【正文】 華軟云酒店管理系統(tǒng)操作手冊廣州易華軟件科技有限公司二0一二年六月二十八日106 / 106目 錄第一章、系統(tǒng)介紹系統(tǒng)說明功能介紹第二章、操作說明登陸系統(tǒng)退出系統(tǒng)預(yù)訂系統(tǒng)接待系統(tǒng)收銀系統(tǒng)查核系統(tǒng)應(yīng)收賬系統(tǒng)管家系統(tǒng)客歷系統(tǒng)合約系統(tǒng)1報表系統(tǒng)1查找系統(tǒng)1事務(wù)系統(tǒng)1系統(tǒng)設(shè)置1經(jīng)理圖表第一章、系統(tǒng)介紹一、操作說明開發(fā)背景 我公司是一家專業(yè)從事酒店管理系統(tǒng)開發(fā)的公司，從1992年開始開發(fā)和銷售自己的酒店管理系統(tǒng)，早期的DOS版系統(tǒng) 開發(fā)是在一家五星級酒店中實地進(jìn)行的，并在其他酒店得以應(yīng)用和不斷完善，其功能全面、實用，在國內(nèi)擁有一百多家用戶，為順應(yīng)市場的變化，從98年開始，在DOS系統(tǒng)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，開始開發(fā)WINDOWS平臺的系統(tǒng)，并于2001年初推出第一套全WINDOWS版星級酒店管理系統(tǒng)，然后在多家酒店實地應(yīng)用，版本已多次升級。系統(tǒng)特點o 我們的開發(fā)與設(shè)計人員本身就有多年外資酒店工作經(jīng)驗，熟悉國際酒店實際運(yùn)作與工作慣例，開發(fā)的WINDOWS版酒店電腦管理系統(tǒng)，在功能上完全符合國際化酒店管理的需要。o 系統(tǒng)的前后端皆使用Mircosoft公司的開發(fā)工具，前端為VS開發(fā)語言，其控件豐富，后端使用SQL SERVER數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使數(shù)據(jù)更加安全可靠，易于維護(hù)。o 充分吸收五星級酒店的管理經(jīng)驗，系統(tǒng)設(shè)計面向酒店業(yè)務(wù)流程。整體性能好、系統(tǒng)穩(wěn)定。尤其在操作具有操作合理、簡潔的特點。例如在動態(tài)房間狀況表上，及時占用率顯示，并可以直接選擇凈房賣房。填寫客單時可以方便查詢客人的客歷檔案、合約資料，提供自動選房功能。o 房間動態(tài)可售情況表結(jié)合售房預(yù)測功能，為酒店每一天的房間預(yù)訂提供準(zhǔn)確、及時的數(shù)據(jù)，幫助訂房員合理掌握散客和團(tuán)隊的訂房比例，提高酒店的平均房租。在售房和動態(tài)房間狀況表中，圖示出當(dāng)日和未來三十天內(nèi)每間房的預(yù)訂和占用情況，保證用房的合理性。o 可以在同一界面下處理散客、團(tuán)隊和特殊公司的帳務(wù)，支持現(xiàn)金、支票、信用卡、街帳、應(yīng)收掛帳等多種付款方式。同一筆帳務(wù)支持多幣種結(jié)算。o 特別設(shè)計的聯(lián)房功能。系統(tǒng)支持任意帳號之間的任意帳務(wù)的轉(zhuǎn)帳功能，特別為提高前臺收銀處的效率，設(shè)計了連接多間散房的聯(lián)房功能，使相聯(lián)房間之間的轉(zhuǎn)帳輕松自如。