【正文】 行政管理制度匯編（二零零九年七月）目 錄一、前言 ………………………………………………………………………… 3二、部門職能 …………………………………………………………………… 3三、行政部組織架構(gòu)崗位職責(zé) ………………………………………………… 41. 行政部組織架構(gòu)圖………………………………………………………… 42. 行政部經(jīng)理崗位職責(zé) …………………………………………………… 53. 行政部助理崗位職責(zé) …………………………………………………… 54. 行政部各部門崗位職責(zé) ………………………………………………… 15四、行政部管理制度與流程 …………………………………………………… 154．1 門衛(wèi)接待制度 ……………………………………………………………154 ．2 前臺(tái)接待制度 …………………………………………………………164．3衛(wèi)生制度………………………………………………………………… 174．4辦公樓環(huán)境衛(wèi)生管理和考核辦法……………………………………… 194．5保安工作管理制度……………………………………………………… 214．6食堂管理制度…………………………………………………………… 224．7車輛管理制度…………………………………………………………… 244．8辦公用品管理制度……………………………………………………… 334．9辦公設(shè)備、用品領(lǐng)用制度……………………………………………… 344．10印章管理制度 ………………………………………………………… 374．11檔案管理制度 ………………………………………………………… 384．12 固定資產(chǎn)管理制度…………………………………………………… 424．13網(wǎng)絡(luò)使用管理制度 …………………………………………………… 474．14 計(jì)算機(jī)管理制度 …………………………………………………… 494．15公司電子郵件管理 …………………………………………………… 504．16職工宿舍管理制度 …………………………………………………… 56五、行政事務(wù)管理改進(jìn)控制程序圖一、前言行政部作為達(dá)龍集團(tuán)公司的一個(gè)職能部門，主要負(fù)集團(tuán)的行政管理、人力資源管理及辦公事務(wù)管理。 本手冊(cè)詳細(xì)描述了行政部的部門職能、組織結(jié)構(gòu)、崗位職責(zé)、管理規(guī)范、操作流程及通用工具表格，用于規(guī)范與指導(dǎo)行政部的業(yè)務(wù)工作，是行政部的基礎(chǔ)管理文件。二、部門職能1. 負(fù)責(zé)制訂公司辦公事務(wù)和行政管理方面的工作制度、程序及標(biāo)準(zhǔn)。2. 負(fù)責(zé)公司的辦公用品和設(shè)備網(wǎng)絡(luò)的管理。3. 負(fù)責(zé)公司工作計(jì)劃、工作任務(wù)的督辦。4. 負(fù)責(zé)公司管理文件的管理和實(shí)施。5. 負(fù)責(zé)公司總經(jīng)理辦公會(huì)議、工作會(huì)等重要會(huì)議和公司重大活動(dòng)的組織及協(xié)調(diào)，提供相關(guān)文秘服務(wù)。6. 負(fù)責(zé)公司檔案、對(duì)外發(fā)文、印章管理、機(jī)要文件和保密工作。7. 負(fù)責(zé)公司日常公文處理及建設(shè)項(xiàng)目檔案和各類文件的管理工作。8. 負(fù)責(zé)公司重要信息資料的收集、整理、編寫、傳遞和開(kāi)發(fā)利用。9. 負(fù)責(zé)公司辦公場(chǎng)所的秩序、衛(wèi)生、綠化、保安及車輛的管理工作。10. 監(jiān)控公司辦公經(jīng)費(fèi)的使用和費(fèi)用審核。11. 負(fù)責(zé)公司行政接待、對(duì)外聯(lián)絡(luò)和外事工作。12. 負(fù)責(zé)公司食堂、庫(kù)房及職工宿舍的管理、統(tǒng)籌安排后勤工作。13. 負(fù)責(zé)公司新聞等相關(guān)資料的收集、整理，編制公司史志及大事記 。