【正文】 受 控ERP運行維護管理辦法1 目的和范圍為了有效指導(dǎo)和監(jiān)督ERP用戶的操作，確保系統(tǒng)的正常運行以及系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時、準(zhǔn)確，特制定本制度。本標(biāo)準(zhǔn)適用于浙江正泰建筑電器有限公司。2 職責(zé) ERP項目組ERP項目組是公司ERP軟件的歸口管理單位，對U8系統(tǒng)運行狀況進行監(jiān)控和監(jiān)督，確保U8系統(tǒng)的正常運行。 制定和完善ERP運行維護制度，制定ERP用戶操作手冊并對ERP業(yè)務(wù)進行指導(dǎo)。負(fù)責(zé)U8用戶權(quán)限的審核、授權(quán)、變更和廢除。負(fù)責(zé)U8服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫的管理和維護。負(fù)責(zé)系統(tǒng)功能和業(yè)務(wù)流程的新增、變更。負(fù)責(zé)ERP相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)工作。負(fù)責(zé)ERP中各種數(shù)據(jù)的編碼規(guī)則制定工作。負(fù)責(zé)整體基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入、維護的監(jiān)管工作和部分基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入、維護工作。負(fù)責(zé)監(jiān)督月末系統(tǒng)業(yè)務(wù)（如月末結(jié)帳、單據(jù)審核等）完成情況，處理異常單據(jù)和未完成業(yè)務(wù)，確保各業(yè)務(wù)模塊正常、如期關(guān)閉。負(fù)責(zé)對全體U8用戶的違規(guī)操作、錯誤業(yè)務(wù)、錯誤數(shù)據(jù)進行登記和統(tǒng)計，并根據(jù)統(tǒng)計結(jié)果確定獎罰金額上報財務(wù)部。 財務(wù)部 對倉庫傳遞過來的數(shù)據(jù)，核算產(chǎn)成品入庫、材料出庫、銷售出庫等，進行登記存貨總賬、存貨明細賬，進行制單，傳遞到總賬會計進行科目賬登記。負(fù)責(zé)財務(wù)各項收支業(yè)務(wù)以及生產(chǎn)成本數(shù)據(jù)的錄入工作。 負(fù)責(zé)往來款項的核算和分析，發(fā)票和收付款要及時錄入系統(tǒng)；負(fù)責(zé)總帳業(yè)務(wù)的處理，憑證錄入、審核和記賬；并產(chǎn)生財務(wù)報表和相關(guān)財務(wù)分析工作；負(fù)責(zé)對采購物料單價核對、審核 。負(fù)責(zé)每月3日前對存貨核算進行記帳、期末處理、生成憑證、月末結(jié)帳。負(fù)責(zé)每月7日前完成上月總帳關(guān)賬處理。負(fù)責(zé)月底倉庫盤點的抽查、監(jiān)督工作。監(jiān)督與指導(dǎo)倉庫人員正確進行U8業(yè)務(wù)的操作。負(fù)責(zé)定期對委外商結(jié)存進行監(jiān)督。按月對退貨產(chǎn)品、報廢產(chǎn)品的業(yè)務(wù)監(jiān)督及處理工作。負(fù)責(zé)制訂業(yè)務(wù)規(guī)則、核算標(biāo)準(zhǔn) 。負(fù)責(zé)所屬部門基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的整理和提交。負(fù)責(zé)ERP獎金的發(fā)放和罰款的收繳工作。 技術(shù)部負(fù)責(zé)提供新產(chǎn)品BOM清單。負(fù)責(zé)提供新零部件的物料清單。負(fù)責(zé)進行BOM更改資料的審批。負(fù)責(zé)進行物料清單更改資料的審批。負(fù)責(zé)提供自制件定額成本信息。 行政部負(fù)責(zé)人力資源分類編碼的錄入，保證唯一性；必須按其部門以及的先后次序建立，數(shù)據(jù)一經(jīng)錄入，不得隨意變更，需要變更時，應(yīng)先行通知財務(wù)部等相關(guān)的部門。當(dāng)公司或部門組織架構(gòu)調(diào)整時，與財務(wù)部協(xié)調(diào)后，在ERP中進行更改。負(fù)責(zé)人力資源模塊中的機構(gòu)調(diào)整、人事變更等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、信息的錄入和維護。負(fù)責(zé)各個員工勞動合同和協(xié)議的管理，及時處理合同簽訂、變更、終止、續(xù)簽等合同管理業(yè)務(wù)。