次全國(guó)海洋經(jīng)濟(jì)調(diào)查檔案管理技術(shù)規(guī)范(已修改)
2025-01-29 10:40 本頁(yè)面
【正文】 第一次全國(guó)海洋經(jīng)濟(jì)調(diào)查 檔案管理技術(shù)規(guī)范 第一次全國(guó)海洋經(jīng)濟(jì)調(diào)查領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室 檔案工作人人有責(zé) 提高認(rèn)識(shí) 掌握方法 培養(yǎng)習(xí)慣 一、幾個(gè)常用術(shù)語 二、職責(zé)分工和運(yùn)行模式 三、文件形成和積累 四、文件匯總和審查 五、歸檔文件規(guī)范整理 六、歸檔、驗(yàn)收和移交 一、幾個(gè)常用術(shù)語 《 檔案工作基本術(shù)語 》 （ DA/T12022）： —— 檔案工作 。是管理檔案和檔案事業(yè)的活動(dòng)； —— 檔案管理 。是指檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)； —— 檔案 。國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄； —— 歸檔 。辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程； —— 移交 。檔案室或檔案館等按照國(guó)家規(guī)定把檔案交給接收方檔案館保存的過程。 一、幾個(gè)常用術(shù)語 理解 1： —— “ 檔案工作 ”和“ 檔案管理 ”主體是檔案工作機(jī)構(gòu)（檔案局、檔案館）和檔案技術(shù)人員 ，但核心詞是“檔案； —— “ 歸檔 ”是文件從形成到檔案的過程，從責(zé)任主體來看，是從文件形成者向檔案人員轉(zhuǎn)移的過程，一般發(fā)生在一個(gè)單位內(nèi)部 ； —— “ 移交 ”是檔案價(jià)值的體現(xiàn)，從責(zé)任主體來看，是從一個(gè)單位向另一方單位轉(zhuǎn)移的過程，發(fā)生在兩個(gè)單位之間 。 一、幾個(gè)常用術(shù)語 理解 2：“檔案” —— “ 直接形成的 ”。任務(wù)實(shí)施主體自身形成的、需要辦理的、密切相關(guān)的； —— “ 有價(jià)值的 ”。記錄歷史軌跡的憑證作用和再利用價(jià)值，首先應(yīng)該是有效的； —— “ 歷史記錄 ”。強(qiáng)調(diào)了事情已經(jīng)結(jié)束、“辦理完畢的”等概念。 。 二、職責(zé)分工和運(yùn)行模式 ?業(yè)務(wù)構(gòu)成 ?責(zé)任單位 ?角色安排 ?運(yùn)行機(jī)制 二、職責(zé)分工和運(yùn)行模式 ?業(yè)務(wù)構(gòu)成 ?責(zé)任單位 ?角色安排 ?運(yùn)行機(jī)制 —— 文件形成積累 —— 文件匯總審查 —— 文件整理歸檔 —— 檔案驗(yàn)收移交 —— 工作組織督查 —— 業(yè)務(wù)培訓(xùn)指導(dǎo) 檔案工作責(zé)任單位 二、職責(zé)分工和運(yùn)行模式 ?業(yè)務(wù)構(gòu)成 ?責(zé)任單位 ?角色安排 ?運(yùn)行機(jī)制 —— 任務(wù)管理機(jī)構(gòu) —— 檔案管理機(jī)構(gòu) —— 任務(wù)業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu) —— 檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu) 二、職責(zé)分工和運(yùn)行模式 ?業(yè)務(wù)構(gòu)成 ?責(zé)任單位 ?角色安排 ?運(yùn)行機(jī)制 一般情況下： —— 確定兼職檔案員，承擔(dān)文件材料形成積累等預(yù)立卷工作，組織文件規(guī)范整理 ； —— 與本單位檔案部門溝通，專職檔案員介入，了解和掌握任務(wù)基本情況和檔案工作要求； —— 按照本單位檔案管理模式運(yùn)行 。 二、職責(zé)分工和運(yùn)行模式 ?業(yè)務(wù)構(gòu)成 ?責(zé)任單位 ?角色安排 ?運(yùn)行機(jī)制 省級(jí)調(diào)查機(jī)構(gòu)： —— 調(diào)查機(jī)構(gòu)管理部門自己承擔(dān)； —— 外包檔案服務(wù)專門機(jī)構(gòu)； —— 委托海洋專業(yè)檔案館； —— 委托調(diào)查參加單位等； …… 省級(jí)調(diào)查機(jī)構(gòu)： —— 設(shè)置專門的檔案工作人員（兼職） —— 各單位兼職檔案員構(gòu)成檔案工作網(wǎng)絡(luò)，上傳下達(dá) 三、調(diào)查文件形成和積累 ?文件積累范圍 ?文件積累方法 ?幾個(gè)特別要求 三、調(diào)查文件形成和積累 ?文件積累范圍 ?文件積累方法 ?幾個(gè)特別要求 —— 記錄內(nèi)容 —— 記錄形式 —— 記錄載體 —— 工作內(nèi)容、工作機(jī)制和工作方式?jīng)Q定產(chǎn)生不同文件集合 —— 設(shè)計(jì)方案、實(shí)施方案、技術(shù)規(guī)程、任務(wù)合同等依據(jù)文件 —— 不同的工作方式出現(xiàn)不同的記錄方式，形成不同的文件 —— 同一事件記錄中有不同的表現(xiàn)形式 三、調(diào)查文件形成和積累 ?文件積累范圍 ?文件積累方法 ?幾個(gè)特別要求 —— 應(yīng)該形成的文件 —— 可能形成的文件 —— 是誰形成的文件 “ 涉海單位清查”為例 ： 編制單位底冊(cè)、分發(fā)單位底冊(cè)、采集單位信息、標(biāo)識(shí)認(rèn)定涉海單位、清查表抽查、逐級(jí)審核上報(bào)、審定涉海單位、編制涉海單位名錄、反饋涉海單位名錄等 。 “ 涉海單位清查”形成文件材料 ： —— 編制分發(fā)單位底冊(cè) 。底冊(cè)、下發(fā)記錄、修改記錄，其中全國(guó)調(diào)查辦編制，逐級(jí)下發(fā)，但注意期間修改記錄 …… ； —— 采集單位信息 。調(diào)查任務(wù)分工清單，方法“入戶走訪、集中座談”，形成現(xiàn)場(chǎng)記錄（筆記、照片、錄音、錄像等），填寫的單位清查表，清查表審核記錄 …… ； —— 標(biāo)識(shí)認(rèn)定涉海單位 。對(duì)下一清查表抽查記錄，審核后的本
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