【正文】 公司辦公室采購流程管理制度 弗布克 1+1 管理工具箱系列 采購部規(guī)范化管理工具箱 （第 3 版） 周鴻 編著 北 京 目 錄 5 第二章 采購計(jì)劃管理 6 第一節(jié) 采購計(jì)劃管理崗位職責(zé) 6 一、采購計(jì)劃主管崗位職責(zé) 6 二、采購計(jì)劃專員崗位職責(zé) 7 三、采購預(yù)算專員崗位職責(zé) 7 第二節(jié) 采購計(jì)劃管理制度 7 一、采購計(jì)劃編制制度 10 二、采購預(yù)算管理制度 12 第三節(jié) 采購計(jì)劃管理表格 12 一、采購申請單 13 二、訂單采購計(jì)劃表 13 三、采購變更申請審批表 14 第三章 供應(yīng)商開發(fā)與管理 15 第一節(jié) 供應(yīng)商開發(fā)與管理崗位職責(zé) 15 一、招標(biāo)采購主管崗位職責(zé) 15 二、供應(yīng)商管理主管崗位職責(zé) 16 三、供應(yīng)商管理工程師崗位職責(zé) 17 四、供應(yīng)商開發(fā)專員崗位職責(zé) 17 五、供應(yīng)商管理專員崗位職責(zé) 18 第二節(jié) 供應(yīng)商開發(fā)與管理制度 18 一、供應(yīng)商管理制度 23 二、供應(yīng)商篩選制度 24 第 三節(jié) 供應(yīng)商開發(fā)與管理表格 24 一、供應(yīng)商篩選表 25 二、合格供應(yīng)商列表 25 三、供應(yīng)商考核表 27 第四章 采購價(jià)格管理 28 第一節(jié) 采購價(jià)格管理崗位職責(zé) 28 一、采購價(jià)格主管崗位職責(zé) 28 二、采購詢價(jià)專員崗位職責(zé) 29 第二節(jié) 采購價(jià)格管理制度 32 第三節(jié) 采購價(jià)格管理表格 32 一、詢價(jià)單 32 二、采購詢價(jià)記錄表 33 三、比價(jià)、議價(jià)記錄表 34 第五章 采購談判與合同管理 35 第一節(jié) 采購談判與合同管理崗位職責(zé) 35 一、采購合同主管崗位 職責(zé) 35 二、采購談判專員崗位職責(zé) 36 三、采購合同管理專員崗位職責(zé) 36 第二節(jié) 采購談判與合同管理制度 36 一、采購談判管理制度 38 二、采購合同管理制度 42 第三節(jié) 采購談判與合同管理表格 42 一、采購談判計(jì)劃表 42 二、采購談判記錄表 43 三、合同簽訂審批單 44 第六章 采購進(jìn)度控制 45 第一節(jié) 采購進(jìn)度控制崗位職責(zé) 45 一、采購進(jìn)度控制主管崗位職責(zé) 45 二、采購跟單員崗位職責(zé) 46 第二節(jié) 采購進(jìn)度控制管理制度 46 一、 采購進(jìn)度控 制制度 48 二、采購交期管理辦法 51 第三節(jié) 采購進(jìn)度控制管理表格 51 一、采購進(jìn)度控制表 51 二、采購物資跟催表 52 三、采購交貨延遲檢討表 53 第七章 采購質(zhì)量控制 54 第一節(jié) 采購質(zhì)量控制崗位職責(zé) 54 一、采購質(zhì)量控制主管崗位職責(zé) 54 二、采購檢驗(yàn)專員崗位職責(zé) 55 第二節(jié) 采購質(zhì)量控制管理制度 55 一、采購認(rèn)證管理制度 60 二、采購質(zhì)量控制制度 63 第三節(jié) 采購質(zhì)量控制管理表格 63 一、采購檢驗(yàn)報(bào)告 64 二、檢驗(yàn)異常報(bào)告 65 三 、采購認(rèn)證計(jì)劃表 66 第八章 采購結(jié)算管理 67 第一節(jié) 采購結(jié)算崗位職責(zé) 67 一、采購結(jié)算主管崗位職責(zé) 67 二、采購結(jié)算專員崗位職責(zé) 68 第二節(jié) 采購結(jié)算管理制度 68 一、采購結(jié)算付款管理制度 70 二、預(yù)付貨款采購管理制度 72 第三節(jié) 采購結(jié)算管理表格 72 一、預(yù)付申請表 73 二、采購付款申請表 73 三、采購付款進(jìn)程表 74 第九章 采購成本控制 75 第一節(jié) 采購成本控制崗位職責(zé) 75 一、采購成本控制主管崗位職責(zé) 75 二、采購成本控制專員 崗位職責(zé) 76 第二節(jié) 采購成本控制管理制度 76 一、采購成本控制制度 79 二、采購訂購成本控制制度 84 第三節(jié) 采購成本控制管理表格 84 一、采購成本預(yù)算表 85 二、采購物資價(jià)格申報(bào)表 85 三、采購成本匯總表 86 第十章 采購績效管理 87 第一節(jié) 采購績效管理崗位職責(zé) 87 一、采購績效主管崗位職責(zé) 87 二、采購績效專員崗位職責(zé) 88 第二節(jié) 采購績效管理制度 88 一、采購績效考核制度 91 二、采購人員行為規(guī)范 93 第三節(jié) 采購績效管理表格 93 一、采購績效考核表 94 二、采購績效改進(jìn)表 94 三、采購績效獎(jiǎng)懲表 第二章 采購計(jì)劃管理 第一節(jié) 采購計(jì)劃管理崗位職責(zé) 一、采購計(jì)劃主管崗位職責(zé) 采購計(jì)劃主管在采購部經(jīng)理的指導(dǎo)下全面管理企業(yè)的采購計(jì)劃，組織編制采購計(jì)劃和采購預(yù)算，并對執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)順利、有序地進(jìn)行。