【正文】 《總經(jīng)辦管理制度》第一章 公共關(guān)系管理 第一條 業(yè)務(wù)接待 來賓到公司聯(lián)系業(yè)務(wù)，公司采取彈性接待原則和對(duì)稱性接待原則，即根據(jù)來訪人員的職務(wù)和所涉及業(yè)務(wù)的性質(zhì)確定接待部門和接待人員，公司相關(guān)接待人員須熱情迎送，誠懇接待。 來賓來訪直接與職能部門聯(lián)系的，且來訪業(yè)務(wù)屬職能部門正常業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的，由部門負(fù)責(zé)接待。來賓中如有對(duì)方高管人員，負(fù)責(zé)接待的部門須及時(shí)與總經(jīng)辦聯(lián)系，以便安排相應(yīng)的接待人員。 來賓來訪與公司總經(jīng)辦聯(lián)系的， 由總經(jīng)辦根據(jù)來訪人員所涉及業(yè)務(wù)的性質(zhì)轉(zhuǎn)由有關(guān)職能部門接待。 來訪人員到公司聯(lián)系業(yè)務(wù)，要求直接見公司領(lǐng)導(dǎo)的，不管什么原因，各職能部門不得安排，一律由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)聯(lián)系安排。 來訪人員的用餐由職能部門按本章第二條執(zhí)行。來訪人員的住宿，由負(fù)責(zé)接待的職能部門聯(lián)系總經(jīng)辦，由總經(jīng)辦統(tǒng)一安排。公司接待人員與來訪人員洽談所涉及的業(yè)務(wù)，由負(fù)責(zé)接待的人員或部門根據(jù)有關(guān)職責(zé)規(guī)定進(jìn)行處理、協(xié)調(diào)、記錄和報(bào)告。第二章 文件檔案管理 第二條 文書檔案立卷歸檔 總則 ⑴公司實(shí)行文件資料集中管理和分散管理相結(jié)合的制度，公司總經(jīng)辦為公司文件、資料歸檔、立卷、保存的職能部門，各職能部門須明確專人負(fù)責(zé)本部門的文件資料的歸檔管理，業(yè)務(wù)上接受總經(jīng)辦專職人員的指導(dǎo)；⑵專職人員要求保持相對(duì)穩(wěn)定，人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知公司總經(jīng)辦； ⑶各職能部門和全體員工在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的文件材料，必須按照本規(guī)定分別立卷歸檔； ⑷業(yè)務(wù)承辦部門或承辦人員須保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)、完整正確(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)須將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。 文件資料的收集管理 ⑴凡本公司印發(fā)的公文(含定稿打印的正件與附件、批復(fù)請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由總經(jīng)辦統(tǒng)一收集管理； ⑵一項(xiàng)業(yè)務(wù)在其發(fā)生、運(yùn)作、結(jié)案的全過程中，由承辦部門或人員負(fù)責(zé)其業(yè)務(wù)資料的收集、整理和歸檔；⑶一項(xiàng)工作如由幾個(gè)部門參與辦理，在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，由主辦部門收集、整理、歸檔，會(huì)議文件資料由會(huì)議主辦部門收集歸檔；⑷員工外出學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)機(jī)關(guān)召開的會(huì)議等公務(wù)活動(dòng)，必須將會(huì)議文件資料交總經(jīng)辦保存歸檔； ⑸公文、文告、政策法規(guī)以及會(huì)議資料，一律由總經(jīng)辦歸檔保存，其他業(yè)務(wù)資料視具體情況由職能部門歸檔保存。 歸檔范圍 ⑴重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的記錄、報(bào)告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會(huì)議簡報(bào)等； ⑵上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的有關(guān)決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計(jì)劃等文件材料； ⑶公司對(duì)外的正式發(fā)文、與有關(guān)部門來往的文書； ⑷公司的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)； ⑸反映公司主要職能活動(dòng)的報(bào)告、總結(jié)； ⑹公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、簡報(bào)； ⑺重要業(yè)務(wù)活動(dòng)的調(diào)研資料、商業(yè)計(jì)劃書和可行性研究報(bào)告； ⑻公司與有關(guān)部門簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料； ⑼公司干部任免的文件材料以及關(guān)于員工獎(jiǎng)勵(lì)、處分的文件材料，信訪工作材料；⑽員工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料；(11)公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。 