【正文】 目 錄1. 2004年度質(zhì)量目標(biāo)展開表 2. 行政辦公室職責(zé) 3. 行政辦公室人員任職條件與崗位職責(zé) 4. 行政辦公室工作流程圖 5. 工作要求 6. 行政管理制度 會議管理規(guī)定 文件管理規(guī)定 證件、圖書、檔案管理規(guī)定 印章管理規(guī)定 機動車輛管理規(guī)定 乘坐出租車管理規(guī)定 員工就餐管理規(guī)定 工服管理規(guī)定 日常報銷管理規(guī)定 資源節(jié)約管理規(guī)定 制訂各類計劃/總結(jié)的管理規(guī)定 物資采購及管理控制程序 行政表格清單及樣表 7. 人事管理制度 總則 招聘與辭退管理規(guī)定 考勤制度 分配制度 福利管理規(guī)定 獎懲條例 員工培訓(xùn)制度 員工考核制度 人事表格清單及樣表 8. 環(huán)境因素清單 93 / 951. 年度質(zhì)量目標(biāo)展開表CJBG018 編號：序號質(zhì)量目標(biāo)目標(biāo)值落實措施計劃完成時間責(zé)任部門檢查部門備 注2. 行政辦公室工作職責(zé)1. 負責(zé)管理體系的策劃、。2. 負責(zé)組織編制、評審修訂管理體系文件；3. 負責(zé)文件的控制，負責(zé)收集、登記、更新、傳達適用的法律法規(guī)和其他要求的文件及其管理；4. 負責(zé)公司記錄的歸口管理:a) 負責(zé)形成公司“記錄一覽表”。b) 負責(zé)編制公司通用記錄格式。c) 負責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督各部門記錄表格的形成、使用。5. 負責(zé)推動管理方針的貫徹及管理目標(biāo)、指標(biāo)的完成a) 通過會議、培訓(xùn)等方式宣傳管理方針、目標(biāo)指標(biāo)；b) 將質(zhì)量目標(biāo)分解至相關(guān)部門并組織制定落實措施；c) 監(jiān)督目標(biāo)指標(biāo)落實及完成情況。6. 負責(zé)公司信息交流與溝通的歸口管理工作a) 辦公會b) 文件傳閱c) 信息溝通7. 負責(zé)人力資源管理的歸口管理和培訓(xùn)工作a) 人事b) 勞資c) 培訓(xùn)需求的調(diào)研，培訓(xùn)工作的組織、實施及有效性評價；d) 人員教育、培訓(xùn)，技能和經(jīng)驗記錄的形成。8. 負責(zé)組織各部門識別、評價、確定、更新環(huán)境因素。9. 負責(zé)公司服務(wù)、環(huán)境運行活動的監(jiān)督檢查，負責(zé)內(nèi)審和管理評審的組織工作；、用品的采購管理a) 采購b) 庫房管理c) 物品發(fā)放；；；，包括對不符合、糾正預(yù)防措施的歸 口管理；、分析和利用；。3. 行政辦公室員工任職條件與崗位職責(zé)崗位崗位職責(zé)任職條件行政辦公室主任a) 負責(zé)制定人力資源的發(fā)展規(guī)劃和年度計劃；b) 協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)對中層管理人員的晉升或調(diào)整；c) 負責(zé)制定員工的發(fā)展培訓(xùn)計劃； d) 負責(zé)提出薪酬體系建議；e) 負責(zé)制定績效考核具體指標(biāo)和考核辦法；f) 負責(zé)制定制定福利政策；g) 負責(zé)人力資源整體管理工作；h) 負責(zé)督促檢查公司決定的執(zhí)行與落實；i) 負責(zé)擬定公司人事行政各項規(guī)章制度；g) 協(xié)助各部門編制公司年度工作計劃及公司經(jīng)營指標(biāo)；k) 負責(zé)組織起草各類公文函件并審核待簽發(fā)的文稿；l) 負責(zé)籌備股東會、董事會、總經(jīng)理辦公會會議的召開；m) 負責(zé)協(xié)調(diào)、平衡各部門之間及公司內(nèi)外的關(guān)系。