【正文】 前　言為適應(yīng)集團(tuán)未來發(fā)展戰(zhàn)略，進(jìn)一步整合資源、優(yōu)化配置，集團(tuán)進(jìn)行了組織架構(gòu)的調(diào)整：成立地產(chǎn)總部及北京城市公司。天津、貴陽、重慶城市公司的組織架構(gòu)也逐步明晰。為適應(yīng)集團(tuán)新的發(fā)展要求，建立正規(guī)的工作秩序，提高行政辦公效率，更好地履行服務(wù)督辦職責(zé)，總裁辦特對本部門原有制度流程進(jìn)行了修訂、補(bǔ)充及完善，于2008年5月編訂《****集團(tuán)總裁辦工作制度流程匯編》。本制度流程匯編共分兩大部分，第一部分為“規(guī)則、制度及辦法”。其中“規(guī)則、制度”的適用范圍為全集團(tuán)，要求集團(tuán)總部各管理中心嚴(yán)格按要求執(zhí)行，各子公司根據(jù)“規(guī)則、制度”要求，結(jié)合自身組織架構(gòu)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整后執(zhí)行?！稗k法”的適用范圍為集團(tuán)總部，即要求集團(tuán)總部各管理中心嚴(yán)格執(zhí)行，各子公司結(jié)合實(shí)際情況，可參照“辦法”制定相關(guān)規(guī)章后執(zhí)行（其中《企業(yè)郵箱管理辦法》適用范圍為全集團(tuán)）。第二部分為“工作流程”，其適用范圍及使用方法根據(jù)其與第一部分的對應(yīng)關(guān)系執(zhí)行。本制度流程匯編自2008年6月1日起執(zhí)行，試行三個月，此前頒行的相關(guān)制度流程自本匯編頒布之日起廢止。在試行期間如對制度流程有疑義或建議請與總裁辦行政秘書部聯(lián)系。****集團(tuán)總裁辦2008年5月目　錄第一篇 會議管理一、總裁辦公會議規(guī)則二、總裁辦公會議規(guī)則附則：各管理中心、物業(yè)公司工作計(jì)劃制度三、會議管理辦法四、會議室管理辦法第二篇 文秘檔案管理 一、公文管理制度 二、專職秘書管理工作辦法 三、印章管理制度 四、檔案管理制度第三篇 信息化管理 一、信息管理制度 二、網(wǎng)絡(luò)管理辦法 三、企業(yè)郵箱管理辦法第四篇 法律事務(wù)管理 一、法律事務(wù)管理制度 二、工商登記事務(wù)管理辦法第五篇 資產(chǎn)物品管理 一、固定資產(chǎn)管理辦法 二、車輛管理辦法 三、車輛配備與使用管理辦法 四、辦公用品管理辦法 五、計(jì)算機(jī)等辦公自動化設(shè)備采購管理辦法 六、計(jì)算機(jī)配置與使用管理辦法第六篇 后勤總務(wù)管理 一、辦公區(qū)管理辦法 二、消防安全管理辦法 三、員工用餐管理辦法 四、員工宿舍管理辦法 五、總機(jī)話務(wù)工作管理辦法 六、郵件寄發(fā)管理辦法第六篇 綜合管理 一、辦事規(guī)則 二、保密工作管理制度 三、制度管理辦法 四、統(tǒng)計(jì)管理辦法 五、出差工作管理辦法 六、出差事務(wù)管理辦法 七、接待工作管理辦法第一篇會議管理32 / 178****集團(tuán)總裁辦公會議規(guī)則第一條 總 則集團(tuán)總裁辦公會議是集團(tuán)日常經(jīng)營管理決策的機(jī)構(gòu)，其主要負(fù)責(zé)討論、審議年度經(jīng)營目標(biāo)、日常經(jīng)營管理決策、高管人事異動、集團(tuán)基本管理制度和流程等事宜，以及集團(tuán)所屬各管理中心、各下屬子公司提交會議專題審議的事項(xiàng)。第二條 會議組織集團(tuán)總裁辦公會議由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)召集，集團(tuán)總裁辦主任主持會議?？