歸檔、立卷及其質(zhì)量要求 ⑴各部門對(duì)處理完畢的事項(xiàng)，對(duì)其文件材料須及時(shí)歸檔保存； ⑵歸檔的文件材料必須按年度立卷、組卷、編目由總經(jīng)辦提供統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)； ⑶案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同的價(jià)值，便于保管和利用；⑷歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均須齊全完整； ⑸在歸檔的文件材料中，須將每份文件的正件和附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開，文電應(yīng)合一立卷；絕密文件電必須單獨(dú)立卷，少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系，也可隨同絕密文電立卷； ⑹不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文的，放在請(qǐng)示年立卷；跨年度的規(guī)劃放在針對(duì)的第一年立卷；跨年度的總結(jié)放在針對(duì)的最后一年立卷；跨年度的會(huì)議文件放在會(huì)議開幕年，其他文件的立卷按照有關(guān)規(guī)定執(zhí)行； ⑺卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可公的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列； ⑻卷內(nèi)文件材料按排列順序，依次編寫頁號(hào)，裝訂的案卷統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角背面的左上角打印頁號(hào)； ⑼永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄，卷內(nèi)目錄放在卷首； ⑽有關(guān)卷內(nèi)文件材料的情況說明，都應(yīng)逐項(xiàng)填寫在備考表內(nèi)。若無情況說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負(fù)責(zé)，備考表格填寫在卷尾； (11)案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定書寫，工整、清晰； (12)案卷各部分的排列格式：軟卷封面(含卷內(nèi)文件目錄)─文件─封底(含備考表)，以案卷號(hào)排列次序裝入卷盒，置于檔案柜內(nèi)保存。 第三條 聲像檔案管理 公司的聲像檔案是指本公司各部門或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的對(duì)國家、社會(huì)和公司有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、影片等輔以文字說明的歷史記錄，由總經(jīng)辦實(shí)行集中統(tǒng)一管理。 聲像檔案資料的收集范圍 ⑴反映公司主要職能業(yè)務(wù)活動(dòng)成果和存在問題的聲像資料； ⑵各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加的與本公司有關(guān)重大活動(dòng)的聲像資料； ⑶公司有人員組織或參加的重要會(huì)議，會(huì)見以及外事活動(dòng)的聲像資料； ⑷涉及公司權(quán)益的聲像資料； 第四條 文件收發(fā) 以公司名義發(fā)文的文件由總經(jīng)辦統(tǒng)一起草和審核， 公司總經(jīng)理簽發(fā)；以職能部門名義發(fā)文的文件由部門負(fù)責(zé)起草，總經(jīng)辦審核，總經(jīng)理簽發(fā)。 文件簽發(fā)后，送回起草部門打印，校對(duì)無誤送總經(jīng)辦復(fù)印、蓋章。 文件和原稿，由總經(jīng)辦分類歸檔，保存?zhèn)洳椤? 屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)提請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)確定密級(jí)和報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。 文件統(tǒng)一由總經(jīng)辦發(fā)送，送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、 部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，秘密文件由專人按核定的范圍報(bào)送。 外來的文件由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)簽收，并分類登記， 由總經(jīng)辦主任呈送總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理批閱處理意見，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。 