n) 負責(zé)本部門團隊建設(shè)。1. 具有大專以上或同等學(xué)歷；2. 具有三年以上人事行政工作經(jīng)驗；3. 具有高度的責(zé)任感和嚴(yán)謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度；4. 具有較強的溝通協(xié)調(diào)能力和獨立解決問題能力；5. 對物業(yè)經(jīng)營略微了解。人力資源管理崗a) 協(xié)助組織員工招聘,負責(zé)員工入職、轉(zhuǎn)正及離職手續(xù)；b) 協(xié)助辦公室主任制定培訓(xùn)計劃；c) 負責(zé)組織員工培訓(xùn)；d) 負責(zé)考勤管理及工資的發(fā)放；e) 負責(zé)辦理員工檔案、社會保險事項； f) 負責(zé)人事檔案的管理； g) 協(xié)助制定福利制度，制作員工各項福利報表；h) 協(xié)助編寫人力資源管理制度。1. 具有相關(guān)專業(yè)大專以上學(xué)歷；2. 熟悉國家勞動法律法規(guī)3. 具有一年以上人事工作經(jīng)驗；4. 為人正直、原則性強、溝通協(xié)調(diào)能力較強。崗位崗位職責(zé)任職條件行政管理崗a) 負責(zé)各類公文的起草,指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查各項決議的落實；b) 負責(zé)會議的安排及記錄；c) 負責(zé)行政檔案的管理；d) 負責(zé)公司內(nèi)外部信息收集及信息溝通；e) 負責(zé)印章及公司證件的管理；f) 負責(zé)員工餐飲管理；g) 負責(zé)行政文件的簽收、呈送、分發(fā)；h) 協(xié)助編制行政管理制度并整理公司各部門制度；i) 負責(zé)重要環(huán)境因素的管理；j).負責(zé)對機動車輛使用管理。1. 具有大專以上或同等學(xué)歷；2. 具有一年以上工作經(jīng)驗；3. 有一定組織能力和協(xié)調(diào)能力；4. 了解物業(yè)經(jīng)營狀況；5. 熟練掌握辦公室軟件的操作。采購員a) 負責(zé)采購計劃及月資金計劃的匯總；b) 負責(zé)采購物資的市場調(diào)研；c) 負責(zé)物資的采購；d) 負責(zé)物品說明書、保修卡的收集e) 負責(zé)收集、整理各管理中心工程檔案、設(shè)備設(shè)施資料及相關(guān)圖紙。1. 高中以上學(xué)歷；2. 北京市戶口；3. 有駕照；4. 能熟練操作EXCEL工作表庫管員a) 負責(zé)對資產(chǎn)的定期盤點；b) 負責(zé)庫房的管理；c) 負責(zé)對采購物資的收貨及發(fā)貨；d) 負責(zé)勞務(wù)食堂的管理；e) 負責(zé)公司各中心物資的協(xié)調(diào)。1. 中專以上學(xué)歷；2. 有一定的統(tǒng)計能力；3. 能熟練操作EXCEL工作表。4. 行政辦公室工作流程圖行政辦公室工作環(huán)境管理后勤管理工程項目管理采購人力資源管理文件記錄管理QMS/EMS工作環(huán)境控制管理體系策劃環(huán)境因素識別設(shè)備環(huán)境管理工作服管理勞務(wù)人員食堂新項目籌備工程資料管理發(fā)放庫管采購培訓(xùn)勞資人事文件編制、審核、批準(zhǔn)文件記錄管理文件編寫管理體系運行內(nèi)審有效性評價管理評審監(jiān)視和測量監(jiān)督檢查持續(xù)改進活動信息交流與溝通記 錄5．工作要求 行政管理工作要求 建立溝通網(wǎng)絡(luò)平臺,保證公司上下、內(nèi)外信息交流通暢。 指導(dǎo)、督促各部門對公司決議和各項計劃的實施狀況,對各項工作進行有效的控制。 制訂、完善行政管理制度及各項工作程序,監(jiān)督制度的執(zhí)行情況,做到嚴(yán)格控制工作程序。 加強集中采購,降低物資采購成本。保證物品質(zhì)量的情況下控制較低的價格。 