o 獨(dú)特的假日及周末調(diào)租，在假期到來時，自動上調(diào)規(guī)定房價類的住客的房租；對合約單位更設(shè)置了平日、周末、周日、假日的四種房價類別。o 同一客單包含內(nèi)賓、外賓需要登記的全部信息，按需填寫，方便了前臺的接待的入住登記和客人查詢工作。o 全操作跟蹤，記錄客單修改的每個細(xì)節(jié)，記錄房態(tài)變化過程...等等。o 接口齊全，包括證件掃描、電話計費(fèi)、電話PMS、VOD系統(tǒng)、門鎖等。在前臺系統(tǒng)中內(nèi)置的制賓客卡功能，可以大大提高服務(wù)質(zhì)量和接待客人的入住的效率，并實現(xiàn)酒店的一卡通功能；同時可以制作賓客參觀卡（限制1小時內(nèi)有效）。o 可掛接華軟的其他子系統(tǒng)（外接系統(tǒng)），如一卡通管理系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)(CRM)等，可實現(xiàn)一次登錄。二、功能介紹預(yù)訂：處理散客的新預(yù)訂，包括自動派房、手動派房；客歷預(yù)訂；合約預(yù)訂；復(fù)制已有客單資料到新預(yù)訂單等等。預(yù)訂功能可隨時查詢３０天以內(nèi)酒店客房預(yù)售一覽表，及可售房間數(shù)，可查詢某間客房預(yù)訂情況（無限期）。對常客可使用系統(tǒng)的客歷資料預(yù)訂及配房，可大大減少資料的輸入，預(yù)定系統(tǒng)還具有超售警示（允許超預(yù)定）的功能。接待：處理散客的新入住，包括自動派房、手動派房；客歷入?。缓霞s入??；錄入關(guān)注信息；復(fù)制已有客單資料到新入住單；打印客人登記單等等。接待功能對客人的入住分為多種，可以靈活地處理各類客人的入住。對于散客步入，系統(tǒng)可以自動檢測該客人是否回頭客，如果是回頭客系統(tǒng)自動調(diào)用其客歷資料填寫客單無須客人自已填單，給客人一種“賓至如歸”的感受。如果客人是首次住店，系統(tǒng)將根據(jù)操作者的意愿自動建立其客歷資料。系統(tǒng)具有快速入住方式，平均入住時間不超過十秒鐘?？梢愿鶕?jù)用戶的需要,連接指定的專用證件掃描儀,頭像自動剪切、文字自動識別，減少漢字錄入,提高接待效率。 錄入關(guān)注事件信息，方便管理客人從入住到離店期間的所有事件，如客人要求、房價變更、特別關(guān)照等，可以做到預(yù)先設(shè)定，提前提示；人人（接待員）皆知，事事不漏；達(dá)到提高內(nèi)部管理水平和對客服務(wù)質(zhì)量。聯(lián)房：便于多間同住客房由其中某間房的客人統(tǒng)一結(jié)帳時的查詢和帳務(wù)處理，方便、快捷。收銀：包括的功能有：記帳、結(jié)帳、退房、加押金、查帳、恢復(fù)帳、轉(zhuǎn)入其它房帳或團(tuán)體帳或公司帳或同住單帳、設(shè)置跑單、限制消費(fèi)、客用保險箱管理等，收銀系統(tǒng)可以對住客、團(tuán)體和公司(設(shè)有帳號的可簽單的單位)進(jìn)行各種帳務(wù)處理。 收銀功能把退房的責(zé)任設(shè)在總臺收銀處，其優(yōu)點是完全解決了漏帳問題，把跑單的機(jī)會減至最低。每一個客人從預(yù)訂房間起系統(tǒng)內(nèi)已自動產(chǎn)生了該客人的帳號，在客人入住前只允許加入押金，入住后方能加入其它消費(fèi)。 