【正文】 任務(wù)管理需求 設(shè)計(jì)方案 需求 情況 基于提高管理效率 、激勵(lì)員工進(jìn)取 的考慮，為明確目標(biāo)、識(shí)別關(guān)鍵成功因素、分析關(guān)鍵性能指標(biāo) ，對(duì)如何 將 “ 精細(xì)化管理 ” 及量化績效考核理念 融入到企業(yè)的信息化管理中做初步嘗試。從另一方面說，就是如何 量化企業(yè)運(yùn)營中的各種 工作管理，如何 抽取信息需求 ， 實(shí)現(xiàn)企業(yè)的 工作量及績效考核，這就是 們提出征求 工作任務(wù)管理的需求分析 的根本所在。 ERP系統(tǒng)強(qiáng)調(diào)的是流程，流程是支起業(yè)務(wù)的骨架 ,而工作任務(wù)則是企業(yè)管理的驅(qū)動(dòng)來源，任務(wù)將整個(gè)企業(yè)的活動(dòng) 貫穿 串連起來，是企業(yè)的脈絡(luò) 。 一、工作任務(wù)管理的現(xiàn)狀 集團(tuán)下達(dá)任 務(wù)指標(biāo)， 或 公司制定 的 計(jì)劃，基本是通過分解成一次又一次的文件和例會(huì)來完成工作指導(dǎo)的，從這些會(huì)議中，產(chǎn)生了進(jìn)一步要求我們具體經(jīng)營生產(chǎn)的目標(biāo)，而各種業(yè)務(wù)相應(yīng)圍繞這些目標(biāo)運(yùn)轉(zhuǎn)進(jìn)行。作為管理者，我們需要對(duì)這些業(yè)務(wù)的管理工作進(jìn)展如何應(yīng)有及時(shí)而全面的了解，對(duì)這些工作的管理是否有效，管理是否到位，將是決定企業(yè)經(jīng)營能否達(dá)到目標(biāo)的關(guān)鍵所在。 從中可以看出，所有工作任務(wù)大都以文檔報(bào)告為主要記錄載體，這是一個(gè)還需要大量腦力分析加工的信息過程，這些文件所描述的結(jié)果沒有一個(gè)可統(tǒng)計(jì)與量化的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn) ,也沒有量化為 績效考核 ，諸如我們使用的如 下的各種工具描述的工作任務(wù)，無不體現(xiàn)出此種缺陷：備忘錄、記事本、 Office(Word、 Excel、Visio)、 Microsoft Project、 MindManager 等等，它們都不具有工作量、績效、編碼化管理的功能， 也沒能 對(duì)后續(xù)的處理分析沒有提供進(jìn)一步的處理方法 ,使管理效果大打折扣。 舉個(gè)例子， “質(zhì)量第一 ”的口號(hào) 在許多制造企業(yè) 非常響亮，質(zhì)量管理方法 不可謂不多，方案不可謂不完善，但最終管理效果上不去，就是缺少了 責(zé)、權(quán)、利相結(jié)合、激勵(lì)機(jī)制與約束機(jī)制相結(jié)合的企業(yè)管理 方法。還有如工作總結(jié)，需三番五次 催促 ，所 以覺得特別需結(jié)合績效考核，不然工作任務(wù)管理最終也會(huì)變成這個(gè)樣子 。 結(jié)合 任務(wù)管理 這個(gè)軟件 ， 部分員工可以通過工作評(píng)審取代工作總結(jié) （至于管理層，是不是取消，可看任務(wù)評(píng)審總結(jié)如何，如做得好，也相當(dāng)于將工作總結(jié)分散 到 任務(wù)中總結(jié)了，這可能是對(duì)那些寫總結(jié)頭痛的人的好辦法） ， 但 作 為現(xiàn)代企業(yè)的管理層 （經(jīng)理或主管） ， 寫 總結(jié) 工作的思想不應(yīng)是強(qiáng)逼性的 ， 因此作為一個(gè) 有進(jìn)取心的員工， 應(yīng)該 主 動(dòng) 寫工作總結(jié) ，提高自己分析總結(jié)的能力，符合現(xiàn)代化管理的需要。 不管怎樣，這個(gè)問題的解決是需要建立 有 效的管理制度， 但為什么那么難以建立呢， 一方面 是因 其定量定性考核的跨度、 伸縮性 非常大，沒有什么標(biāo)準(zhǔn)可借鑒，另一方面，它 實(shí)施的考核環(huán)境、準(zhǔn)備條件不夠充分 ，許多企業(yè)曾經(jīng)風(fēng)光一時(shí)，但最終成長不起來，就是在經(jīng)營環(huán)境還好的時(shí)候，沒能抓住有利時(shí)機(jī)。