負(fù)責(zé)各個員工保險福利的管理，及時記錄和計算各個員工保險福利的繳交以及變更、停交等保險福利管理業(yè)務(wù)。負(fù)責(zé)內(nèi)部培訓(xùn)的組織、實施和培訓(xùn)評價等。 營銷部 負(fù)責(zé)ERP數(shù)據(jù)庫中的銷售客戶編碼以及客戶資料的錄入和維護工作；負(fù)責(zé)成品銷售單價的錄入和修改； 負(fù)責(zé)產(chǎn)品銷售的開單、發(fā)貨、出庫工作；負(fù)責(zé)產(chǎn)品銷售折扣信息的錄入；負(fù)責(zé)提供國貿(mào)產(chǎn)品的價格和編碼；負(fù)責(zé)產(chǎn)品銷售扣率信息的錄入；負(fù)責(zé)對庫存管理模塊進行日常產(chǎn)成品入庫、調(diào)撥業(yè)務(wù)單據(jù)錄入；負(fù)責(zé)進行日常成品銷售出庫、材料出庫單、調(diào)撥業(yè)務(wù)單據(jù)錄入工作；負(fù)責(zé)月末對成品倉庫進行盤點，針對差異數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)中做盤點業(yè)務(wù)處理；負(fù)責(zé)客戶退貨產(chǎn)品的入庫和再出庫返工工作。 生產(chǎn)部負(fù)責(zé)ERP數(shù)據(jù)庫中的供應(yīng)商編碼以及相關(guān)的供應(yīng)商客戶資料錄入和維護，保證數(shù)據(jù)的唯一性。生產(chǎn)部負(fù)責(zé)采購物料單價的錄入和維護工作，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和及時。負(fù)責(zé)ERP中供應(yīng)商和物料信息對照表的錄入。負(fù)責(zé)提供存貨屬性。 質(zhì)管部負(fù)責(zé)提供物料報廢屬性，如外觀不良、質(zhì)量問題等。 電工分公司 技術(shù)科負(fù)責(zé)提供BOM更改資料。負(fù)責(zé)提供物料清單更改資料。 生產(chǎn)科負(fù)責(zé)在U8中制訂生產(chǎn)計劃。負(fù)責(zé)在U8中下采購訂單和委外訂單。按照ERP提供的生產(chǎn)計劃進行領(lǐng)料和生產(chǎn)安排。負(fù)責(zé)U8中的產(chǎn)成品報檢工作。負(fù)責(zé)檢查存貨屬性、供應(yīng)商對照表，錯誤的部分及時提供ERP項目組。負(fù)責(zé)倉庫的各類出、入庫工作。負(fù)責(zé)定期對ERP數(shù)據(jù)進行核對，確保ERP系統(tǒng)與實物一致；月末對倉庫進行盤點，針對差異數(shù)據(jù)，在ERP系統(tǒng)中做盤點業(yè)務(wù)處理。　 檢查ERP系統(tǒng)中的BOM錯誤，提供ERP項目組。負(fù)責(zé)對廢品進行銷售、退貨、報廢處理。 質(zhì)檢科負(fù)責(zé)在U8中完成產(chǎn)成品的檢驗工作。負(fù)責(zé)在U8中完成來料的檢驗工作。 塑料件分公司 工藝科負(fù)責(zé)提供自制塑料件BOM資料。負(fù)責(zé)提供自制塑料件BOM更改資料。 生產(chǎn)科負(fù)責(zé)在U8中制訂生產(chǎn)計劃。負(fù)責(zé)在U8中下采購訂單和委外訂單。按照ERP提供的生產(chǎn)計劃進行領(lǐng)料和生產(chǎn)安排。負(fù)責(zé)U8中的半產(chǎn)成品報檢工作。負(fù)責(zé)檢查存貨屬性、供應(yīng)商對照表，錯誤的部分及時提供ERP項目組。 倉儲科負(fù)責(zé)塑料粒子倉庫的各類出、入庫工作。負(fù)責(zé)定期對ERP數(shù)據(jù)進行核對，確保ERP系統(tǒng)與實物一致；月末對倉庫進行盤點，針對差異數(shù)據(jù)，在ERP系統(tǒng)中做盤點業(yè)務(wù)處理。負(fù)責(zé)檢查ERP系統(tǒng)中的BOM錯誤，提供ERP項目組。 質(zhì)檢科負(fù)責(zé)在U8中完成委外半成品的檢驗工作。負(fù)責(zé)在U8中完成塑料粒子來料的檢驗工作。3 管理流程圖（數(shù)據(jù)修改審批流程 U8權(quán)限變更（新增）流程 業(yè)務(wù)變更申請審批流程）4 管理內(nèi)容與方法 服務(wù)器管理，密碼設(shè)置不得使用簡單易猜數(shù)字，其長度必須8位以上密碼；管理員對超級賬戶口令應(yīng)嚴(yán)格保密、定期修改，以保證系統(tǒng)安全，防止對系統(tǒng)的非法入侵。 不得擅自刪除、更改服務(wù)器設(shè)置；不得擅自修改服務(wù)器系統(tǒng)時間；如因工作需要必須修改服務(wù)器設(shè)置或時間的必須經(jīng)信息主管審批后方可進行，同時要進行書面登記。 