【正文】 21 / 22上海百勝斯生物科技有限公司行政管理制度匯編目 　 錄第一章 行政管理系統(tǒng)組織條例…………03第二章 　行政管理制度總則…05第三章　　印章管理06第四章　　辦公自動(dòng)化管理……07第五章　　行文管理09第六章　　列冊(cè)與書籍管理……14第七章　　辦公資產(chǎn)管理………15第八章　　會(huì)議管理17第9章 提案管理18第10章 保密制度19第11章 考勤管理…………20第12章 值班管理…………21第13章 車輛管理…………22第14章 宿舍第15章 管理…………24第16章 辦公環(huán)境管理與禮儀規(guī)范……25第17章 附則…27 第一章 行政組織條例一、總則（1） 為健全公司的組織制度，（2） 確保公司的合理運(yùn)作，（3） 特制定本條例。（4） 公司將以市場需要為依據(jù)，（5） 以效率為目標(biāo)，（6） 以全體員工為依靠，（7） 不（8） 斷完善管理。（9） 各職能部門和員工應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持相互服（10） 務(wù)。（11） 公司實(shí)行崗位責(zé)任制，（12） 堅(jiān)持因事設(shè)崗，（13） 定崗定編責(zé)權(quán)對(duì)等，（14） 分工協(xié)作，（15） 統(tǒng)一指（16） 揮的原則。二、組織機(jī)構(gòu)（1） 董事會(huì)是最高權(quán)力機(jī)構(gòu)，（2） 決定公司一切（3） 重大事宜。董事長為公司的法定代表人。（4） 董事、經(jīng)理及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人不（5） 得兼任監(jiān)事。監(jiān)事會(huì)行使下列職權(quán)： 檢查公司財(cái)務(wù)； 對(duì)董事、總經(jīng)理執(zhí)行公司職務(wù)時(shí)違反法律、法規(guī)或者公司章程行為進(jìn)行監(jiān)督； 當(dāng)董事和經(jīng)理的行為損害公司的利益時(shí)， 要求董事和經(jīng)理予以糾正； 提議召開臨時(shí)股東會(huì)；監(jiān)事列席董事會(huì)會(huì)議。 （6） 總經(jīng)理直接對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé)，（7） 執(zhí)行董事會(huì)的各項(xiàng)決定，（8） 組織和領(lǐng)導(dǎo)公司的日常經(jīng)營工作。 （9） 總經(jīng)理助理協(xié)助總經(jīng)理處理公司經(jīng)營的組織、協(xié)調(diào)和平衡工作。督導(dǎo)各部門按期完成公司下達(dá)的各項(xiàng)任務(wù)，（10） 完善工作制度，（11） 提高分管部門的工作效率。（12） 公司管理機(jī)關(guān)設(shè)總經(jīng)辦、人力資源中心、財(cái)務(wù)管理中心、營銷管中心、市場推廣中心、監(jiān)審中心六個(gè)部門。（13） 公司組織架構(gòu)：見下頁 三、崗位責(zé)任制（1） 各部門領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對(duì)部門各崗位制定詳細(xì)的崗位責(zé)任制，（2） 行為準(zhǔn)則和細(xì)則和規(guī)章，（3） 以作為工作和考核的依據(jù)。同（4） 時(shí)制定詳細(xì)的崗位職務(wù)說明書，（5） 作為員工培訓(xùn)依據(jù)。（6） 各崗位人選實(shí)行公開競爭、擇優(yōu)錄取的原則確定，（7） 通常經(jīng)過筆試、面試、試用和簽約錄用四個(gè)階段，（8） 由人力資源部統(tǒng)籌進(jìn)行。（9） 根據(jù)工作量適宜原則，（10） 可以一崗多人，（11） 一人多崗，（12） 但會(huì)計(jì)與出納不（13） 能一人兼任。（14） 各崗位人員外出或請(qǐng)假，（15） 其主管應(yīng)指（16） 定他人暫時(shí)代理其崗位，（17） 代理崗位者上崗前應(yīng)進(jìn)行培訓(xùn)，（18） 暫時(shí)離崗者應(yīng)交待有關(guān)事宜及提供后續(xù)支援，（19） 主管應(yīng)特別協(xié)助代理崗位者執(zhí)行職務(wù)。各崗位不（20） 得因人員流動(dòng)造成缺崗。第二章 行政管理制度總則行政管理的依據(jù)來自正式下發(fā)的中長期工作計(jì)劃、規(guī)劃，各種規(guī)章制度，組織政策規(guī)定及相關(guān)權(quán)限，上級(jí)的授權(quán)。行政管理必須做到有法可依、有法必依、令行禁止。（1） 行政管理原則： 服 從指 揮：對(duì)上級(jí)合乎法律和制度的指 令都要服 從,不 得無故拖延上級(jí)布置的任務(wù)。 逐級(jí)管理：上級(jí)對(duì)下級(jí)指 揮和下級(jí)對(duì)上級(jí)的請(qǐng)示都要逐級(jí)進(jìn)行， 不 得越級(jí)。