住店的客人享受酒店的短期貸款，可以在酒店絕大部分的營業(yè)場點簽單，這將刺激客人的消費(fèi)心理，增加酒店的收入，記帳功能主要加入酒店暫無聯(lián)網(wǎng)消費(fèi)場點住客消費(fèi)、賠償、日租、特別消費(fèi)等全部類別的消費(fèi)。酒店管理者還可根據(jù)客人的情況鎖住其帳號，以限制其消費(fèi)。 收銀系統(tǒng)的結(jié)帳又與其它營業(yè)場點不同，前臺的結(jié)帳允許客人一帳多單，分期結(jié)帳、分類結(jié)帳等，系統(tǒng)還獨(dú)特設(shè)計了萬能分類的功能，可以滿足客人的任何苛刻的要求。 退房功能將自動檢測：A、客人的帳務(wù)余額為０；B、客人帳號下的帳項為空；C、保險箱鎖匙已歸還（如曾借用），否則系統(tǒng)拒絕退房從而保證了酒店方面不受任何損失另一方面也保證了客人也不受損失（如余額為負(fù)）. 轉(zhuǎn)帳功能也具有萬能分類的功能，既不但可以把幾個帳號的消費(fèi)轉(zhuǎn)入另一帳號也可把某一帳號特定時期內(nèi)特定幾類消費(fèi)轉(zhuǎn)入另一帳號，轉(zhuǎn)帳帳項將留下記號并且留下記錄以方便查核人員核對。 對團(tuán)體結(jié)帳與對其它客人結(jié)帳相同，而團(tuán)體退房則采用全自動方式，不必一一地輸入房號，如果系統(tǒng)檢測到某團(tuán)的成員全部已退房，團(tuán)主單也隨即自動退出。查核：主要功能包括：查帳、校驗糾錯、試算平衡、開戶、應(yīng)收帳、匯率設(shè)置。查帳功能包括查總收入帳、總消費(fèi)帳等。其中總收入帳和總消費(fèi)帳又可指定某一日和某一收銀員的經(jīng)手項目，大大方便了查核人員的工作。系統(tǒng)保留了任何入住過客人的（根據(jù)硬磁碟的容量而決定，如果足夠充足可以保留數(shù)年至數(shù)十年）全部資料，所以可以方便查到某一客人某年某日的全部消費(fèi)和承付。校驗糾錯功能對查核人員來說會使用的非常“得心應(yīng)手”。開戶功能可以為其他的營業(yè)場所和可簽單的公司設(shè)置帳號，實現(xiàn)收銀員對無房或非團(tuán)體的客人和部門進(jìn)行帳務(wù)處理。管家：主要是把前臺的售房與管家部的備房信息關(guān)連起來，它包括：設(shè)置各種房態(tài)：凈房、臟房、壞房及取消壞房、差異房等；拾物管理；客房消費(fèi)記帳；動態(tài)新入住、新離店顯示等。 可以在房態(tài)表上任意選擇一間房或多間房進(jìn)行設(shè)置房態(tài)。 房間狀態(tài)和住客查詢方便了管家部管理人員掌握前臺的第一手資料，而房間狀態(tài)的設(shè)置則向前臺提供了售房依據(jù)，電腦網(wǎng)絡(luò)線取代了電話傳遞，快速而準(zhǔn)確。 客況查詢將自動從前臺住店客單中篩選出十五分鐘以內(nèi)入住的房間以方便管家部通知房間服務(wù)員做應(yīng)做的工作。 房間信息管理，包括房間基本信息、設(shè)備管理，維修管理等。客歷：設(shè)計了完善的客人資料自動記錄、自動查詢系統(tǒng)，它包括：客人資料手工輸入、客人資料查詢與修改、設(shè)置黑名單、入住客人自動歸入客歷等。手工輸入客歷是指尚未入住酒店但有可能將來入住的社會名流、政府要員，以及通輯犯、社會流氓、某類女性等（入黑名單），自動輸入將把首次入住酒店的客人（如必要）的資料自動產(chǎn)生一個新的客歷檔案。 凡是在酒店有客歷檔案的住客，在退房時系統(tǒng)將自動在其檔案中增加一客歷記錄，如果該客人＂跑單＂其客歷檔案自動轉(zhuǎn)入黑名單。