【正文】 目 錄 第一篇 會議管理 一、股東會會議制度 二、董事會會議制度 三、監(jiān)事會會議制度 四、總經(jīng)理辦公會議制度 五、員工大會管理辦法 六、評審會議管理制度 七、項(xiàng)目公司工作會議制度 八、 會議室管理制度 第二篇 文秘檔案管理 一、公文處理辦法 二、文件格式規(guī)定 三、專職秘書管理工作規(guī)定 四、文印工作管理規(guī)定 五、印信管理辦法 六、文書檔案管理辦法 七、項(xiàng)目檔案管理制度 八、特種檔案管理辦法 九、 報(bào)刊資料管理規(guī)定 第三篇 法律事務(wù)管理 一、規(guī)章制度制定程序管理規(guī)定 二、合同審核管理規(guī)定 三、工商登記事務(wù)管理規(guī)定 四、商標(biāo)事務(wù)管理辦法 . 五、經(jīng)濟(jì)糾紛處理規(guī)定 第四篇 資產(chǎn)物品管理 一、固定資產(chǎn)管理規(guī)定 二、車輛管理規(guī)定 三、通訊工具管理辦法 四、辦公用品管理制度 五、辦公自動化設(shè)備使用維護(hù)管理辦法 第五篇 后勤總務(wù)管理 一、辦公區(qū)域環(huán)境管理辦法 二、辦公區(qū)域安全管理辦法 三、員工用餐管理辦法 四、員工宿舍管理辦法 五、總機(jī)話務(wù)工作管 理辦法 六、郵件寄發(fā)管理辦法 七、內(nèi)部通訊錄管理規(guī)定 第六篇 綜合管理 一、投資管理辦法 二、出差管理制度 三、接待工作管理辦法 四、業(yè)務(wù)招待管理辦法 五、信息管理制度 六、保密管理制度 股東會會議制度 第一章 總 則 第一條 為確保綠城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司 (以下簡稱公司 )股東會會議 (以 下簡稱會議 )的順利進(jìn)行，規(guī)范會議的組織和行為，提高會議議事效率，保障股 東合法權(quán)益，保證股東會能夠依法行使職權(quán)以及會議程序和決議有效、合法，根據(jù)《公司法》及公司《章程》，特制定本 制度。 第二條本制度自生效之日起，即成為對股東會、股東、董事、監(jiān)事、總經(jīng) 理和其他高級管理人員具有約束力的文件。 第三條董事會秘書具體負(fù)責(zé)會議組織和記錄等有關(guān)方面的事宜。 第四條會議由全體股東參加，股東可委托代理人出席會議并明確授權(quán)范圍。 非股東的董事、監(jiān)事、總經(jīng)理及其他高級管理人員可以列席會議。 第五條本制度適用于公司股東會，所屬項(xiàng)目公司、專業(yè)公司可根據(jù) 本公司 章程參照執(zhí)行。 第二章 開 會 第六條 股東會年會每年召開一次，于上一會計(jì)年度完結(jié)之日起的3 個月內(nèi) 舉行。當(dāng)持有 公司有表決權(quán)股份總數(shù) 10％以上的股東書面請求，或董事會認(rèn)為必 要，或監(jiān)事會提議時，可以召開臨時會議。 第七條會議議題由董事會按公司《章程》在征求股東意見的基礎(chǔ)上決定； 董事會應(yīng)在會議召開前 15 天將會議時間、地點(diǎn)、內(nèi)容和表決事項(xiàng)書面通知全體股 東及有關(guān)出席人員。 第八條 會議由董事會召集，董事長主持；董事長因故不能出席時，由董事 長指定的副董事長或其他董事主持。 第九條 主持人宣布開會后，應(yīng)首先報(bào)告出席 會議的股東人數(shù)及其代表股份數(shù)，確定股東會會議是否合法有效。 第三章 提案與表決 第十條 股東有權(quán)向公司提出新的提案。