加強各類資料的管理。對檔案進行分類及妥善保管,不得遺失、損壞并能簡潔快速的進行翻閱；對資料的外借做好登記；做好檔案保密工作。 對固定資產(chǎn)進行定期盤點,加強對庫房的管理,嚴(yán)格控制物品質(zhì)量驗收及領(lǐng)用,控制物耗成本,避免資源浪費。 司機安全行使機動車,做到不犯交規(guī),按時對車輛進行檢修及年檢。 熱情接待公司客戶及相關(guān)單位人員。,建立學(xué)習(xí)型組織,形成輕松舒適而又有條不紊的工作環(huán)境,樹立良好的公司形象。 人力資源管理工作要求 依照國家法律法規(guī)和相關(guān)部門及公司的規(guī)章制度辦理一切事務(wù),做到辦事有依據(jù),不憑個人感情辦事。 未經(jīng)公開或討論的事宜,不得擅自傳播,做執(zhí)行紀(jì)律的模范,提倡團結(jié)、嚴(yán)謹、求實、和諧的人際關(guān)系和工作作風(fēng)。 對公司人事規(guī)劃、員工工資、員工檔案及考核評估結(jié)果要做到嚴(yán)格保密。 針對公司發(fā)展規(guī)劃做好人員需求計劃,并做好崗位分析,編寫崗位說明書。 為公司招聘高質(zhì)量、高素質(zhì)人才,做到因崗設(shè)人,人盡其才。 為新員工做好入職培訓(xùn),使全體員工全面了解公司的發(fā)展歷史、規(guī)模、愿景及各項管理制度。 為加強員工專業(yè)技能培訓(xùn),擬定年度培訓(xùn)計劃,做好人力資源的開發(fā)與培訓(xùn),加強員工自身提高。 嚴(yán)格遵循公司薪酬體系,認真發(fā)放員工工資,不得出現(xiàn)遺失或遺漏工資。 為新員工及時作好社保續(xù)接手續(xù)和檔案調(diào)入工作,為離職員工妥善處理其社保檔案和個人檔案。 按時對員工做績效考核,作好評估并及時反饋?？己藨?yīng)本著公平、保密的原則。 關(guān)心員工,了解員工,提高員工工作積極性。 公正、平和解決員工勞動糾紛。 6. 行政管理制度為改進作風(fēng),減少會議、縮短會議時間,提高會議質(zhì)量,特制訂本制度。 會議分類及組織總經(jīng)理辦公會。主持人:常務(wù)副總,參會人:公司副總、總經(jīng)理助理、行政部辦公室主任。中心主任會。主持人:常務(wù)副總,參會人:公司副總、公司部門經(jīng)理、中心主任。中心例會。主持人:中心主任,參會人:中心各部門主管。其它會議。 會議安排為避免會議過多或重復(fù),公司正常性會議一律納入例會制,原則上要按例行規(guī)定的時間、地點、內(nèi)容、組織召開。參會人員及相關(guān)部門接到會議通知后,應(yīng)做好有關(guān)準(zhǔn)備工作。包括擬好會議議程、提案、匯報總結(jié)提綱、發(fā)言要點、工作計劃草案、決議決定草案、落實會場、布置會場等文員做好會議紀(jì)要,。 文件管理規(guī)定 總則:：為使文件管理制度化，增進文件處理之品質(zhì)及效率，暢通信息溝通渠道，特制訂本規(guī)定。 范圍：本規(guī)則所稱文書管理,指公司各部門、中心之間及公司內(nèi)部與外界來往的文書(包括信函、傳真、電報、簽呈等),自收(發(fā))文至歸檔全部過程之辦理與控制。 工作職責(zé)：a) 總經(jīng)理負責(zé)對外發(fā)文及對全公司發(fā)文的審批。b) 行政辦公室為公司層文書管理的歸口部門,負責(zé)對往來文件進行核稿及收發(fā)、拆封、分文、稽催、校對、監(jiān)印、記錄、檔案管理等事宜。c) 中心主任負責(zé)本中心對公司層、本中心內(nèi)部發(fā)文及對客戶/業(yè)主發(fā)文的審批。d) 中心文員為管理中心層文書管理的歸口部門,負責(zé)對往來文件進行核稿及收發(fā)、拆封、分文、稽催、校對、監(jiān)印、記錄、檔案管理等事宜。e) 發(fā)文部門負責(zé)起草文件。f) 收文部門負責(zé)文件政策的落實。 工作程序： 行文格式 公司行文