三、行政部組織架構(gòu)及崗位職責(zé)部門： 行政部編碼： ００１項(xiàng)目：行政部組織架構(gòu)圖副總裁總經(jīng)理行政部經(jīng)理助理（4） 助理（6）助理（5）助理（3） 助理（2）助理（1） 園林綠化企業(yè)管理宿舍管理衛(wèi)生保潔活動(dòng)中心保安管理采購(gòu)管理食堂管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)檔案管理庫(kù)房管理前臺(tái)接待車輛管理水電維修低值易耗品固定資產(chǎn)部門：行政部編碼：００2項(xiàng)目：崗位職責(zé)與工作內(nèi)容 職務(wù)：行政部經(jīng)理部門：行政部上級(jí)：行政人事副總裁崗位職責(zé)：1. 管理公司行政事務(wù)和辦公秩序。2. 協(xié)調(diào)公司各系統(tǒng)、各部門間關(guān)系。3. 監(jiān)督檢查公司規(guī)章制度執(zhí)行情況。4. 負(fù)責(zé)公司CI規(guī)范管理文件的管理和實(shí)施。5. 管理公司辦公設(shè)備和運(yùn)輸設(shè)備。6. 結(jié)合公司發(fā)展戰(zhàn)略，制訂人力資源規(guī)劃方案。7. 建立人事考評(píng)和培訓(xùn)考評(píng)系統(tǒng)并監(jiān)督實(shí)施。8. 公司安全保衛(wèi)事務(wù)處理。9. 公司所有檔案的保管、登記、借閱、銷毀等事務(wù)的處理。10. 組織編寫《員工手冊(cè)》和《企業(yè)大事記》。11. 公司政令下達(dá)與督辦。12. 公司行政公文和文件的草擬、簽發(fā)和存檔管理。職務(wù)：行政部助理(1) 部門：行政部上級(jí)：行政部經(jīng)理崗位職責(zé)：1. 負(fù)責(zé)公司車輛調(diào)度與部門領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商安排車輛。2. 負(fù)責(zé)公司車輛的周報(bào)表統(tǒng)計(jì)。3. 負(fù)責(zé)水電維修管理。4. 定期向主管領(lǐng)導(dǎo)述職。5. 提供合理化的建議。6. 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)并及時(shí)復(fù)命。職務(wù)：行政部助理(2)部門：行政部上級(jí)：行政部經(jīng)理崗位職責(zé)：1. 負(fù)責(zé)公司檔案管理。2. 負(fù)責(zé)公司印章管理。3. 負(fù)責(zé)公司貴重物品的保管。4. 負(fù)責(zé)公司低值易耗物品的管理。5. 負(fù)責(zé)前臺(tái)接待的管理。6. 定期向主管領(lǐng)導(dǎo)述職。7. 提出合理化的建議。8. 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)并及時(shí)復(fù)命。職務(wù)：行政部助理(3) 部門：行政部上級(jí)：行政部經(jīng)理崗位職責(zé)：1. 負(fù)責(zé)公司計(jì)算機(jī)及計(jì)算機(jī)連接設(shè)備維修保養(yǎng)。2. 負(fù)責(zé)公司互連網(wǎng)、局域網(wǎng)絡(luò)管理。3. 負(fù)責(zé)公司固定資產(chǎn)的管理。4. 定期向主管領(lǐng)導(dǎo)述職。5. 提出合理化建議。6. 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)并及時(shí)復(fù)命。職務(wù)：行政部助理(4)部門：行政部上級(jí)：行政部經(jīng)理崗位職責(zé)：1. 負(fù)責(zé)協(xié)助行政人事部經(jīng)理進(jìn)行員工食堂管理。2. 負(fù)責(zé)協(xié)助行政人事部經(jīng)理進(jìn)行采購(gòu)管理。3. 定期向主管領(lǐng)導(dǎo)述職。4. 提出合理化建議。5. 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)并及時(shí)復(fù)命。