【正文】 用友項(xiàng)目管理沙盤 之項(xiàng)目管理中的策略和事件應(yīng)對(duì) ERP咨詢實(shí)施管理部 第一部分 課程介紹 第二部分 沙盤運(yùn)營導(dǎo)引 第三部分 走進(jìn)沙盤 第四部分 回顧與思考 培訓(xùn)教程提綱 課程目標(biāo) 這個(gè)課程是：通過項(xiàng)目親身體驗(yàn)，管控項(xiàng)目的條件與環(huán)境： 決策層的承諾 … 項(xiàng)目組的素質(zhì)與能力 … 客戶人員的準(zhǔn)備程度 … …… 這個(gè)課程不是：項(xiàng)目管理的理論知識(shí)，PMP的介紹 PM九大領(lǐng)域的細(xì)節(jié)描述 … 項(xiàng)目的規(guī)劃、風(fēng)險(xiǎn) … 產(chǎn)品與技術(shù)問題，如服務(wù)器崩潰、效率 … 如何站在客戶角度，理解客戶項(xiàng)目？ 如何通過項(xiàng)目模擬，掌握實(shí)施方法？ 如何應(yīng)對(duì)多種場景，發(fā)揮角色作用？ 怎樣全面提升項(xiàng)目組織的項(xiàng)目管理能力？ 你應(yīng)該可以找到以下問題的答案 —— 技能 關(guān)系 態(tài)度 什么是 ERP項(xiàng)目的項(xiàng)目成功？ 項(xiàng) 目 數(shù) 量 ? 參與項(xiàng)目多少？ ? 實(shí)施項(xiàng)目多少？ ? 領(lǐng)導(dǎo)項(xiàng)目多少？ ? 項(xiàng)目結(jié)案多少？ ? 項(xiàng)目驗(yàn)收多少？ ? 項(xiàng)目失敗多少？ 項(xiàng) 目 驗(yàn) 收 ? 項(xiàng)目成功多少？ ? 什么是成功項(xiàng)目？ ? 成功標(biāo)準(zhǔn)是什么？ 項(xiàng) 目 成 功 31% 的 IT項(xiàng)目尚未完成便已取消 53% 的 IT項(xiàng)目雖已完成，但難盡人意。 成本平均超額 189% 時(shí)間平均超額 222% 只有 16% 的項(xiàng)目是遵照預(yù)定范圍，在預(yù)算內(nèi)準(zhǔn)時(shí)完成的。 Standish Group 對(duì)于 IT 8400個(gè)項(xiàng)目（投資 250億美圓）的研究結(jié)果。 時(shí)間 常見的經(jīng)歷 回頭來看，項(xiàng)目似乎跟先前看到的大不一樣。為什么會(huì)這樣？ 項(xiàng)目沒有成功的原因！ 項(xiàng)目成功 — 客戶的預(yù)期效益（價(jià)值）最大化！ 項(xiàng)目 失敗 ?項(xiàng)目目標(biāo)不一致 ?項(xiàng)目投入和關(guān)注不夠 ?沒有及時(shí)溝通 ?…… 決 策 層 人 的 因 素 ?缺乏相應(yīng)素質(zhì)和能力 ?項(xiàng)目資源缺少 ?項(xiàng)目組團(tuán)隊(duì)建設(shè)較差 ?…… 項(xiàng) 目 組 ?不知道想要什么 ?需求時(shí)常變化 ?不接受解決方案 ?…… 最 終 用 戶 成 敗 影 響 最差的項(xiàng)目： 糟糕的目標(biāo)、不當(dāng)?shù)膱?zhí)行、漠不關(guān)心的最終用戶 失敗 要素 界定 ?目標(biāo)定義偏差 ?項(xiàng)目期望過高 ?需求缺乏管理 ?流程過于理想 ?缺乏計(jì)劃控制 ?項(xiàng)目估算錯(cuò)誤 ?組織出現(xiàn)問題 ?項(xiàng)目組有變動(dòng) 項(xiàng)目成功模式（ 2Win3S模式） 客戶方滿意：項(xiàng)目主要利益相關(guān)者滿意項(xiàng)目的執(zhí)行過程； 決策層 — 符合企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略與戰(zhàn)略規(guī)劃； 項(xiàng)目組 — 梳理企業(yè)業(yè)務(wù)核心業(yè)務(wù)流程，完成企業(yè)的流程改進(jìn)； 最終用戶 — 滿足操作層面的功能、性能要求； 實(shí)施方滿意：團(tuán)隊(duì)在一定時(shí)間 /費(fèi)用 /預(yù)算 /資源交付的可滿足客戶需求的實(shí)施產(chǎn)品； 進(jìn)度 — 在規(guī)定的時(shí)間完成既定的任務(wù)； 成本 — 成本控制在批準(zhǔn)的預(yù)算范圍之內(nèi)； 質(zhì)量 — 項(xiàng)目的交付成果滿足客戶或者相關(guān)技術(shù)性能要求； （控制板 ＋ 路線圖 ＋ 風(fēng)險(xiǎn) amp。問題）溝通 項(xiàng)目組 客戶方 實(shí)施方 決策 層 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì) 最終用戶 效益 /價(jià)值 質(zhì)量 時(shí)間 成本 目標(biāo)范圍 項(xiàng)目基本情況描述 — 主要角色 ERP的項(xiàng)目主要角色在企業(yè)中發(fā)揮的權(quán)重決定了整個(gè)項(xiàng)目的工作側(cè)重點(diǎn)。 