【正文】 企業(yè)行政部崗位職責(zé)、管理制度和實(shí)用表單精編 第一節(jié) 日常事務(wù)管理崗位職責(zé) 一、行政主管崗位職責(zé) 行政主管的主要職責(zé)在人事行政部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下，負(fù)責(zé)行政資產(chǎn)、行政事務(wù)等工作的組織開(kāi)展，為企業(yè)各項(xiàng)工作的正常運(yùn)作提供有效支持和協(xié)調(diào)。其具體職責(zé)如圖 41 所示。 圖 41 行政主管崗位職責(zé) 二、監(jiān)察主管崗位職責(zé) 監(jiān)察主管的主要職責(zé)是依照企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)指示或外部要求，監(jiān)督企業(yè)各部門(mén)和相關(guān)人員遵守規(guī)章制度、規(guī) 范紀(jì)律的情況，及時(shí)對(duì)工作過(guò)程中出現(xiàn)的違法違紀(jì)行為予以處理，確保各項(xiàng)規(guī)章制度的貫徹落實(shí)。其具體職責(zé)如圖 42 所示。 負(fù)責(zé)制定行政工作的管理規(guī)章制度、工作計(jì)劃、預(yù)算方案，并報(bào)上級(jí)審核審批 職責(zé) 6 職責(zé) 7 搜集、整理 企業(yè) 內(nèi)部信息，及時(shí)組織編寫(xiě) 企業(yè) 大事記 ；根據(jù)上級(jí)對(duì)企業(yè)內(nèi)刊的導(dǎo)向定位，統(tǒng)籌內(nèi)刊的編輯與發(fā)行工作 按照上級(jí)指示和企業(yè)規(guī)定，組織舉辦企業(yè)年會(huì)、員工活動(dòng)、市場(chǎng)類(lèi)活動(dòng)及各類(lèi)會(huì)議、娛樂(lè)等各項(xiàng)活動(dòng)，對(duì)會(huì)議與活動(dòng)舉辦過(guò)程提供支持 職責(zé) 1 職責(zé) 3 職責(zé) 4 辦理和妥善管理企業(yè)各項(xiàng)證照、資質(zhì)證 件等，并配合相關(guān)部門(mén)的年檢工作 職責(zé) 5 負(fù)責(zé)起草企業(yè)年度、季度、月度行政后勤、治安保衛(wèi)等相關(guān)工作計(jì)劃 職責(zé) 2 職責(zé) 8 負(fù)責(zé)企業(yè)辦公設(shè)備和其他行政財(cái)產(chǎn)物資進(jìn)行登記、造冊(cè)、定期盤(pán)點(diǎn)等管理工作 對(duì)行政人員進(jìn)行人才儲(chǔ)備與培養(yǎng)、績(jī)效考核審核等 組織來(lái)客接待、配合政府相關(guān)部門(mén)的檢查工作和其他外聯(lián)工作 職責(zé) 9 按時(shí)完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作 圖 42 監(jiān)察主管崗位職責(zé) 三、行政助理崗位職責(zé) 行政助理協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)完成企業(yè)行政事務(wù)性工作及人事行政部的日常事務(wù)工作，以保證日常辦公行政事務(wù)順利進(jìn)行。其具體職責(zé)如圖 43 所示。 職責(zé) 5 協(xié)助外部相關(guān)單位或根據(jù)授權(quán)對(duì)企業(yè)員工違反國(guó)家法律法規(guī)及嚴(yán)重違反政紀(jì)案件進(jìn)行調(diào)查處理 職責(zé) 4 針對(duì)監(jiān)察工作發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題向上級(jí)提出整改建議、協(xié)調(diào)其他 部門(mén)落實(shí)或直接組織 擬訂相關(guān)制度予以規(guī)范 職責(zé) 3 職責(zé) 1 根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和管理體制，在人事行政部經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)下制定監(jiān)察工作年度 計(jì)劃與目標(biāo)、工作流程并組織實(shí)施，統(tǒng)籌安排企業(yè)的年度監(jiān)察工作 