【正文】 一. 采購管理制度 1. 采購委員會(huì)制度 采購管理是任何一個(gè)企業(yè)都視之為經(jīng)營是否能步入軌道的重要基礎(chǔ)之一。 特別在原材料成本占據(jù)銷售成本 75 － 85％左右的行業(yè)，原材料采購成本和儲(chǔ) 存成本的合理性，會(huì)對(duì)經(jīng)營利潤產(chǎn)生很大的影響。因此，有效的采購委員會(huì)制 度可以讓我們得以： (1). 奠定穩(wěn)定的采購管理工作基礎(chǔ)； (2). 提高采購管理水平； (3). 降低采購成本和儲(chǔ)存費(fèi)用，合理使用資金。 . 采購工作基本原則 . 采購委員會(huì)是公司在原材料采購過程中的最高決策機(jī)構(gòu)。 . 公司的總經(jīng)理是采購委員會(huì)會(huì)議決議的最高執(zhí)行者。 . 公司的財(cái)會(huì)部門必須對(duì)采購業(yè)務(wù)與采購委員會(huì)會(huì)議決議是否相符， 予以充分的反映和監(jiān)督。 . 品管部門必須對(duì)購入原材料的質(zhì)量予以全過程的監(jiān)控。 . 采購部門必須根據(jù)采購委員會(huì)的會(huì)議精神，以最低之價(jià)格；最少之 損耗；最低之資金成本作為購入原材料之準(zhǔn)則。 . 采購委員會(huì)會(huì)議須定期與不定期的交叉召開。 例如，根據(jù)年、季、月的生產(chǎn)，銷售目標(biāo)應(yīng)定期舉行；根據(jù)原 材料的采購特點(diǎn)及資金調(diào)度情況應(yīng)不定期的舉行。 . 采購部門必須定期作出市場、供貨、存貨、采購等分析，并及時(shí)提 交采購委員會(huì)。 采購部應(yīng)對(duì)供貨市場；供應(yīng)商情況；需購原材料質(zhì)量、價(jià)格、數(shù) 量、運(yùn)輸、氣象資料、原材料庫存、原材料耗用情況等作出定期分析。 . 原材料采購須遵循“錢貨兩訖”的原則，嚴(yán)格控制原料預(yù)付貨款。 必要的原材料預(yù)付貨款應(yīng)遵循以下幾點(diǎn)： (1). 必須是信用良好的固定供應(yīng)商。對(duì)貿(mào)易公司性質(zhì)的供應(yīng)商不得 采用預(yù)付貨款的結(jié)算形式。 (2). 信用良好的第三方為供應(yīng)商提供擔(dān)保，是采購工作者必須努力 的工作任務(wù)之一。 (3). 必須事先派專人，如派采購，品管人員一起去實(shí)地調(diào)查供應(yīng)商 的實(shí)物供應(yīng)，質(zhì)量保證情況，和目前的經(jīng)濟(jì)狀態(tài)等情況，并將 調(diào)查報(bào)告提交 采購委員會(huì)。 (4). 必須有完整的正式合同，并經(jīng)國家認(rèn)可的公證機(jī)關(guān)予以公證。 在合同中必須有明確的交貨地點(diǎn)，交貨期限，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，和在 需方所在地的 人民法院管轄范圍內(nèi)履約。 (5). 預(yù)付款的額度控制，須由采購委員會(huì)會(huì)議決定。對(duì)每一項(xiàng)預(yù)付 款都應(yīng)在會(huì)議上專題研究，予以額度上的限制，以及作出既要 保證生產(chǎn)的需要，又要保證貨款安全的相應(yīng)對(duì)策。 (6). 原材料預(yù)付貨款支付以后，采購部和財(cái)會(huì)部必須同時(shí)派出專人 負(fù)責(zé)該項(xiàng)原材料和貨款的追蹤記錄，并根據(jù)實(shí)際情況按天，或 周，或旬將記錄提交給采購委員會(huì)，直至該合同履行完畢。 . 經(jīng)批準(zhǔn)購入的新品種原材料，須遵循試產(chǎn)，試銷原則。 為降低產(chǎn)品成本，在征得集團(tuán)配方部門的同意后，所購入的新 品種原料，在試產(chǎn)、試銷過程中，應(yīng)派專業(yè)技術(shù)人員進(jìn)行技術(shù)追蹤， 并將分析結(jié)果提交采購委員會(huì)；采購部應(yīng)進(jìn)一步收集該原料的供貨 渠道、供貨量及供貨趨勢、品質(zhì)情況、保管要求、價(jià)格變動(dòng)趨勢等 資料，提交采購委員會(huì)以供作出進(jìn)一步的決策。 . 