提案應(yīng)當(dāng)符合下列條件： (一 )提案內(nèi)容可涉及公司的經(jīng)營方針和投資計(jì)劃、選舉和更換董事與監(jiān)事、 利潤分配方案和彌補(bǔ)虧損方案、公司增或減注冊資本、公司合并或分立、變更公司形式、公司解散和清算及修改公司章程等事項(xiàng)； (二 )內(nèi)容與法律、法規(guī)及章程的規(guī)定不相抵觸，并且屬于公司經(jīng)營 范圍和股 東會職責(zé)范圍； (三 )有明確議題和具體決議事項(xiàng)； (四 )以書面形式在股東會舉行前 5天提交或送達(dá)董事會。 第十一條董事會應(yīng)當(dāng)以公司和股東的最大利益為 行為準(zhǔn)則，對股 東的提案進(jìn)行審查。 第十二條會議應(yīng)按照會議通知所列議題順序進(jìn)行討論和表決。 第十三條主持人根據(jù)表決結(jié)果決定會議的決議是否通過，并應(yīng)當(dāng)在會上宣 布表決結(jié)果。決議的表決結(jié)果載入會議記錄。 第十四條股東會決議應(yīng)寫明出席會議的股東 (和股東代理人 )人數(shù)、所持 股份總數(shù)及占公司有表決權(quán)總股份的比例、表決方式以及每項(xiàng)議案表決結(jié)果。 第十五條股東會決議須經(jīng)代表 1／ 2 以上表決權(quán)的股東通過方為有效。但下 述事項(xiàng)須經(jīng)代表 2／ 3以上表決權(quán)的股東通過方為有效： (一 )公司增加 或減少注冊資本、分立、 合并、解散或者變更公司形式； (二 )修改公司章程； (三 )公司章程規(guī)定須代表 2／ 3以上表決權(quán)的股東通過的事項(xiàng)。 第四章 會議記錄 第十六條會議應(yīng)有會議記錄，會議記錄記載以下內(nèi)容： (一 )出席股東大會的有表決權(quán)的股份數(shù)，占公司總股份的比例； (二 )召開會議的日期、地點(diǎn)； (三 )會議主持人姓名，會議議程； (四 )各發(fā)言人對每個審議事項(xiàng)的發(fā)言要點(diǎn)； (五 )每一表決事項(xiàng)的表決結(jié)果； (六 )會議認(rèn)為和公司章程規(guī)定應(yīng)當(dāng)載入會議記錄的其他內(nèi)容。 第十七條 會議記錄應(yīng)由出席會議的 股東代表、出席會議的董事和記錄員簽 名，并作為公司檔案由董事會秘書收存，年終時統(tǒng)一歸檔。 第十八條 對會議到會人數(shù)、與會股東持有的股份數(shù)額、授權(quán)委托書、每一 表決事項(xiàng)的表決結(jié)果、會議記錄、會議程序的合法性等事項(xiàng)，可以進(jìn)行公證。 第十九條 會議在審議中對議案和決定草案有重大不同意見的，可以表決由 董事會重新商議后提出修正案。當(dāng)日無法形成決議的，應(yīng)另行召開會議。 第五章 附 則 第二十條 本制度由董事會負(fù)責(zé)解釋和修訂。 第二十一條 本制度經(jīng)股東會批準(zhǔn)，自印發(fā)之日起施行。 董事會會議制度 第一章 總 則 第一條 為確保綠城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司 (以下簡稱公司 )董事會會議 (以 下簡稱會議 )的工作效率和決策科學(xué)，保證董事會議程和決議的合法化，根據(jù)《公 司法》及公司《章程》的有關(guān)規(guī)定，特制定本制度。 第二條 董事會是公司股東會常設(shè)的執(zhí)行機(jī)構(gòu)，董事會對股東會負(fù)責(zé)，行使 法律、法規(guī)、公司《章程》和股東會賦予的職權(quán)。 第三條 董事會秘書負(fù)責(zé)會議的組織和協(xié)調(diào)工作，包括安排會議議 程、準(zhǔn)備 會議材料，組織安排會議召開，以及會議決議、紀(jì)要的起草工作。 第四條 本制度 適用于公司董事會，所屬項(xiàng)目公司、專業(yè)公 司可根據(jù)本公司 章程參照執(zhí)行。 