組織實(shí)施企業(yè)高層人員廉潔教育培訓(xùn)及廉潔自律承諾，以及對(duì)企業(yè)全體員工進(jìn)行廉潔宣傳教育的工作 職責(zé) 10 職責(zé) 2 協(xié)助部門(mén)經(jīng)理建立并完善企業(yè)的紀(jì)檢、審計(jì)等監(jiān)察管理制度、體系等 職責(zé) 7 協(xié)助相關(guān)部門(mén)對(duì)在監(jiān)察工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的部門(mén)和人員進(jìn)行處理 職責(zé) 8 受理企業(yè)員工不服行政處分的申訴及法律、法規(guī)規(guī)定的由監(jiān)察 機(jī)關(guān)受理的申訴 職責(zé) 9 收集、保管監(jiān)察工作的重要資料，做好文件的收發(fā)、登記和歸檔工作 負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查企業(yè)各部門(mén)及人員的行為規(guī)范及其遵守規(guī)章制度的情況，及時(shí) 填寫(xiě)監(jiān)察記錄 職責(zé) 11 按時(shí)完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作 職責(zé) 6 參與對(duì)本企業(yè)重要經(jīng)濟(jì)合同或某一時(shí)間之經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的合法性、合規(guī)性、有效性進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)審計(jì)或監(jiān)察工作 圖 43 行政助理崗位職責(zé) 四、行政專(zhuān)員崗位職責(zé) 行政專(zhuān)員的主要職責(zé)是在行政主管的領(lǐng)導(dǎo)下，計(jì)劃安排日常行政 辦公事務(wù)并執(zhí)行，保證行政工作的順利實(shí)施和高效完成，為企業(yè)提供高效流暢的行政服務(wù)。具體職責(zé)如圖 44 所示。 圖 44 行政專(zhuān)員崗位職責(zé) 職責(zé) 1 職責(zé) 3 協(xié)助行政主管接待訪客、配合政府相關(guān)部門(mén)進(jìn)行檢查以及其他外聯(lián)工作等 職責(zé) 4 負(fù)責(zé)企業(yè)相關(guān)證照的保管和使用登記工作，并配合相關(guān)部門(mén)進(jìn)行年檢 協(xié)助行政主管編輯和發(fā)行企業(yè)內(nèi)刊，發(fā)揮輿論的導(dǎo)向性作用 職責(zé) 2 負(fù)責(zé)企業(yè)內(nèi)文件資料的擬、收、發(fā)、存，以及文件的打印、復(fù)印和傳真工作 職責(zé) 6 職責(zé) 5 本企業(yè)內(nèi)部圖書(shū)、報(bào)刊、資料的管理 及時(shí)完成行政主管交辦的其他工作 職責(zé) 3 職責(zé) 1 職責(zé) 8 負(fù)責(zé) 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo) 有關(guān)的電話接聽(tīng)和記錄工作、來(lái)訪客人的接待工作以及部門(mén)經(jīng)理的日程安排 協(xié)助 上級(jí)領(lǐng)導(dǎo) 完成對(duì)本部門(mén)員工的考勤、績(jī)效考核工作，對(duì)行政部工作人 員的工作給予業(yè)務(wù)指導(dǎo) 協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)起草和修訂各項(xiàng)規(guī)章制度、計(jì)劃規(guī)劃等，進(jìn)行日常行政工作的組織與管理 職責(zé) 2 負(fù)責(zé)文件的編碼、發(fā)放、更改、歸檔、回收、銷(xiāo)毀、借閱 職責(zé) 4 負(fù)責(zé)督辦上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)向相關(guān)人員交辦的專(zhuān)項(xiàng)事務(wù) 職責(zé) 5 協(xié)助上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做好會(huì)議前準(zhǔn)備和會(huì)后清理工作，負(fù)責(zé)會(huì)議記錄、紀(jì)要的整理、 打印、存檔等工作整理和下發(fā)會(huì)議紀(jì)要，對(duì)會(huì)議決議進(jìn)行催辦、落實(shí) 職責(zé) 6 負(fù)責(zé)本部門(mén)內(nèi)辦公環(huán)境、物資及物品的管理工作及辦公用品的申領(lǐng)、發(fā)放工作 職責(zé) 7 按時(shí)完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作 第二節(jié) 日常事務(wù)管理制度 一、文件管理制度 文件管理制度 第 1 章 總則 第 1 條 目的。 