企業(yè)內(nèi)部控制流程——合同管理(已修改)
2025-09-18 08:32 本頁面
【正文】 企業(yè)內(nèi)部控制流程 —— 合同管理 16． 2 合同訂立控制 16． 2． 1 合同簽定流程 1．合同簽定流程與風(fēng)險(xiǎn)控制圖 合同簽定流程與風(fēng)險(xiǎn)控制 業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn) 不相容責(zé)任部門 /責(zé)任人的職責(zé)分工與審批權(quán)限劃分 階段 總經(jīng)理 承辦部門 相關(guān)部門 外部單位 D1 D2 合同信息安全保密工作不當(dāng)，可能導(dǎo)致商業(yè)秘密泄露；不對合同談判資料進(jìn)行及時(shí)存檔備案，可能導(dǎo)致資料丟失、遺漏等，給企業(yè)帶來損失 開始 合同 審批通過 接收合同檔案副本和相關(guān)審核資料并歸檔 4 送交合同 正本、副本和 相關(guān)審 核資料 保管正本 3 否 簽字蓋章 商定合同簽定方式 結(jié)束 是 商定合同簽定方式 確定簽定時(shí)間 先行簽字蓋章 寄送對方簽字蓋章 現(xiàn)場簽定 當(dāng)場簽字蓋章 當(dāng)場簽字 蓋章 2 1 未簽定書面合同可能導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)或股東權(quán)益遭受損失 2．合同簽定流程控制表 合同簽定流程控制 控制事項(xiàng) 詳細(xì)描述及說明 階段 控制 D1 1．對合同先行簽字蓋章，應(yīng)當(dāng)由具有審批權(quán)限或具備被授權(quán)資格的人履行簽字蓋章手續(xù)，不對未經(jīng)編號、缺少合同審核手續(xù)、缺少報(bào)簽文件，以及代簽的情況下缺少授權(quán)委托書的合同用章 2．當(dāng)場簽字蓋章的合同簽定方式多用于合同比較重要的情況；正式訂立的合同，包括合同書、補(bǔ)充協(xié)議、公文信件、數(shù)據(jù)電文等應(yīng)當(dāng)采用書面形式；款項(xiàng)即時(shí)結(jié)清的情況除外 D2 3．一般由合同的歸口管理部門保管合同正本 4．保管合同副本和其他相關(guān)審核資料的部門一般為企業(yè)的檔案管理部門 相關(guān)規(guī)范 應(yīng)建 規(guī)范 ? 《合同章管理制度》、 《合同保密制度》、《檔案管理規(guī)定》 參照 規(guī)范 ? 《中華人民共和國合同法》 文件資料 ? 《合同》 責(zé)任部門 及責(zé)任人 ? 合同承辦部門、歸口管理部門、檔案管理部門 ? 總經(jīng)理、承辦部門人員、歸口管理部門人員、檔案管理部門人員 16． 2． 2 合同登記流程 1．合同登記流程與風(fēng)險(xiǎn)控制圖 合同登記流程與風(fēng)險(xiǎn)控制 業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn) 不相容責(zé)任部門 /責(zé)任人的職責(zé)分工與審批權(quán)限劃分 階段 總經(jīng)理 承辦部門 相關(guān)部門 外部單位 D1 D2 不對合同登記資料進(jìn)行及時(shí)存檔備案，可能導(dǎo)致資料丟失、遺漏等，給企業(yè)帶來損失 開始 合同 審批通過 否 簽定 合同 結(jié)束 是 需要登記 予以登記 合同應(yīng)登記而未登記的，可能導(dǎo)致企業(yè)未來業(yè)務(wù)運(yùn)作受到影響，進(jìn)而帶來損失 明確登記 要求 準(zhǔn)備登記 資料 符合登記要求 是 否 1 2 資料存檔 2．合同登記流程控制表 合同登記流程控制 控制事項(xiàng) 詳細(xì)描述及說明 階段 控制 D1 1．合同承辦部門對于需要登記的合同，應(yīng)通過查閱相關(guān)法律法規(guī)明確登記的具體要求，包括登記時(shí)間、登記需要攜帶的資料等 D2 2．合同承辦部門根據(jù)合同登記要求準(zhǔn)備登記材料，包括向相關(guān)部門收集相關(guān)材料，查閱相關(guān)文件的蓋章用印是否規(guī)范等，并應(yīng)將登記材料獨(dú)立保管，以備登記時(shí)用 相關(guān)規(guī)范 應(yīng)建 規(guī)范 ? 《合同章管理制度》、《檔案管理 規(guī)定》 參照 規(guī)范 ? 《中華人民共和國合同法》 文件資料 ? 《合同》 責(zé)任部門 及責(zé)任人 ? 合同承辦部門、歸口管理部門、檔案管理部門 ? 總經(jīng)理、承辦部門人員、檔案管理部門人員 16． 3 合同履行控制 16． 3． 1 合同變更解除流程 1．合同變更解除流程與風(fēng)險(xiǎn)控制圖 合同變更解除流程與風(fēng)險(xiǎn)控制 業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn) 不相容責(zé)任部門 /責(zé)任人的職責(zé)分工與審批權(quán)限劃分 階段 總經(jīng)理 歸口管理部門 法律顧問 承辦部門經(jīng)理 承辦部門 外部單位 D1 D2 開始 簽定合同 合同履行中發(fā)現(xiàn)條款欠妥 申請變更 或解除 合同 審核 審核
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