偛棉k主任不在位時，由總裁臨時指定主持人?？偛棉k指定專職秘書負(fù)責(zé)總裁辦公會議的組織籌備，包括會議通知、議案準(zhǔn)備、會議紀(jì)錄及決議發(fā)文等，并負(fù)責(zé)會議紀(jì)要及文件等資料的存檔管理。第三條 參會人員集團(tuán)總裁辦公會議參加人員由總裁、副總裁、集團(tuán)各管理中心及物業(yè)公司高級管理人員組成，其它有關(guān)人員在獲得總裁、副總裁批準(zhǔn)后可列席會議。集團(tuán)宣布重大決策、人事異動、基本制度和重要通知時，可擴(kuò)大到集團(tuán)部門主管以上人員參加。第四條 會議形式：集團(tuán)總裁辦公會議分為例會和臨時會議。例會為每周召開一次，具體議題、地點(diǎn)和時間由總裁辦負(fù)責(zé)通知。有下列情形之一的，可以召開臨時會議： （一）總裁認(rèn)為必要時； （二）其他副總裁提議時； （三）其他高管人員提議，總裁批準(zhǔn)時。 第五條 會議議題：總裁辦公會議參加人員，均有權(quán)提出議案?？偛谩⒏笨偛锰岢龅淖h案，由總裁、副總裁指定相關(guān)部門擬定議案草案。各部門、子公司以及高管提出的議案，由議案提出人擬定議案草案。總裁辦公會議審議的事項(xiàng)主要包括以下內(nèi)容：（一）集團(tuán)日常經(jīng)營管理決策（各部門周、月工作計(jì)劃的審定）； （二）集團(tuán)組織架構(gòu)調(diào)整方案；（三）集團(tuán)年度經(jīng)營目標(biāo)及年度預(yù)算；（四）集團(tuán)高級管理人員人事異動；（五）集團(tuán)基本管理制度和流程的審定；（六）集團(tuán)總裁提議審定的其他事項(xiàng)。 第六條 議案提交議題草案起草后，應(yīng)將議題草案連同相關(guān)材料，送總裁辦初審，報(bào)總裁、副總裁審閱同意后，方可上會討論，總裁辦至少應(yīng)在開會前兩天將相關(guān)議案或議題內(nèi)容發(fā)給各參會人員，并通知確認(rèn)。第七條 決議形成會議議案有三分之二以上參會人員意見一致時，應(yīng)當(dāng)及時形成決議。個人對會議所形成的決議有不同意見，可以聲明保留，但在決議改變之前，必須堅(jiān)決執(zhí)行。對會議內(nèi)容不得以任何形式向外泄露。集團(tuán)總裁擁有最終裁定權(quán)。第八條 決議執(zhí)行在總裁辦公會議上形成的決議，總裁辦應(yīng)以會議紀(jì)要形式下發(fā)給各參會代表。對于集團(tuán)重大決議，提請總裁、副總裁簽署后，以集團(tuán)紅頭文件形式下發(fā)各單位貫徹執(zhí)行?？偛棉k負(fù)責(zé)會議決議事項(xiàng)的督辦工作。第九條 本規(guī)則由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)解釋和修訂，自頒布之日起實(shí)施。附件：集團(tuán)總裁辦公會參會人員名單（略）****集團(tuán)總裁辦公會議規(guī)則附則：****集團(tuán)各管理中心、物業(yè)公司工作計(jì)劃制度第一條 為加強(qiáng)集團(tuán)總部自身建設(shè)，建立正規(guī)有序的工作制度，提高總裁辦公會效率，特制定本制度。第二條 集團(tuán)各管理中心、物業(yè)公司的工作周報(bào)/月報(bào)為總裁辦公會的固定議題。第三條 集團(tuán)各管理中心、物業(yè)公司于每月第一周總裁辦公會上匯報(bào)本單位上月工作完成情況及本月工作計(jì)劃（《月度及每周工作計(jì)劃、完成情況》模版見附件）。第四條 總裁辦將各單位月度工作計(jì)劃整理匯總為《****集團(tuán)各管理中心及物業(yè)公司月度計(jì)劃一覽表》，經(jīng)與各單位負(fù)責(zé)人核對簽字確認(rèn)無誤后，上報(bào)集團(tuán)總裁、副總裁。