【正文】 目 錄 工程有限公司 檔案管理辦法 目 錄 目 錄 第一章 總則 ..........................................................................................1 第二章 紙質(zhì)檔案管理 ..........................................................................1 第三章 聲像檔案管理 ..........................................................................2 第四章 檔案查借閱管理制度 ..............................................................3 附件一、部門檔案管理人員的職責(zé) ...........................................1 附件二、檔案資料立卷歸檔規(guī)則 ...............................................1 附件三、聲像檔案整理、保管規(guī)則 ...........................................1 附件四、光盤檔案管理細(xì)則 .......................................................1 附件五、光盤標(biāo)簽 ......................................................................2 附表一、計(jì)劃工作資料單 ..........................................................3 附表二、查（借）閱文件資料申請(qǐng)單 .......................................4 附表三、借閱檔案催還單 ..........................................................4 附表四、打（復(fù)）印文件資料申請(qǐng)單 .......................................5 附表五、領(lǐng)用文件資料申請(qǐng)單 ...................................................5 附表六、檔案交接清單 ..............................................................6 附表七、聲像器材借用申請(qǐng)表 ...................................................6 檔案管理辦法 第一章 總則 第一條 為了規(guī)范和嚴(yán)肅公司檔案管理，根據(jù)國家檔案法有關(guān)規(guī)定結(jié)合公司的具體情況，制定本規(guī)章制度。 第二條 檔案工作的宗旨：收集齊全、及時(shí)歸檔、完好保存，方便利用。 第三條 檔案管理的基本原則及要求： 一、歸檔原則 1． 集中保管：公司各檔案材料由辦公室集中保管。 2． 主動(dòng)上交和積極催收相結(jié)合：各部門主動(dòng)上交和辦公室主動(dòng)催收相結(jié)合。 3． 詳細(xì)登記：各部門將原文或其他各種介質(zhì)的預(yù)歸材料整理完好，標(biāo)著清楚，以便分類歸檔。 二、交接原則 1． 員工離職或請(qǐng)假超過 15 個(gè)工作日，當(dāng)事人必須主動(dòng)將經(jīng)辦的檔案材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。檔案材料有損壞或缺失的，根據(jù)檔案材料的重要性，每損壞或缺失一份，在考核結(jié)果中對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任處理； 2． 檔案材料交接單是員工辦理離職或請(qǐng)假時(shí)必須具備的文件，沒有合法的檔案材料交接單，公司不予辦理相關(guān)手續(xù)。（檔案交接單見附表六） 第四條 檔案管理的組織機(jī)構(gòu)及責(zé)任劃分 檔案管理實(shí)行集中管理。 辦公室集中統(tǒng)一管理，各部門負(fù)責(zé)部門檔案工作，維護(hù)檔案的完整與安全。 一、辦公室 辦公室全面負(fù)責(zé)公司檔案的收集、歸檔和借 閱。其主要職責(zé)包括： 1． 收集、整理、立卷和歸檔公司的檔案材料。 2． 檔案材料的保管和銷毀； 3． 檔案材料的借閱、催還； 4． 指導(dǎo)部門檔案管理人員的工作； 5． 領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他檔案管理工作。 二、部門檔案管理人員 1． 各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作。 2． 部門檔案管理人員在辦公室的 業(yè)務(wù)指導(dǎo)下，負(fù)責(zé)本部門檔案材料的具體管理工作。