采購計(jì)劃主管的崗位職責(zé)如表 21 所示。 表 21 采購計(jì)劃主管崗位職責(zé) 11．制訂采購計(jì)劃 (1)根據(jù)企業(yè)年度生產(chǎn)計(jì)劃、銷售計(jì)劃和經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略等制訂年度采購計(jì)劃，并對其進(jìn)行分解 （ 2）匯總企業(yè)及各部門的物資月度申購計(jì)劃，結(jié)合年度采購計(jì)劃，制訂詳細(xì)的月度采購計(jì)劃 （ 3）根據(jù)采購計(jì)劃的執(zhí)行情況編制增補(bǔ)計(jì)劃或臨時(shí)計(jì)劃 2．監(jiān)控采購計(jì)劃執(zhí)行 （ 1）監(jiān)控采購計(jì)劃的執(zhí)行過程，并定期向采購部經(jīng)理匯報(bào)采購計(jì)劃的執(zhí)行情況 （ 2）評(píng)審采購計(jì)劃的達(dá)成情況 （ 3）平衡采購計(jì)劃，并根據(jù)生產(chǎn)、銷售的實(shí)際情況調(diào)整采購供貨 期 3．庫存控制 （ 1）監(jiān)控庫存變化，及時(shí)補(bǔ)充庫存，使庫存維持合理的結(jié)構(gòu)及數(shù)量水平 （ 2）實(shí)時(shí)掌握物資的庫存情況，對訂購的物資從訂購至到貨實(shí)行全程跟蹤 4．處理其他工作 （ 1）深入了解市場的競爭態(tài)勢，多方收集供應(yīng)商信息，不斷拓寬供貨渠道 （ 2）完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作 二、采購計(jì)劃專員崗位職責(zé) 采購計(jì)劃專員的崗位職責(zé)是協(xié)助采購計(jì)劃主管編制采購計(jì)劃，具體職責(zé)內(nèi)容如表 22 所示。 表 22 采購計(jì)劃專員崗位職責(zé) 1．編制采購預(yù)算 （ 1）收集采購預(yù)算的編制依據(jù)， 編制年度采購預(yù)算并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批 （ 2）根據(jù)采購需求的變化情況提出采購預(yù)算修正案，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批 2．監(jiān)督采購預(yù)算執(zhí)行 （ 1）根據(jù)采購預(yù)算的執(zhí)行情況編制采購預(yù)算分析報(bào)告 （ 2）監(jiān)督采購預(yù)算的執(zhí)行情況，確保采購預(yù)算不超支 （ 3）落實(shí)采取成本控制措施，審核采購支出 三、采購預(yù)算專員崗位職責(zé) 采購預(yù)算專員的崗位職責(zé)是協(xié)助采購計(jì)劃主管編制采購預(yù)算，并監(jiān)督預(yù)算的執(zhí)行情況，具體職責(zé)內(nèi)容如表 23 所示。 表 23 采購預(yù)算專員崗位職責(zé) 1．接受各部門的請購需求 （ 1）負(fù) 責(zé)收集各部門上交的“請購單” （ 2）匯總各部門的請購需求，確定物資的總需求量 2．編制采購計(jì)劃 （ 1）協(xié)助采購計(jì)劃主管編制單項(xiàng)采購工作計(jì)劃，并及時(shí)上交 （ 2）根據(jù)采購計(jì)劃的執(zhí)行情況協(xié)助采購計(jì)劃主管編制增補(bǔ)計(jì)劃或臨時(shí)計(jì)劃 （ 3）根據(jù)需求計(jì)劃制定采購訂單，選擇合理時(shí)間和批量下訂單 第二節(jié) 采購計(jì)劃管理制度 一、采購計(jì)劃編制制度 下面是某企業(yè)的采購計(jì)劃編制制度，供讀者參考。 制度名稱 采購計(jì)劃編制制度 編 號(hào) 執(zhí)行部門 第 1 條 目的。 為編制合理的采購計(jì)劃，加強(qiáng)對采購計(jì)劃的管理，確保公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)順利、有序地進(jìn)行，特制定本制度。 第 2 條 適用范圍。 本制度適用于公司采購計(jì)劃的編制工作。 第 3 條 管理職責(zé)。 采購計(jì)劃主管在采購部經(jīng)理的指導(dǎo)下負(fù)責(zé)組織編制年度、季度、月度采購計(jì)劃，并嚴(yán)格監(jiān)督其執(zhí)行情況。 