【正文】 1 AAAJLA8 駐 地 辦 資 料 管 理 制 度 SAQJLA8 駐地辦 2020年 12月 2 JLA8 駐地辦 監(jiān)理資料歸檔管理 制度 為進(jìn)一步加強(qiáng)駐地辦監(jiān)理資料的規(guī)范化管理，提高監(jiān)理業(yè)務(wù)水平，樹立駐地辦 形象，更好地開展今后的監(jiān)理工作，現(xiàn)編制并發(fā)布《監(jiān)理資料歸檔管理辦法》。 第一條 監(jiān)理資料指監(jiān)理單位實施建設(shè)監(jiān)理過程中形成的圖表、文字、聲像等文件和原始記載的總稱。在監(jiān)理工作結(jié)束后，應(yīng)將上述資料中有價值的部分進(jìn)行歸檔，形成監(jiān)理檔案。 第二條 付駐地 負(fù)責(zé)本規(guī)定貫徹執(zhí)行的領(lǐng) 導(dǎo)責(zé)任；對監(jiān)理資料進(jìn)行整編，形成監(jiān)理檔案，由項目 高監(jiān) 負(fù)責(zé)；監(jiān)理檔案編制完成后應(yīng)由 高監(jiān)審核簽字向公司辦公室辦理移交，公司總工程師（或其他相應(yīng)技術(shù)管理負(fù)責(zé)人）進(jìn)行驗收檢查并正式簽收，最終交由公司辦公室歸檔、保存。 第三條 監(jiān)理檔案應(yīng)真實可靠，字跡要清楚，簽字應(yīng)齊全；不得弄虛造假，不得擅自涂改原始資料。 第四條 為便于資料的檢索和再利用， 監(jiān)理檔案要 電子化歸檔，在有可能的情況下，盡可能地將監(jiān)理檔案的電子文件歸檔。 第五條 超過保存期限的監(jiān)理檔案，由辦公室負(fù)責(zé)清點核對，編制擬銷毀監(jiān)理檔案清單，申報 高監(jiān) 批準(zhǔn)后銷 毀。銷毀應(yīng)留有記錄。 第六條 監(jiān)理檔案基本內(nèi)容為監(jiān)理工作中產(chǎn)生的文件，歸檔的原則是精煉、有效，其歸檔內(nèi)容和范圍見附件《監(jiān)理資料歸檔范圍》。 第七條 監(jiān)理檔案 組卷應(yīng)根據(jù)歸檔資料實際情況進(jìn)行，每一卷內(nèi)應(yīng)包括文件目錄清單和監(jiān)理檔案移交書。 第八條 項目 高監(jiān) 應(yīng)在歸檔資料整理好后，按本規(guī)定要求進(jìn)行審查，在確認(rèn)符合本規(guī)定要求后，向辦公室申請移交。 第九條 辦公室在接受監(jiān)理檔案時應(yīng)按本規(guī)定進(jìn)行驗收，并正式辦理移交手續(xù)。驗收中發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)要求退回、改正、補齊。對存在缺陷，但無法補齊的問題應(yīng)在移交書中注明。 3 第十條 駐 地辦每月 組織一次資料大檢查 ,資料不滿足要求的監(jiān)理人員暫不發(fā)工資 ,資料完善后再發(fā)放工資 ,這項工作由各項目 高監(jiān) 負(fù)責(zé)組織落實。 第十一條 本辦法 2020年 1月 1日執(zhí)行。 附件 歸檔文件整理規(guī)則 歸檔監(jiān)理資料范圍 4 附件 1 歸檔文件整理規(guī)則 在施工監(jiān)理過程中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料 2 將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝 盒，使之有序化的過程。歸檔文件的整理：一般以每份文件為一件，文件正 本與定稿為一件，正文與附件為一件 ，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。 整理原則 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。 質(zhì)量要求 歸檔文件應(yīng)齊全完整。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易退變的文件應(yīng)予復(fù)制。 整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。 整理方法 歸檔文 件應(yīng)按件裝訂。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；來文與復(fù)文作為一件時，復(fù)文在前，來文在后。 歸檔文件可以采用年度－機(jī)構(gòu)（問題）－保管期限或保管期限－年度－機(jī)構(gòu)（問題）等方法進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。 5 將文件按其形成年度分類。 將文件按劃定的保管期限分類。 按機(jī)構(gòu) (問題 ) 將文件按其形成或承辦機(jī)構(gòu) (問題 )分類（ 本項可以視情況予以取舍）。 歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按事由結(jié)合時間、重要程度等排列。會議文件、統(tǒng)計報表等成套性文件可集中排列。 歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項。 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。 年度：文件形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如 1978。 保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼。 件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時編制。室編件號的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按文件排列順序從 1開始標(biāo)注。館編件號按進(jìn)館要求標(biāo)注。 機(jī)構(gòu)（問題）：作為分類方案類目的機(jī)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。 歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。 歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文 與復(fù)文作為一件時，只對復(fù)文 進(jìn)行編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。 件號：填寫室編件號。 6 責(zé)任者：制發(fā)文件的組織或個人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。 文號：文件的發(fā)文字號。 題名：文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加 〔 〕 號。 日期：文件的形成時間，以 8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如 19990909。 