【正文】 日 語 函 電 教 案 課 件 商 務(wù) 日 語 文 書 福建省対外経済貿(mào)易職業(yè)技術(shù)學院 商 務(wù) 外 語 系 蔡桂 蘭 第一章 ビジネス文書について ビジネス文書は會社と會社、生産業(yè)者と消費者、或いは商店と 顧客といった相互に利害関係を持つ者同志のあいだで、主に 商品取引の業(yè)務(wù)に関して交わされるものである。つまり、一般 の手紙とは、かなり間違った目的や內(nèi)容を持っているものである。 ビジネス文書はビジネスをスムーズに運びための文書であるが、 大ざっぱに「社內(nèi)文書」と「社外文書」の 2種類がある。 「社內(nèi)文書」とは 、會社內(nèi)部のコミュニケションを図るために必要な文書である。 ● 上司や會社から部下へ （指示文、通達文、辭令など命令?指示を意味する文書） ● 部下から上司や會社へ （稟議書、報告書、企畫書、始末書など） 「社外文書」は 、會社と會社の間の取引文書、仕事上の連絡(luò)文書及び會社間の社交、儀禮文書などがある。 ●日常業(yè)務(wù)関連のもの（依頼狀、回答狀、請求狀、注文書、確認狀など） ●仕事でのトラブルに関連するもの（お詫び狀、抗議狀、督促狀、反駁狀（はんばくじょう）、斷り狀など。） ●社交、儀禮関連のもの（挨拶狀、案內(nèi)狀、招待狀、紹介狀、祝賀狀、弔慰狀など） 第一節(jié) ビジネス文書の基本 一、 ビジネス文書の基本的な內(nèi)容： ビジネスでは読みやすい文書が求められます。よって、余 白を多く取ったり、箇條書きにしたりと、視覚的な工夫が 必要です。特に相手に伝えなければいけない必須項目は、 ５Ｗ２Ｈで正確かつ明瞭に表します。 ビジネス文書の５Ｗ２Ｈとは？ 1. WHEN (いつ ) 発信日、實施日、期限、期間、 開催日時、決済日 2. WHERE （どこで） 會場住所、集吅場所など。地図、 アクセスなどの資料も添付。 3. WHO （誰が） 発信者名、対象者名など。 文書の責仸の所在や対象を明確に。 4. WHAT （何を） 件名。簡潔であることはも ちろん、具體的に分かりやすく。 5. WHY （なぜ） 目的、根拞、企畫、方針な ど。伝える側(cè)の意図が伝わるように。 6. HOW （どのように） 狀況説明と方針。文書作成の経 緯とこれからの行動を示します。 7. HOW MUCH （いくら） 予算、見積り、経費、費用、注 文量などお金にまつわる數(shù)値。 二、社內(nèi)文書の特徴： 社內(nèi)文書の書き方には、次のようなルールがあります 。 「拝啓」「敬具」といった頭語、末語や時候のあいさつな ど、儀禮的?社交的な要素は省略します。 ２．敬語は必要最低限に 能率性を優(yōu)先しましょう。敬語の使用は常識的な範囲內(nèi)で 簡素にします。 例） 「ご出席くださいますようお願い申しあげます」 ○「ご出席願います」「ご出席ください」 ３．定型用紙を使用する たとえば有給休暇屆けや交通費精算書など、同じような內(nèi) 容で繰り返し取り交わされるものは、會社で印刷した定型 用紙があります。書式に慣れて短時間で書きあげられると 効率がよいでしょう。 ４．提出期限を守る 社內(nèi)文書には必ず提出期限があります。期限に遅れてしま うと周囲の人に迷惑がかかる上、情報としての価値も下 がってしまいます。中でも報告書や精算書などは記憶の確 かなうちに。 ５．憶測や推測でものを書かない 社內(nèi)文書は用件を正しく相手に伝えることが第一目的です。 記述しようとする事實をしっかりと把握した上で、 5W2Hの原 則に沿って正確に書きましょう。 ６．あて名は職制名で書く 受けとる人がたくさんになる場吅もあり、基本的に職制名の みで表現(xiàn)します。 三、社外文書の特徴 社外文書では社內(nèi)文書より丁寧な言葉を使います、なぜな ら、社外文書は、企業(yè)を代表して先方に送る文書です。 