第 4 條 編制采購計(jì)劃的重要性。 1. 預(yù)估用料數(shù)量、交期，防止斷料，確保生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)正常進(jìn)行。 2. 避免庫存過多、資金積壓、空間浪費(fèi)。 3. 配合公司資金運(yùn)用、周轉(zhuǎn)，配合生產(chǎn)、銷售計(jì)劃的順利達(dá)成。 4. 指導(dǎo)采購作業(yè)。 第 5 條 采購計(jì)劃分類。 公司采購計(jì)劃包括但不限于以下三類：年度采購計(jì)劃、月度采購計(jì)劃和日采購計(jì)劃。 1. 年度采購計(jì)劃是指根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃，在對市場信息和需求信息進(jìn)行充分分析與收集的基礎(chǔ)上，依據(jù)往年歷史數(shù)據(jù)對比預(yù)測制訂的采購計(jì)劃。 2. 月度采購計(jì)劃是指在對年度采購計(jì)劃進(jìn)行分解的基礎(chǔ)上，依據(jù)上月實(shí)際采購情況、庫存情況和市場行情等制訂的采購計(jì)劃。 3. 日采購計(jì)劃是指在對月度采購計(jì)劃進(jìn)行分解的基礎(chǔ)上，依據(jù)各部門每日經(jīng)營所需物資的匯總及審核制訂的采購計(jì)劃。 第 6 條 采購計(jì)劃的編制依據(jù)。 采購部 在編制采購計(jì)劃時(shí)應(yīng)考慮經(jīng)營計(jì)劃、需求部門的采購申請、年度采購預(yù)算、庫存情況、公司資金供應(yīng)情況等相關(guān)因素。 第 7 條 采購計(jì)劃的編制步驟。 采購計(jì)劃的編制步驟如下圖所示。 編制采購計(jì)劃步驟圖 第 8 條 采購計(jì)劃編制注意事項(xiàng)。 采購部在編制采購計(jì)劃時(shí)應(yīng)注意以下事項(xiàng)。 1. 采購計(jì)劃要避免過于樂觀或保守。 2. 考慮公司年度目標(biāo)達(dá)成的可能性。 3. 生產(chǎn)、銷售計(jì)劃的可行性和預(yù)見問題。 4. 物料需求與物料清單、庫存狀況的確定性。 5. 物料標(biāo)準(zhǔn)成本的影響。 6. 保障生產(chǎn)與降低庫存的平衡。 7. 物料采購價(jià)格和市場供需的可能變化。 第 9 條 采購計(jì)劃專員應(yīng)審查各部門的申請采購物資是否能由現(xiàn)有庫存滿足或有無可替代的物資，只有現(xiàn)有庫存不能滿足的申請采購物資才能列入采購計(jì)劃中。 第 10 條 如果“采購申請表”中所列的物資為公司內(nèi)其他部門所生產(chǎn)的產(chǎn)品，在質(zhì)量、性能、交期、價(jià)格相同的情況下，需采用公司產(chǎn)品。 第 11 條 對于已申請的采購物資，請購部門若需要變更規(guī)格、數(shù)量或撤銷請購申請時(shí)，必須立即通知采購部，以便采購部及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況更改采購計(jì)劃。 第 12 條 如遇急需物資，請購部門應(yīng)填寫“緊急采購申請表 ”，由該部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司主管副總核準(zhǔn)后列入采購范圍。 第 13 條 采購計(jì)劃應(yīng)同時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部審核，以利于公司資金的安排。 第 14 條 采購部負(fù)責(zé)本制度的制定、解釋、修訂、廢止等工作。 第 15 條 本制度自公布之日起執(zhí)行。 編制人員 審核人員 批準(zhǔn)人員 編制日期 審核日期 批準(zhǔn)日期 二、采購預(yù)算管理制度 下面是某企業(yè)的采購預(yù)算管理制度，供讀者參考。 制度名稱 采購預(yù)算管理制度 編 號(hào) 執(zhí)行部門 第 1 章 總則 第 1 條 目的。 為加強(qiáng)對公司采購預(yù)算的管理，有效控制采購成本，特制定本制度。 第 2 條 適用范圍。 本制度適用于公司采購預(yù)算管理工作。 第 3 條 管理職責(zé)。 1. 采購部負(fù)責(zé)根據(jù)采購計(jì)劃編制采購預(yù)算，并嚴(yán)格執(zhí)行。 2. 財(cái)務(wù)部協(xié)助采購部編制采購預(yù)算，整合公司整體預(yù)算，并監(jiān)督采購預(yù)算的執(zhí)行情況。 3. 總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批采購預(yù)算。 第 2 章 采購預(yù)算的編制 第 4 條 采購預(yù)算的編制目標(biāo)。 1. 采購部憑采購預(yù)算進(jìn)行采購，并控制采購費(fèi)用的支出。 2. 方便財(cái)務(wù)部據(jù)此籌措