職務(wù)：行政部助理(5) 趙云宵部門：行政部上級(jí)：行政部經(jīng)理崗位職責(zé)：1. 負(fù)責(zé)公司保安管理。2. 定期向主管領(lǐng)導(dǎo)述職。3. 提出合理化建議。4. 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)并及時(shí)復(fù)命。職務(wù)：行政部助理(6) 王智勇部門：行政部上級(jí)：行政部經(jīng)理崗位職責(zé)：1. 負(fù)責(zé)公司物品采購(gòu)前期管理。2. 負(fù)責(zé)公司員工宿舍管理。3. 負(fù)責(zé)公司園林綠化管理。4. 負(fù)責(zé)公司辦公樓衛(wèi)生管理。5. 負(fù)責(zé)公司員工活動(dòng)中心的管理。6. 定期向主管領(lǐng)導(dǎo)述職。7. 提出合理化建議。8. 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)并及時(shí)復(fù)命。職務(wù)：前臺(tái)接待員部門：行政部上級(jí)：行政部助理（1）崗位職責(zé)：1. 負(fù)責(zé)公司前臺(tái)接待工作。2. 負(fù)責(zé)公司總機(jī)轉(zhuǎn)接和記錄、公司通訊錄的及時(shí)更新和發(fā)布。3. 及時(shí)準(zhǔn)確的做好信件、報(bào)刊、傳真的收發(fā)、整理和處理工作，并做好登記和記錄。4. 負(fù)責(zé)考勤管理，包括考勤登記及核對(duì)，每月整理考勤統(tǒng)計(jì)表。5. 負(fù)責(zé)公司一般性文件錄入和修改工作。6. 負(fù)責(zé)公司公用辦公設(shè)備的管理。7. 完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。職務(wù)：檔案管理員部門：行政部上級(jí)：行政部助理（2）崗位職責(zé)：1. 負(fù)責(zé)本部門電腦日常維護(hù)保養(yǎng)工作。2. 掌握國(guó)家有關(guān)檔案管理的法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定。3. 將公司歸檔的文件資料按公司的規(guī)定建檔。4. 建立所有檔案目錄方便各部門查找、使用檔案。5. 對(duì)各部門檔案管理工作進(jìn)行檢查，并提出改善建議。6. 對(duì)存檔到期的檔案提出銷毀申請(qǐng)。7. 保持檔案室通風(fēng)、整潔、不潮濕。8. 定期檢查檔案室的消防安全設(shè)施，并做好記錄。9. 公司圖書的入庫(kù)登記、保管、借閱登記。10. 參加辦公室經(jīng)理的工作例會(huì)，并提出合理化建議。11. 定期向辦主管領(lǐng)導(dǎo)述職。12. 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)并及時(shí)復(fù)命。職務(wù)：庫(kù)房管理員部門：行政部上級(jí)：行政部助理（2）崗位職責(zé)：1． 負(fù)責(zé)庫(kù)房材料、工具、設(shè)備的發(fā)放、使用及維修管理工作。2． 庫(kù)房物資定期進(jìn)行盤點(diǎn)、核實(shí)。做到帳、物清楚、準(zhǔn)確、不弄虛作假，工具、材料必須日清月結(jié)。3． 填寫庫(kù)房材料單、借物單并及時(shí)匯總上賬。4． 填寫庫(kù)房材料月報(bào)表。5． 熟悉材料性能、用途及保管辦法，必須掌握庫(kù)房材料、工具情況，及時(shí)補(bǔ)充庫(kù)存購(gòu)入施工材料。（經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)）6． 定期清理庫(kù)房、保持庫(kù)房環(huán)境衛(wèi)生。7． 庫(kù)房材料要科學(xué)管理，做到井井有條。8． 必須做好庫(kù)房的消防、安全工作。9． 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)匯報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)。