【正文】 摘自物訊物流學(xué)院（ ） 目 錄 采購的含義與范圍 采購部門的建立 采購部門的職責(zé)及人員選用 采購制度與作業(yè)流程及表單 采購計(jì)劃與預(yù)算 采購規(guī)格說明 供應(yīng)商管理 采購價(jià)格與談判技巧 交貨管理 品質(zhì)管理 1采購策略的類別與運(yùn)作 1國(guó)際采購管理 1采購資訊管理 1策略性供應(yīng)管理 1采購績(jī)效評(píng)估與稽核 1. 采購的含義與范圍 采購的含義 (1)狹義的采購 買方將“銀錢”轉(zhuǎn)讓給“賣方”，而賣方將“貨品”轉(zhuǎn) 移給“買方”，在買賣雙方的交易過程中，一定會(huì)發(fā) 生“所有權(quán)”（ ownership） 的轉(zhuǎn)移及占有。 買方一定要先具備支付能力。 (2)廣義的采購 租賃 借貸 交換 征收 采購管理的內(nèi)涵 就企業(yè)功能而言的內(nèi)涵 管理是企業(yè)為了達(dá)成生產(chǎn)或銷售計(jì)劃，從適當(dāng)?shù)墓?yīng)廠商，在確保適當(dāng)品質(zhì)下，于適當(dāng)?shù)臅r(shí)期，以適當(dāng)?shù)膬r(jià)格，購入必需數(shù)量的物品或勞務(wù)所采取的一切管理活動(dòng)。即“ 5R” 就管理功能而言的內(nèi)涵 采購管理系研究在取得物品與勞務(wù)的過程中，統(tǒng)籌兼顧事前的規(guī)劃、事中的執(zhí)行以及事后的控制，以達(dá)到維持正常的產(chǎn)銷活動(dòng)，降低產(chǎn)銷成本的目的。就采購的規(guī)劃而言，應(yīng)包括設(shè)定目標(biāo)、建立制度與組織、劃分職責(zé)與權(quán)限、人員的選用、設(shè)計(jì)作業(yè)流程與表單，以及擬訂計(jì)劃與預(yù)算。 采購的范圍 有形的物品 原料 副料 機(jī)具及設(shè)備 事務(wù)用品 無形的物品 技術(shù) 服務(wù) 工程發(fā)包 實(shí)例 12 某電腦公司總務(wù)主辦采購項(xiàng)目表 一、雜項(xiàng)用品 茶杯、壺、臺(tái)燈、配鎖、衣架、茶葉、咖啡、奶精、 糖、紙巾、桌巾、刻印、沖洗照片、識(shí)別證制作 二、影印及電訊有關(guān)耗材 1. 影印機(jī)、傳真機(jī)、電報(bào)機(jī)等所用耗材 、電話線路申請(qǐng)等 三、文具用品（制式及非制式） 四、辦公設(shè)備購買及維修 五、廣告（議比價(jià)）發(fā)包 人事、法務(wù)廣告、公司形象廣告、產(chǎn)品廣告、牌樓 制作（國(guó)內(nèi)） 六、贈(zèng)品采購 年終紀(jì)念品、展示會(huì)或業(yè)務(wù)推廣贈(zèng)品、公開贈(zèng)品 七、印刷品 依公布之印刷作業(yè) QVL規(guī)定辦理 八、交際禮品采購 交際送禮、員工婚喪喜幛、挽聯(lián)訂制 九、會(huì)議籌備 會(huì)場(chǎng)洽租、布置、餐飲點(diǎn)心安排 十、各種場(chǎng)廳租賃 辦公室、倉庫、廠房洽租等 十一、福利活動(dòng) 全公司性福利活動(dòng)：旅行、健行、休閑性、體育性、 文藝性活動(dòng)、日用品采購、交通車安排、代訂返鄉(xiāng)團(tuán)體 票等 十二、展覽會(huì)場(chǎng)工程發(fā)包 十三、交通設(shè)備購買及維修 十四、貨品托運(yùn) 十五、廠房設(shè)備及工程發(fā)包維修 注：該公司另設(shè)有采購部，負(fù)責(zé)生產(chǎn)性物料之采購。 2. 采購部門的建立 組織方式 分權(quán)式的采購組織 即將采購相關(guān)的職責(zé)與工作，分別授予不同和部門來執(zhí)行。 ? 物料或商品由制造部門或銷售部門來擬訂 ?采購工作則可能由采購部門或商品部門掌管 ?庫存之責(zé)任則可能將成（商）品歸屬銷售部門 分權(quán)式的組織方式，采購部門只承擔(dān)整個(gè)物料管理中的一部分功能與責(zé)任，也就是將有關(guān)物料或商品需求計(jì)劃、采購及庫存的主管部門，分屬不同的指揮系統(tǒng)，譬如采購部門隸屬行政部或管理部、物料或商品需求計(jì)劃部門隸屬制造部或銷售部，倉儲(chǔ)部門隸屬資材部或廠務(wù)部，會(huì)產(chǎn)生以下缺點(diǎn)： ? 