erp中的財(cái)務(wù)管理集成(已修改)
2025-04-19 05:37 本頁(yè)面
【正文】 ERP中的財(cái)務(wù)管理集成 聲明: 本系列文章由著名SAP實(shí)施顧問: 王紋 著作《ERP中的財(cái)務(wù)管理—ERP數(shù)字會(huì)說話》 節(jié)選 個(gè)人學(xué)習(xí)使用 嚴(yán)禁轉(zhuǎn)載 點(diǎn)評(píng)： 我承認(rèn)這是一篇很好的ERP美文，很難得，希望對(duì)大家有所幫助財(cái)務(wù)四大基礎(chǔ)模塊ERP系統(tǒng)是分模塊的，在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)領(lǐng)域，一般總會(huì)有如下的4大模塊：總帳，應(yīng)收帳款，應(yīng)付帳款和固定資產(chǎn)。如圖一所示，這四個(gè)模塊本身是相互集成的（圖中以連接模塊的線條代表模塊間的集成），比如當(dāng)用戶對(duì)應(yīng)收，應(yīng)付和資產(chǎn)三個(gè)明細(xì)分類帳進(jìn)行操作時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)更新總分類帳中的數(shù)據(jù)。這四大基礎(chǔ)模塊可以構(gòu)成一個(gè)獨(dú)立的會(huì)計(jì)軟件 – 它具有和其他會(huì)計(jì)軟件一樣的特征：帳務(wù)處理和業(yè)務(wù)處理是分開的。所謂業(yè)務(wù)處理是指企業(yè)日常運(yùn)作的具體業(yè)務(wù)，比如根據(jù)銷售定單和定單履行情況開出銷售發(fā)票；根據(jù)采購(gòu)定單和收貨情況校驗(yàn)收到的發(fā)票；以及所有的庫(kù)存收發(fā)業(yè)務(wù)等等。而所謂帳務(wù)處理是指財(cái)務(wù)人員根據(jù)原始憑證（包括外部的，如發(fā)票，和內(nèi)部的，如入庫(kù)單）編制會(huì)計(jì)分錄，在系統(tǒng)中記錄下來。對(duì)于一般會(huì)計(jì)軟件而言帳務(wù)處理和業(yè)務(wù)處理是分開的，它們之間是通過單據(jù)在企業(yè)內(nèi)部其他部門和財(cái)務(wù)部門間的傳遞和核對(duì)完成的，同時(shí)財(cái)務(wù)人員需要利用專業(yè)知識(shí)分析業(yè)務(wù)和編制分錄。同時(shí)除了最基礎(chǔ)的借貸，科目和金額以外，財(cái)務(wù)人員可能還需要手工錄入一些附加信息，以利于日后做一些簡(jiǎn)單的匯總分析，這些附加信息是以憑證輸入時(shí)的附加字段體現(xiàn)的。圖一右下角紅色的粗箭頭代表了這種分開處理的過程。雖然大方向上是一致的，但是不同的軟件之間在功能上還是會(huì)有很大的差別的，圖一中列舉了一些這四大基礎(chǔ)模塊的功能。模塊外部的紅色箭頭是需要手工輸入的功能，模塊內(nèi)部的則是系統(tǒng)可以自動(dòng)完成的功能。事實(shí)上有些功能已經(jīng)體現(xiàn)了ERP業(yè)務(wù)處理和帳務(wù)處理統(tǒng)一的特征，比如圖一中的紅圈所示的自動(dòng)付款功能。我們將在下一章中集中介紹這四大模塊的基本功能。集成下的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)如果ERP的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊僅僅是一般會(huì)計(jì)軟件的功能延伸和加強(qiáng)，那它不會(huì)在最近的10年間對(duì)全球企業(yè)的財(cái)務(wù)實(shí)踐帶來如此巨大的變革。而ERP本身的集成性，決定了它的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊完全融入到了企業(yè)整體的流程中，圖二描述了在集成環(huán)境下的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊。在物流領(lǐng)域有四個(gè)基本的模塊：銷售，生產(chǎn)，采購(gòu)和庫(kù)存管理，企業(yè)物流管理的流程和功能不是本文所要討論的內(nèi)容，圖二中我們大致例舉了一些物流模塊的基本功能（在圖中各模塊內(nèi)部）。在下面我們要著重介紹的是物流模塊和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的集成關(guān)系，本章主要介紹以下7個(gè)集成點(diǎn)：銷售開票，銷售發(fā)貨，采購(gòu)收貨，發(fā)票校驗(yàn)，其他收發(fā)貨，盤點(diǎn)和估價(jià)。銷售開票銷售開票的過程其實(shí)是在ERP系統(tǒng)中生成一帳開票憑證（Billing Documents）。發(fā)票，形式發(fā)票，紅字發(fā)票和貸項(xiàng)憑證都是不同類型的開票憑證。我們通常提到的發(fā)票（如增值稅專用發(fā)票或普通發(fā)票）是根據(jù)系統(tǒng)中的開票憑證套打出來的實(shí)物憑證。