通過(guò)對(duì)公司內(nèi)部文件控制流程進(jìn)行管理，使文件管理控制工作更加系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范、高效，以保證各部門(mén)及人員及時(shí)、正確地使用有效文件，提高工作效率。 第 2 條 適用范圍。 本制度中的“文件”包括公司日常運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生或所需的文件資料、公 司業(yè)務(wù)往來(lái)公文以及公司對(duì)內(nèi)發(fā)布的所有流程、制度、作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)等。 根據(jù)公司各類(lèi)文件的性質(zhì)進(jìn)行縱向?qū)蛹?jí)劃分，可分為下列五級(jí)文件。具體如下表所示。 公司內(nèi)部文件各層級(jí)內(nèi)容范疇 文件等級(jí) 文件內(nèi)容 一級(jí)文件 公司章程、基本法、質(zhì)量手冊(cè)等體系文件、公司營(yíng)運(yùn)資質(zhì)證照等 二級(jí)文件 公司核心的業(yè)務(wù)流程和管理流程等 三級(jí)文件 公司日常工作流程和制度 四級(jí)文件 各部門(mén)、車(chē)間內(nèi)部文件 五級(jí)文件 各類(lèi)記錄 第 3 條 管理職責(zé)劃分。 （ 1）各級(jí)主管副總主要負(fù)責(zé)所轄職責(zé)范圍內(nèi)的文件進(jìn)行審核、批準(zhǔn)工作，其中， 總經(jīng)理（或管理者代表）還承擔(dān)著對(duì)公司各類(lèi)體系文件進(jìn)行定期評(píng)審的職責(zé)。 （ 2）總經(jīng)理辦公室主要負(fù)責(zé)公司一級(jí)文件的組織編制、審核，以及二級(jí)文件的會(huì)審組織工作。 （ 3）人事行政部負(fù)責(zé)本制度的編制、解釋與修訂工作，并由其行政專(zhuān)員負(fù)責(zé)公司營(yíng)運(yùn)、資質(zhì)類(lèi)文件資料的保管；其中，人事行政部下轄體系文件管理室，并由其文控員專(zhuān)職負(fù)責(zé)公司各類(lèi)體系文件的統(tǒng)一編號(hào)、收發(fā)、存檔、作廢等管理事宜。 （ 4）各職能部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各歸口職能和分管業(yè)務(wù)線的有關(guān)文件的編制和副本保管工作。 第 2 章 公司內(nèi)部文件編碼細(xì)則 第 4 條 公司內(nèi)部文件的編碼主要 由以下五個(gè)部分組成。 （ 1）第一部分：公司代號(hào)，代碼為。 （ 2）第二部分：層級(jí)分類(lèi)代碼，代碼分別為 5。 （ 3）第三部分：大類(lèi)代碼，代碼分別為綜（綜合管理類(lèi)）、制（生產(chǎn)制造類(lèi)）、市（市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)類(lèi)）、研（研發(fā)類(lèi)）、其（其它類(lèi)）等。 （ 4）第四部分：小類(lèi)分類(lèi)代碼，代碼分別為目標(biāo)（目標(biāo)計(jì)劃類(lèi)）、人力（人力資源類(lèi)）、辦公（辦公類(lèi)）、總務(wù)（總務(wù)后勤類(lèi)）、保衛(wèi)（保衛(wèi)類(lèi)）、生產(chǎn)（生產(chǎn)類(lèi)）、質(zhì)管（質(zhì)管類(lèi)）、項(xiàng)管（項(xiàng)目管理類(lèi)）、產(chǎn)研（產(chǎn)品研發(fā)類(lèi)）、其（其它類(lèi)）等。 （ 5）第五部分：文件流水號(hào)，代碼為 001～ 999。