項(xiàng)目干系人 （ stakeholders） ：項(xiàng)目的利害關(guān)系者 是指直接參與項(xiàng)目、或者對(duì)項(xiàng)目能施加影響、或者項(xiàng)目的結(jié)果 會(huì)對(duì)其產(chǎn)生正面（負(fù)面）影響的 個(gè)人或組織 。 項(xiàng)目管理的一個(gè)關(guān)鍵任務(wù)是正確識(shí)別每一個(gè)利益相關(guān)者的 真正期望 最終用戶 項(xiàng)目組 決策層 1 ?定位：指導(dǎo)和支持項(xiàng)目組，確保項(xiàng)目執(zhí)行順利。 ?企業(yè)高層管理人員、相關(guān)的具有影響力的人員 ?描述：公平 /公正，對(duì)投資回報(bào)有合理的期望 2 ?定位：客戶方與實(shí)施方設(shè)立的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì) ?由 IT部門、業(yè)務(wù)部門、 IT供應(yīng)商共同派人組成的混合團(tuán)隊(duì) 3 ?實(shí)施項(xiàng)目最終的使用者 ?是所有將受到 ERP影響的人員 三個(gè)主要項(xiàng)目相關(guān)方對(duì)項(xiàng)目成功起著決定性作用！ 項(xiàng)目基本情況描述 — 項(xiàng)目成功！ 將根據(jù)三個(gè)要素，衡量每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理的項(xiàng)目管理績效 —— 項(xiàng)目成功考核標(biāo)準(zhǔn)： 質(zhì)量：是影響項(xiàng)目質(zhì)量因素的累計(jì)評(píng)價(jià)結(jié)果； 成本：不僅包括直接的費(fèi)用，最重要的是包括按照實(shí)施人天計(jì)算的總成本。 進(jìn)度：按照既定的 質(zhì)量 （初始 20個(gè)單位） 成本 （直接項(xiàng)目成本，預(yù)留 30個(gè)單位的資金） 時(shí)間 （項(xiàng)目進(jìn)度，預(yù)留 10個(gè)單位的時(shí)間） 商業(yè)價(jià)值用百分比來計(jì)算和衡量，是 3個(gè)主要項(xiàng)目相關(guān)方的績效水平及的滿意程度。是以下幾個(gè)因素的函數(shù)： 決策層的參與、關(guān)注和滿意度； 項(xiàng)目組的能力； 最終用戶的實(shí)施和應(yīng)用； 例如： 項(xiàng)目決策層的績效 80% 項(xiàng)目組的績效 80% 最終用戶的績效 80% ————————————— 商業(yè)價(jià)值 ＝ 51% 項(xiàng)目運(yùn)作方法介紹 你所擁有的 ? 資源 ? 12 個(gè) ? 資源 ? ：特指時(shí)間、精力、關(guān)注度。 用 ? 資源 ? 來應(yīng)對(duì)項(xiàng)目中所出現(xiàn)的事件。 所用的 ? 資源 ? 將直接影響項(xiàng)目的時(shí)間、成本、質(zhì)量。 階段重點(diǎn) 階段目標(biāo) 階段任務(wù) 里程碑 交付物 關(guān)鍵因素 本階段重點(diǎn)要解決什么？ 本階段的工作內(nèi)容和重要事項(xiàng)？ 決策層、項(xiàng)目組、最終用戶三者在此階段的對(duì)項(xiàng)目的重要程度？ 要保證領(lǐng)導(dǎo)委員會(huì)、項(xiàng)目組、最終用戶的滿意度，你可以做哪些事情？ 本階段的交付成果？ 本階段的里程碑？ 1 2 3 4 5 第一部分 課程介紹 第二部分 沙盤運(yùn)營導(dǎo)引 第三部分 走進(jìn)沙盤 第四部分 回顧與思考 培訓(xùn)教程提綱 歡迎光臨項(xiàng)目 情形是這樣的： 課程全程模擬一個(gè)實(shí)際發(fā)生企業(yè)中的 ERP項(xiàng)目 。 幾年前 ， 該公司經(jīng)歷了一段混亂時(shí)期 ，現(xiàn)在正在恢復(fù)中 ， 去年公司感覺其原有的管理信息系統(tǒng)已經(jīng)不能適應(yīng)業(yè)務(wù)的需要 ， 于是決定在整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)實(shí)施這個(gè)新的 ERP信息系統(tǒng)項(xiàng)目 ， 項(xiàng)目開始之初大家都為此興奮 ，企業(yè)高層也給予了相當(dāng)重視 ， 但是當(dāng)解決方案被執(zhí)行后 ， 人們感到一定程度的失望 。 最常見的評(píng)價(jià)是： “ 這真的是我想要的嗎 ？ 