職務(wù)：園林綠化員部門：行政部上級(jí)：行政部助理（6）崗位職責(zé)：1. 做好現(xiàn)有園林、草地、盆花、盆景、花圃的日常養(yǎng)護(hù)（澆水、鋤草、抹葉、補(bǔ)植、防治病蟲害等）保持植物正常生長(zhǎng)。2. 及時(shí)更換意外損傷，自然死亡及老化的苗木、草皮，避免土地裸露，影響景觀。3. 做好園林、草地及各種花草的修剪工作，保持綠化整齊有序。4. 花草樹(shù)木要根據(jù)氣候狀況、季節(jié)和植物的生長(zhǎng)特性，適時(shí)澆灌施肥和松土，保持草地濕潤(rùn)，滿足花草樹(shù)木及草坪的生長(zhǎng)需要。5. 要預(yù)防為主，綜合治理，預(yù)防病蟲害，及時(shí)發(fā)現(xiàn)，對(duì)癥下藥，適時(shí)噴藥，以免病蟲害蔓延。6. 做好花草的繁殖和生產(chǎn)栽培工作。保持花草樹(shù)木生長(zhǎng)正常，修剪及時(shí)，無(wú)明顯枯枝死杈及病蟲害侵害現(xiàn)象。樹(shù)木缺株率在5％以下?；ɑ苋敝曷试?％以下。7. 雜草即見(jiàn)即除，斬草除根。喬木、大灌木積水圈及小灌木株行間每月松土一次，給苗木創(chuàng)造良好生長(zhǎng)環(huán)境。8. 做好校內(nèi)外各單位擺花服務(wù)的運(yùn)送、調(diào)換、養(yǎng)護(hù)，做到及時(shí)運(yùn)送，按時(shí)收回，及時(shí)調(diào)換，定時(shí)澆水，保持無(wú)殘花敗葉。9. 保管好綠化所使用的工具、農(nóng)藥和化肥等，避免意外事件發(fā)生。10. 積極熱情，完成主管領(lǐng)導(dǎo)布置的其它工作。職務(wù)：宿舍管理員部門：行政部上級(jí)：行政部助理（6）崗位職責(zé)：1. 負(fù)責(zé)安排住宿職工的床位。2. 負(fù)責(zé)檢查宿舍的衛(wèi)生。3. 負(fù)責(zé)住宿員工的登記、造冊(cè)。4. 負(fù)責(zé)宿舍設(shè)施的管理。5. 負(fù)責(zé)安排宿舍人員衛(wèi)生值日。6. 配合安保隊(duì)對(duì)宿舍的檢查。7. 努力做好本職工作，按要求參加培訓(xùn)活動(dòng)，主動(dòng)提出合理化建議。8. 做好管理記錄以及記錄的保管或移交工作，保守公司秘密。9. 定期向主管領(lǐng)導(dǎo)述職。10. 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)并及時(shí)復(fù)命。職務(wù)：衛(wèi)生保潔員部門：行政部上級(jí)：行政部助理（6）崗位職責(zé)：1． 負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的清潔衛(wèi)生工作。2． 及時(shí)清理公司垃圾。3． 清掃公司衛(wèi)生間。4． 愛(ài)護(hù)并正確使用工具、設(shè)備，節(jié)約用水，發(fā)現(xiàn)設(shè)備損壞及時(shí)辦公室主任匯報(bào)。5． 按要求參加培訓(xùn)活動(dòng)，努力做好本職工作，主動(dòng)提出合理化建議。6． 定期主管領(lǐng)導(dǎo)述職。7． 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)并及時(shí)復(fù)命。職務(wù)：計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理員部門：行政部上級(jí)：行政部助理（3）崗位職責(zé)：1. 根據(jù)公司發(fā)展需要，制訂公司電腦使用及網(wǎng)絡(luò)建設(shè)計(jì)劃，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施。2. 負(fù)責(zé)公司電腦及其附屬設(shè)施的維護(hù)、維修工作，并對(duì)電腦操作人員的維護(hù)、保養(yǎng)、使用情況進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查。3. 組織做好公司電腦的定期防毒、殺毒工作。4. 