用件を丁寧に、まとめて伝えるだけでなく、禮儀正しく美し い文書にすることが肝心です。 そのためには、まず「言い回し」や「表現(xiàn)」を身につけま しょう。形式に慣れることが、上達のポイントです。 會社で用いるビジネス関係の文書には、普通の手紙とは 違った一定の書式というものがあり、ビジネス文書は公的 な意味を持ちますから、取り扱う事項によって形式を整え、 文書の內(nèi)容に不都吅がないよう、慎重に作成しなければな りません。 また、事務(wù)処理を円滑に機能させるのがビジネス文書の 第一條件ですから、その目的に沿った方法として一定の様 式どおり作成するのが吅理的です。 四、ビジネス文書の書くポイント ビジネス文書には基本的なルールがあり、相手が気軽に読めるように、簡潔な文書にしましょう。 １．儀禮的なもの以外は橫書きにしましょう ほとんどのビジネス文書は橫書きが原則です。 縦書きにすることが多いのは、 ? 辭令 ? 役員就仸 ? 贈答 ? 年賀など季節(jié)のあいさつ などの儀禮的なもの。 また「抗議文」なども縦書きにすることが多いです。 ２．伝達內(nèi)容を簡潔?的確に書きましょう （テキストP11） あいまいな表現(xiàn)やもってまわった言い回しは避けましょう。 伝えるべき用件をはっきり、わかりやすく書きます。 ３．日時、受?発信者を明記しましょう 記述內(nèi)容が証拞となるように、受信者?発信者、日時、 場所、數(shù)字など正確に明記します。 中でも価格や個數(shù)など、數(shù)に関する事項は特に注意しま しょう。 ４．個人的な意見は書きません ビジネス文書は「會社や団體の意思表示」になります?；? 本的に書き手の意見や感情が混ざらないよう、注意しま しょう 。 ５．一文書一件主義を原則にします 一つの文書に二件以上の內(nèi)容が書き込まれると內(nèi)容が伝わりにくくなるため、一つの文書には一つの內(nèi)容を書く よう にします。また処理面でも、用件によってはコピー を取りそれぞれのファイルに保管する必要が出たり、不便 になってしまいます。 用紙もなるべく 1枚でまとめるようにします。複數(shù)枚に なる場吅はページを忘れずにつけ、保管の場吅は左上を ホチキスでとじます。 ６．複寫をとっておきましょう 內(nèi)容の記録、取引上の証拞として、基本的に複寫を手元 に殘します。その際、「副」「控え」「寫し」など、複寫 であることを明記しておきます。 五、単語リスト 運び（はこび） 事情的 進 展、推 進 ○近日開店の～になる。 ○仕事の～が早い 図る（はかる） 圖謀 、 謀 求；考 慮 ○自己の利益を～ ○事の～は人にあり / 謀 事在人 見積り（みつもり） 估價、 報 價 ○サンプルの～が 高すぎるです ○貴社からの～は相場より高い 憶測（おくそく） 推 測 、判斷 ○僕の～したとおりだったね。 ○～だけで人を判斷するなあ。 一、テキスト內(nèi)容によって 、次の問題を答えなさい。 ？ 2. ビジネス文書の書くポイントを簡単にまとめなさい。 六 、練習問題： 第二節(jié) ビジネス文書の構(gòu)成 一、社內(nèi)文書フォーマットの実例 社內(nèi)文 書 的格式，一般由以下九個部分 組 成： 編 號： 一般以公司內(nèi)部文件的 統(tǒng) 一 編 號 為 準。 發(fā) 信日期： 年份通常以日本天皇的年號來寫，而日期與 公 歷 是一 樣 的。 收信者名稱： 有的是個人，有的是 團 體。 發(fā) 信者名稱： 一般以某個部 門 的名稱來 發(fā) ，但后面會付 上擔當者的印章。 事由 （件名）： 也是本文的核心內(nèi)容 正文： 去掉不必要的寒暄 語 ，直接寫上事情的主要內(nèi)容 付 記 ： 對 正文中事件的具體解 釋 ，通常是把 時間 、地 點、 聯(lián) 系 電話 等例在 這 里，并且是一條一條的列出的。 附加 說 明： 對 注意事 項 或 附加內(nèi)容 的具體要求。 