【正文】 公司辦公室采購流程管理制度 弗布克 1+1 管理工具箱系列 采購部規(guī)范化管理工具箱 （第 3 版） 周鴻 編著 北 京 目 錄 5 第二章 采購計劃管理 6 第一節(jié) 采購計劃管理崗位職責 6 一、采購計劃主管崗位職責 6 二、采購計劃專員崗位職責 7 三、采購預算專員崗位職責 7 第二節(jié) 采購計劃管理制度 7 一、采購計劃編制制度 10 二、采購預算管理制度 12 第三節(jié) 采購計劃管理表格 12 一、采購申請單 13 二、訂單采購計劃表 13 三、采購變更申請審批表 14 第三章 供應商開發(fā)與管理 15 第一節(jié) 供應商開發(fā)與管理崗位職責 15 一、招標采購主管崗位職責 15 二、供應商管理主管崗位職責 16 三、供應商管理工程師崗位職責 17 四、供應商開發(fā)專員崗位職責 17 五、供應商管理專員崗位職責 18 第二節(jié) 供應商開發(fā)與管理制度 18 一、供應商管理制度 23 二、供應商篩選制度 24 第 三節(jié) 供應商開發(fā)與管理表格 24 一、供應商篩選表 25 二、合格供應商列表 25 三、供應商考核表 27 第四章 采購價格管理 28 第一節(jié) 采購價格管理崗位職責 28 一、采購價格主管崗位職責 28 二、采購詢價專員崗位職責 29 第二節(jié) 采購價格管理制度 32 第三節(jié) 采購價格管理表格 32 一、詢價單 32 二、采購詢價記錄表 33 三、比價、議價記錄表 34 第五章 采購談判與合同管理 35 第一節(jié) 采購談判與合同管理崗位職責 35 一、采購合同主管崗位 職責 35 二、采購談判專員崗位職責 36 三、采購合同管理專員崗位職責 36 第二節(jié) 采購談判與合同管理制度 36 一、采購談判管理制度 38 二、采購合同管理制度 42 第三節(jié) 采購談判與合同管理表格 42 一、采購談判計劃表 42 二、采購談判記錄表 43 三、合同簽訂審批單 44 第六章 采購進度控制 45 第一節(jié) 采購進度控制崗位職責 45 一、采購進度控制主管崗位職責 45 二、采購跟單員崗位職責 46 第二節(jié) 采購進度控制管理制度 46 一、 采購進度控 制制度 48 二、采購交期管理辦法 51 第三節(jié) 采購進度控制管理表格 51 一、采購進度控制表 51 二、采購物資跟催表 52 三、采購交貨延遲檢討表 53 第七章 采購質(zhì)量控制 54 第一節(jié) 采購質(zhì)量控制崗位職責 54 一、采購質(zhì)量控制主管崗位職責 54 二、采購檢驗專員崗位職責 55 第二節(jié) 采購質(zhì)量控制管理制度 55 一、采購認證管理制度 60 二、采購質(zhì)量控制制度 63 第三節(jié) 采購質(zhì)量控制管理表格 63 一、采購檢驗報告 64 二、檢驗異常報告 65 三 、采購認證計劃表 66 第八章 采購結算管理 67 第一節(jié) 采購結算崗位職責 67 一、采購結算主管崗位職責 67 二、采購結算專員崗位職責 68 第二節(jié) 采購結算管理制度 68 一、采購結算付款管理制度 70 二、預付貨款采購管理制度 72 第三節(jié) 采購結算管理表格 72 一、預付申請表 73 二、采購付款申請表 73 三、采購付款進程表 74 第九章 采購成本控制 75 第一節(jié) 采購成本控制崗位職責 75 一、采購成本控制主管崗位職責 75 二、采購成本控制專員 崗位職責 76 第二節(jié) 采購成本控制管理制度 76 一、采購成本控制制度 79 二、采購訂購成本控制制度 84 第三節(jié) 采購成本控制管理表格 84 一、采購成本預算表 85 二、采購物資價格申報表 85 三、采購成本匯總表 