你們的任務(wù)是： 項(xiàng)目重現(xiàn)：如果你們組成項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，并面臨這些問題，你們會(huì)怎么做 … ？ 資源的定義 假定 你們擁有一定量的 ? 時(shí)間與精力 ? ，可用來處理所出現(xiàn)的問題。 我們用稱為 ? 資源 ? 的單位對(duì)其加以衡量。 何謂資源 討論問題、規(guī)劃活動(dòng)并就如何采取行動(dòng)作出決策所花費(fèi)的時(shí)間與精力。 什么不是資源 實(shí)施行動(dòng)所花費(fèi)的時(shí)間與成本。 誰是贏家 … ？ 在這個(gè)項(xiàng)目中，贏家是： 在不透支時(shí)間及成本的條件下，盡其所能實(shí)現(xiàn)最大效益（價(jià)值）的團(tuán)隊(duì)。 效益（價(jià)值） 成本 進(jìn)度 模擬盤面 第 1期 選取第一張事件卡片 回應(yīng) 三項(xiàng)可選行動(dòng) A、 B和 C 各項(xiàng)行動(dòng)所需的資源 主要影響到什么 事件描述 第 1期 建議 每次選取一張卡片。 輪流念出其中的內(nèi)容。 確定其重要性，并將卡片放置到模擬盤面的相應(yīng)位置。 研究、討論可能采取的行動(dòng)。 決定行動(dòng)，并分配 12個(gè)資源單位（錢幣） – 將其放置到卡片上。 結(jié)果顯現(xiàn) 影響卡片 顯示決策所產(chǎn)生的結(jié)果。 登記結(jié)果，第 1期 加總你們的得分 （本期） 在左邊計(jì)算剩下多少時(shí)間和預(yù)算。 2 +2 +1 3 7 +2 2 +1 10 0 82 50 80 32 1 2 1 4 26 3 3 7 登記結(jié)果，第 1期 評(píng)估本期 評(píng)估 那些問題被忽略？ 此階段應(yīng)該重視哪些問題？ 在你實(shí)際參與的項(xiàng)目中，類似事件你是怎么處理的？ 在本期項(xiàng)目過程中，成功的關(guān)鍵是什么？ 第 26期 跟以往一樣 … 每次選取一張卡片。 輪流念出其中的內(nèi)容。 確定其重要性，并將卡片放置到模擬盤面的相應(yīng)位置。 研究、討論可能采取的行動(dòng)。 決定行動(dòng)，并分配 12個(gè)資源單位（錢幣） – 將其放置到卡片上。 登記結(jié)果。 討論結(jié)果。 回顧：在本期項(xiàng)目過程中，成功的關(guān)鍵是什么？ 決出贏家 … 評(píng)價(jià)項(xiàng)目 累計(jì)效益（價(jià)值）評(píng)價(jià)最高。 時(shí)間： 剩余單位最多 成本： 剩余單位最多 質(zhì)量： 累計(jì)單位最多 第一部分 課程介紹 第二部分 沙盤運(yùn)營導(dǎo)引 第三部分 走進(jìn)項(xiàng)目管理沙盤 第四部分 回顧與思考 培訓(xùn)教程提綱 一、現(xiàn)在，我進(jìn)入了這個(gè)項(xiàng)目 ... ... 項(xiàng)目規(guī)劃 藍(lán)圖設(shè)計(jì) 系統(tǒng)建設(shè) 系統(tǒng)切換 持續(xù)支持 Project Planning Business Blueprint Solution Realization Conversion amp。 Golive Support amp。 Maintenance 切換準(zhǔn)備 Solution Preparation 項(xiàng)目階段主要工作－項(xiàng)目規(guī)劃 必 選 交 付 物 ? 項(xiàng)目成員 /職責(zé)任務(wù) ? 項(xiàng)目實(shí)施主計(jì)劃 ? 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃 ? 項(xiàng)目溝通計(jì)劃 ? 工作任務(wù)書 ① 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估 ② 客戶成熟度評(píng)估 ③ 交接記錄 ④ 會(huì)議備忘錄 ⑤ 階段成果評(píng)估 可 選 交 付 物 里程碑：召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì) 階段目標(biāo)： 雙方項(xiàng)目經(jīng)理的選定，項(xiàng)目小組的組建。 雙方項(xiàng)目組成員清楚和理解項(xiàng)目實(shí)施的目標(biāo)和方法 /策略。 雙方項(xiàng)目組共同擬定一份項(xiàng)目實(shí)施主計(jì)劃書，規(guī)劃出整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)程。 