在下文中如果不特別指明實(shí)物發(fā)票，那“發(fā)票”都是指系統(tǒng)中保存的開票憑證。ERP系統(tǒng)是集成的，而銷售開票又是銷售流程的最后一個(gè)環(huán)節(jié)。因此發(fā)票在系統(tǒng)中不是孤立的，它一般是參照先行的其他憑證（如銷售定單或發(fā)貨單）建立的，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)一定的規(guī)則自動(dòng)的復(fù)制這些先行憑證的信息，從而使得開票的過程盡可能得簡(jiǎn)單，也防止了錯(cuò)誤的產(chǎn)生。發(fā)票的結(jié)構(gòu)發(fā)票由一個(gè)發(fā)票抬頭和多條行項(xiàng)目構(gòu)成。在發(fā)票抬頭系統(tǒng)保存了關(guān)于整張發(fā)票的信息，比如付款方（客戶），開票日期，整張發(fā)票的凈金額，幣種，付款條款，國(guó)際貿(mào)易條件，售達(dá)方（有時(shí)候付款方和售達(dá)方是不同的），價(jià)格條款（比如針對(duì)整張發(fā)票的折扣）。行項(xiàng)目中保存了僅對(duì)該行有用的信息，比如 商品，數(shù)量，該行凈金額，重量和體積，參照憑證的編號(hào)（比如，該發(fā)票針對(duì)的發(fā)貨單號(hào)），價(jià)格條款（比如貨款，運(yùn)費(fèi)，折扣，增值稅等等）?？梢园l(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的發(fā)票所保存的信息大大超過了實(shí)物發(fā)票所需要的，在套打?qū)嵨锇l(fā)票時(shí)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)各國(guó)家和企業(yè)的規(guī)定選取相關(guān)的信息，按規(guī)定的格式打印出來。開票方式從參照憑證（定單或發(fā)貨單）生成發(fā)票，系統(tǒng)提供了如下一些可能的方法：1． 只要某些數(shù)據(jù)吻合，你可以合并多張不同的憑證（銷售定單和/或發(fā)貨單）的全部或一部分，開出一張發(fā)票。前提條件是：首先，需要從這些參考憑證中復(fù)制的的發(fā)票抬頭數(shù)據(jù)在這些憑證中都是一致的。其次，拆分開票的條件不成立。比如在處理到期的開票清單時(shí)，系統(tǒng)會(huì)合并那些具有相同的客戶編號(hào)，銷售組織和開票類型的參照憑證，如果上述的前提條件都滿足，系統(tǒng)將開出一張發(fā)票。2． 如果你希望在某些情況下發(fā)票是分開的，比如希望同一張交貨單上的很多商品按不同的商品組分開開票，那么可以通過定義拆分開票規(guī)則來實(shí)現(xiàn)。3． 當(dāng)然你也可以針對(duì)每張銷售憑證開一張發(fā)票，比如每張發(fā)貨單一張發(fā)票。在具體執(zhí)行開票時(shí)，系統(tǒng)提供了如下方法：1． 定單或發(fā)貨單個(gè)別開票。我們可以針對(duì)整張定單，個(gè)別行項(xiàng)目或行項(xiàng)目的部分?jǐn)?shù)量進(jìn)行個(gè)別開票。2． 手工處理到期開票清單。我們可以使用到期開票清單來處理開票，在這種情況下財(cái)務(wù)人員不需要針對(duì)某張銷售定單或發(fā)貨單單獨(dú)開票。我們只需要輸入選擇條件，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)挑選那些符合條件的定單或發(fā)貨單，生成到期開票清單。經(jīng)過手工編輯和模擬后就可以實(shí)際開票了。3． 后臺(tái)自動(dòng)處理到期開票清單。為了減少處理時(shí)間和人力，可以將到期開票清單的處理安排在系統(tǒng)后臺(tái)完成，比如每天下午4點(diǎn)由系統(tǒng)自動(dòng)生成。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)過帳當(dāng)開票這一業(yè)務(wù)處理在系統(tǒng)中完成后，通過ERP系統(tǒng)的集成功能，在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)模塊會(huì)自動(dòng)生成相應(yīng)的會(huì)計(jì)分錄。圖二中“開票”標(biāo)簽所指的箭頭就代表了這種自動(dòng)過帳。但是為了增強(qiáng)靈活性，也可以對(duì)于某些類型的開票憑證自動(dòng)凍結(jié)過帳，這樣在流程設(shè)計(jì)時(shí)在正式過帳前可以加入控制點(diǎn)。而當(dāng)控制完成后，過帳也僅僅是一個(gè)按鈕的工作了。對(duì)于會(huì)計(jì)科目，系統(tǒng)是綜合4個(gè)數(shù)據(jù)自動(dòng)判斷的，它們分別是銷售組織，客戶組，商品組和價(jià)格條款。這樣系統(tǒng)可以自動(dòng)將貨款和增值稅分別計(jì)入“產(chǎn)品銷售收入”和“應(yīng)交稅金增值稅銷項(xiàng)”科目中，同樣的如果價(jià)格條款中還有運(yùn)費(fèi)和折扣，
公司管理相關(guān)推薦
鄂ICP備17016276號(hào)-1