第五條 集團(tuán)各管理中心、物業(yè)公司于每月第二、三、四周總裁辦公會上匯報(bào)本單位上周工作完成情況及本周工作計(jì)劃。第六條 總裁辦將各單位每周計(jì)劃中的增項(xiàng)內(nèi)容補(bǔ)充到《****集團(tuán)各管理中心及物業(yè)公司月度計(jì)劃一覽表》中，保證月度工作計(jì)劃的完整性，對于有時間節(jié)點(diǎn)的工作及時跟蹤提醒。第七條 總裁辦于月末根據(jù)各單位當(dāng)月歷次辦公會上匯報(bào)的工作完成情況填寫《****集團(tuán)各管理中心及物業(yè)公司月度計(jì)劃完成情況表》，經(jīng)與各單位負(fù)責(zé)人核對簽字確認(rèn)無誤后，存檔備查。第八條 本制度由集團(tuán)總裁辦負(fù)責(zé)解釋和修訂，自頒布之日起實(shí)施。附件：《月度及每周工作計(jì)劃、完成情況》模版（略）會議管理辦法第一章 總　則第一條 為加強(qiáng)集團(tuán)各類會議的組織與管理，提高會議效率，加強(qiáng)集團(tuán)內(nèi)部的溝通與協(xié)調(diào)，促進(jìn)集團(tuán)各項(xiàng)工作的整體推進(jìn)，特制定本辦法。第二條 本辦法適用于以集團(tuán)或各中心、各公司名義召開的各種工作會議。第三條 為避免會議過多或重復(fù),集團(tuán)正常性的會議盡可能納入例會,原則上按規(guī)定的時間、地點(diǎn)、內(nèi)容組織召開。第四條 各種會議應(yīng)當(dāng)本著“務(wù)實(shí)、高效、節(jié)儉”的原則，嚴(yán)格控制時間、規(guī)模、層次和人數(shù)，盡量開短會，不召開沒有準(zhǔn)備、沒有主題、不解決實(shí)際問題的會議。第二章 例會管理第五條 集團(tuán)半年、年度總結(jié)、表彰、規(guī)劃大會由總裁辦公會商定具體議題、時間、地點(diǎn)及其它事項(xiàng)，總裁辦負(fù)責(zé)組織實(shí)施。第六條 集團(tuán)總裁辦公會（一） 會議時間和地點(diǎn)每周一召開集團(tuán)總裁辦公會議，具體時間和地點(diǎn)由總裁辦負(fù)責(zé)通知；（二） 參會人員詳見《總裁辦公會議規(guī)則》，會議由總裁辦主任主持。（三）會議內(nèi)容集團(tuán)日常經(jīng)營管理決策（各部門周、月工作計(jì)劃的審定）；集團(tuán)組織架構(gòu)調(diào)整方案；集團(tuán)年度經(jīng)營目標(biāo)及年度預(yù)算；集團(tuán)高級管理人員人事異動； 集團(tuán)基本管理制度和流程的審定； 集團(tuán)總裁提議審議的其他事項(xiàng)。第七條 集團(tuán)專業(yè)管理委員會例會集團(tuán)因工作需要成立的各種專業(yè)委員會例會，如投資決策委員會、預(yù)算管理委員會等，由委員會的秘書機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織召開，時間根據(jù)委員會需要確定，相關(guān)委員會成員參加，會議討論、研究相關(guān)的專項(xiàng)工作。第八條 系統(tǒng)專題例會（一） 系統(tǒng)按集團(tuán)相互關(guān)聯(lián)的管理中心或部門所劃分。專題例會可以是業(yè)務(wù)專題會議或管理專題會議，如運(yùn)營管理系統(tǒng)、人力資源系統(tǒng)等。（二） 各系統(tǒng)根據(jù)實(shí)際情況和運(yùn)作模式，制定本系統(tǒng)的例會管理辦法，內(nèi)容包括季度、年中和年度會議以及一些專項(xiàng)會議。