【正文】 中央廣播電視大學(xué)行政管理理?？? 辦公室管理形成性考核冊作業(yè)答案（ 2020) 第一次形成性考核作業(yè)題目解析 一、將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。 這道問題是針對教材第一章中辦公室實務(wù)范圍和內(nèi)容予以設(shè)計的，主要考慮是，讓同學(xué)們對辦公室的具體業(yè)務(wù)有一個比較全面的了解，能夠?qū)θ愇膯T，即國內(nèi)一般性文秘工作、國外一般性文秘工作和國內(nèi)外企文員工作的共性工作和一般性區(qū)別有一個大致的了解。同學(xué)們在填表格內(nèi)容時，應(yīng)該注意要會 “合并同類項 ”，也即將內(nèi)容基本相同的，填在同一行中 。當(dāng)然有些內(nèi)容可能因工作管轄范圍和責(zé)任等因素置放在一起未必合適，但只要能夠自己說出理由也是可以有自己的判斷和歸類的。 問題源于教材第一章第 2 點 “辦公室實務(wù)的范圍和內(nèi)容 ”。（ P3—P5 頁） 參考性解答： 辦公室實務(wù)工作一覽表 序號 國內(nèi)一般性 國外一般性 國內(nèi)企業(yè)（含外企） 1 文書撰寫 按上司的口頭或書面指示完成信函。 記錄上司指令及會談、會議內(nèi) 容。 2 文書制作 復(fù)印資料。 打印文稿及表格。 3 文書處理 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。 信函和郵件的處理。 4 檔案管理 檔案管理。 5 會議組織 安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。 記錄上司指令及會談、會議內(nèi) 容。 6 調(diào)查研究 協(xié)助上司準(zhǔn)備書面的財務(wù)報告、研究報告。 7 信息資料 準(zhǔn)備好公司要公開的資料； 替上司收集演講或報告的資料； 整理并組織好粗略的資料。 收集及整理各種信息。 8 信訪工作 替上司接洽外界人士。例如記者、工會職 員等。 接待賓客和員工的來訪。 9 接待工作 接待來訪賓客； 替公司賓客訂飯店的房間、訂機位、發(fā)電報、打電話。 10 協(xié)調(diào)工作 以電話往來維持和外界的良好公共關(guān)系。 11 督查工作 督 導(dǎo)一般職員或速記員。 12 日程安排 替上司定約會并做好記錄； 為上司安排旅行或考察。 13 日常事務(wù) 閱讀并分類信件； 自動處理例行的事務(wù)； 替上司保管私人的、財務(wù)的或其他的記錄。 通訊事務(wù)、電話； 照料上司身邊的瑣事。 14 辦公室管理 辦公室環(huán)境的布置和整理； 保管辦公室設(shè)備及用品。 15 其他臨時交辦的事項 以速記記下上司交待的事項； 執(zhí)行上司留在錄音機中的吩咐。 執(zhí)行上司交辦事項。 16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。 17 外出辦事，如銀行、郵局等。 上面的回答可供參考，因為有些內(nèi)容劃分在一類中似乎不是很妥當(dāng)。比如：記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容一項，它既可以是文書撰寫的內(nèi)容，也可以是會議組織的內(nèi)容；這種情況，可以將兩欄都填上這一項。還有些內(nèi)容要分開來寫。比如：通訊事務(wù)、電話、信函和郵件處理一項，前兩項是日常事務(wù)的內(nèi)容，后兩項則是文書處理的內(nèi)容。又如外出辦事，如銀行、郵局等工作也可能是 “其他臨時交辦的事項 ”欄中的工作內(nèi)容。 二、辦公用易耗品主要包括哪些？ 這個問題教材中有明確的表述，只是同學(xué)在回答問題時，除了回答出教材中的有關(guān)內(nèi)容以外，還應(yīng)注 意在日常辦公室工作中，隨著現(xiàn)代化辦公技術(shù)手段的變化，又有很多新的易耗品出現(xiàn)，教材所列出的項目一定不全，我們應(yīng)當(dāng)予以注意，如墨盒、墨粉等等，當(dāng)然完成作業(yè)可以按照教材內(nèi)容回答即可。 問題源于教材第一章第 5 點的 “辦公用品的種類 ”。（ P19—P20） 辦公用易耗品主要有： 1．信封、紙張； 2．軟盤、光盤等； 3．鉛筆； 4．圓珠筆； 5．簽字筆或鋼筆； 6．修正液或修正帶； 7．印盒； 8．各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙 機、計算機、拆信器、碎紙機等； 9．小刀； 10．日歷等； 11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。 三、簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關(guān)系如何？ 這個問題主要是通過對文員工作三個步驟的認(rèn)識，加深同學(xué)們對文員實務(wù)中工作運行科學(xué)有效性的認(rèn)識，同時也能夠?qū)θ齻€步驟之間的關(guān)系問題有一些概念性的認(rèn)識，注意用一些聯(lián)系的觀點來看待問題，也就是認(rèn)識到三個步驟不是分開獨立的，而是互相聯(lián)系形成一個循環(huán)系統(tǒng)。 問題源于教材第二章第 1 點 “文員工作指導(dǎo)思想 ”。（ P25P27） 文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。 1．計劃的步驟，在事情沒有開始前要先做好計劃，充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最佳。 2．實施的步驟，是按照計劃從事工作的階段，這個階段檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進行；上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預(yù)期的期限。 3．檢查的步驟，是通過評估，研究工作是否按照計劃實施，是否達(dá)到了預(yù)期，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以 比較分析。 三者的關(guān)系為： 先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞 “計劃 ——實施 ——檢查 ”這樣一個滾動的過程開展。三者相互聯(lián)系形成一個循環(huán)。 文員首先要仔細(xì)制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。 同學(xué)們在回答這道題目時，需要注意本題一共有兩個小問題。