【正文】 任務管理需求 設計方案 需求 情況 基于提高管理效率 、激勵員工進取 的考慮，為明確目標、識別關鍵成功因素、分析關鍵性能指標 ，對如何 將 “ 精細化管理 ” 及量化績效考核理念 融入到企業(yè)的信息化管理中做初步嘗試。從另一方面說，就是如何 量化企業(yè)運營中的各種 工作管理，如何 抽取信息需求 ， 實現(xiàn)企業(yè)的 工作量及績效考核，這就是 們提出征求 工作任務管理的需求分析 的根本所在。 ERP系統(tǒng)強調的是流程，流程是支起業(yè)務的骨架 ,而工作任務則是企業(yè)管理的驅動來源，任務將整個企業(yè)的活動 貫穿 串連起來，是企業(yè)的脈絡 。 一、工作任務管理的現(xiàn)狀 集團下達任 務指標， 或 公司制定 的 計劃，基本是通過分解成一次又一次的文件和例會來完成工作指導的，從這些會議中，產(chǎn)生了進一步要求我們具體經(jīng)營生產(chǎn)的目標，而各種業(yè)務相應圍繞這些目標運轉進行。作為管理者，我們需要對這些業(yè)務的管理工作進展如何應有及時而全面的了解，對這些工作的管理是否有效，管理是否到位，將是決定企業(yè)經(jīng)營能否達到目標的關鍵所在。 從中可以看出，所有工作任務大都以文檔報告為主要記錄載體，這是一個還需要大量腦力分析加工的信息過程，這些文件所描述的結果沒有一個可統(tǒng)計與量化的規(guī)則標準 ,也沒有量化為 績效考核 ，諸如我們使用的如 下的各種工具描述的工作任務，無不體現(xiàn)出此種缺陷：備忘錄、記事本、 Office(Word、 Excel、Visio)、 Microsoft Project、 MindManager 等等，它們都不具有工作量、績效、編碼化管理的功能， 也沒能 對后續(xù)的處理分析沒有提供進一步的處理方法 ,使管理效果大打折扣。 舉個例子， “質量第一 ”的口號 在許多制造企業(yè) 非常響亮，質量管理方法 不可謂不多，方案不可謂不完善，但最終管理效果上不去，就是缺少了 責、權、利相結合、激勵機制與約束機制相結合的企業(yè)管理 方法。還有如工作總結，需三番五次 催促 ，所 以覺得特別需結合績效考核，不然工作任務管理最終也會變成這個樣子 。 結合 任務管理 這個軟件 ， 部分員工可以通過工作評審取代工作總結 （至于管理層，是不是取消，可看任務評審總結如何，如做得好，也相當于將工作總結分散 到 任務中總結了，這可能是對那些寫總結頭痛的人的好辦法） ， 但 作 為現(xiàn)代企業(yè)的管理層 （經(jīng)理或主管） ， 寫 總結 工作的思想不應是強逼性的 ， 因此作為一個 有進取心的員工， 應該 主 動 寫工作總結 ，提高自己分析總結的能力，符合現(xiàn)代化管理的需要。 不管怎樣，這個問題的解決是需要建立 有 效的管理制度， 但為什么那么難以建立呢， 一方面 是因 其定量定性考核的跨度、 伸縮性 非常大，沒有什么標準可借鑒，另一方面，它 實施的考核環(huán)境、準備條件不夠充分 ，許多企業(yè)曾經(jīng)風光一時，但最終成長不起來，就是在經(jīng)營環(huán)境還好的時候，沒能抓住有利時機。當企業(yè)還處于良性發(fā)展時，就應及時制訂 激勵機制與約束機制 ， 以 促使員工健康競爭與創(chuàng)新，使之能形成良性的企業(yè)競爭氛圍。 二、工作任務管理的信息需求 提供高效的工作管理方法 MindManager 是一個管理發(fā)散性思維的友好工具，它可以加強分析能力，但它遠不是企業(yè)需要的工作管理的工具，說到底它的結果只是作為一種具有某種特點的文檔而已 ，與實現(xiàn)任務管理編碼化的作用遠沒有可比性； 用 Project 管理項目，學習成本較大，版權費用多，而且并不適合后續(xù)處理 。 作為本需求的一個原因，就是要求提供一個工作任務分類清晰，目標明確，能 把握主次重點，分清輕重緩急， 兼顧企業(yè)管理的 精 與細 ， 量化任務管理因素，提供管理互動，及時監(jiān)控工作的落實執(zhí)行情況。 