第二章 會議召開事項(xiàng) 第五條會議由董事長召集并主持，會議應(yīng)有 1／ 2 以上的董事出席方可舉行。 第六條 會議分為定期會議和臨時會議。定期會議每年召開 1 至 2次，每次 會議應(yīng)于 1 0天前書面通知全體董事、監(jiān)事和總經(jīng)理。臨時會議根據(jù)需要在開會前 3天通知召開。 第七條 會議通知應(yīng)包括以下內(nèi)容：會議日期、地點(diǎn)、會議期限、事由及議 題等。 第八條 董事會定期會議或臨時會議在保障董事充分表達(dá)意見的前提下，可 以電話會議形 式、傳真形式或借助能使所有董事進(jìn)行交流的其他通信形式進(jìn)行， 并作出決議，由與會董事簽字。 第九條 會議應(yīng)由董事本人出席，董事因故不能出席會議時，可以委托其他 董事代理出席。代為出席會議的董事應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)行使董事的權(quán)利。董事如未出席某次會議，亦未委托代表出席的，應(yīng)當(dāng)視作放棄在該次會議上的表決權(quán)。 第十條 監(jiān)事和總經(jīng)理可列席會議。 第三章 會議行使職權(quán)范圍 第十一條 董事會行使以下職權(quán)： (一 )負(fù)責(zé)召集股東會議，研究決定召集股東會的方案、工作報(bào)告及有關(guān)文件，并向股東會報(bào)告工作； (二 )貫徹執(zhí)行股東會的決議； (三 )研究決定公司的經(jīng)營計(jì)劃和投資方案； (四 )制定公司的年度財(cái)務(wù)預(yù)算方案、決算方案； (五 )制定公司的利潤分配方案和彌補(bǔ)虧損方案； (六 )制定公司增加或者減少注冊資本方案； (七 )擬訂公司合并、分立、變更公司形式、解散的方案； (八 )決定公司內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置； (九 )聘任或者解聘公司總經(jīng)理，根據(jù)總經(jīng)理的提名，聘任或者解聘公司副總經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人，決定其報(bào)酬事項(xiàng)； (十 )制定公司的基本管理制度； (十一 )制訂公司章程 修改方案或確定提交股東會審議的公司章程修改方案 (十二 )研究決定公司對外擔(dān)保項(xiàng)目、對外捐贈事項(xiàng)； (十三 )研究決定對董事長、總經(jīng)理等的授權(quán)； (十四 )根據(jù)董事長提名，委派和更換直屬公司董事或董事長候選人； (十五 )向股東會提請聘請或更換為公司審計(jì)的會計(jì)師事務(wù)所； (十六 )聽取公司總經(jīng)理的工作匯報(bào)并檢查總經(jīng)理的工作； (十七 )法律、法規(guī)或公司《章程》以及股東會授予的其他職權(quán)。 第四章 會議表決事項(xiàng) 第十二條 董事會就前款事項(xiàng)作出決議，必須經(jīng)全體董事過半數(shù)通過。 第十三條 參加會議的董事 每人有一票表決權(quán)，在爭議雙方票數(shù)相等時，董 事長有多投一票的權(quán)利。 第十四條 董事會可以采取書面形式召開會議，以書面形式召開會議時， 事會秘書應(yīng)將議案派發(fā)給全體董事，簽字同意的董事達(dá)到公司《章程》或本制度規(guī)定的作出決定所需人數(shù)的，相關(guān)議案即構(gòu)成董事會決議。 