【正文】 產品名稱：PCB產業(yè)采購／付款管理循環(huán)體系之規(guī)劃理論與實務 采購／付款管理循環(huán)體系是任何一個企業(yè)、機關、團體都必須面對的事務，也是任何一個董事長、總經理、機關主管．．．．．．等高階主管都非常關心的管理循環(huán)體系．如何規(guī)劃好一個采購／付款管理循環(huán)體系，避免多備料、漏備料、備錯料、早備料、晚備料、高價購料……等等失誤,不但可以大幅降低采購成本，提高采購效率，避免重覆付款，同時又可以發(fā)揮內部控制、內部稽核的重大功能，讓董事長、總經理、機關主管．．．．．．等高階主管可以對這個重要的運作機制放心，確實是非常需要專業(yè)的顧問師提供協助的一項重大任務． 一、PCB產業(yè)在采購循環(huán)管理體系中的采購項目所包含之范圍：一個企業(yè)對外采購的項目種類若依據其類別和屬性，可區(qū)分為下列幾大類：大類別屬性定義說明資材類原材料用于投入生產制成品或半成品的直接原材料．半成品雖然半成品幾乎都是自制品，但部份半成品也可以采用購入方式取得．包括向供應商或關系企業(yè)采購．制成品雖然制成品幾乎都是自制品，但部份制成品也可以采用購入方式取得．包括向供應商或關系企業(yè)采購．商 品直接購入之后就出售的貨品，不需經過加工制造者．間接物料用于投入生產制造成品或半成品過程的間接耗料．無庫存品采購取得的貨品，不存在庫存問題的貨品，例如軟件．固定資產類土 地土地．廠房建物廠房或是建筑物，及其改良設施．機器設備各種機器設備．檢測儀器各種檢測儀器．運輸設備各種運輸設備：卡車、汽車、叉舉車、箱形車．．．．等．辦公設備各種辦公使用設備．通信設備各種通信設備：電話總機、座機、手機、小靈通．．．．等．其它設備各種其它設備．費用類文具用品各種文具用品．書報雜志各種書報雜志．辦公用品各種辦公用品．日常表單各種日常表單．維修工具各種維修工具．檢驗工具各種檢驗工具．列管財產各種列管財產．雜項購置各種雜項購置．工模類模 具各種模具：注塑模、沖壓模、鑄造模、押注模、楦頭．．．．．等．工 具各種工具．治 具各種治具．夾 具各種夾具．網 版各種網版．刀 具各種刀具．花 版各種花版．非 林各種非林．其 它各種程式、Loader、Unloader、Film……等輔助生產工具．維修類維修備品用于維修機器、設備、廠房．．．．．等用途的維修零組件．一個企業(yè)對外采購的項目種類非常的多，可是，并不是所有的采購項目都必須納入采購管理體系，對于小于一定金額以下的項目，并不值得納入采購管理體系來加以處理者，可以使用零用金支出的方式處理，反而可以節(jié)省管理成本．例如：總經理的司機購買一張３塊錢的地圖，或業(yè)務經理出差前由財務部門協助購買一張機票，這類的采購項目就直接采用零用金報支的方式處理，而不須要經過：請購、采購、檢驗、驗收．．．．．．等作業(yè)程序．如果購買一張３塊錢的地圖還必須透過標準采購作業(yè)流程，其所耗費的紙張、簽核程序、以及管理成本，肯定比這張地圖的價格多數倍的金額． 因此，財務部門或高階主管必須在采購管理體系中規(guī)定：企業(yè)對外采購的各項貨品，哪些項目應該納入采購管理體系，高于多少錢者應該納入采購管理體系，其它則以零用金報支方式加以處理，就是在管理實務上所謂的：“明確化”。二、采購循環(huán)管理體系在供料(供貨)廠商所在地區(qū)上的區(qū)分： 采購管理在供應廠商的劃分上，可以區(qū)分為：國內采購，國外采購兩種．由于國外采購和國內采購在作業(yè)程序上有許多差異，所以必須加以區(qū)分， 主要的原因有下列幾個重要差異：１． 國內采購的交易模式比較單純，供應廠商和客戶都同時在一個國家之內，而且大部份都是在附近地區(qū)，收／付款和進／出貨都很容易，而且容易建立互信．就算發(fā)生訴訟案件，也可以花較少的時間和成本處理．２． 國外采購的交易模式比較復雜，供應廠商和客戶并不在同一個國家之內，廠商出了貨擔心收不到錢，客戶擔心付了錢取不到自己需要的貨品，所以就必須透過買賣雙方公司的往來銀行協助處理L/C信用證或T/T電匯的事宜，尤其進／出口的運費、倉租費、保險費、手續(xù)費、報關費、關稅、拖柜費、L/C利息費用．．．．．．等等，都要加入到進貨成本里頭．萬一買賣雙方發(fā)生爭議而必須進行訴訟時，跨國訴訟的費用就非常龐大，加上不同語文的差異，就得花上許多功夫，因此，采用的標準作業(yè)流程肯定和國內采購不同．３． 國內采購的料品，經過品檢部門檢驗合格之后才會認定驗收程序，并確認雙方的債權債務關系，如果檢驗不合格的話，判定拒收，廠商就得要自行領回貨品，雙方就沒有完成任何交易．可是外購的料品一旦進口報關完成，海關放行后，就視為完成驗收程序，提貨入庫之后，僅管檢驗不合格，也視為債權債務已經發(fā)生．