結(jié) 尾 詞 ： 通常用“以上” 這 個 詞 來 結(jié) 尾。 二、社外文書フォーマットの実例 社外文 書 的格式，一般由以下九個部分 組 成： 前 記 （前付け） 前 記 由以下幾個部分 組 成： ① 編 號 ② 發(fā) 信日期 ③ 發(fā) 信者名稱 ④ 收信者名稱 事由 （件名けんめい） 它相當于中文 貿(mào) 易 書 信中的事由 Ｐ 1112 常 見 的有： ①～についての件 （關(guān)于 ——之事） ②～のご案內(nèi) （關(guān)于 的介 紹 ） ③～のお知らせ （關(guān)于 的通知） ④～に関する件 （關(guān)于 問題 ） ⑤～についてのお願い （關(guān)于 的 請 求） 頭語 （冒 頭語 ） 及前文的寒暄 語 即開篇 語 ，一般寫在函 電 的最上面， 頂頭 。 常用的冒 頭語 有： 拝啓、謹啓、前略 など 前文的寒暄 語 （前文のごあいさつ）是 轉(zhuǎn) 入正文的実套寒暄 語 ，通常用氣候、 問 候、感 謝 之 類 的 話 。 Ｐ 13 例 ： ①貴社 ますます ご清栄 のこととお慶び申し上げます。 ②各位 いよいよ ご健勝 の趣 大慶に存じます。 ③いつもお世話になっております。 ④お世話様です。 及び新年のあいさつなど。 正文 （本文） 即函是 電 的主要內(nèi)容。 與前文分開、另 起一行，與 頭語 的第二個字 對齊 。另外，其他段落的開 頭 也是 縮進 一個字。 末文 （末文） 正文后面的 結(jié) 束寒暄 語 。 也是另起一 行、 縮進 一字。 相當于 漢語 的 特此通知、 特此復函等內(nèi)容。 Ｐ 13 如：①まずはとりあえずご通知まで ②取り急ぎご照會もうしあげます ③以上ご高配のほどお願いもうしあげます ④ご返事お待ちしております ⑤今後とも よろしくお願いいたします 結(jié) 尾 語 （結(jié)びのことば） 函 電 的 結(jié) 束用 語 。 常用的 結(jié) 尾 語 有： ①敬具 ②敬白 ③早々 結(jié) 尾 語 在 現(xiàn) 代函 電 中有 時 往往被省略。 副文 （副屬部分） 它是 對 正文中某些事情的 補 充 說 明，或 對遺 漏事 項 的增 補 。通常在前面寫上“ 記 ”或“追伸 （二伸）”等字 樣 ，然后把 補 充的有關(guān)內(nèi)容的要點一條一條 地寫上。 （テキスト P15） 副文的 補 充： 對 副文中的事 項進 行另外的解 釋 。 副文 結(jié) 尾 這 里通常用“以上” 這 個 詞 來 結(jié) 尾。 三、新しい単語リスト （こうれい）： 慣 例、常例 ○～を破る ○～の通り ： 解除、消 滅 ○婚約（契約）を～する ○この雨で水不足も～した。 ： 露 營 、野 營 ○湖畔で～をする ○～ファイア /營 火、篝火晚會 ： 匯總 、 歸納 ○皆の意見を～ /把大家的意 見歸納 起來 ○同じ性格の問題を～て提出する。 /把同一性 質(zhì) 的 問題歸類提案。 （じさん）：自 帶 、自 備 ○弁當～ ○晝食は～すること / 午 飯 自 備 ： 截止日期、 屆 滿 ○募集～ /征集期 滿 ○申し込みの～ /截止的申 請 日期 （てんぷ）： 添加、 附上 ○願書に寫真を～して出すこと。 四 、ビジネス文書中時候の挨拶の言葉： （テキストＰ12） 1月 厳寒の候 初春の候 寒さことのほか厳しき折 から 松の內(nèi)も明けて 2月 余寒の候 梅花の候 立春とは名ばかりの寒さ 折 余寒のみぎり 3月 早春の候 春暖の候 日差しうらうらな今日こ の頃 淺春のみぎり 4月 陽春の候 桜花の候 春たけなわの折から 桜花爛漫の季節(jié)を迎え 5月 新緑の候 若葉の候 青葉若葉の風薫る五月 若葉がまぶしいこの頃 6月 梅雨の候 向暑の候 あじさいの花咲く頃 暑さも日増しに加わり 7月 盛夏の候 猛暑の候 太陽がまぶしい季節(jié) 酷暑のみぎり 8月 殘署の候 晩夏の候 殘署厳しき折から 炎暑の夏も次第に遠のき 9月 清涼の候 初秋の候 そぞ