提供工作分析的依據(jù) 工作分析是企業(yè)人力資源管理的基礎性工作。企業(yè)高層對工作分析的重視程度體現(xiàn)出企業(yè)對管理改善的認識與決心 ， 在實踐中能夠有效利用工作分析進行系統(tǒng)化管理的企業(yè)簡直鳳毛麟角 。 為什么覺得管理效果沒有什 么譜，無從入手，就是因為我們?nèi)狈ぷ鞴芾矸治龅氖侄?，通過建立任務管理， 為人 力資源管理 提供了可分析量化的對象。 結合績效考核評審 ,推進激勵策略的完善 企業(yè)的另一端，部門經(jīng)理們每日被部門管理事務搞得焦頭爛額。多重匯報多頭指揮，計劃執(zhí)行不下去；每天忙忙碌碌，但重要工作卻往往沒人去做；忙的忙死，閑的閑死，員工抱怨不公平；績效考核流于形式 …… 從企業(yè)的現(xiàn)狀來看，企業(yè)需要一個明確有效的任務管理工具，以考核管理員工的工作量、工作成績，維護工作積極性，但無論有多么完善的工具、方案手段，如果不輔以 競爭機制 和 激勵機制為補 充，到頭來還是會 流于形式 ，員工積極性也得不到有效發(fā)揮；反過來說，即使激勵機制已訂立，但激勵方案不科學合理，也會挫傷員工積極性，兩者的損傷力也沒什么區(qū)別，它們始終不能成為企業(yè)精神文化的一部分，而隨著人事的變動，時過境遷，象煙花一樣煙消云散。 作為本需求的一個原因，就是通過工作 任務管理 ， 建立 員工 工作 考核檔案，達到事事有記錄，件件項項有結果，憑實績記分。 在 建立員工 工作 考核檔案 的同時， 能提供一種績效考核評審的參考依據(jù)， 推進激勵策略的完善。 融入 精細化管理 理念，提升企業(yè)管理文化 依據(jù) 精細化管理 理念 ，本需求將具有 對 企業(yè) 管理 建立目標細分、任務細分、流程細分 的管理功能 ， 它將逐步向 精確計劃 、 精確考核 發(fā)展 。 這個任務管理就象個光榮榜一樣，記錄各個員工的成績 ， 可以通過它排出員工在各階段的各種排名， 充分調動員工的積極性 ，只有大家協(xié)作 抓細抓實 ， 做到 “精 ”，才能真正做好每一個工作。在這里，將體現(xiàn)員工的自我價值，得到評價與 激勵 。 提供工作交流總結平臺 量化 工作 考核使得各業(yè)務經(jīng)理要主動對下屬員工工作加以了解，同時提高了對下屬工作 的 績效標準和要求，加強了上下級之間的溝通；對于員工而言，量化考核使得他們更加明確自己的職責和目標， 提高分析能 力， 理解上級的要求，及時調整自己的行為以適應組織目標的需要。 另外，也可 建立便于各方面交流的問題、 分享員工項目流程、最佳實務經(jīng)驗。 它既是一個工作任務的管理，將必也是工作總結的來源根據(jù) 。 周或月的工作例會，可以就是每一階段時間內(nèi)（如周、月）任務的評審，把例會與工作任務管理信息化切實結合起來，提高會議效率。 綜上所述， 工作任務管理 是企業(yè)管理量化的一種手段，是推進任務管理信息化數(shù)字化的嘗試，是構造新型的任務管理方法，開拓新的激勵策略依據(jù)，為企業(yè) 管理 文化添磚加瓦。 任務 基礎 信息 一 、 任務基本信息 屬性為紅色 的 ,另 有說明 注釋 編號 屬性名 長度 類型 值說明 其它說明 1 任務編碼 9 位字 符 ： 形式： YYMMDDXXX YY：年份后 2 位 MM：月份 ； DD：日 XXX：順序號 系統(tǒng)自動編碼，用于電腦檢索，每一個任務都有唯一編碼區(qū)別。 2 任務標題 50 字符 相當于 25 個漢字 不宜過長 3 任務 描述 沒有限制 4 要求開始日期 5 要求完成日期 6 任務層級 數(shù)字 任務所在層 系統(tǒng)維護 7 實際完成日期 確認任務完成 8 任務 周期 50 字符 周、月、季、年 9 監(jiān)控標志 勾選型 1=需跟蹤監(jiān)控， 0=不需 10 績效標志 勾選型 1=需做績效評審， 0=不需 取消此 2 字段，按默認規(guī)則處理是否需審、批評審 11 審批標志 勾選型 1=任務需審批、 0=不需 12 會議 標志 勾選型 1=需做會議總結、 0=不需 13 任務提交 勾選型 確認任務有效 . 