當(dāng)某客人入住時，可利用客歷入住方式自動在客歷系統(tǒng)中查詢該客人的歷史資料，如果查到電腦將自動填入客人資料于客單中，無需客人填單。合約：隨著酒店業(yè)之間的競爭日異激烈，酒店的市場銷售越來越受到重視，與一些公司和單位簽訂住房合約并給以適當(dāng)?shù)膬?yōu)惠以吸引更多的客源則是酒店經(jīng)營者的一項重要銷售工作方法。 凡是與酒店簽約的單位，即可把其資料輸入電腦，事后可以隨時查詢和修改，凡是該單位入住的人員，在客單上可自動填入住的人員，在客單上可自動填入單位名稱，其離店后，電腦自動將其入住天數(shù)記入其單位資料內(nèi)以便酒店管理者隨時掌握該單位總的入住情況，以確定是否與其更加優(yōu)惠的條件。會員：為穩(wěn)定酒店的客源市場，鼓勵客人常來消費(fèi)，酒店需要把這些客人發(fā)展為自己的會員，享受酒店給予的優(yōu)惠和獎勵。同時可以吸引新的客人，因此會員制的建立是酒店經(jīng)營者的一項重要銷售工作方法。 凡是酒店的住客，都可以發(fā)展為酒店的會員，通過會員系統(tǒng)錄入其資料，按照設(shè)定的規(guī)則，在客人入住時填入會員卡號，系統(tǒng)就可以自動進(jìn)行消費(fèi)積分，同時入住時也可以方便地查詢積分，對符合積分條件的可以進(jìn)行積分兌獎。會員檔案一旦建立后，可以隨時查詢該會員的消費(fèi)和積分兌獎情況，以便酒店管理者隨時掌握全部會員的詳細(xì)消費(fèi)情況，以確定制定更好的銷售獎勵政策，進(jìn)一步提高酒店的經(jīng)營效益。應(yīng)收：應(yīng)收即指應(yīng)收賬務(wù)管理系統(tǒng)。對于在酒店月結(jié)消費(fèi)的客人，建立應(yīng)收帳號（=財務(wù)應(yīng)收帳科目編號），其消費(fèi)通過收銀系統(tǒng)，可以自動轉(zhuǎn)掛到對應(yīng)的應(yīng)收帳目下，便于查詢和結(jié)算。應(yīng)收帳系統(tǒng)同時也提供了手動記掛消費(fèi)功能，可以進(jìn)行帳務(wù)調(diào)整。配額：配額管理系統(tǒng)。對于一些合約單位，其一段時間的用房數(shù)是一定，為了保證酒店的最合理配房，需要對其用房進(jìn)行數(shù)量上的精確控制。在旺季按配額售房可以保證較好的平均租，在淡季可以加大配額量，提高住房率。報表：可以打印出與營業(yè)有關(guān)的各種數(shù)據(jù)，分以下幾類： 接待處報表有客房占用分類表、房客姓名分類表、房客抵達(dá)分類表、房客離店統(tǒng)計表、房客國籍統(tǒng)計表、客房轉(zhuǎn)房改租表、客房取消統(tǒng)計表、預(yù)定未到統(tǒng)計表、客房房租分析表、客房特殊房價表、經(jīng)營分析統(tǒng)計表、日租統(tǒng)計報告表、團(tuán)體名單統(tǒng)計表、團(tuán)體抵達(dá)分類表、團(tuán)體離店分類表、團(tuán)體主單報告表、住客戶口申報表、當(dāng)前房間狀況表、當(dāng)前壞房報告表、合約銷售報告表、銷售預(yù)測分析表。 收銀處報表有收入統(tǒng)計報告表、消費(fèi)統(tǒng)計報告表、住客帳務(wù)報告表、跑單統(tǒng)計報告表、信用卡統(tǒng)計報表、支票統(tǒng)計報告表、催帳統(tǒng)計報告表、轉(zhuǎn)帳統(tǒng)計報告表、借貸總表。 