上級(jí)可越級(jí)檢查不1 可以越級(jí)指1 揮，1 下級(jí)可以越級(jí)申訴不1 可以越級(jí)請(qǐng)示。申訴用書面形式表達(dá)。1 一人負(fù)責(zé)：不1 論什么工作，1 上級(jí)應(yīng)使最終負(fù)責(zé)任的人只有一個(gè)。1 連續(xù)工作：任何人任何形式的離崗，1 都要做好工作交接， 不2 得使工作間斷。2 及時(shí)復(fù)2 命：任何指2 令不2 管能否完成，2 必須在限定的短時(shí)間內(nèi)向下達(dá)指2 令者回復(fù)2 。2 一致性：任何人無權(quán)改變公司制度規(guī)則， 制度的改變必須按程序進(jìn)行。3 指3 揮：在管理結(jié)構(gòu)圖或崗位設(shè)置圖上有指3 揮線直接連接的上下級(jí)崗位之間有指3 揮與被指3 揮的關(guān)系。3 授權(quán)：包括常規(guī)性授權(quán)和臨時(shí)性授權(quán)。授權(quán)時(shí)要把要求下級(jí)做什么，3 達(dá)到什么效果，3 賦予下級(jí)什么權(quán)力，3 必須清楚，同 時(shí)應(yīng)當(dāng)把這種授權(quán)通知相關(guān)人員。授權(quán)應(yīng)避免權(quán)力的交叉和重疊。臨時(shí)性授權(quán)是指，4 任何管理者由于個(gè)人原因使自己的工作職責(zé)不4 能夠親自完成時(shí)，4 可通過授權(quán)的方式讓下屬完成。4 檢查監(jiān)督：任何管理者都有檢查監(jiān)督的職責(zé)，4 主要是本部門負(fù)責(zé)范圍內(nèi)的檢查監(jiān)督。（2） 本制度規(guī)范公司的行政管理工作，（3） 是公司整體管理制度的重要組分，（4） 公司及所屬職能部門、地區(qū)分部等，（5） 不（6） 論地域，（7） 在行政作業(yè)事項(xiàng)中除國家有關(guān)規(guī)定外，（8） 皆按本制度辦理。（9） 本制度旨在規(guī)范公司各級(jí)管理機(jī)構(gòu)的行政管理，（10） 建立統(tǒng)一、科學(xué)、嚴(yán)格的行政管理體制，（11） 為進(jìn)一步提升整體管理水平奠定基礎(chǔ)。（12） 行政管理是為實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)而（13） 進(jìn)行的動(dòng)作、控制、授權(quán)、反饋等企業(yè)內(nèi)部管理行為的總和，（14） 是區(qū)別于業(yè)務(wù)管理的企業(yè)基礎(chǔ)管理。（15） 行政管理有責(zé)任對(duì)公司上下、各部門之間管理活動(dòng)進(jìn)行協(xié)調(diào)。（16） 本制度涵蓋行政管理、文書管理、辦公管理、會(huì)議管理等內(nèi)容。（17） 行政效能管理的五項(xiàng)行為規(guī)定“五定模式”： 定位……“人”的功能及角色的扮演， 必須設(shè)定， 才能實(shí)施權(quán)責(zé)與職責(zé)的機(jī)能。 定點(diǎn)……內(nèi)部實(shí)施與運(yùn)用的各式表格、資料、文件等， 必須設(shè)定固定的“責(zé)任區(qū)”和“置放區(qū)”， 以確保操作的流程化， 做有條不 紊。各種文件資料必須分類列冊(cè)管理。 定向……依工作流程方法運(yùn)轉(zhuǎn)， 在每一個(gè)環(huán)節(jié)，1 皆保持一定的操作方向，1 才不1 致混亂。1 定人……將工作責(zé)任到人，1 實(shí)施“個(gè)人責(zé)任制度”，1 在每一個(gè)環(huán)節(jié)流程中，1 無論是表格、資料、文件等，1 都必須落實(shí)到個(gè)人負(fù)責(zé)范圍，1 以便執(zhí)行查核、推動(dòng)及督導(dǎo)。 定時(shí)……將上述所列的各式內(nèi)容，2 在日作業(yè)、周作業(yè)、月作業(yè)或季度作業(yè)中，2 無論是由上往下或由下往上，2 都必須設(shè)定“時(shí)間管制”以便加強(qiáng)效率運(yùn)轉(zhuǎn)。（18） 員工必須以書面方式取代口頭方式、以記錄方式取代記憶方式，（19） 進(jìn)行工作流程，（20） 任何口頭請(qǐng)示、承諾或批準(zhǔn)均為無效；能夠以表格反饋的事項(xiàng)盡量不（21） 以文字描述，（22） 能夠以圖表描述的事項(xiàng)盡量不（23） 用表格。第三章 印 信 管 理本制度規(guī)定了印章和介紹信保管及管理內(nèi)容要求。一、印章的種類：（1） 印鑒：指（2） 公司向政府主管機(jī)關(guān)登記的公司印章或指（3） 定業(yè)務(wù)專用的公司印章。（4） 職銜章：刻有公司負(fù)責(zé)人職銜的印章。（5） 部門章：刻有公司部門名（6） 稱的印章。（7） 職銜簽字章：指（8） 刻有公司負(fù)責(zé)人職銜及簽名（9） 的印章。