14 優(yōu)先級 1 位數(shù)字 分級 可參與任務排序計算 15 緊急程度 50 字符 分級 任務按期完成， 可加 分 ，相反則扣分 16 任務級別 50 字符 分級 ，默認為最低級別 可作為任務加分 17 任務評價 50 位字符 分級 基礎任務 分 18 完成比 例 數(shù)值 計算而來 可作為 任務 分系數(shù) 19 重要程度 50 字符 分級 ，默認為最低級別 可作為績效分系數(shù) 20 難易 程度 50 字符 分級 ，默認為最低級別 可作為績效分系數(shù) 21 滿意度調查 勾選型 1=需做滿意度調查、 0=不需 可作為任務參考分 22 任務順序 數(shù)字 當子任務間有順序關系時 任務的執(zhí)行順序 23 任務關系 50 字符 系統(tǒng)自動建立 任務間的父子關系 24 任務狀態(tài) 50 字符 任務提交、任務審批、 任務執(zhí)行、任務暫停、 任務取消、任務完成、 任務評審、滿意度調查 總結 會議、結案 便于查找不同狀態(tài)的任務，進行相應階段的處理 25 任務工時（ H） 數(shù)值 要求完成時間減要求開始時間，再減去節(jié)假日 系統(tǒng)自動計算 26 實際用時（ H） 數(shù)值 實際完成時間減開始要求時間，再減去節(jié)假日 27 是否過期 勾選型 1=過期、 0=不過期 28 任務分 數(shù)值 任務的總 分 數(shù) 29 績效分 數(shù)值 任務的總績效分數(shù) 30 滿意度 數(shù)值 平均滿意度分數(shù) 31 優(yōu)先數(shù) 數(shù)值 任務排序用 32 任務創(chuàng)建人 50 字符 任務發(fā)起人 33 創(chuàng)建日期 34 任務結案 勾選 型 35 績效方案 選擇型 不同的績效方案定義不同的比例系統(tǒng) 不同部門崗位的任務可使用不同的績效方案 36 崗位性質 崗位隱含工作能力的評估 任務完成才得分 37 應用分類 計劃 任務 、 普通任務 、 計 工作量、 計 任務分、 計 績效分 38 來源 分類 （問題編號） 50 字符 如客戶反饋、用戶軟件需求 、工藝事故 任務需求事件 來源起因 ，提供與其它事務來源的接口。 39 任務類型 50 字符 客戶關系、維護等 用于各部門統(tǒng)計的分類方法 說明： A、任務完成比 例 ： 每個 作績效評審的 的 任務 都應 至少 有一個考核指標， 任務完成比例 可 以手工輸入或自動計算（當有 具體 任務考核指標時 ， 任務完成比例 由考核指標計算而得 ） B、任務的執(zhí)行順序 當一個總任務 的子任務沒有先后執(zhí)行關系時，可不填；當子任務間有嚴格的順序關系時，需人為填寫任務順序號，可同時執(zhí)行的子任務，其順序號相同，順序號由小到大，即任務號小的先執(zhí)行。 主要是控制相關順序任務的起始時間，如上 個子 任務延期，將自動 調整 下一 順序子 任務 的 要求 開始時間 、要求完成時間 ，下一 子 任務將從新的日期開始，而不能計其超期。任務是否按時完成，其 結束時間 是否超 過任務 要求完成時間 。 C、任 務 周期 任務 周期 分為：周、月、季、年 任務 。任務所屬哪種 周期 ，是人為選擇的 ；另外，比如月任務， 至于具體屬于哪個月，是以任務的要求開始日期所在的月份來決定 。 這里 所說的 周、月、季、年是 按 自然 周、月、季、年的定義 來 處理，即周按 星期日至星期六 ，月按每月 1 號至 31 號，季以 13 月、 46 月、 79 月、1012 月， 如沒有 人 提出另外定義起始日，那系統(tǒng)將按 自然周、月、季、年 定義處理。 D、緊急程度 等級 名稱 優(yōu)先數(shù) 得 分 說明 , 可 用 顏色 表示 1 特急 50 5 紅色 ； 突發(fā)事件，關鍵事件 2