【正文】 中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T 42—2009企業(yè)檔案工作規(guī)范（國家檔案局2009年11月2日發(fā)布，2010年1月1日實(shí)施）1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)確立了企業(yè)檔案工作原則、組織和制度要求，給出了企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作、檔案信息化建設(shè)、檔案工作設(shè)施設(shè)備配置等方面的方法與技術(shù)指南。本標(biāo)準(zhǔn)適用于大中型工業(yè)企業(yè)，其他類型企業(yè)及事業(yè)單位可參照使用。2 規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)打成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。GB/T 9705 文書檔案案卷格式GB/T 11821 照片檔案管理規(guī)范GB/T 11822 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規(guī)范DA/T 1 檔案工作基礎(chǔ)術(shù)語DA/T 12 全宗卷規(guī)范DA/T 13 檔號編制規(guī)則DA/T 15 磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范DA/T 22 歸檔文件整理規(guī)則DA/T 28 國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范DA/T 31 紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范DA/T 32 公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則DA/T 43 縮微膠片檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范JGJ 25 檔案館建筑設(shè)計規(guī)范ISO 信息與文獻(xiàn)一文件管理：通則ISO 信息與文獻(xiàn)一文件管理：指南3 術(shù)語和定義DA/T 1—2000 確立的以及下列術(shù)語和定義使用于本標(biāo)準(zhǔn) 企業(yè)檔案 business records企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。 企業(yè)檔案工作 business records management企業(yè)履行檔案管理職責(zé)的行為和活動。 電子檔案 electronic records具有保存價值的歸檔電子文件及相應(yīng)元數(shù)據(jù)、背景信息和支持軟件。 檔案信息化 archival informationization運(yùn)用信息技術(shù)對歸檔文件、數(shù)據(jù)信息資源及檔案進(jìn)行采集、整合、維護(hù)、處置和提供利用服務(wù)的檔案管理提升過程和工作方式。4 檔案工作總則 企業(yè)檔案是企業(yè)知識資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作室企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動的基礎(chǔ)性管理工作。 企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。 企業(yè)檔案工作應(yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需求為導(dǎo)向，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)與管理方法，通過資源整合和開發(fā)，為企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理和持續(xù)發(fā)展提供有效服務(wù)。 企業(yè)應(yīng)維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)與安全。5 檔案工作組織 組織系統(tǒng)建設(shè) 檔案工作領(lǐng)導(dǎo) 企業(yè)應(yīng)確定檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)，確定各職能或承辦部門、各項(xiàng)檔案工作的負(fù)責(zé)人，確定檔案部門的責(zé)任人。 檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為核心，各職能或承辦部門、各項(xiàng)目專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的打工難工作體系。 企業(yè)管理職責(zé) 企業(yè)應(yīng)貫徹國家有關(guān)檔案工作法律、法規(guī)和方針政策，建立健全檔案工作規(guī)章制度，將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和工作計劃，為檔案工作持續(xù)發(fā)展提供保障。 