其主要職責(zé)見 附件一、部門檔案管理人員職責(zé) 。 第五條 檔案管理分類 對(duì)檔案的管理，按照載體分為紙質(zhì)檔案、聲像檔案。 第二章 紙質(zhì) 檔案管理 第六條 紙質(zhì)檔案的內(nèi)容 紙質(zhì)檔案指一切以紙質(zhì)形式存在的檔案資料，對(duì)應(yīng)于聲像檔案資料。 第七條 檔案的收集 檔案管理辦法 檔案的收集按照以下兩種情況執(zhí)行： 需要經(jīng)辦公室流轉(zhuǎn)的文件資料收集，正式文件一經(jīng)產(chǎn)生，在流出辦公室之前，先交辦公室歸檔（具體見“發(fā)文管理辦法”和“收文管理辦法”）。 公司各部門在工作中形成后，不需要行文，不經(jīng)辦公室流轉(zhuǎn)文件、檔案（如工程圖紙、技術(shù)資料等）的收集，采到以下辦法收集： 事先登記 A. 部門在每年制定工作計(jì)劃時(shí)均要同時(shí)注明各項(xiàng)任務(wù)要產(chǎn)生的檔案目錄清單，并不得出現(xiàn)明顯漏報(bào)，在制定完 工作計(jì)劃 3 天內(nèi)必須報(bào)送辦公室，辦公室秘書根據(jù)部門上報(bào)的情況，結(jié)合以往工程或工作情況和歷史經(jīng)驗(yàn)，編制當(dāng)年各部門應(yīng)該上交的檔案材料目錄并確定上交時(shí)間，下發(fā)各部門執(zhí)行； B. 公司各項(xiàng)目部在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收結(jié)束后 2 個(gè)月之內(nèi)上交檔案材料； C. 對(duì)于公司部門會(huì)議文件，各部門在召開會(huì)議前須到辦公室申請(qǐng)會(huì)議室借用登記，辦公室按照登記向相關(guān)部門催收會(huì)議文件。辦公室秘書根據(jù)會(huì)議登記表向各部門催收文件； 事后查收 A. 辦公室秘書根據(jù)各部門上報(bào)的檔案目錄清單和既定時(shí)間，及時(shí)向相關(guān)部門催收檔案； B. 各部門須嚴(yán)格按規(guī)定主動(dòng)、及時(shí)向辦公室上交檔案材料； C. 對(duì)不按要求及時(shí)提交資料或提交資料不齊全的，除要求限時(shí)補(bǔ)齊外，根據(jù)資料重要性，在考核結(jié)果中對(duì)相關(guān)部門經(jīng)理進(jìn)行責(zé)任處理； D. 對(duì)于辦公室秘書催收不力或工作疏忽造成文件漏收的，在考核結(jié)果中對(duì)辦公室秘書進(jìn)行責(zé)任處理。 第八條 檔案的立卷、整理和歸檔，具體見附件二，“檔案資料立卷歸檔規(guī)則”。 第三章 聲像檔案管理 第九條 聲像檔案一般由錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片 (母片 )、照片 (含底片 )、光盤和文字說明兩部分組成。 第十條 聲像檔案資料的收集 一、收集范圍 1． 反映公司主要職能活動(dòng)，業(yè)務(wù)、工程等工作成果和存在問題的聲像資 料； 2． 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人參加的與公司有關(guān)的重大活動(dòng)的聲像資料； 3． 公司有關(guān)人員組織或參加的重要會(huì)議、會(huì)見以及外事活動(dòng)的聲像資料； 4． 其它單位形成的與公司有關(guān)的重要聲像資料； 5． 其它具有保存價(jià)值的聲像資料。 二、收集方法及要求 1． 事先確認(rèn) 檔案管理辦法 制作、使用錄音帶、錄像帶、攝像帶、影片、照片 (合底片 )的部門和人員，在借用聲像器材時(shí)，經(jīng)辦人認(rèn)真填寫《聲像器材借用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明本次制作所要形成的聲像檔案所制作的內(nèi)容，數(shù)量和質(zhì)量要求，完成時(shí)間。（見 附表八、聲像器材借 用申請(qǐng)表 ） 2． 嚴(yán)格審核 經(jīng)辦人經(jīng)部門經(jīng)理審核后，交辦公室主任審批后，辦公室即轉(zhuǎn)交《聲像器材借用申請(qǐng)表》至辦公室秘書，辦公室秘書登記后借出器材； 3． 積極催收、嚴(yán)格檢查、驗(yàn)收 A. 對(duì)到期未及時(shí)交還器材并同時(shí)上交所制作的聲像檔案的，辦公室秘書積極催收。 B. 辦公室原則上只接收原版、原件。 C. 經(jīng)辦人按規(guī)定上交的歸還器材時(shí)，必須同時(shí)上交制作的聲像檔案資料及其它載體形態(tài)的檔案，凡涉及公司重大事件的，相關(guān)部門和人員應(yīng)向辦公室報(bào)送目錄和必要的文字說明。 D. 辦公室秘書嚴(yán)格按規(guī)定檢查經(jīng)辦人員上交的聲像資料，聲像資料要齊全，文字說明內(nèi)容要真實(shí) ；底片、原件與影像、復(fù)制品要相符。 E. 如果因特殊原因未能按規(guī)定提交聲像資料，除非經(jīng)部門經(jīng)理、辦公室主任