系統(tǒng)管理員必須及時為服務(wù)器系統(tǒng)升級、安裝安全補丁和病毒庫，彌補系統(tǒng)漏洞。 未經(jīng)信息主管審批不得擅自授權(quán)給他人操作服務(wù)器（包括遠程登陸）。 系統(tǒng)管理員每星期查看、清理一次系統(tǒng)日志文件，對可疑記錄做書面記錄并分析、處理； 服務(wù)器硬件狀況每月檢查一次，CPU、內(nèi)存、硬盤使用率每月做一次統(tǒng)計； 定期對服務(wù)器進行重新啟動，及時釋放系統(tǒng)中的臨時存儲和組件運行占用資源，以提高系統(tǒng)的運行效率；重新啟動時間定為每周一零晨6：40。 數(shù)據(jù)安全 數(shù)據(jù)備份。方式一：每天凌晨3：00對服務(wù)器數(shù)據(jù)庫進行本機備份（使用自動備份功能），并在每月1號、15號數(shù)據(jù)異地存放，循環(huán)保存3個月的數(shù)據(jù)；方式二：每小時對服務(wù)器日志進行一次磁帶庫備份，每天的22：0024：00對數(shù)據(jù)庫進行一次數(shù)據(jù)差異備份（磁帶庫），每周五0：006：00對數(shù)據(jù)庫進行一次全面?zhèn)浞荩ù艓欤?數(shù)據(jù)的更改必須要經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程——見《數(shù)據(jù)修改審批流程圖》，未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意更改數(shù)據(jù)。 數(shù)據(jù)訪問權(quán)限必須嚴(yán)格遵守非工作需要不給的原則。、備份、存儲數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)，更不允許利用職務(wù)之便竊取或泄漏公司數(shù)據(jù)。 因軟件問題或其它原因，需要對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行分析時，未經(jīng)審批不允許將實際業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)或其備份帶出公司范圍。 系統(tǒng)維護 不得擅自更改U8系統(tǒng)設(shè)置（包括二次開發(fā)程序調(diào)整、變更），如因工作需要必須對系統(tǒng)設(shè)置進行修改的，必須要按要求進行登記并經(jīng)信息主管審批后方可進行,見《后臺參數(shù)修改登記表》，同時在變更系統(tǒng)設(shè)置前要確保數(shù)據(jù)庫已經(jīng)備份并且系統(tǒng)中無其他用戶在線。 凡需要進行后臺數(shù)據(jù)操作（新增、修改、刪除）的必須要先通過審批,見《數(shù)據(jù)修改審批流程表》，而且要選取沒有業(yè)務(wù)操作的時間段先進行數(shù)據(jù)庫備份然后才能進行后臺數(shù)據(jù)操作（新增、修改、刪除）。 在上班時間一般不得進行會導(dǎo)致系統(tǒng)速度慢、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錯誤的維護工作。 定期查看用友官方網(wǎng)站選取需要的U8系統(tǒng)補丁進行下載并安裝（補丁安裝前須咨詢用友實施維護人員）。 在進行系統(tǒng)重啟等系統(tǒng)維護前必須提前1個小時發(fā)通知告知全體用戶后方可進行； 定期自動重啟SQLSERVER，釋放TEMPDB數(shù)據(jù)庫空間，重新啟動時間定為每周二、周四、周六早5：00。 權(quán)限管理 各部門新增用戶、用戶權(quán)限變更，應(yīng)提出書面申請，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)簽認(rèn)后，報ERP系統(tǒng)管理員進行設(shè)置；申請表詳見《U8權(quán)限變更/新增申請表》，申請流程詳見《U8權(quán)限變更/新增流程圖》。 ERP系統(tǒng)用戶第一次登錄系統(tǒng)后，必須修改個人的初始密碼，密碼長度不得小于6位并不定期的修改個人密碼。，不得使用他人帳戶進行操作，也不得將用戶名和密碼借他人使用。（特別是部分不經(jīng)常用到系統(tǒng)的用戶）使用完畢后應(yīng)及時退出系統(tǒng)避免其他用戶無法使用。 數(shù)據(jù)管理（1）ERP項目組統(tǒng)一制訂和下發(fā)所有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的模板標(biāo)準(zhǔn)詳見《基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理模板》，由數(shù)據(jù)擁有部門嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)模板采集。