采購部和財(cái)會(huì)部應(yīng)于每月末，與供應(yīng)商核對(duì)供貨數(shù)量，應(yīng)付貨款 等往來資料。 . 采購委員會(huì)應(yīng)定期對(duì)采購人員進(jìn)行業(yè)務(wù)考核，以提高采購人員的 業(yè)務(wù)能力和思想品德。 . 采購委員會(huì)的基本組成 ( 詳見圖表 1A ) 采購 委員會(huì)是由以下人員組成 : . 總經(jīng)理； . 財(cái)務(wù)長； . 采購負(fù)責(zé)人； . 品管負(fù)責(zé)人； . 生產(chǎn)負(fù)責(zé)人； . 其他與采購業(yè)務(wù)有關(guān)人員 (列席人員) ； . 采購委員會(huì)秘書 (兼任) 。 采購委員會(huì)秘書，由委員會(huì)指定專人兼任，無表決權(quán)。 . 采購委員會(huì)組織的運(yùn)行 ( 詳見圖表 1B ) . 定期召開采購委員會(huì)會(huì)議 采購委員會(huì)會(huì)議是日常采購管理工作之一，由會(huì)議討論決定采 購委員會(huì)召開會(huì)議的固定時(shí)間，并相應(yīng)的要求有關(guān)部門定期提供分 析資料，以供會(huì)議討論和決策。 . 不定期召開采購委員會(huì)會(huì)議 對(duì)采購管理過程中的特殊事項(xiàng)，或經(jīng)采購委員會(huì)成員的提議， 應(yīng)臨時(shí)召開采購委員會(huì)會(huì)議。 . 采購委員會(huì)的決議須由半數(shù)以上人員表決通過，方可執(zhí)行。出席采 購委員會(huì)會(huì)議的列席人員和會(huì)議 秘書無表決權(quán)。 . 采購委員會(huì)召開會(huì)議時(shí)，采購委員會(huì)成員若無法參會(huì)，應(yīng)授權(quán)代理 人員參會(huì)。 . 采購委員會(huì)各成員須有獨(dú)立的權(quán)責(zé)，其中財(cái)務(wù)長與采購部負(fù)責(zé)人不 得互相兼任。 . 采購委員會(huì)秘書必須將有關(guān)部門所送的分析資料，以及會(huì)議文件資 料分類整理后存檔。 . 采購委員會(huì)制度控制要點(diǎn) . 對(duì)采購過程中發(fā)生的重大采購事項(xiàng)，必須由采購委員會(huì)討論決定。 . 原材料價(jià)格應(yīng)在同地區(qū)，同行業(yè)中保持較低的水平。 . 原材料質(zhì)量必須在同地區(qū)，同行業(yè)中保持較高的水準(zhǔn)。 . 根據(jù)產(chǎn)銷實(shí)際情況，確定每月原材料的最低和最高庫存量。 . 對(duì)有預(yù)付貨款的采購，必須事先提交采購委員會(huì)討論通過。 . 采購部必須有完整的采購結(jié)算檔案，并建立有效的采購分析擋案。 對(duì)一年以上的各類檔案應(yīng)交公司檔案室保存。 79 / 79 2. 采購批準(zhǔn)權(quán)限 . 采購批準(zhǔn)權(quán)限制定目的和實(shí)施條件 . 有利于采購管理工作的順利進(jìn)行。 . 明確采購權(quán)責(zé)關(guān)系。 . 采購委員會(huì)的會(huì)議決議和經(jīng)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，采購申請(qǐng)是行使采購 權(quán)的前提。 . 采購批準(zhǔn)權(quán)限由采購委員會(huì)按照集團(tuán)規(guī)定的制定原則，由各公司董 事會(huì)制定，并報(bào)集團(tuán)備案。 . 采購批準(zhǔn)權(quán)限制定原則 . 采購批準(zhǔn)額度權(quán)限 采購批準(zhǔn)額度權(quán)限的制定，須分采購委員會(huì)批準(zhǔn)額度、總經(jīng)理 批準(zhǔn)額度、采購負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)額度。 . 采購批準(zhǔn)額度行使權(quán)受每一品種原材料最高庫存量的限制。 即當(dāng)某一品種原材料庫存量已達(dá)最高庫存，或原庫存量加申請(qǐng) 購買量超過最高庫存時(shí)，該品種原材料的采購批準(zhǔn)額度權(quán)限隨之失 效。若因客觀實(shí)際情況需要購買，須提交采購委員會(huì)討論決定。 . 原材料倉庫每一品種原材料的最高和最低庫存量，由采購委員會(huì)每月