負(fù)責(zé)有目的地收集網(wǎng)絡(luò)信息，并加以整理建立信息庫(kù)，積極為相關(guān)部門提供信息加以利用。5. 負(fù)責(zé)公司內(nèi)部局域網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)和維護(hù)工作，保證網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行。6. 負(fù)責(zé)公司網(wǎng)頁(yè)的建設(shè)、更新和維護(hù)。7. 負(fù)責(zé)編制設(shè)計(jì)公司有關(guān)的軟件程序，提高辦公自動(dòng)化水平。8. 負(fù)責(zé)電腦知識(shí)與技能的培訓(xùn)工作。9. 極參加培訓(xùn)活動(dòng)，努力做好本職工作，主動(dòng)提出合理化建議。10. 做好業(yè)務(wù)記錄以及記錄的保管或移交工作，保守公司秘密。11. 定期向主管領(lǐng)導(dǎo)述職。12. 完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)并及時(shí)復(fù)命。職務(wù)：物品采購(gòu)員部門：行政部上級(jí)：行政部經(jīng)理(4)崗位職責(zé)：1. 以公司利益為重，做到精打細(xì)算、不索取回扣，饋贈(zèng)錢物上繳公司，自覺(jué)遵守國(guó)家法律，扼止經(jīng)濟(jì)犯罪。2. 負(fù)責(zé)總公司及下屬各公司的所有設(shè)備、物資、低值易耗品、辦公用品、工程（業(yè)務(wù)）用材料、工具、備件、衛(wèi)生所藥品以及公司交代的其它采購(gòu)任務(wù)。3. 加強(qiáng)與各部門的聯(lián)系，經(jīng)常了解市場(chǎng)物價(jià)行情，并征求各部門對(duì)物品使用情況的意見(jiàn)，交換物品信息。掌握各部門對(duì)各類用品的實(shí)際需求。4. 有計(jì)劃采購(gòu)，堅(jiān)持輕重緩急、勤跑多問(wèn)原則，根據(jù)庫(kù)存量確定購(gòu)入量，避免濫用資金或物資積壓，造成浪費(fèi)或供應(yīng)脫節(jié)，一旦發(fā)現(xiàn)采購(gòu)的物資性能、規(guī)格、質(zhì)量有問(wèn)題或數(shù)量不足時(shí)，要及時(shí)檢查補(bǔ)救，與廠商取得聯(lián)系并退換、退貨或領(lǐng)回貨款。5. 在1000元以上的物資采購(gòu)中，負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)廠商的聯(lián)系工作，報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)確定考察的時(shí)間、單位，經(jīng)部門考察討論后確定供應(yīng)廠商后進(jìn)行采購(gòu)。及時(shí)向本部門主管匯報(bào)物資采購(gòu)工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決。6. 努力學(xué)習(xí)技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，努力提高自身采購(gòu)業(yè)務(wù)水平，熟悉所采購(gòu)物品的性能、規(guī)格、用途。采購(gòu)時(shí)應(yīng)選擇樣品供領(lǐng)導(dǎo)審核定樣，對(duì)購(gòu)進(jìn)物料均須附有質(zhì)保書或當(dāng)場(chǎng)（委托）檢驗(yàn)。7. 妥善保管一切發(fā)票，按照?qǐng)?bào)帳流程及時(shí)報(bào)賬，不得無(wú)故壓?jiǎn)?，帳目做到每周一清、每月一結(jié)并定期提交采購(gòu)分析和總結(jié)報(bào)告。8. 嚴(yán)守公司的商業(yè)、技術(shù)秘密及其他秘密。9. 重大事情及難以解決的問(wèn)題應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作職務(wù)：水電維修員部門：行政部上級(jí)：