階段任務(wù)： 完成項(xiàng)目實(shí)施作好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，包括前期交接、啟動(dòng)準(zhǔn)備等，最重要的是保證項(xiàng)目啟動(dòng)； 完成銷售部門和實(shí)施部門的項(xiàng)目交接（如：項(xiàng)目情況的內(nèi)容溝通）等事項(xiàng)； 根據(jù) 《 工作任務(wù)書 》 及與客戶多次溝通的結(jié)果，編制一份 《 項(xiàng)目實(shí)施主計(jì)劃書 》《 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃 》《 項(xiàng)目溝通計(jì)劃 》 ，規(guī)劃整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施的方案； 積極的推動(dòng)和組織召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)。召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的目的是使客戶的高層乃至全體員工對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的過程和方法有清楚的認(rèn)識(shí)，同心協(xié)力，推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施。 階段質(zhì)量評(píng)估 項(xiàng)目經(jīng)理 項(xiàng)目角色矩陣 討論：關(guān)鍵用戶應(yīng)包括哪些？ 討論：關(guān)鍵用戶是否應(yīng)該納入項(xiàng)目組織的范疇？ 實(shí)施活動(dòng) 客戶 用友 高層 管理層 項(xiàng)目成員 關(guān)鍵用戶 最終用戶 IT人員 項(xiàng)目總監(jiān) 實(shí)施經(jīng)理 項(xiàng)目經(jīng)理 應(yīng)用顧問 技術(shù)顧問 銷售經(jīng)理 運(yùn)維人員 成立項(xiàng)目實(shí)施小組 √ √ √ 內(nèi)部交接 √ √ √ 確立客戶方項(xiàng)目組織 √ √ √ 制定項(xiàng)目計(jì)劃書 √ √ √ √ 召開項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì) √ √ √ √ √ √ √ √ √ 階段評(píng)估 √ √ √ 目標(biāo) Purpose 用友方和用戶方共同建立高效的項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)和實(shí)施機(jī)構(gòu)，并明確項(xiàng)目組各成員的職責(zé)。 項(xiàng)目雙方成立聯(lián)合項(xiàng)目組，明確職責(zé)分工 任務(wù) Tasks 與用戶方領(lǐng)導(dǎo)層充分溝通，解釋項(xiàng)目需要的各種角色的基本要求； 確立客戶方項(xiàng)目組：協(xié)助企業(yè)高層選定合適的項(xiàng)目經(jīng)理，要求企業(yè)配備系統(tǒng)管理員，確保項(xiàng)目組的組織構(gòu)成、人員配備的合理性 ； 根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模組建用友方項(xiàng)目小組：評(píng)估其任職資格：選拔不同的人員。人員選拔時(shí)要充分考慮業(yè)務(wù)背景、實(shí)施經(jīng)驗(yàn)、威信、以及在項(xiàng)目進(jìn)行中可以投入的時(shí)間。要考慮開發(fā)人員、技術(shù)人員參與項(xiàng)目的形式 。 角色 Roles 客戶方項(xiàng)目經(jīng)理、用友方項(xiàng)目經(jīng)理 用戶方領(lǐng)導(dǎo) 結(jié)果 Result 輸出 Output： 《 項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)圖 》 成果 Oute： 項(xiàng)目組成員準(zhǔn)時(shí)到位，并明確各自職責(zé)及隸屬關(guān)系 提示 Tips 用友項(xiàng)目經(jīng)理必須具備項(xiàng)目實(shí)施管理的相應(yīng)能力，必須符合公司內(nèi)部的相關(guān)規(guī)定。 用友項(xiàng)目經(jīng)理盡量與客戶進(jìn)行溝通，取得對(duì)方高層的信任和認(rèn)可。 組織結(jié)構(gòu)層次建議包括三層：項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組、項(xiàng)目管理小組、業(yè)務(wù)實(shí)施小組。