（2）任何一項數(shù)據(jù)它的來源（產(chǎn)生地）必須是唯一的，也就是同一項數(shù)據(jù)它的產(chǎn)生部門只有一個；（3）數(shù)據(jù)產(chǎn)生后在正式使用前必須以書面文檔或電子文檔的形式經(jīng)審批見《數(shù)據(jù)修改審批流程圖》后提交給數(shù)據(jù)管理員或數(shù)據(jù)錄入員。 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入（1）數(shù)據(jù)管理員和數(shù)據(jù)錄入崗位必須及時、準(zhǔn)確的把數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，同時必須做好原始數(shù)據(jù)資料（書面文檔、電子文檔、各類審批表格等）的保存工作，對那些沒提供原始資料的數(shù)據(jù)必須一一進行登記，以備以后查詢。（2）數(shù)據(jù)管理員和數(shù)據(jù)錄入崗位有義務(wù)對各單位提供的數(shù)據(jù)的有效性、完整性、可關(guān)聯(lián)一致性進行審核，對不符合要求的數(shù)據(jù)有權(quán)拒絕錄入。（1）所有數(shù)據(jù)在正式使用前必須先錄入ERP系統(tǒng)；（2）所有的數(shù)據(jù)在使用時必須保持與系統(tǒng)一致（或當(dāng)時取自系統(tǒng)，或當(dāng)時與系統(tǒng)核對過）；（3）如數(shù)據(jù)使用過程中發(fā)現(xiàn)問題，包括數(shù)據(jù)錯誤、數(shù)據(jù)過時、數(shù)據(jù)不完整、數(shù)據(jù)項設(shè)置不合理等，任何人都有權(quán)利和義務(wù)向數(shù)據(jù)管理員進行反饋，以利完善數(shù)據(jù)庫；（1）凡因為實際業(yè)務(wù)需要引起的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)變更必須要在變更生效前進行ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的更改工作。（2）ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)變更必須由數(shù)據(jù)提供部門提出或確認(rèn)后方可進行，流程見《數(shù)據(jù)修改審批流程圖》。（3）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)變更必須采用統(tǒng)一的模版進行申請，詳見《基礎(chǔ)數(shù)據(jù)更改模板》。（4）數(shù)據(jù)維護員在完成數(shù)據(jù)的變更后必須對變更數(shù)據(jù)資料進行存檔或登記。（1）基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的停用必須由數(shù)據(jù)擁有部門提出或確認(rèn)后再由相關(guān)部門審批后方可進行。（2）數(shù)據(jù)維護員在完成數(shù)據(jù)的停用后必須對停用數(shù)據(jù)的審批資料進行存檔或登記。 （1）系統(tǒng)中停用的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)必須一年集中刪除一次。（2）所有待刪除的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)由數(shù)據(jù)擁有部門提出或確認(rèn)后再由相關(guān)部門審批后方可進行——見《數(shù)據(jù)修改審批流程圖》。（3）數(shù)據(jù)維護員在完成數(shù)據(jù)的刪除后必須對該部分?jǐn)?shù)據(jù)資料進行存檔或登記。（1）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入必須堅持系統(tǒng)與業(yè)務(wù)同步（及時）的原則，并且做到日清日結(jié)。（2）業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入必須堅持系統(tǒng)數(shù)據(jù)與業(yè)務(wù)實際一致（準(zhǔn)確）的原則。