其他報表。查找：其功能是本系統(tǒng)中查詢客單的最強(qiáng)大的功能，它對各種狀態(tài)的客單進(jìn)行查詢及相關(guān)操作，真正體現(xiàn)面向?qū)ο螅蛦危┑奶幚矸绞剑梢詫Σ榈降目蛦芜M(jìn)行諸如預(yù)訂入住、修改、取消、查帳等操作。事務(wù)：處理包括續(xù)住、解鎖、數(shù)據(jù)整理、日截、修改密碼功能。續(xù)住功能可以實現(xiàn)對當(dāng)日預(yù)期離店而未離店的客單自動延期離店一天；解鎖對在操作中因各種原因鎖住而無他人使用的客單、團(tuán)單或公司單進(jìn)行解鎖，以便他人可以正常使用；整理數(shù)據(jù)指根據(jù)當(dāng)前客單、團(tuán)單、壞房單等重新計算可售情況和房間狀態(tài)；日截功能是對系統(tǒng)在一個自然日內(nèi)所有工作的總結(jié)束，日截過程包括自動產(chǎn)生每一房間的一天房租（加服務(wù)費(fèi)）、轉(zhuǎn)移已離店兩天的客單至歷史數(shù)據(jù)庫、清除作廢數(shù)據(jù)、生成經(jīng)營統(tǒng)計表和收銀借貸總表等。 日截每日必須做一次，且只能做一次。團(tuán)體：功能包括對旅行社組織的旅行團(tuán)、銷售部組織的會議團(tuán)和散客自組團(tuán)的預(yù)訂和入住等各種事務(wù)：主要功能有團(tuán)體預(yù)訂、團(tuán)體修改、團(tuán)體取消、團(tuán)體入住、團(tuán)體排房、排房取消、查看團(tuán)房、散客入團(tuán)、團(tuán)員離團(tuán)等。設(shè)置：包括對系統(tǒng)基本參數(shù)如是否收服務(wù)費(fèi)、收百分之幾服務(wù)費(fèi)等；另外還可以設(shè)置假期、鎖房、國籍代碼、銷售代表、客源碼、記帳代碼、收款代碼、修改房價。用戶管理功能包含在此設(shè)置功能中；用戶管理包括添加用戶、修改、刪除等，以及密碼設(shè)置和權(quán)限設(shè)置。經(jīng)理：是為酒店管理者進(jìn)行經(jīng)營分析而設(shè)置的，可以實時統(tǒng)計顯示當(dāng)前的經(jīng)營情況，回顧查詢顯示往日的經(jīng)營情況以及五年間的年或月或某年十二個月的住房率和營業(yè)收入，并設(shè)有圖形顯示，一目了然。動態(tài)房間狀況表：是售房的重要工具，也是管理人員動態(tài)掌握了解當(dāng)前酒店房間情況的必部可少的工具；此表動態(tài)顯示酒店全部的每間房是凈房、臟房、壞房或經(jīng)理是否鎖房、以及管家部與前臺接待之間是否有房間狀態(tài)差異等信息，并可顯示每種房態(tài)在總房數(shù)中的比例。可以按房類、樓、層進(jìn)行篩選顯示。 房態(tài)表反映每間房的狀態(tài)可達(dá)十多種，同時可以方便地顯示住客的摘要信息、房間信息資料；對每間房可以根據(jù)其狀態(tài)執(zhí)行相應(yīng)的右鍵操作，如修改客單；其下端可伸縮的面版，顯示了30天的狀況，同時對住客可以使用拖動滑鼠進(jìn)行續(xù)住延期。 從房態(tài)表可以方便地切換到可售表。動態(tài)房間可售情況表：也是售房的重要工具，尤其是對客人的訂房起著重要的作用，它及時動態(tài)地反映出當(dāng)前每類房30天內(nèi)的每一天中還有多少間房可以出售；更提供了從某天起30天內(nèi)每類房每天的出售情況的功能，強(qiáng)大的銷售預(yù)測功能，可以準(zhǔn)確預(yù)測任何時期的售房情況（可以細(xì)致到每一種房類和價類上）。