買方對于不良品必須辦理退貨復運出口的程序，才能沖抵先前立帳的債務憑證，或透過Credit Invoice進行退款的作業(yè)．國內采購和國外采購的標準作業(yè)流程等待后面章節(jié)在加以詳細解釋．三、PCB產業(yè)的采購循環(huán)管理體系在職權上的規(guī)劃： 一個完整的采購管理體系制度規(guī)劃必須具備：防錯、防呆、防弊的機能，同時達到：(1)．降低采購成本．(2)．提高采購效率．(3)．避免延誤交期，耽誤生產．(4)．避免積壓存貨，積壓資金．(5)．快速解決異常狀況，避免報廢損失等5個的重大目標．為了要達到上列目標，在采購管理職權上的規(guī)劃就必須區(qū)分為下列權限：1. 請購權：擁有可以提出對貨品需求的請購權限．為了避免發(fā)生球員兼裁判的情況發(fā)生，請購權和采購權是必須分開的，擁有采購權者不得是請購者．2. 議價權：擁有可以對供貨廠商詢價、議價、定價的職權．3. 認樣權：擁有對廠商供應貨品的樣品承認權，對于貨品供應商的制造合格貨品的能力加以確認．4. 采購權：在其它部門提出請購單的需求條件下，擁有對合格供應商下采購單的職權．5. 質量權：對于供應廠商交付的貨品，擁有檢驗并判定其是否符合質量水平的權限．（依據樣品承認書的標準進行檢驗）．6. 數量權：擁有對于供貨廠商的交付貨品，點收其數量是否與其交貨單據相符的職權．7. 稽核權：對于請購、采購、收料、檢驗、驗收入庫、進項發(fā)票、Invoice、報關單、提單、采購退貨單、采購折讓單、Debit Note、Credit Note、請款對帳單、付款沖帳單、．．．．．等等采購作業(yè)過程進行的單價、費用、稅額、采購程序、單證的內容．．．．．．執(zhí)行稽核的權限．8. 審核權：對于采購／付款循環(huán)管理體系使用之各種單據進行審批的權限． 當整個采購付款管理體系的制度規(guī)劃將這八大權限切割了之后，再透過電子報價、工作輪調、倉庫每日稽核盤點、物控七大手法等嚴密的管理手段， 任何企業(yè)的采購付款管理體系就可以將可能發(fā)生的弊病降低到最小的程度．三、采購／付款循環(huán)管理體系標準作業(yè)流程()： 采購付款循環(huán)體系的標準作業(yè)流程()會因為國內采購、國外采購、以及公司所選用的各種物控管理技術的不同而影響其作業(yè)流程設計，例如：采用MRP2或采用J．I．T或寄庫管理的不同物控管理技術，采購、收料、檢驗、驗收、發(fā)票開立的作業(yè)流程就不相同，同時還會影響庫存管理的應用技術．茲借物控七大手法的標準作業(yè)流程圖的范例加以說明。五、PCB產業(yè)在采購付款循環(huán)管理體系中使用單據及簽核程序： 采購付款循環(huán)體系所使用的單據是配合標準作業(yè)流程而設計，不同的作業(yè)流程就必須配合不同的單據使用，這樣才能讓整個采購付款循環(huán)體系的作業(yè)流程可以順利的運作．我們把不同的管理模式所使用的流程及單據加以說明如下：項次單據代碼單據名稱用途說明01E1/Q2請購單除了零用金采購的貨品之外,任何貨品的采購都必須要以請購單方式提出請購.02E1/Q3采購單(訂購單)公司對外采購貨品,應該以采購單作為對外的憑證,并且,采購單必須過廠商確認,表示其對該張采購單的各項貨品的單價、交期、交易方式、、等內容均同意,沒有問題。03I1/Q1采購暫收單供料廠商交貨到公司(工廠),由倉庫點收數量無誤,但是尚需等待相關部門進行驗收,此時可以暫收單處理,表示確實收到廠商之貨品,但并未完成交易。04I1/Q2采購檢驗單對于必須要經過質量部門檢驗的貨品,。05E1/Q4C1/Q1采購驗收單采購驗收入庫單檢驗合格的貨品或免驗的貨品,以采購驗收單作為對廠商貨品驗收的依據,也是債務憑證確認的依據.如果是資材類的貨品,需要辦理入庫程序,入庫單要注明存放的儲位但不需要顯示單價,驗收單要顯示單價、幣別、交易條件、等,但不必注明儲位。06驗收報告對于不需要經過品檢部門檢驗,而且金額較大的資產類設備、儀器、等貨品,則采用驗收報告來處理驗收的程序.07J6/Q1進項發(fā)票對于采購驗收的貨品,供應廠商必須開立營業(yè)稅或增值稅發(fā)票,作為依法納稅的稅務憑證。08E1/Q5采購退貨單對于經過驗收程序之后所發(fā)生的退貨,使用采購退貨單作為對廠商退貨的憑證,也是一種應付憑單的原始單據,只是其為扣項而已。09E1/Q5采購折讓單對于采購驗收以后所發(fā)生的金額折讓事項,使用采購折讓單作為對廠商折讓的憑證，也是一種應付憑單的原始單據,只是其為扣項而已。折讓單又可以區(qū)分為::即,:不注明對單項貨品進行折讓,只給一個總折讓金額,這種折讓不會影響進料或進貨成本,在會計總帳上是作為其它收入登帳。10J6/Q2