成都公司文件管理規(guī)范討論稿(已修改)
2024-09-27 09:30 本頁面
【正文】 1． 目的 為規(guī)范公司和各部門的文件分類、編制、更改、傳閱、存檔、查閱、借閱、下發(fā)、作廢及電子文檔的管理，并滿足文件的價(jià)值，使其可提供適宜的培訓(xùn)、重復(fù)性和可追溯性，特制訂本文件管理規(guī)范。 2． 范圍 適用于公司內(nèi)各部門文件管理 3． 職責(zé) 公司總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)以公司名義對內(nèi)、外行文的編制、發(fā)文以及存檔的文件管理。 總經(jīng)理辦公室指定專門的檔案管理員，統(tǒng)一負(fù)責(zé)公司所有原始檔案資料的管理，以防止檔案資料管理的混亂、重復(fù)現(xiàn)象。 各部門負(fù)責(zé)以本部門名義對內(nèi)、外行文編制、發(fā)文以及 存檔的文件管理。 各部門指定一個(gè)兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門內(nèi)文件管理及收發(fā)管理 等。 公司總經(jīng)理辦公室負(fù)有對公司文件管理進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查的職責(zé)。 4． 規(guī)范內(nèi)容： 文件的分類： 為滿足不同文件的性質(zhì)及需要，總經(jīng)理辦公室及各部門應(yīng)對于各類文件予以分類。 公司內(nèi)部管理文件類：以公司名義發(fā)出的規(guī)章制度、通知通報(bào)、人事任免、會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃總結(jié)等文件。 公司對外往來文件類：以公司名義與政府部門、上級公司、相關(guān)業(yè)務(wù)單位及其它單 位往來文等。 部門文件類：以部門名義發(fā)出的通知、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、計(jì)劃總結(jié)、請示、報(bào)告等。 業(yè)務(wù)報(bào)告類：項(xiàng)目的調(diào)研報(bào)告、可行性研究報(bào)告、樓盤銷售情況、工程進(jìn)展情況、審計(jì)報(bào)告、公司按揭情況等。 業(yè)務(wù)合同類：工程合同、營銷合同、管理合同、設(shè)計(jì)合同、售樓合同等。 文件的編制 為保證公司文檔管理體系的有效性和持續(xù)適宜性，公司各類文件的編制需按規(guī)定的格式和編號方法進(jìn)行，統(tǒng)一使用打印稿，行文應(yīng)規(guī)范，不得有錯(cuò)別字。 文件標(biāo)題定為小三號宋體字加粗，文件編號為小四號黑體字，文件內(nèi) 容為小四號宋體字。 各部門所有需以公司名義對外發(fā)文，都必須到總經(jīng)理辦公室文件管理員處獲取統(tǒng)一發(fā)文編號加蓋公章后，方可對外發(fā)文，編碼方式為：成萬科 [年度 ]序號，對政府部門發(fā)文需使用紅頭文件紙打印。 以公司名義下發(fā)的紅頭文件編碼規(guī)則為 :成萬字 [年度 ]第序號。 公司、部門日常性下發(fā)文件編碼規(guī)則為：總經(jīng)理辦公室 —— 成萬辦字 [年度 ]序號，財(cái)務(wù)管理部 成萬財(cái)字 [年度 ]序號等，新增部門以此格式類推。 部門日常無須存檔的零星發(fā)文不用編號。 文件格式的樣板（僅限于規(guī) 章制度類文件使用） 成都萬科房地產(chǎn)有限公司 編號 名稱 版本 第 頁共 頁 編制 更改 審核 批準(zhǔn) 生效期 年 月 日 目的： (要明確闡述編制和使用本文件的目的 ) 范圍： (要明確闡述本文件適用范圍。 ) 職責(zé)： (要明確闡述本文件所列執(zhí)行部門或個(gè)人的職責(zé)。 ) 格式頭定為五號宋體字 （后附正文） 文件 編號格式（僅限于規(guī)章制度類文件使用）： VKCD 部門簡稱 XXXX1 部門本類文件的支持性文件以“ 001”起順推 部門本類文件順序，以“ 01”起順推。 見 公司名稱縮寫 各部門名稱簡稱：總經(jīng)理辦公室 —— ZB，財(cái)務(wù)管理部 —— CW，營銷策劃部 —— YXCH，設(shè)計(jì)部 —— SJ，成本管理部 —— CB，項(xiàng)目發(fā)展部 —— XM，珠峰在 線 —— ZF
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