提供的圖形顯示，更加一目了然?？梢约皶r查詢統(tǒng)計配額的使用情況（購買了配額功能的）。 從可售表可以方便地切換到房態(tài)表。天氣報告功能：是為提供客人詢問而設(shè)置的，它由一般由酒店的總機(jī)話務(wù)員輸入，最多可反映一周的天氣情況，如氣溫、風(fēng)力、紫外線系數(shù)等。 世界時間功能：是為提供客人詢問而設(shè)置的，它以北京時間為準(zhǔn)，可以及時查詢到當(dāng)前世界其他主要城市的當(dāng)?shù)貢r間。保險箱功能：使前臺收銀處管理保險箱非常方便；可以根據(jù)具體情況設(shè)置或取消保險箱的編號，方便處理客人的借還業(yè)務(wù)，如果客人借用了保險箱在退房前未歸還，退房時系統(tǒng)將自動提示。常用信息功能：是為提供客人詢問而設(shè)置的，它由前臺規(guī)定的人員輸入有關(guān)的常用信息資料，供大家共享，及時為客人的詢問提供咨詢服務(wù)。例如：航班、列車、長途汽車等時刻表，其他酒店和景點情況，政府機(jī)關(guān)和公共機(jī)構(gòu)的電話地址等信息，以及內(nèi)部營業(yè)場所營業(yè)時間、電話及內(nèi)部所有電話等資料。電話PMS功能：可以在前臺系統(tǒng)于電話交換機(jī)之間實現(xiàn)自動功能，如：在客人入住或離店時可以自動打開或關(guān)閉其入住房間的外線、批量設(shè)置團(tuán)房的叫醒時間、設(shè)置房間的留言燈、或其他交換機(jī)提供的PMS功能。是否可以實現(xiàn)，要看酒店的電話交換機(jī)是否提供了相應(yīng)的功能和技術(shù)支持。門鎖接口功能：一般的酒店都使用IC卡門鎖，其好處是顯然的。接待員可以在自己工作的電腦上完成客人入住的全部程序：派房、辦理入住登記、制鑰匙等而不用更換電腦、甚至在客人多時排隊等候制卡。收銀電腦配置IC卡讀寫設(shè)備，可以實現(xiàn)酒店內(nèi)的一卡通服務(wù)。退出：功能有兩個作用：一是真正退出應(yīng)用系統(tǒng)，如要離開準(zhǔn)備關(guān)閉電腦；二是操作員可以臨時退出，即換更，以便離開或讓他人使用電腦，避免自己的代碼被他人使用。第二章、操作說明一、 登陸系統(tǒng)酒店前臺管理系統(tǒng)使用授權(quán)密碼進(jìn)入方式。 運(yùn)行酒店管理系統(tǒng)的方法有如下： 1）雙擊桌面上的“酒店管理系統(tǒng)”圖標(biāo) 2）點擊桌面上的“酒店管理系統(tǒng)”圖標(biāo)后，按回車鍵[Enter] 3）點擊桌面任務(wù)欄上的“開始”按鈕 “程序”“酒店管理系統(tǒng)” 注：桌面上的“酒店管理系統(tǒng)”圖標(biāo)一般為啟動服務(wù)器端的執(zhí)行程序的快捷方式。 連接數(shù)據(jù)庫服務(wù)器 系統(tǒng)提供連接數(shù)據(jù)庫服務(wù)器對話窗，可以方便地解決數(shù)據(jù)庫的連接問題。運(yùn)行酒店前臺管理系統(tǒng)，立即進(jìn)入連接數(shù)據(jù)庫服務(wù)器對話窗，顯示如下：、 對話窗說明： 1）選擇框[□不顯示對話框(N)]的作用：當(dāng)勾選此選項，則在第一次正確連接后，下次運(yùn)行酒店前臺管理系統(tǒng)時，