不僅要闡述文員工作的三個步驟是什么，而且還要說明三者之間的關(guān)系如何，答案需要自己組織，而且要能夠理解自己所回答的問題。教材中有相應(yīng)的論述，同學(xué)們應(yīng)能夠依據(jù)參考性答案，自己進行相應(yīng)的歸納，能夠 用自己的語言組織答案更好。 四、按照 “優(yōu)先順序 ”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。 本題主要考核本課程的第二章第 1 點的 “按照 ?優(yōu)先順序 ?處理工作 ”這一知識點。 在按照 “優(yōu)先順序 ”制定計劃書時，要按以下三個步驟進行： 1．將自己要做的事情分為： ？ ？ 否不可以做的事？對于 A要集中精力做，對于 B 和 C 可以從計劃中刪掉。 2．對于 A類事情再進行分類，分為： 重要并且緊急的事（優(yōu)先做）；緊急但是并不重要的事（第二做）；重要但是 并不緊急的事（第三做）；雖有做的價值，但是既不重要也不緊急的事（可以請他人代勞）。 3．與上司形成默契，可以直接找上司商量、請示。 本題的例子請同學(xué)們見教材第 28 頁，問題的關(guān)鍵是同學(xué)們應(yīng)該盡量結(jié)合自己的工作生活實際，我們每個人在自己的工作生活安排中都會有自己計劃做的、急于做的、非做不可的一些事情，而能夠按照 “優(yōu)先順序 ”安排自己的工作并處理事情，就會極大地節(jié)省時間，有效利用時間，就會使得工作忙而不亂，井然有序。同學(xué)們在制定計劃書時一定不要抄襲。 五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀?的工作體會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J(rèn)識。 1．請示方法和報告方法； 2．計劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達(dá)方法； 5．進言方法； 6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。 本題源于教材第二章第 3 點的 “文員的工作方法 ”（ P32P39）。下面以 “受意方法 ”為例組織相關(guān)答案，同學(xué)們可以參照答題思路作答。 1．簡要說明受意方法： 受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會議講話、文件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項 工作所發(fā)表的意見和想法等，易于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。 受意方法要注意： （ 1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖； （ 2）備好記錄本，記錄下指示要點； （ 3）注意傾聽，用心判斷指示的用意； （ 4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話； （ 5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度； （ 6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。 2．結(jié)合實際談體會。 我曾經(jīng)經(jīng)歷過一件事情，使我充分認(rèn)識到，在受意時，充分做好記錄的重要性。 才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當(dāng)文員。有一天，總經(jīng)理把我叫到辦公室讓我寫一份公司的簡介，內(nèi)容要包括四個部分 ——公司的歷史、公司的現(xiàn)狀、公司的硬件和軟件配備、公司取得的成績。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根本就不行。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。 從 這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。 同學(xué)們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個或兩個題目進行回答?；卮饐栴}的思路是，首先說明所寫方法的基本含義，這個主要依照教材中的表述作答即可。回答時還應(yīng)將方法涉及到的相關(guān)注意事項予以說明，如受意方法要注意的問題，進言法要注意的問題等等?；卮饡r還一定要要注意結(jié)合教材，聯(lián)系實際作答。既做到簡要說明教材中的相關(guān)知識點，又能夠結(jié)合實際談出自己的體會。這是一個比較典型的理論結(jié)合實際的題目，相信我們在工作中經(jīng)常會用到這樣一些方法，關(guān)鍵是我們平時可能不會太注意這些 方法，而一旦將這些方法理論化又會使我們覺得有些不便，但我們還是應(yīng)該更為自覺地使用并能夠結(jié)合實際談出我們自己的一些認(rèn)識。 為了幫助同學(xué)學(xué)習(xí)這部分內(nèi)容，下面舉例說說進言方法。 我是公司一名主管，在做了大量工作并經(jīng)過深入的調(diào)查分析后，覺得有必要向自己的上司提出一些建議，經(jīng)過反復(fù)思考，在這樣一些時機下，我應(yīng)該選擇哪個時機，請大家?guī)兔Τ龀鲋饕狻? A. 在領(lǐng)導(dǎo)午間休息的時候提出來。 B. 首先簡單地介紹一下你發(fā)現(xiàn)的問題，然后在提出自己的見解。 C. 在員工的婚宴上向領(lǐng)導(dǎo)提出來。 D. 直截了當(dāng)?shù)?提出建議。 參考答案：大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)者都有午休的習(xí)慣，午休期間是忌諱被打擾的，因此選項 A 時間選擇不恰當(dāng)。選項 C 在員工婚宴這樣喜慶的場合中，提出工作建議是不適合的還是另選時機為妙。因而 C 項也非最佳選擇。選擇 D 是和性格直爽的領(lǐng)導(dǎo)比較適宜，我們應(yīng)該考慮到如果這位領(lǐng)導(dǎo)很愛面子，很注重禮節(jié)性的東西，這樣做成功的幾率就很小，所以選擇 D想也不是很合適。在四項答案中選擇 B 應(yīng)該是比較恰當(dāng)?shù)?。這個選項既注重了說明自己所發(fā)現(xiàn)的問題，同時也把自己的見解予以表達(dá)。就四個選項而言， A 和 B 選擇時機不當(dāng)，即適時、適地不當(dāng)，而