傳閱文件由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)，部門在收到傳閱文件后，須在2天內(nèi)簽閱。 第五條 印信管理 印信的種類 ⑴印鑒：公司向主管機(jī)關(guān)登記的公司印章或指定業(yè)務(wù)專用的公司印章； ⑵職章：刻有公司董事長、總經(jīng)理職銜的印章； ⑶部門章：刻有職能部門名稱的印章； ⑷公司各類印信的申報(bào)和注冊(cè)由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)實(shí)施，部門章由部門領(lǐng)用和保管。 印信的使用⑴對(duì)公司經(jīng)營權(quán)有重大關(guān)聯(lián)、涉及政策性問題或以公司名義對(duì)政府行政、稅務(wù)、金融等機(jī)構(gòu)以公司名義的行文，蓋公司印鑒和董事長職章； ⑵以公司名義對(duì)社會(huì)團(tuán)體、公司核發(fā)的證明文件及各類規(guī)章的核準(zhǔn)等由總經(jīng)理署名，蓋公司印鑒和董事長職章； ⑶以公司名義對(duì)公司客戶及內(nèi)部規(guī)章的核準(zhǔn)行文，蓋公司印鑒和總經(jīng)理職章； ⑷公司印鑒和董事長、總經(jīng)理職章由總經(jīng)辦統(tǒng)一保管和監(jiān)印，公司職能部門章由總經(jīng)辦監(jiān)制，授權(quán)使用。 印章的審批管理 ⑴公司對(duì)外行文需加公司印章的，需經(jīng)公司總經(jīng)理或其授權(quán)的副總經(jīng)理批準(zhǔn)，由總經(jīng)辦登記用印； ⑵公司有關(guān)文件需加蓋公司董事長、總經(jīng)理職章的需經(jīng)其本人書面或口頭同意后，通知總經(jīng)辦監(jiān)督用印； ⑶各部門在其職權(quán)范圍內(nèi)行文需加蓋部門印章的，由各部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)用印，禁止公司各部門越權(quán)行文。 第六條 公文管理 總經(jīng)辦是公司公文的職能管理部門， 對(duì)公司公文發(fā)收實(shí)行統(tǒng)一規(guī)范管理。 公司發(fā)文的程序?yàn)椋簲M稿、審核(部門領(lǐng)導(dǎo))、簽發(fā)(公司領(lǐng)導(dǎo))、打印、發(fā)文、催辦、立卷、歸檔、銷毀。 密級(jí)文件的打印必須用專用磁盤， 文件只能按審閱人數(shù)打印，由起草人送指定的人員傳閱后，收回歸檔，妥善保管。文件機(jī)密級(jí)數(shù)，由發(fā)文部門的主管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容確定。各部門及各有關(guān)人員，對(duì)公文中涉及本公司的保密事項(xiàng)，必須嚴(yán)守機(jī)密，不準(zhǔn)向他人泄露。 公司收文的處理程序?yàn)椋菏瘴?、分文、傳送、催辦、立卷、 歸檔。 公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)送來的公文要及時(shí)閱批，屬急件，當(dāng)天批復(fù)。 屬一般性文件，二天內(nèi)批復(fù)。 收文由總經(jīng)辦統(tǒng)一負(fù)責(zé)?？偨?jīng)辦收文后，先做好登記， 然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱示。 所有文件收發(fā)，須有登記、簽收手續(xù)。 公司發(fā)文，由總經(jīng)辦統(tǒng)一編號(hào)。 行文類別： ⑴公告：就主客業(yè)務(wù)向公眾或特定對(duì)象宣布使用； ⑵便函：關(guān)系公司或公司內(nèi)各部門間業(yè)務(wù)接洽時(shí)使用； ⑶簽呈：下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用； ⑷固定格式公文：已形成一種固定格式的公文，可依實(shí)際需要使用。 第七條 圖書資料管理 圖書由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。 公司各職能部門因業(yè)務(wù)需要購買和訂購的圖書， 由部門提出清單，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，提交總經(jīng)辦辦理訂購。 圖書資料訂購?fù)戤呌刹拷?jīng)辦登記后，方可辦理借閱手續(xù)。 報(bào)刊、雜志由各職能部門保管使用， 期刊雜志年末交回總經(jīng)辦統(tǒng)一保存。 員工所借圖書資料，如遇清點(diǎn)或其他部門公務(wù)上需參考時(shí)， 由總經(jīng)辦通知隨時(shí)收回，借書人不得拒絕。 員工借出圖書不得批改、圈點(diǎn)、畫線、折角、涂寫， 如有破損或遺失等情況，一律照原圖書版本購價(jià)或照原價(jià)十倍賠償。第三章 車輛管理制度 第八條 管理原則 公司公務(wù)用車實(shí)行專職駕駛員和兼職駕駛員管理制度。 總經(jīng)辦是公司車輛調(diào)度和日常管理部門。 對(duì)兼職駕駛員實(shí)行“內(nèi)部計(jì)點(diǎn)制”考核。 第九條 車輛調(diào)度、使用和管理 酒店業(yè)務(wù)需要用車時(shí)，統(tǒng)一由總經(jīng)辦派車。 