86 第十章 采購績效管理 87 第一節(jié) 采購績效管理崗位職責 87 一、采購績效主管崗位職責 87 二、采購績效專員崗位職責 88 第二節(jié) 采購績效管理制度 88 一、采購績效考核制度 91 二、采購人員行為規(guī)范 93 第三節(jié) 采購績效管理表格 93 一、采購績效考核表 94 二、采購績效改進表 94 三、采購績效獎懲表 第二章 采購計劃管理 第一節(jié) 采購計劃管理崗位職責 一、采購計劃主管崗位職責 采購計劃主管在采購部經(jīng)理的指導下全面管理企業(yè)的采購計劃，組織編制采購計劃和采購預算，并對執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動順利、有序地進行。采購計劃主管的崗位職責如表 21 所示。 表 21 采購計劃主管崗位職責 11．制訂采購計劃 (1)根據(jù)企業(yè)年度生產(chǎn)計劃、銷售計劃和經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略等制訂年度采購計劃，并對其進行分解 （ 2）匯總企業(yè)及各部門的物資月度申購計劃，結合年度采購計劃，制訂詳細的月度采購計劃 （ 3）根據(jù)采購計劃的執(zhí)行情況編制增補計劃或臨時計劃 2．監(jiān)控采購計劃執(zhí)行 （ 1）監(jiān)控采購計劃的執(zhí)行過程，并定期向采購部經(jīng)理匯報采購計劃的執(zhí)行情況 （ 2）評審采購計劃的達成情況 （ 3）平衡采購計劃，并根據(jù)生產(chǎn)、銷售的實際情況調(diào)整采購供貨 期 3．庫存控制 （ 1）監(jiān)控庫存變化，及時補充庫存，使庫存維持合理的結構及數(shù)量水平 （ 2）實時掌握物資的庫存情況，對訂購的物資從訂購至到貨實行全程跟蹤 4．處理其他工作 （ 1）深入了解市場的競爭態(tài)勢，多方收集供應商信息，不斷拓寬供貨渠道 （ 2）完成上級領導交辦的其他工作 二、采購計劃專員崗位職責 采購計劃專員的崗位職責是協(xié)助采購計劃主管編制采購計劃，具體職責內(nèi)容如表 22 所示。 表 22 采購計劃專員崗位職責 1．編制采購預算 （ 1）收集采購預算的編制依據(jù)， 編制年度采購預算并報上級領導審批 （ 2）根據(jù)采購需求的變化情況提出采購預算修正案，并報上級領導審批 2．監(jiān)督采購預算執(zhí)行 （ 1）根據(jù)采購預算的執(zhí)行情況編制采購預算分析報告 （ 2）監(jiān)督采購預算的執(zhí)行情況，確保采購預算不超支 （ 3）落實采取成本控制措施，審核采購支出 三、采購預算專員崗位職責 采購預算專員的崗位職責是協(xié)助采購計劃主管編制采購預算，并監(jiān)督預算的執(zhí)行情況，具體職責內(nèi)容如表 23 所示。 表 23 采購預算專員崗位職責 1．接受各部門的請購需求 （ 1）負 責收集各部門上交的“請購單” （ 2）匯總各部門的請購需求，確定物資的總需求量 2．編制采購計劃 （ 1）協(xié)助采購計劃主管編制單項采購工作計劃，并及時上交 （ 2）根據(jù)采購計劃的執(zhí)行情況協(xié)助采購計劃主管編制增補計劃或臨時計劃 （ 3）根據(jù)需求計劃制定采購訂單，選擇合理時間和批量下訂單 第二節(jié) 采購計劃管理制度 一、采購計劃編制制度 下面是某企業(yè)的采購計劃編制制度，供讀者參考。 制度名稱 采購計劃編制制度 編 號 執(zhí)行部門 第 1 條 目的。 為編制合理的采購計劃，加強對采購計劃的管理，確保公司的生產(chǎn)經(jīng)營活動順利、有序地進行，特制定本制度。 第 2 條 適用范圍。 本制度適用于公司采購計劃的編制工作。 