企業(yè)應(yīng)將文件形成、積累和歸檔要求納入各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作職責(zé)和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并對分管領(lǐng)導(dǎo)、部門和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員職責(zé)履行情況進(jìn)行考核。 企業(yè)應(yīng)采取必要措施，維護(hù)和確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。 企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動時應(yīng)做好檔案的處置工作，國有企業(yè)應(yīng)依照檔發(fā)字[1998]6號文件的要求進(jìn)行，其他企業(yè)可參照。 企業(yè)應(yīng)對檔案工作中作出成績的集體或個人給予表彰和獎勵；對違反有關(guān)規(guī)定造成檔案損失的相關(guān)人員給予處分。 企業(yè)部門職責(zé)。 企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目文件形成者應(yīng)負(fù)責(zé)積累文件，并對歸檔文件的齊全、準(zhǔn)確和形成質(zhì)量負(fù)責(zé)。 專兼職檔案人員應(yīng)負(fù)責(zé)收集、整理應(yīng)歸檔的文件，對歸檔文件的整理質(zhì)量負(fù)責(zé)。 企業(yè)各職能或承辦部門及項(xiàng)目隊(duì)文件管理的責(zé)任，見ISO 、ISO [2002]5號文件要求。 檔案部門職責(zé) 統(tǒng)籌規(guī)劃企業(yè)檔案工作，制定企業(yè)文件歸檔和檔案鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用、移交等有關(guān)規(guī)章制度。 負(fù)責(zé)企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作。 指導(dǎo)企業(yè)各部門、項(xiàng)目及專項(xiàng)工作文件的形成、積累、整理及歸檔工作。 監(jiān)督、指導(dǎo)、檢查企業(yè)所屬單位(包括派出機(jī)構(gòu)和投資的全資、控股企業(yè))的檔案工作。 依照有關(guān)規(guī)定向國家檔案館或有關(guān)單位移交檔案。 檔案人員要求 檔案人員應(yīng)遵紀(jì)守法、忠于職守、具有專業(yè)知識。 檔案部門負(fù)責(zé)人應(yīng)具有中級以上專業(yè)技術(shù)職稱或大學(xué)本科以上學(xué)歷。 檔案人員應(yīng)具備大學(xué)?？埔陨蠈W(xué)歷或同等學(xué)識水平。 檔案人員應(yīng)定期接受檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。6 檔案工作制度 工作規(guī)章 明確企業(yè)文件形成、歸檔責(zé)任。企業(yè)在制定有關(guān)規(guī)章、標(biāo)準(zhǔn)和制度中應(yīng)提出相應(yīng)的文件收集、整理和歸檔的責(zé)任要求。 制定企業(yè)檔案工作規(guī)定。企業(yè)檔案工作規(guī)定是企業(yè)檔案工作的基本要求，其主要內(nèi)容應(yīng)包括：檔案工作原則及管理體制，文件的形成、積累與歸檔職責(zé)要求，檔案收集、鑒定、整理、保管、統(tǒng)計、利用要求，資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案的處置原則，解釋權(quán)限等。 建立檔案工作責(zé)任追究制度。對相關(guān)崗位人員違反文件收集、歸檔及檔案管理制度，發(fā)生檔案泄密、造成檔案損毀等行為，企業(yè)應(yīng)提出責(zé)任追究和處罰措施，并將有關(guān)要求納入相關(guān)管理制度。 制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案。對可能發(fā)生的突發(fā)事件和自然災(zāi)害，企業(yè)應(yīng)制定檔案搶救應(yīng)急措施，包括組織結(jié)構(gòu)、搶救方法、搶救程序、保障措施和轉(zhuǎn)移地點(diǎn)等。對檔案信息化管理的軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)的維護(hù)、防災(zāi)和恢復(fù)，應(yīng)制定應(yīng)急預(yù)案。 管理制度。應(yīng)明確文件歸檔范圍及保管期限、歸檔時間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。 檔案保管制度。應(yīng)明確各門類檔案保管條件、特殊載體檔案保管方式、檔案清點(diǎn)檢查辦法、對受損檔案的處置辦法、檔案進(jìn)(出)庫要求、庫房管理要求和庫房管理員職責(zé)。 檔案鑒定銷毀制度。應(yīng)明確鑒定、銷毀工作的組織、職責(zé)、原則、方法和時間等要求。 檔案統(tǒng)計制度。應(yīng)明確統(tǒng)計內(nèi)容、統(tǒng)計要求和統(tǒng)計數(shù)據(jù)分析要求。 檔案利用制度。