第十五條 議案的提出 (一 )有關(guān)公司經(jīng)營管理議案，原則上由分管董事提出，非分管董事 亦可就公 司經(jīng)營管理工作提出議案； (二 )人事任免議案由董事長、總經(jīng)理按照權(quán)限分別提出； (三 )公司管理機(jī)構(gòu)設(shè)置及分支機(jī)構(gòu)設(shè)置由總經(jīng)理提出 ； (四 )各項(xiàng)議案于會議召開前 5天送交董事會秘書，由董事會秘書制作成文件， 提前 3天送交與會董事審閱； (五 )董事會臨 時會議的議案可在會前 3天內(nèi)提出。 第十六條 議案的表決 (一 )出席會議的董事對各項(xiàng)議案須有明確的表決意見，并在決議和董事會記 錄上簽字； (二 )董事若與議案有利益上的關(guān)聯(lián)關(guān)系，則關(guān)聯(lián)董事不參與表決，亦不計(jì)入 法定人數(shù)。 第十七條 表決資格 (一 )公司《章程》規(guī)定不能履行職責(zé)的董事在被股東會撤換之前，不具有對 各項(xiàng)議案的表決資格； (二 )依法自動 失去資格的董事，不具有表決資格。 第五章 會議記錄 第十八條 會議應(yīng)就會議議案形成會議記錄，會議記錄應(yīng)記載議事過程和表 決結(jié)果。會議記錄包括以下內(nèi)容： (一 )會議召開日期、地點(diǎn)和召集人姓名； (二 )出席會議的董事姓名以及受他人委托出席會議的董事 (代理人 )姓名； (三 )會議議程； (四 )董事發(fā)言要點(diǎn)； (五 )每一決議事項(xiàng)的表決方式和結(jié)果 (表決結(jié)果應(yīng)載明贊成、反對或棄權(quán)的 票數(shù) )。 第十九條 每次會議的記錄應(yīng)盡快提供全體董事審閱，要求對記錄作出修訂 補(bǔ)充或要求在記錄上對其 會議上的發(fā)言作出說明性記載的董事，應(yīng)在收到會議記錄 3 天內(nèi)將修改意見書面呈報(bào)董事長。會議記錄 (在會議當(dāng)天或定稿期內(nèi) )定稿 后，出席會議的董事和董事會秘書 (記錄員 )應(yīng)當(dāng)在會議記錄上簽名，會議記錄 由董事會秘書保存，年終時交公司綜合管理部統(tǒng)一歸檔。董事應(yīng)當(dāng)對董事會的決議承擔(dān)責(zé)任。董事會決議違反相關(guān)法律法規(guī)或公司《章程》，致使公司遭受嚴(yán)重?fù)p失的，參與決議的董事對公司負(fù)相應(yīng)賠償責(zé)任；但經(jīng)證明在決議時曾表明異議并記載于會議記錄的，該董事可以免除責(zé)任。 第六章 會議決議的落實(shí) 第二十條 董事會決議一經(jīng)形成即由分管 董事和總經(jīng)理組織實(shí)施， 董事會有 權(quán)就實(shí)施情況進(jìn)行檢查并予以督促。 第二十一條 每次召開董事會，可由董事長或分管董事就其檢查董事會決議 的實(shí)施情況向董事會報(bào)告。 第二十二條 董事會秘書應(yīng)及時向董事長匯報(bào)決議執(zhí)行情況，并將董事長的 意見如實(shí)傳達(dá)給有關(guān)董事和其他相關(guān)人員。 第七章 附 則 第二十三條本制度由董事會負(fù)責(zé)解釋和修訂。 第二十四條本制度經(jīng)董事會批準(zhǔn)，自印發(fā)之日起施行。 監(jiān)事會會議制度 第一條 為規(guī)范綠城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司 (以下簡稱公司 )監(jiān)事會會議 (以 下簡稱會議 )工作， 提高監(jiān)管工作的有效性，確保監(jiān)事會依法獨(dú)立、有效行使監(jiān)督權(quán)，依照《公司法》及本公司《章程》，特制定本制度。 第二條 監(jiān)事會是公司的常設(shè)監(jiān)察機(jī)構(gòu)，對公司的財(cái)務(wù)會計(jì)工作及董事和總 經(jīng)理等高級管理人員執(zhí)行職務(wù)的行為進(jìn)行監(jiān)督。 第三條