當(dāng)企業(yè)還處于良性發(fā)展時(shí)，就應(yīng)及時(shí)制訂 激勵(lì)機(jī)制與約束機(jī)制 ， 以 促使員工健康競爭與創(chuàng)新，使之能形成良性的企業(yè)競爭氛圍。 二、工作任務(wù)管理的信息需求 提供高效的工作管理方法 MindManager 是一個(gè)管理發(fā)散性思維的友好工具，它可以加強(qiáng)分析能力，但它遠(yuǎn)不是企業(yè)需要的工作管理的工具，說到底它的結(jié)果只是作為一種具有某種特點(diǎn)的文檔而已 ，與實(shí)現(xiàn)任務(wù)管理編碼化的作用遠(yuǎn)沒有可比性； 用 Project 管理項(xiàng)目，學(xué)習(xí)成本較大，版權(quán)費(fèi)用多，而且并不適合后續(xù)處理 。 作為本需求的一個(gè)原因，就是要求提供一個(gè)工作任務(wù)分類清晰，目標(biāo)明確，能 把握主次重點(diǎn)，分清輕重緩急， 兼顧企業(yè)管理的 精 與細(xì) ， 量化任務(wù)管理因素，提供管理互動(dòng)，及時(shí)監(jiān)控工作的落實(shí)執(zhí)行情況。 提供工作分析的依據(jù) 工作分析是企業(yè)人力資源管理的基礎(chǔ)性工作。企業(yè)高層對(duì)工作分析的重視程度體現(xiàn)出企業(yè)對(duì)管理改善的認(rèn)識(shí)與決心 ， 在實(shí)踐中能夠有效利用工作分析進(jìn)行系統(tǒng)化管理的企業(yè)簡直鳳毛麟角 。 為什么覺得管理效果沒有什 么譜，無從入手，就是因?yàn)槲覀內(nèi)狈?duì)工作管理分析的手段，通過建立任務(wù)管理， 為人 力資源管理 提供了可分析量化的對(duì)象。 結(jié)合績效考核評(píng)審 ,推進(jìn)激勵(lì)策略的完善 企業(yè)的另一端，部門經(jīng)理們每日被部門管理事務(wù)搞得焦頭爛額。多重匯報(bào)多頭指揮，計(jì)劃執(zhí)行不下去；每天忙忙碌碌，但重要工作卻往往沒人去做；忙的忙死，閑的閑死，員工抱怨不公平；績效考核流于形式 …… 從企業(yè)的現(xiàn)狀來看，企業(yè)需要一個(gè)明確有效的任務(wù)管理工具，以考核管理員工的工作量、工作成績，維護(hù)工作積極性，但無論有多么完善的工具、方案手段，如果不輔以 競爭機(jī)制 和 激勵(lì)機(jī)制為補(bǔ) 充，到頭來還是會(huì) 流于形式 ，員工積極性也得不到有效發(fā)揮；反過來說，即使激勵(lì)機(jī)制已訂立，但激勵(lì)方案不科學(xué)合理，也會(huì)挫傷員工積極性，兩者的損傷力也沒什么區(qū)別，它們始終不能成為企業(yè)精神文化的一部分，而隨著人事的變動(dòng)，時(shí)過境遷，象煙花一樣煙消云散。 作為本需求的一個(gè)原因，就是通過工作 任務(wù)管理 ， 建立 員工 工作 考核檔案，達(dá)到事事有記錄，件件項(xiàng)項(xiàng)有結(jié)果，憑實(shí)績記分。 在 建立員工 工作 考核檔案 的同時(shí)， 能提供一種績效考核評(píng)審的參考依據(jù)， 推進(jìn)激勵(lì)策略的完善。 融入 精細(xì)化管理 理念，提升企業(yè)管理文化 依據(jù) 精細(xì)化管理 理念 ，本需求將具有 對(duì) 企業(yè) 管理 建立目標(biāo)細(xì)分、任務(wù)細(xì)分、流程細(xì)分 的管理功能 ， 它將逐步向 精確計(jì)劃 、 精確考核 發(fā)展 。 這個(gè)任務(wù)管理就象個(gè)光榮榜一樣，記錄各個(gè)員工的成績 ， 可以通過它排出員工在各階段的各種排名， 充分調(diào)動(dòng)員工的積極性 ，只有大家協(xié)作 抓細(xì)抓實(shí) ， 做到 “精 ”，才能真正做好每一個(gè)工作。