（三） 系統(tǒng)例會管理辦法中需明確例會的名稱、會議時間（地點(diǎn)）、參會人員、會議內(nèi)容、會議的組織以及會議方式等。（四） 系統(tǒng)例會議定的問題，如事關(guān)重大，應(yīng)根據(jù)集團(tuán)會議程序提交集團(tuán)總裁辦公會討論決定。第九條 各管理中心、子公司內(nèi)部例會（一） 會議時間每周召開一次工作例會，每月召開一次總結(jié)和計(jì)劃例會。并按集團(tuán)要求按季度、半年和年終召開相應(yīng)的總結(jié)規(guī)劃例會。具體時間由各管理中心、子公司根據(jù)實(shí)際情況自行確定。（二） 參會人員各管理中心、子公司根據(jù)會議議題自行確定。（三） 會議內(nèi)容 傳達(dá)和貫徹落實(shí)集團(tuán)的重要會議、文件和制度精神。 各部門各時間段（如周、月、季、年）的工作總結(jié)和下個時段工作安排。 協(xié)調(diào)解決工作中存在的主要問題。 討論相關(guān)專題內(nèi)容或工作。 第三章 臨時會議管理第十條 各類臨時會各管理中心、子公司討論、研究、協(xié)調(diào)工作中的專業(yè)問題、技術(shù)方案或?qū)ｍ?xiàng)管理工作會議，會議由專項(xiàng)工作的牽頭部門負(fù)責(zé)組織召開,集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)視情況需要參加。第十一條 臨時會議各部門或系統(tǒng)根據(jù)工作的進(jìn)展情況、存在的問題等臨時決定召開的各種協(xié)調(diào)、討論會，會議的時間、地點(diǎn)、參加人員以及會議內(nèi)容等由牽頭部門根據(jù)需要確定并組織召開。第四章 會議管理程序及要求第十二條 會議的確定（一）需要兩位或兩位以上集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)同時參加的會議需提前三天向總裁辦申請，填寫《會議申請表》。（二）對不定期的大型或重要會議，會議組織部門應(yīng)提出會議企劃報(bào)告，該報(bào)告包括：（1）會議名稱；（2）會議主旨和目標(biāo)；（3）會議議題；（4）會議時間；（5）會議地點(diǎn)；（6）會議議程；（7）會議主持人；（8）出席人員（名單）；（9）會議財(cái)務(wù)預(yù)算；（10）接待工作說明；（11）現(xiàn)有籌備情況及進(jìn)展；（12）（可能）存在的問題、解決方案及要求；（13）籌備時間進(jìn)度表等，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和主管副總裁批準(zhǔn)后執(zhí)行。（三）會議采用電話或視頻會議的形式時，會議組織部門應(yīng)提前一天向集團(tuán)總裁辦申請使用電話或視頻會議設(shè)備。第十三條 會議的組織會議組織部門可根據(jù)所組織召開會議的級別、規(guī)模以及形式等決定開展相應(yīng)的會議組織和會務(wù)工作。（一）會議準(zhǔn)備：明確會議議題：相關(guān)部門應(yīng)于會前向會議組織部門提交需研究解決的問題，報(bào)會議主持人審定；一次會議討論的問題不宜太多，對中心議題一定要預(yù)先作充分的調(diào)查研究。確定會議時間、地點(diǎn)、主持人、參會人員、議程、會議大致時間等內(nèi)容，并指定專人負(fù)責(zé)會議準(zhǔn)備工作。下發(fā)會議通知：會議通知至少提前一天下發(fā)，需提前發(fā)放的材料應(yīng)一并發(fā)放，對重要會議須通過電話等方式確認(rèn)將出席會議的重要或主要人員是否能如期出席，并做相應(yīng)安排。 會議材料的準(zhǔn)備：包括會議文件的收集、撰寫、打印、裝訂、發(fā)放等。如有特殊原因需要變更、取消會議的，須提前通知各參會人員。