應(yīng)明確檔案提供利用的方式、方法，規(guī)定查(借)閱檔案的權(quán)限和審批手續(xù)，提出接待查(借)閱檔案的要求。 檔案保密制度。應(yīng)明確檔案形成者、檔案管理者、檔案利用者應(yīng)承擔(dān)的保密責(zé)任。 電子檔案管理制度。應(yīng)對企業(yè)各信息系統(tǒng)中形成的電子文件提出歸檔、管理和利用要求。 檔案管理系統(tǒng)操作制度。應(yīng)明確檔案管理系統(tǒng)操作人員的職責(zé)、檔案管理系統(tǒng)軟件、硬件的操作要求。 業(yè)務(wù)規(guī)范 文件、檔案整理規(guī)范。應(yīng)明確文件立卷與檔案整理原則、整理方法、檔號編制要求和檔案裝具要求等。 檔案分類方案。應(yīng)明確分類依據(jù)、類別標(biāo)識、類目范圍。 文件歸檔范圍和保管期限表。應(yīng)明確各類文件歸檔的范圍及其相對應(yīng)的保管期限。 特殊載體檔案管理規(guī)范。應(yīng)明確不同載體檔案收集、整理的要求和保管的條件。7 檔案業(yè)務(wù)工作 企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動 企業(yè)檔案工作是企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和活動的有機(jī)組成部分，應(yīng)納入企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，納入企業(yè)規(guī)章制度及工作流程，納入企業(yè)部門和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制或崗位責(zé)任制。 企業(yè)檔案部門或檔案人員應(yīng)參加產(chǎn)品鑒定、科研課題成果審定、項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開箱驗(yàn)收等活動，負(fù)責(zé)檢查應(yīng)歸檔文件的完整、系統(tǒng)。 企業(yè)下達(dá)項(xiàng)目計劃任務(wù)應(yīng)同時提出項(xiàng)目文件的歸檔要求；檢查項(xiàng)目計劃進(jìn)度應(yīng)同時檢查項(xiàng)目文件積累情況；驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目成果應(yīng)同時驗(yàn)收、鑒定項(xiàng)目文件歸檔情況；項(xiàng)目總結(jié)應(yīng)同時做好項(xiàng)目文件歸檔交接。 文件的形成、積累 文件形成時應(yīng)使用耐久、可靠的記錄載體和記錄方式。 文件形成者應(yīng)將辦理完畢、有保存價值的文件及時交本部門、項(xiàng)目或?qū)ｍ?xiàng)工作檔案人員保管。 文件整理與歸檔 文件整理　 文件立卷整理應(yīng)遵循文件形成規(guī)律，區(qū)分保管期限，保持文件間有機(jī)聯(lián)系。文書、科技、會計、人事等門類文件的整理，應(yīng)分別符合GB 970DA／T 2GB／T 1182財會字[1998]32號、勞力字[1992]33號等標(biāo)準(zhǔn)及文件的要求；音像、電子等載體形態(tài)文件整理，應(yīng)分別符合GB／T 1182DA／T 1GB／T 1889DA／T 32等標(biāo)準(zhǔn)的要求。 文件歸檔范圍 企業(yè)在籌備、建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動及產(chǎn)權(quán)變動過程中形成的具有保存價值的各種載體形式的文件都應(yīng)納入歸檔范圍。國有企業(yè)文件歸檔范圍應(yīng)符合檔發(fā)[2004]4號文件要求。 歸檔文件的主要來源有：　 ——本企業(yè)形成的文件；　 ——本企業(yè)引進(jìn)項(xiàng)目、外購設(shè)備等接收的文件；　 ——所屬單位及參股企業(yè)應(yīng)向本企業(yè)提交的文件；　 ——本企業(yè)參與的合作項(xiàng)目，合作單位按要求應(yīng)向本企業(yè)提交的文件； ——本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件。 企業(yè)應(yīng)根據(jù)經(jīng)營管理范圍和業(yè)務(wù)活動類型制定文件歸檔范圍和保管期限表。確定文件歸檔范圍和保管期限可參照、但不限于附錄A。項(xiàng)目建設(shè)類文件應(yīng)依據(jù)企業(yè)在項(xiàng)目建設(shè)中的性質(zhì)確定，建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位、監(jiān)理單位文件歸檔具體范圍參見DA／T 28；服務(wù)類型企業(yè)各類文件歸檔范圍及企業(yè)中專業(yè)性較強(qiáng)的業(yè)務(wù)活動的文件歸檔范圍，應(yīng)結(jié)合企業(yè)活動和專門業(yè)務(wù)編制。 文件歸檔時間 經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。 科研開發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)文件應(yīng)在其項(xiàng)目鑒定、竣工驗(yàn)收前歸檔，周期長的可分階段、單項(xiàng)歸檔；產(chǎn)品生產(chǎn)及服務(wù)業(yè)務(wù)應(yīng)定期或按階段