頁數(shù)：每一件歸檔文件的頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。 備注：注釋文件需說明的情況。 歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn) A8 型（長寬為 297mm 210mm）。 歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等項目（見圖 A3）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。 裝盒 將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫 檔案盒封面、盒脊及備考表項目。 檔案盒 檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。檔案盒的外形尺寸為 310mm 220mm（長寬），盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為 20mm、 30mm、 80mm等。 檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號、年度、保管期限、起止件號、盒號等必備項，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項。其中，起止件號填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號，中間用“－”號連接；盒號即檔案盒的排列順序號，在檔案移交進(jìn)館時按進(jìn)館要求編制。 檔案盒應(yīng)采用無酸紙制作。 7 備考表 備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。 盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。 整理人：負(fù)責(zé)整理歸檔文件的人員姓名。 檢查人：負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。 日期：歸檔文件整理完畢的日期。 8 附件 2 歸檔監(jiān)理資料范圍 監(jiān)理資料歸檔范圍：工程項目監(jiān)理合同，監(jiān)理規(guī)劃，監(jiān)理實施細(xì)則，監(jiān)理交底，監(jiān)理統(tǒng)一用表，必要的圖紙和聲像資料，質(zhì)量監(jiān)督部門指定的其它有關(guān)資料。竣工驗收會議紀(jì)要或簽定書，竣工驗收報告，工程質(zhì)量竣工核定證書。 2 、監(jiān)理資料歸檔要求：工程建設(shè)監(jiān)理資料是項目監(jiān)理組對工程項目實施監(jiān)理過程中直接形成的，是工程建設(shè)過程真實、全面的反映；工程建設(shè)監(jiān)理資料的管理水平反映了工程項目監(jiān)理組的管理水平、人員素質(zhì)和監(jiān)理工作的質(zhì)量。公司依據(jù)《工程建設(shè)監(jiān)理規(guī)范》、《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》及其它有關(guān)監(jiān)理工作的規(guī)定，對監(jiān)理 資料的收集、整理、歸檔作如下要求： 施工階段監(jiān)理資料的內(nèi)容： 施工合同文件及委托監(jiān)理合同； 勘察設(shè)計文件； 監(jiān)理規(guī)劃； 監(jiān)理實施細(xì)則； 分包單位資格報審表； 設(shè)計交底與圖紙會審紀(jì)要； 施工組織設(shè)計（方案）報審表； 工程開工 /復(fù)工報審表及工程停工令； 測量核 驗資料； 工程進(jìn)度計劃； 工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備的質(zhì)量證明文件； 檢查試驗資料； 工程變更資料； 隱蔽工程驗收資料； 9 工程計量單和工程款支付證書； 監(jiān)理工程師通知單； 監(jiān)理工作聯(lián)系單； 報驗申請表； 會議紀(jì)要； 往來函件； 監(jiān)理日記； 監(jiān)理月報； 質(zhì)量缺陷與事故的處理文件； 分部工程、單位工程等驗收資料； 索賠文件資料； 竣工結(jié)算審核意見書； 工程項目施工階段質(zhì)量評估報告等專題報告； 監(jiān)理工作總結(jié)； 歸檔的監(jiān)理資料內(nèi)容 委托監(jiān)理合同； 監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則； 監(jiān)理日記； 監(jiān)理月報； 監(jiān)理指令文件（監(jiān)理工程師通知單，監(jiān)理工程師通知回復(fù)單，備忘錄，工程停工令， 程開工 /復(fù)工報審表等） 與業(yè)主、被監(jiān)理單位、設(shè)計單位往來函件、文件； 會議紀(jì)要； 工程計量單、工程款支付證書、竣工結(jié)算審核意見書； 施工組織設(shè)計、施工方案審核簽證資料； 監(jiān)理總結(jié)報告、工程質(zhì)量評估報 告； 工程質(zhì)量安全事故調(diào)查處理文件； 工程驗收資料（分部工程驗收記錄，單位工程竣工驗收記 10 錄，單位工程質(zhì)量控制資料核查記錄，單位工程安全和功能檢驗資料 核查及主要功能抽查記錄，單位工程觀感質(zhì)量檢查記錄，單位工程竣 工報驗單，竣工驗收報告，工程質(zhì)量保修書等方面的資料）； 分包單位資格報審資料； 索賠文件資料； 報驗申請表（原材料 /構(gòu)配件 /設(shè)備、檢驗批、分項、定位放樣、沉降觀察、施工試驗等）； 工程變更單； 監(jiān)理工作聯(lián)系單； 高監(jiān) 巡視檢查記錄； 旁站記錄； 工程進(jìn)度資料； 主要的監(jiān)理臺帳； 監(jiān)理資料的管理要求 駐地辦監(jiān)理資料管理實行高監(jiān) 負(fù)責(zé)制； 監(jiān)理檔案應(yīng)按單位工程和施工的時間先后順序整理，分類 立卷裝訂，每頁要有編號，每卷要有目錄； 每個單位工程的監(jiān)理檔案封面應(yīng)注明工程名稱、合同號、 建設(shè)單位、總包單位、建設(shè)日期、完成日期和 高 監(jiān) 審核簽字； 在工程（合同）完成后一個月內(nèi)由資料管理人員整理裝訂 后，移交公司檔案室并辦理交接手續(xù)； 一般工程監(jiān)理檔案在工程保修期滿后保存一年，重要的工 程監(jiān)理檔案保存可延長至三年。保存期間需要查閱時，應(yīng)辦理借閱和 歸還手續(xù)； 監(jiān)理檔案，應(yīng)真實可靠，字跡要清楚，簽字要齊全，不得 弄虛造假、擅自涂改原始記錄。 施工階段監(jiān)理資料的歸檔按五部分歸檔：合同管理資料 ,質(zhì)量控制資料 ,投資控制資料 ,進(jìn)度控制資料 ,監(jiān)理工作管理 監(jiān)理檔案的 保管 11 工程竣工后十天內(nèi)， 高監(jiān) 組織將該項目的監(jiān)理資料整理后上交公司檔案管理員，由檔案員按檔案部門的要求處理后存檔保管。 監(jiān)理檔案應(yīng)長期保存。