權(quán)責(zé)不清 ? 目標(biāo)沖突 ? 浪費(fèi)資源 集權(quán)式的采購組織 即將采購相關(guān)的職責(zé)或工作，集中授予一個(gè)部門來執(zhí)行。 從整體觀點(diǎn)處理各項(xiàng)作業(yè)，大幅降低物料 總成本。 統(tǒng)籌供需，增強(qiáng)采購能力，提升存量管制 績(jī)效。 指揮系統(tǒng)單一化，各物料部門間的溝通與 合作獲得改善。 物料作業(yè)系統(tǒng)制度化與合理化，減低了管 理費(fèi)用。 可獲得利益： 集權(quán)式的采購組織，正受到與日俱增的歡迎，但在實(shí)施之前若能依照下列的步驟來進(jìn)行，必可克服障礙，奏效立功： 有計(jì)劃地推展集權(quán)式采購組織； 把生產(chǎn)計(jì)劃的功能從制造部門脫離出來； 配合各行業(yè)的特性； 建立利潤(rùn)中心式的物料組織，著重以行銷為出發(fā)點(diǎn)來加以檢討，依據(jù)銷售預(yù)測(cè)來進(jìn)行產(chǎn)品、物料、生產(chǎn)等計(jì)劃；并將采購、外包、制造、加工、倉儲(chǔ)、輸送等，當(dāng)作一個(gè)體系來運(yùn)作； 借重電腦化使效益擴(kuò)增。?按物品類別 采購部 采 購 三 課 采 購 二 課 采 購 一 課 電子零件 (包括集成電路、開關(guān)、電阻、連接器、變壓器、電熱調(diào)節(jié)器、制動(dòng)器、機(jī)黽器等） 機(jī)械制品 (包含塑料膠品、機(jī)器設(shè)備、模具等） 工程發(fā)包 事務(wù)用品 維護(hù)機(jī)械 維護(hù)水電 某電子公司采購部組織表 ?按采購地區(qū) 采購部 外 購 課 內(nèi) 購 課 某水泥公司采購處組織表 ?按采購價(jià)值或重要性 E 部 制 造 工 程 部 制 造 部 品 管 部 生 管 二 部 生 管 一 部 倉 儲(chǔ) 部 內(nèi) 購 部 廠 務(wù) 部 電 腦 工 程 部 機(jī) 械 工 程 部 視 訊 工 程 部 安 規(guī) 部 軟 件 工 程 部 電 源 工 程 部 計(jì) 劃 管 制 部 業(yè) 一 部 業(yè) 二 部 外 購 部 資 訊 部 財(cái) 會(huì) 部 進(jìn) 出 品 部 會(huì) 計(jì) 部 工 業(yè) 關(guān) 系 部 工 廠 廠長(zhǎng)室 研 究 開 發(fā) 處 ID中心 XTERMINAL 業(yè) 務(wù) 處 產(chǎn)品 中心 財(cái) 務(wù) 處 總經(jīng)理室 (內(nèi)部稽核組 ) 總經(jīng)理 某電腦公司組織表 ?按采購過程 供應(yīng)處 內(nèi) 購 課 外 購 課 接 轄 課 資 訊 課 結(jié)報(bào)組 議價(jià)組 訪價(jià)組 綜合組 履約組 訂約組 報(bào)關(guān)組 驗(yàn)收組 提貨組 資訊組 稽催組 物料管理組 某國(guó)防科技單位采購組織表 ?混合式編組 采購處 內(nèi) 購 課 原 料 課 內(nèi) 購 課 五多及其他 機(jī)器零件儀表 塑膠制品 包裝材料工程 主要原料 助劑染料 機(jī)器零件 某人造纖維制造公司采購組織表 采購部門組織方式之優(yōu)劣比較 一貫作業(yè)的組織方式，有下列優(yōu)點(diǎn)： 一位采購人員可綜理全部采購過程，權(quán)責(zé)相當(dāng)分明。 符合規(guī)模經(jīng)濟(jì)的原則。 對(duì)供應(yīng)商的關(guān)系良好。 由于對(duì)供應(yīng)商有取舍的權(quán)力，故可增強(qiáng)及時(shí)交貨及改善品質(zhì)的管理效能。 一貫作業(yè)的組織方式，也有如下缺點(diǎn)： 一位采購人員負(fù)責(zé)全部過程的各項(xiàng)作業(yè)，工作相當(dāng)繁復(fù)，且無法專精。 采購案從頭至尾，全由一人包辦所有過程，使采購人員掌握生殺大權(quán)，難免滋生弊端。 采購人員常因某一采購案件之羈絆，而無法進(jìn)行其他的案件，致采購?fù)瓿尚势汀? 分段作業(yè)的組織方式，有下列優(yōu)點(diǎn)： 每位采購員只負(fù)責(zé)采購過程中的一部分，熟能生巧，減少錯(cuò)誤的機(jī)會(huì)，并提高辦事效率。 