與前一議題無(wú)關(guān)但必須參加后一議題的與會(huì)人員，會(huì)議工作人員要為他們安排候會(huì)。安排好候會(huì)，一是要選擇合適的候會(huì)地點(diǎn)，候會(huì)地點(diǎn)一般不要離會(huì)場(chǎng)太遠(yuǎn)，否則當(dāng)這一議題結(jié)束，下一議題開(kāi)始時(shí)，候會(huì)人員難以及時(shí)趕到會(huì)場(chǎng)，耽誤會(huì)議進(jìn)行。二是要掌握好候會(huì)的時(shí)間，不要讓候會(huì)者等得太久。要及時(shí)通知候會(huì)人員會(huì)議進(jìn)行情況，前一議題結(jié)束，要立即通知應(yīng)該參加下一議題的候會(huì)者，不要耽擱時(shí)間，影響到會(huì)。安排好候會(huì)不僅是為了保證會(huì)議有條不紊地進(jìn)行，提高會(huì)議質(zhì)量，保證會(huì)議效果，更重要的是有些重要的議題需要保密，討論內(nèi)容只能限制在一定的范圍內(nèi)，不是讓每一位與會(huì)者知道，做好候會(huì)工作，使與該議題無(wú)關(guān)的人員不參加討論，可以避免會(huì)議內(nèi)容不必要地?cái)U(kuò)散，防止泄密。安排好候會(huì)，還是端正會(huì)風(fēng)的重要措施。與議題無(wú)關(guān)的人員參加會(huì)議，坐下無(wú)事，形成一種“陪會(huì)”現(xiàn)象，甚至在會(huì)場(chǎng)上聊天，影響會(huì)議的秩序和會(huì)議效果，做好候會(huì)工作正是改變這種會(huì)風(fēng)，保證會(huì)議精簡(jiǎn)和高效的重要措施之一。（八）內(nèi)外聯(lián)系會(huì)議進(jìn)程中，經(jīng)常有些臨時(shí)性事務(wù)，需要會(huì)中秘書(shū)工作人員辦理。比如與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)同志批辦文件要轉(zhuǎn)送有關(guān)部門(mén)，會(huì)外有的部門(mén)或秘書(shū)有急件呈送與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)同志，或者需要請(qǐng)與會(huì)同志接電話，等等。這些事情都應(yīng)由秘書(shū)工作人員作為中介人負(fù)責(zé)辦理或協(xié)助辦理。特別是一些日常工作會(huì)議，如黨委常委會(huì)、政府部門(mén)辦公會(huì)等。有的人員與前面議題無(wú)關(guān)，但需參加后面某一議題的匯報(bào)、討論，要安排他們提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，一邊休息，一邊等候，當(dāng)研究與他們有關(guān)的議題時(shí)，秘書(shū)工作人員要及時(shí)請(qǐng)他們進(jìn)來(lái)。開(kāi)大中型會(huì)議時(shí)，會(huì)議秘書(shū)工作人員可以借助報(bào)話器或呼叫機(jī)等現(xiàn)代手段進(jìn)行會(huì) 議內(nèi)外之間的聯(lián)絡(luò)，機(jī)密性較強(qiáng)的會(huì)議，應(yīng)事先規(guī)定一些暗語(yǔ)和代號(hào)進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，以免報(bào)話機(jī)將通話內(nèi)容通過(guò)電波傳送出去，造成泄密。（九）處理臨時(shí)交辦事項(xiàng)會(huì)議進(jìn)程中，可能發(fā)生一些出乎預(yù)料的臨時(shí)變動(dòng)，比如調(diào)整議題，增加與會(huì)人