（1）下游單據(jù)的數(shù)據(jù)錄入員有天然的義務(wù)對上游單據(jù)的合理性、合法性及數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性進行把關(guān)，發(fā)現(xiàn)錯誤有義務(wù)和權(quán)力退回或停止當(dāng)前業(yè)務(wù)并告知相關(guān)人員進行協(xié)調(diào)處理；（2）ERP項目組有義務(wù)和權(quán)力利用系統(tǒng)功能對業(yè)務(wù)進行監(jiān)控，以便糾正違規(guī)操作、錯誤業(yè)務(wù)和錯誤數(shù)據(jù)。（1）原則上業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)變更必須采用業(yè)務(wù)單據(jù)調(diào)整（原單據(jù)修改或增加紅、藍字單據(jù)）的方式進行，不得采用后臺操作的方式進行業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的變更；除非出現(xiàn)以下情況： A、系統(tǒng)異常引起的數(shù)據(jù)錯誤； B、系統(tǒng)邏輯錯誤引起的數(shù)據(jù)錯誤；（2）原則上系統(tǒng)一旦關(guān)帳，該月份的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)就不允許變更，如必須變更則該業(yè)務(wù)部門必須承擔(dān)因此帶來的所有風(fēng)險，并且必須填寫申請表見《業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)變更申請表》報相關(guān)部門審批見《數(shù)據(jù)修改審批流程圖》。（3）ERP項目組必須對當(dāng)月發(fā)生業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)錯誤導(dǎo)致的變更進行登記，詳見《業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)修改登記表》。 培訓(xùn)管理 ERP項目組必須建立完整的培訓(xùn)課程及詳細的培訓(xùn)教材； ERP項目組必須對所有上崗前的ERP用戶進行相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)并嚴(yán)格考核；，必須認(rèn)真接受ERP相關(guān)知識培訓(xùn)，熟練掌握有關(guān)ERP的流程、操作要領(lǐng)及相關(guān)專業(yè)常識，明確本部門在ERP范圍、責(zé)任和具體要求，并在實際運用中不斷提高操作技能水平；操作人員如對系統(tǒng)有不清楚的地方必須及時提出培訓(xùn)要求或向內(nèi)部顧問請教，不可不懂裝懂、將錯就錯。 ERP項目組可根據(jù)用戶需求或?qū)嶋H業(yè)務(wù)變更情況，定期或不定期組織培訓(xùn)。《業(yè)務(wù)變更申請表》，并經(jīng)相關(guān)部門審批同意后方可由ERP項目組負(fù)責(zé)實施，審批流程見《業(yè)務(wù)變更申請審批流程圖》；不得繞開U8系統(tǒng)擅自進行業(yè)務(wù)變更。 如業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)變更不涉及到U8系統(tǒng)流程變更的，由ERP項目組公開發(fā)布《業(yè)務(wù)變更通知單》后方可正式執(zhí)行，實行時間如無特殊情況以每月1號為佳。，必須按“”執(zhí)行。 流程變更 ERP項目經(jīng)理和內(nèi)部顧問有義務(wù)持續(xù)的對系統(tǒng)進行優(yōu)化，在優(yōu)化的過程中凡涉及到流程變更的必須填寫《業(yè)務(wù)流程變更確認(rèn)書》，并經(jīng)業(yè)務(wù)相關(guān)部門確認(rèn)后方可實施。 如因業(yè)務(wù)部門的業(yè)務(wù)變更引起U8系統(tǒng)流程變更的ERP項目組必須進行嚴(yán)格評估，對那些系統(tǒng)能實現(xiàn)且無風(fēng)險的變更予以實施，反之，則拒絕變更。 所有的流程變更在系統(tǒng)完成變更工作并測試后，由ERP項目組對相關(guān)用戶進行培訓(xùn)并公開發(fā)布《流程變更通知單》（后方可正式啟用，啟用時間如無特殊情況以每月1號為佳。 二次開發(fā) 原則上不支持對U8系統(tǒng)進行二次開發(fā)。 如因工作需要必須通過二次開發(fā)來實現(xiàn)的功能，開發(fā)需求部門必須填寫《ERP開發(fā)申請表》，并經(jīng)ERP項目組審批同意后方可進行。如因二次開發(fā)造成現(xiàn)實業(yè)務(wù)變更的請參照“”執(zhí)行。、刪除或修改二次開發(fā)程序（包括存儲過程或觸發(fā)器）都必須要先在測試帳