一方面是分工合作，另方面則內(nèi)部牽制，除非全體人員沆瀣一氣，否則勾串不易。 采購過程每一階段均由專業(yè)人員負(fù)責(zé)，應(yīng)可提升采購作業(yè)的品質(zhì)。 分段作業(yè)的組織方式，會(huì)有如下缺點(diǎn)： 采購過程由不同人員分段處理，發(fā)收轉(zhuǎn)接手續(xù)較多，延誤時(shí)效。 各自為政，無人負(fù)責(zé)；且購用之間，接手人員太多，徒增聯(lián)系上的困難。 采購人員的工作滿足感比較低，因其對(duì)任何采購案件均無完整之決定權(quán)。 3. 采購部門的職責(zé)及人員選用 ? 請(qǐng)購單位： 非存量管制物料之申請(qǐng)； 擬訂請(qǐng)購物料之規(guī)格及其他需求條件，包括數(shù)量、用途及交貨日期等； 采購物料規(guī)格之確認(rèn)與驗(yàn)收； 重大請(qǐng)購物料預(yù)算之編訂或估價(jià)。 ? 物料管制單位 ： 根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃擬訂物料需求計(jì)劃； 制定公司主要物料存量管制水準(zhǔn)； 物料交貨進(jìn)度之管制； 缺料之稽核。 物訊物流（ ） ? 倉儲(chǔ)單位 ： 請(qǐng)購單位之處理（收件、登記、轉(zhuǎn)送等）。 物料之驗(yàn)收、存儲(chǔ)與發(fā)主。 呆料、廢料之處理。 存量管制物料之申請(qǐng)。 ? 采購 單位 ： 審查請(qǐng)購單之內(nèi)容，包括是否有采購之必要以及請(qǐng)購單之規(guī)格與數(shù)量等是否恰當(dāng)； 與技術(shù)、品質(zhì)管制等部門人員，共同參與合格廠部之甄選； 執(zhí)行采購功能，包括詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)及訂購； 交貨之稽催與協(xié)調(diào)； 物料之退貨與索賠； ? 采購 單位 ： 物料來源之開發(fā)與價(jià)格調(diào)查； 采購計(jì)劃與預(yù)算之編訂； 國(guó)外采購之進(jìn)口許可申請(qǐng)、結(jié)匯、公證、保險(xiǎn)、運(yùn)輸及報(bào)關(guān)等事務(wù)之處理； 供應(yīng)商之管理； 采購制度、流程、表單等之設(shè)計(jì)與改善。 ? 財(cái)務(wù) 單位 ： 物料采購預(yù)算之審核； 各處物料與勞務(wù)付款方式的規(guī)定； 物料付款憑證之審查與支付； 供應(yīng)商違約賠償、扣款等之執(zhí)行。 以采購部門內(nèi)部而言 □ 作業(yè)層面 1. 品質(zhì)： (1) 能夠明確說明規(guī)格； (2) 提供客觀的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)給供應(yīng)商； (3) 參與品質(zhì)問題的解決； (4) 協(xié)助供應(yīng)商建立品管制度； (5) 尊重供應(yīng)商的專業(yè)技術(shù)。 2. 交貨： (1) 給供應(yīng)商正確而能達(dá)到的交貨期； (2) 提供長(zhǎng)期的需求計(jì)劃給供應(yīng)商； (3) 使供應(yīng)商同意饈及運(yùn)輸方式； (4) 協(xié)助供應(yīng)商處理交貨問題。 3. 價(jià)格： (1) 給供應(yīng)商公平的價(jià)格； (2) 讓供應(yīng)商分享共同推行價(jià)值分析的成果； (3) 盡速付款。 4. 其他： (1) 對(duì)供應(yīng)商的問題及報(bào)怨盡快回應(yīng)； (2) 提供技術(shù)或檢測(cè)儀器，使供應(yīng)商生產(chǎn)更佳產(chǎn)品； (3) 使供應(yīng)商盡早參與產(chǎn)品的設(shè)計(jì)。 □ 管理階層 1. 采購經(jīng)理： （ 1）擬訂采購部門工作方針與目標(biāo)； （ 2）負(fù)責(zé)主要原料或物料之采購； （ 3）編制年度采購計(jì)劃與預(yù)算； （ 4）簽核訂購單與合約； （ 5）采購制度之建立與改善； （ 6）撰寫部門周報(bào)或月報(bào)； （ 7）主持采購人員教育訓(xùn)練；