（二）會務(wù)工作預(yù)訂會議室，對于在外召開的會議需提前聯(lián)系、協(xié)調(diào)會議賓館。確定食宿標(biāo)準(zhǔn)，安排參會人員的用餐和住宿等事宜。確定會議前和會議期間車輛使用和調(diào)度的責(zé)任人。會場的布置，包括安排會議格局、座位與座次，準(zhǔn)備并懸掛橫幅，調(diào)試音響設(shè)備，擺放座位名卡、會場指示牌等，必要時安排錄音、錄像或照相等。準(zhǔn)備會議用儀器、用品及用具，包括投影儀、筆記本電腦、教鞭、簽字筆、本、文具、簽到登記表、獎品、紀(jì)念品或禮品等。所有大型、中型會議都要實(shí)行簽到，由會議的組織部門負(fù)責(zé)簽到工作，及時統(tǒng)計(jì)到會和缺席人數(shù)，并向會議主持人反饋。會間會后應(yīng)及時清理會場，回收多出的禮品、資料、文具，收存會議用儀器、文件，保持會場整潔。安排好外地參會人員的返回服務(wù)工作。其它會務(wù)工作。第十四條 會議的要求（一）會議匯報(bào)發(fā)言應(yīng)緊扣議題，簡明扼要，以確保會議有較多的時間充分討論決定問題；各種溝通協(xié)調(diào)和討論會必須形成決議。（二）參加會議人員必須嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，不遲到、早退，如出差在外或遇緊急事項(xiàng)確實(shí)不能參加，須提前向會議的組織部門請假，根據(jù)需要指定代理人參加；召開重要會議時，各相關(guān)人員必須按要求參加，不得隨意指派其它人員。（三）參會人員應(yīng)認(rèn)真做好會議記錄，不從事與會議議題無關(guān)的事情，遇特殊情況需離開時，應(yīng)經(jīng)會議主持人同意。（四）所有與會人員在會議開始前應(yīng)將手機(jī)設(shè)為“振動或靜音”狀態(tài)；會議進(jìn)行中無特殊情況不得接打電話，若確需要接聽電話，請到會場外進(jìn)行接聽，但時間不宜過長。（五）參加集團(tuán)總裁辦公會和其它一些涉及集團(tuán)經(jīng)營活動重要會議的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度。不得泄漏會議內(nèi)部討論情況和尚未正式公布的議定事項(xiàng)；會議討論文件不得帶出會場，確有必要留用的，須經(jīng)會議的組織部門同意。第十五條 會議紀(jì)要（一）會議的組織部門確定專人負(fù)責(zé)會議的記錄工作，集團(tuán)總裁辦公會、投資決策或重大項(xiàng)目等專題會議要建立專用記錄本，并按要求及時整理會議紀(jì)要。（二）凡多部門參加的會議，會議紀(jì)要需經(jīng)各部門相關(guān)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后方可下發(fā)。（三）集團(tuán)總裁辦公會的會議紀(jì)要直接以總裁辦的名義下發(fā)，其它需以總裁辦名義下發(fā)的會議紀(jì)要需經(jīng)總裁辦主任審核，由總裁簽發(fā)并確定發(fā)放范圍。（四）各管理中心、子公司組織召開各種會議的會議紀(jì)要需上報(bào)直接主管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門。第十六條 會議決議的落實(shí)各有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門、系統(tǒng)必須按照會議的部署和會議紀(jì)要的要求做好會議精神的貫徹和落實(shí)。（一）集團(tuán)總裁辦公會要求落實(shí)事項(xiàng)若無特殊要求的，相關(guān)責(zé)任部門須在會后制定詳細(xì)的實(shí)施計(jì)劃，包括解決措施（方案）、