在這里，將體現(xiàn)員工的自我價(jià)值，得到評(píng)價(jià)與 激勵(lì) 。 提供工作交流總結(jié)平臺(tái) 量化 工作 考核使得各業(yè)務(wù)經(jīng)理要主動(dòng)對(duì)下屬員工工作加以了解，同時(shí)提高了對(duì)下屬工作 的 績效標(biāo)準(zhǔn)和要求，加強(qiáng)了上下級(jí)之間的溝通；對(duì)于員工而言，量化考核使得他們更加明確自己的職責(zé)和目標(biāo)， 提高分析能 力， 理解上級(jí)的要求，及時(shí)調(diào)整自己的行為以適應(yīng)組織目標(biāo)的需要。 另外，也可 建立便于各方面交流的問題、 分享員工項(xiàng)目流程、最佳實(shí)務(wù)經(jīng)驗(yàn)。 它既是一個(gè)工作任務(wù)的管理，將必也是工作總結(jié)的來源根據(jù) 。 周或月的工作例會(huì)，可以就是每一階段時(shí)間內(nèi)（如周、月）任務(wù)的評(píng)審，把例會(huì)與工作任務(wù)管理信息化切實(shí)結(jié)合起來，提高會(huì)議效率。 綜上所述， 工作任務(wù)管理 是企業(yè)管理量化的一種手段，是推進(jìn)任務(wù)管理信息化數(shù)字化的嘗試，是構(gòu)造新型的任務(wù)管理方法，開拓新的激勵(lì)策略依據(jù)，為企業(yè) 管理 文化添磚加瓦。 任務(wù) 基礎(chǔ) 信息 一 、 任務(wù)基本信息 屬性為紅色 的 ,另 有說明 注釋 編號(hào) 屬性名 長度 類型 值說明 其它說明 1 任務(wù)編碼 9 位字 符 ： 形式： YYMMDDXXX YY：年份后 2 位 MM：月份 ； DD：日 XXX：順序號(hào) 系統(tǒng)自動(dòng)編碼，用于電腦檢索，每一個(gè)任務(wù)都有唯一編碼區(qū)別。 2 任務(wù)標(biāo)題 50 字符 相當(dāng)于 25 個(gè)漢字 不宜過長 3 任務(wù) 描述 沒有限制 4 要求開始日期 5 要求完成日期 6 任務(wù)層級(jí) 數(shù)字 任務(wù)所在層 系統(tǒng)維護(hù) 7 實(shí)際完成日期 確認(rèn)任務(wù)完成 8 任務(wù) 周期 50 字符 周、月、季、年 9 監(jiān)控標(biāo)志 勾選型 1=需跟蹤監(jiān)控， 0=不需 10 績效標(biāo)志 勾選型 1=需做績效評(píng)審， 0=不需 取消此 2 字段，按默認(rèn)規(guī)則處理是否需審、批評(píng)審 11 審批標(biāo)志 勾選型 1=任務(wù)需審批、 0=不需 12 會(huì)議 標(biāo)志 勾選型 1=需做會(huì)議總結(jié)、 0=不需 13 任務(wù)提交 勾選型 確認(rèn)任務(wù)有效 . 14 優(yōu)先級(jí) 1 位數(shù)字 分級(jí) 可參與任務(wù)排序計(jì)算 15 緊急程度 50 字符 分級(jí) 任務(wù)按期完成， 可加 分 ，相反則扣分 16 任務(wù)級(jí)別 50 字符 分級(jí) ，默認(rèn)為最低級(jí)別 可作為任務(wù)加分 17 任務(wù)評(píng)價(jià) 50 位字符 分級(jí) 基礎(chǔ)任務(wù) 分 18 完成比 例 數(shù)值 計(jì)算而來 可作為 任務(wù) 分系數(shù) 19 重要程度 50 字符 分級(jí) ，默認(rèn)為最低級(jí)別 可作為績效分系數(shù) 20 難易 程度 50 字符 分級(jí) ，默認(rèn)為最低級(jí)別 可作為績效分系數(shù) 21 滿意度調(diào)查 勾選型 1=需做滿意度調(diào)查、 0=不需 可作為任務(wù)參考分 22 任務(wù)順序 數(shù)字 當(dāng)子任務(wù)間有順序關(guān)系時(shí) 任務(wù)的執(zhí)行順序 23 任務(wù)關(guān)系 50 字符 系統(tǒng)自動(dòng)建立 任務(wù)間的父子關(guān)系 24 任務(wù)狀態(tài) 50 字符 任務(wù)提交、任務(wù)審批、 