二、印章和介紹信的保管（1） 公司印章和介紹信由總經(jīng)辦主任保管，（2） 通常情況下，（3） 總經(jīng)理不（4） 可直接保管公章。（5） 合同（6） 專用章由總經(jīng)辦主任保管；合同（7） 專用章僅用于產(chǎn)品銷售的業(yè)務(wù)合同，（8） 公司的其他重要合同（9） 必須使用公章。（10） 財(cái)務(wù)專用章及公司負(fù)責(zé)人名（11） 章等預(yù)留銀行印鑒由公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)辦主任分別保管，（12） 與銀行支票分開管理，（13） 支票及其他有價(jià)證券由出納保管。（14） 各職能部門的部門章由部門負(fù)責(zé)人指（15） 定專人保管。（16） 印鑒為公司的貴重物品，（17） 各印章保管人須妥善保管好公司印章，（18） 不（19） 得私自用章，（20） 并把好用印關(guān)。有遺失印鑒或用印違規(guī)失職者，（21） 公司將視情節(jié)嚴(yán)重程度予以處分。三、用印、用信規(guī)定及手續(xù)（1） 任何部門或任何人要蓋公章，（2） 必須填寫《公章用印登記表》，（3） 并經(jīng)公司負(fù)責(zé)人同（4） 意后方可用印，（5） 并由總經(jīng)辦蓋章。在公文上蓋印是公文合法的標(biāo)（6） 志。因此，（7） 必須正確無誤，（8） 認(rèn)真對(duì)待。凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文，（9） 不（10） 得漏蓋印章或模糊不（11） 清。蓋章的位置放在公文年月日的中間。（12） 任何部門或任何人要蓋合同（13） 專用章，（14） 必須填寫《合同（15） 專用章用印登記表》并經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審核同（16） 意后方可用印，（17） 并由總經(jīng)辦蓋章。（18） 財(cái)務(wù)專用章及法人章必須根據(jù)已經(jīng)由公司各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)的財(cái)務(wù)憑證用印。（19） 用部門章也須填寫《章用印登記表》，（20） 并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或其指（21） 定職務(wù)代理人簽字同（22） 意后方可用印。（23） 凡因公事須介紹信，（24） 均由公司負(fù)責(zé)人簽字同（25） 意，（26） 由總經(jīng)辦登記后，（27） 出具介紹信，（28） 并加蓋公章。介紹信必須寫明具體事由。（29） 公司員工因個(gè)人私事要該公章，（30） 必須經(jīng)公司負(fù)責(zé)人審核同（31） 意后，（32） 總經(jīng)辦予以登記，（33） 再行蓋章。四、拒絕用?。?） 禁止在空白紙上蓋印。（2） 非公事不（3） 能開具介紹信（4） 禁止開具空白介紹信。（5） 對(duì)事由含糊不（6） 清或模棱兩可的不（7） 予辦理。第四章 辦公自動(dòng)化管理電話和傳真已經(jīng)成為現(xiàn)代信息溝通的主要工具，本制度所指電話傳真管理是從接收到最后處理的全部環(huán)節(jié)的完整程序化管理。本制度適用于總公司、分公司。一、電話、傳真操作管理（1） 接聽電話時(shí)，（2） 標(biāo)（3） 準(zhǔn)用語為：“您好，（4） 百勝斯公司”。（5） 接聽電話要迅速、準(zhǔn)確，（6） 用語簡練、清晰、耐心。應(yīng)在鈴響2－（7） 3聲之間就拿起話筒。（8） 接聽電話時(shí)要做好記錄準(zhǔn)備，（9） 主要是六大要素：何人、何地、何因、何事、何時(shí)、何果。（10） 各部門必須有電話記錄本，（11） 并定期歸檔，（12） 作為信息傳遞的重要基礎(chǔ)資料。二、傳真的接收（1） 接收傳真時(shí)注意幾個(gè)要素：來電人姓名（2） 、單位、傳真頁數(shù)，（3） 重要程度，（4） 送交時(shí)間，（5） 送交部門，（6） 送交何人。（7） 傳真不（8） 清晰時(shí)，（9） 必須及時(shí)要求重傳，（10） 直至清晰為止，（11） 對(duì)于重要數(shù)字要進(jìn)行核定。（12） 收到傳真后要立即登記在《傳真記錄簿》，（13） 將相關(guān)要素記錄清楚，（14） 作好簽收工作。三、電話與傳真的傳遞與處理接聽電話、傳真后應(yīng)立即填寫《傳真、電話處理單》，將有關(guān)信息及時(shí)反饋到相關(guān)部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，具體要求是：（1） 公司、部門負(fù)責(zé)人的重要電話、傳真，（2） 必須在電話結(jié)束后10分鐘內(nèi)與有關(guān)人員取得聯(lián)系并及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)電話內(nèi)容。（3） 當(dāng)無法與相關(guān)