公司所有車輛由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理，部門公務(wù)用車由用車部門向總經(jīng)辦提出，獲準(zhǔn)后填寫用車登記，使用完畢后停放指定地點(diǎn)，把車鑰匙交回總經(jīng)辦，并填寫用車?yán)锍虜?shù)。 車輛應(yīng)由經(jīng)公司批準(zhǔn)認(rèn)定的專職駕駛員駕駛，對(duì)行車安全負(fù)直接責(zé)任。 車輛在使用過程中如有損壞，要在交回車時(shí)如實(shí)報(bào)告登記。 所駕車輛在使用過程中出現(xiàn)故障要立即檢修時(shí)，須經(jīng)得總經(jīng)辦主任同意，未經(jīng)批準(zhǔn)不允許擅自將車輛送外檢修。 假日或下班時(shí)間因公務(wù)需要使用車輛，經(jīng)總經(jīng)辦主任或公司領(lǐng)導(dǎo)同意后方可。 第十條 專職駕駛員管理 必須遵守《中華人民共和國交通管理?xiàng)l例》、有關(guān)交通安全管理的規(guī)章規(guī)則和本公司關(guān)于安全行車的規(guī)定。 須認(rèn)真參加公司組織的交通安全學(xué)習(xí)，平時(shí)愛惜車輛，文明行車，注意車輛的檢查及保養(yǎng)，保持車況良好。 出車前，應(yīng)對(duì)所駕車輛進(jìn)行例行檢查，發(fā)現(xiàn)有不正常時(shí)，須處理正常后方可出車。出車在外停放車輛，須注意選取停放地點(diǎn)和位置，不能在不準(zhǔn)停車的路段或危險(xiǎn)地段停車，離開車輛時(shí)，須鎖好保險(xiǎn), 防止車輛被盜。 因違章駕駛或證件不全被罰款的，費(fèi)用不予報(bào)銷。違章造成的后果參照交通安全有關(guān)規(guī)定處理。 出車執(zhí)行任務(wù)，因遇特殊情況下不能按時(shí)返回的，應(yīng)及時(shí)向總經(jīng)辦負(fù)責(zé)人報(bào)告，并說明原因。 嚴(yán)禁將自己所駕駛的車輛交給他人駕駛或練習(xí)駕駛。第五章 會(huì)議制度第十一條 例會(huì) 總經(jīng)理辦公會(huì)：會(huì)議主要就公司近期重大事項(xiàng)進(jìn)行研究和通報(bào)，每月最后一周周五下午15:30由總經(jīng)理召集， 公司高層管理人員參加，需要參加會(huì)議的中級(jí)管理人員由總經(jīng)理指定。會(huì)議由總經(jīng)辦作記錄，會(huì)后整理成會(huì)議紀(jì)要，呈總經(jīng)理簽字認(rèn)可后送交公司主要領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員各自保存，總經(jīng)辦存檔一份。 工作例會(huì)：會(huì)議主要由公司各部門對(duì)近期工作情況和下階段工作安排簡要匯報(bào)，每周周一和周四上午09:00 由總經(jīng)理或總經(jīng)理指定的副總經(jīng)理負(fù)責(zé)召集，公司高層管理人員和各部門經(jīng)理參加，會(huì)議由總經(jīng)辦記錄，會(huì)后整理成會(huì)議紀(jì)要，呈總經(jīng)理簽字認(rèn)可后送交公司主要領(lǐng)導(dǎo)和各部門各自保存，總經(jīng)辦存檔一份。 部門工作會(huì)：會(huì)議主要就本部門上周工作情況和本周工作安排進(jìn)行總結(jié)和協(xié)調(diào)，每周周五由部門經(jīng)理負(fù)責(zé)召集，本部門全體員工參加，會(huì)議記錄由部門負(fù)責(zé)。 經(jīng)營分析會(huì)：會(huì)議主要就宏觀微觀經(jīng)濟(jì)形勢(shì)、市場(chǎng)環(huán)境、 內(nèi)部條件的變化，公司年度綜合經(jīng)營計(jì)劃、季度部門工作計(jì)劃、有關(guān)技術(shù)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的執(zhí)行情況以及存在的問題等展開分析、研究和討論。每季頭一個(gè)月20日前由公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)召集，會(huì)議由公司總經(jīng)理主持，部門經(jīng)理以上的管理人員參加。會(huì)議由總經(jīng)辦記錄，會(huì)后整理成會(huì)議紀(jì)要，呈總經(jīng)理簽字認(rèn)可后送交公司主要領(lǐng)導(dǎo)和發(fā)各職能部門，總經(jīng)辦存檔一份。 第十二條 臨時(shí)會(huì)議 各種臨時(shí)會(huì)議由公司總經(jīng)理、分管副總經(jīng)理根據(jù)需要召集，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)會(huì)議通知和記錄，其中召集全體員工大會(huì)必須由總經(jīng)理決定。 第十三條 會(huì)議紀(jì)律 凡是要求參加會(huì)議的人員，必須準(zhǔn)時(shí)到會(huì)， 因故不能參加的應(yīng)及時(shí)通知會(huì)議召集部門。 凡是會(huì)議上安排的由部門或個(gè)人完成的任務(wù)，會(huì)后都應(yīng)及時(shí)辦理，并以口頭或書面形式呈報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)以反饋完成情況。第六章 保密制度 第十四條 管理原則 公司各部門及全體職員都有保守公司秘密的義務(wù)。 公司保密工作，實(shí)行既確保秘密又方便工作開展的原則。 第十五條 保密范圍