任務(wù)執(zhí)行、任務(wù)暫停、 任務(wù)取消、任務(wù)完成、 任務(wù)評(píng)審、滿意度調(diào)查 總結(jié) 會(huì)議、結(jié)案 便于查找不同狀態(tài)的任務(wù)，進(jìn)行相應(yīng)階段的處理 25 任務(wù)工時(shí)（ H） 數(shù)值 要求完成時(shí)間減要求開始時(shí)間，再減去節(jié)假日 系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算 26 實(shí)際用時(shí)（ H） 數(shù)值 實(shí)際完成時(shí)間減開始要求時(shí)間，再減去節(jié)假日 27 是否過期 勾選型 1=過期、 0=不過期 28 任務(wù)分 數(shù)值 任務(wù)的總 分 數(shù) 29 績效分 數(shù)值 任務(wù)的總績效分?jǐn)?shù) 30 滿意度 數(shù)值 平均滿意度分?jǐn)?shù) 31 優(yōu)先數(shù) 數(shù)值 任務(wù)排序用 32 任務(wù)創(chuàng)建人 50 字符 任務(wù)發(fā)起人 33 創(chuàng)建日期 34 任務(wù)結(jié)案 勾選 型 35 績效方案 選擇型 不同的績效方案定義不同的比例系統(tǒng) 不同部門崗位的任務(wù)可使用不同的績效方案 36 崗位性質(zhì) 崗位隱含工作能力的評(píng)估 任務(wù)完成才得分 37 應(yīng)用分類 計(jì)劃 任務(wù) 、 普通任務(wù) 、 計(jì) 工作量、 計(jì) 任務(wù)分、 計(jì) 績效分 38 來源 分類 （問題編號(hào)） 50 字符 如客戶反饋、用戶軟件需求 、工藝事故 任務(wù)需求事件 來源起因 ，提供與其它事務(wù)來源的接口。 39 任務(wù)類型 50 字符 客戶關(guān)系、維護(hù)等 用于各部門統(tǒng)計(jì)的分類方法 說明： A、任務(wù)完成比 例 ： 每個(gè) 作績效評(píng)審的 的 任務(wù) 都應(yīng) 至少 有一個(gè)考核指標(biāo)， 任務(wù)完成比例 可 以手工輸入或自動(dòng)計(jì)算（當(dāng)有 具體 任務(wù)考核指標(biāo)時(shí) ， 任務(wù)完成比例 由考核指標(biāo)計(jì)算而得 ） B、任務(wù)的執(zhí)行順序 當(dāng)一個(gè)總?cè)蝿?wù) 的子任務(wù)沒有先后執(zhí)行關(guān)系時(shí)，可不填；當(dāng)子任務(wù)間有嚴(yán)格的順序關(guān)系時(shí)，需人為填寫任務(wù)順序號(hào)，可同時(shí)執(zhí)行的子任務(wù)，其順序號(hào)相同，順序號(hào)由小到大，即任務(wù)號(hào)小的先執(zhí)行。 主要是控制相關(guān)順序任務(wù)的起始時(shí)間，如上 個(gè)子 任務(wù)延期，將自動(dòng) 調(diào)整 下一 順序子 任務(wù) 的 要求 開始時(shí)間 、要求完成時(shí)間 ，下一 子 任務(wù)將從新的日期開始，而不能計(jì)其超期。任務(wù)是否按時(shí)完成，其 結(jié)束時(shí)間 是否超 過任務(wù) 要求完成時(shí)間 。 C、任 務(wù) 周期 任務(wù) 周期 分為：周、月、季、年 任務(wù) 。任務(wù)所屬哪種 周期 ，是人為選擇的 ；另外，比如月任務(wù)， 至于具體屬于哪個(gè)月，是以任務(wù)的要求開始日期所在的月份來決定 。 這里 所說的 周、月、季、年是 按 自然 周、月、季、年的定義 來 處理，即周按 星期日至星期六 ，月按每月 1 號(hào)至 31 號(hào)，季以 13 月、 46 月、 79 月、1012 月， 如沒有 人 提出另外定義起始日，那系統(tǒng)將按 自然周、月、季、年 定義處理。 D、緊急程度 等級(jí) 名稱 優(yōu)先數(shù) 得 分 說明 , 可 用 顏色 表示 1 特急 50 5 紅色 ； 突發(fā)事件，關(guān)鍵事件 2