第 3 條 管理職責。 采購計劃主管在采購部經(jīng)理的指導下負責組織編制年度、季度、月度采購計劃，并嚴格監(jiān)督其執(zhí)行情況。 第 4 條 編制采購計劃的重要性。 1. 預估用料數(shù)量、交期，防止斷料，確保生產(chǎn)經(jīng)營活動正常進行。 2. 避免庫存過多、資金積壓、空間浪費。 3. 配合公司資金運用、周轉(zhuǎn)，配合生產(chǎn)、銷售計劃的順利達成。 4. 指導采購作業(yè)。 第 5 條 采購計劃分類。 公司采購計劃包括但不限于以下三類：年度采購計劃、月度采購計劃和日采購計劃。 1. 年度采購計劃是指根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃，在對市場信息和需求信息進行充分分析與收集的基礎上，依據(jù)往年歷史數(shù)據(jù)對比預測制訂的采購計劃。 2. 月度采購計劃是指在對年度采購計劃進行分解的基礎上，依據(jù)上月實際采購情況、庫存情況和市場行情等制訂的采購計劃。 3. 日采購計劃是指在對月度采購計劃進行分解的基礎上，依據(jù)各部門每日經(jīng)營所需物資的匯總及審核制訂的采購計劃。 第 6 條 采購計劃的編制依據(jù)。 采購部 在編制采購計劃時應考慮經(jīng)營計劃、需求部門的采購申請、年度采購預算、庫存情況、公司資金供應情況等相關因素。 第 7 條 采購計劃的編制步驟。 采購計劃的編制步驟如下圖所示。 編制采購計劃步驟圖 第 8 條 采購計劃編制注意事項。 采購部在編制采購計劃時應注意以下事項。 1. 采購計劃要避免過于樂觀或保守。 2. 考慮公司年度目標達成的可能性。 3. 生產(chǎn)、銷售計劃的可行性和預見問題。 4. 物料需求與物料清單、庫存狀況的確定性。 5. 物料標準成本的影響。 6. 保障生產(chǎn)與降低庫存的平衡。 7. 物料采購價格和市場供需的可能變化。 第 9 條 采購計劃專員應審查各部門的申請采購物資是否能由現(xiàn)有庫存滿足或有無可替代的物資，只有現(xiàn)有庫存不能滿足的申請采購物資才能列入采購計劃中。 第 10 條 如果“采購申請表”中所列的物資為公司內(nèi)其他部門所生產(chǎn)的產(chǎn)品，在質(zhì)量、性能、交期、價格相同的情況下，需采用公司產(chǎn)品。 第 11 條 對于已申請的采購物資，請購部門若需要變更規(guī)格、數(shù)量或撤銷請購申請時，必須立即通知采購部，以便采購部及時根據(jù)實際情況更改采購計劃。 第 12 條 如遇急需物資，請購部門應填寫“緊急采購申請表 ”，由該部門負責人審核簽字后，報公司主管副總核準后列入采購范圍。 第 13 條 采購計劃應同時報送財務部審核，以利于公司資金的安排。 第 14 條 采購部負責本制度的制定、解釋、修訂、廢止等工作。 第 15 條 本制度自公布之日起執(zhí)行。 編制人員 審核人員 批準人員 編制日期 審核日期 批準日期 二、采購預算管理制度 下面是某企業(yè)的采購預算管理制度，供讀者參考。 制度名稱 采購預算管理制度 編 號 執(zhí)行部門 第 1 章 總則 第 1 條 目的。 為加強對公司采購預算的管理，有效控制采購成本，特制定本制度。 第 2 條 適用范圍。 本制度適用于公司采購預算管理工作。 第 3 條 管理職責。 1. 采購部負責根據(jù)采購計劃編制采購預算，并嚴格執(zhí)行。 2. 財務部協(xié)助采購部編制采購預算，整合公司整體預算，并監(jiān)督采購預算的執(zhí)行情況。 3. 總經(jīng)理負責審批采購預算。 第 2 章 采購預算的編制 第 4 條 采購預算的編制目標。 1. 采購部憑采購預算進行采購，并控制采購費用的支出。 2. 方便財務部據(jù)此籌措