【正文】 公司辦公室采購(gòu)流程管理制度 弗布克 1+1 管理工具箱系列 采購(gòu)部規(guī)范化管理工具箱 （第 3 版） 周鴻 編著 北 京 目 錄 5 第二章 采購(gòu)計(jì)劃管理 6 第一節(jié) 采購(gòu)計(jì)劃管理崗位職責(zé) 6 一、采購(gòu)計(jì)劃主管崗位職責(zé) 6 二、采購(gòu)計(jì)劃專員崗位職責(zé) 7 三、采購(gòu)預(yù)算專員崗位職責(zé) 7 第二節(jié) 采購(gòu)計(jì)劃管理制度 7 一、采購(gòu)計(jì)劃編制制度 10 二、采購(gòu)預(yù)算管理制度 12 第三節(jié) 采購(gòu)計(jì)劃管理表格 12 一、采購(gòu)申請(qǐng)單 13 二、訂單采購(gòu)計(jì)劃表 13 三、采購(gòu)變更申請(qǐng)審批表 14 第三章 供應(yīng)商開(kāi)發(fā)與管理 15 第一節(jié) 供應(yīng)商開(kāi)發(fā)與管理崗位職責(zé) 15 一、招標(biāo)采購(gòu)主管崗位職責(zé) 15 二、供應(yīng)商管理主管崗位職責(zé) 16 三、供應(yīng)商管理工程師崗位職責(zé) 17 四、供應(yīng)商開(kāi)發(fā)專員崗位職責(zé) 17 五、供應(yīng)商管理專員崗位職責(zé) 18 第二節(jié) 供應(yīng)商開(kāi)發(fā)與管理制度 18 一、供應(yīng)商管理制度 23 二、供應(yīng)商篩選制度 24 第 三節(jié) 供應(yīng)商開(kāi)發(fā)與管理表格 24 一、供應(yīng)商篩選表 25 二、合格供應(yīng)商列表 25 三、供應(yīng)商考核表 27 第四章 采購(gòu)價(jià)格管理 28 第一節(jié) 采購(gòu)價(jià)格管理崗位職責(zé) 28 一、采購(gòu)價(jià)格主管崗位職責(zé) 28 二、采購(gòu)詢價(jià)專員崗位職責(zé) 29 第二節(jié) 采購(gòu)價(jià)格管理制度 32 第三節(jié) 采購(gòu)價(jià)格管理表格 32 一、詢價(jià)單 32 二、采購(gòu)詢價(jià)記錄表 33 三、比價(jià)、議價(jià)記錄表 34 第五章 采購(gòu)談判與合同管理 35 第一節(jié) 采購(gòu)談判與合同管理崗位職責(zé) 35 一、采購(gòu)合同主管崗位 職責(zé) 35 二、采購(gòu)談判專員崗位職責(zé) 36 三、采購(gòu)合同管理專員崗位職責(zé) 36 第二節(jié) 采購(gòu)談判與合同管理制度 36 一、采購(gòu)談判管理制度 38 二、采購(gòu)合同管理制度 42 第三節(jié) 采購(gòu)談判與合同管理表格 42 一、采購(gòu)談判計(jì)劃表 42 二、采購(gòu)談判記錄表 43 三、合同簽訂審批單 44 第六章 采購(gòu)進(jìn)度控制 45 第一節(jié) 采購(gòu)進(jìn)度控制崗位職責(zé) 45 一、采購(gòu)進(jìn)度控制主管崗位職責(zé) 45 二、采購(gòu)跟單員崗位職責(zé) 46 第二節(jié) 采購(gòu)進(jìn)度控制管理制度 46 一、 采購(gòu)進(jìn)度控 制制度 48 二、采購(gòu)交期管理辦法 51 第三節(jié) 采購(gòu)進(jìn)度控制管理表格 51 一、采購(gòu)進(jìn)度控制表 51 二、采購(gòu)物資跟催表 52 三、采購(gòu)交貨延遲檢討表 53 第七章 采購(gòu)質(zhì)量控制 54 第一節(jié) 采購(gòu)質(zhì)量控制崗位職責(zé) 54 一、采購(gòu)質(zhì)量控制主管崗位職責(zé) 54 二、采購(gòu)檢驗(yàn)專員崗位職責(zé) 55 第二節(jié) 采購(gòu)質(zhì)量控制管理制度 55 一、采購(gòu)認(rèn)證管理制度 60 二、采購(gòu)質(zhì)量控制制度 63 第三節(jié) 采購(gòu)質(zhì)量控制管理表格 63 一、采購(gòu)檢驗(yàn)報(bào)告 64 二、檢驗(yàn)異常報(bào)告 65 三 、采購(gòu)認(rèn)證計(jì)劃表 66 第八章 采購(gòu)結(jié)算管理 67 第一節(jié) 采購(gòu)結(jié)算崗位職責(zé) 67 一、采購(gòu)結(jié)算主管崗位職責(zé) 67 二、采購(gòu)結(jié)算專員崗位職責(zé) 68 第二節(jié) 采購(gòu)結(jié)算管理制度 68 一、采購(gòu)結(jié)算付款管理制度 70 二、預(yù)付貨款采購(gòu)管理制度 72 第三節(jié) 采購(gòu)結(jié)算管理表格 72 一、預(yù)付申請(qǐng)表 73 二、采購(gòu)付款申請(qǐng)表 73 三、采購(gòu)付款進(jìn)程表 74 第九章 采購(gòu)成本控制 75 第一節(jié) 采購(gòu)成本控制崗位職責(zé) 75 一、采購(gòu)成本控制主管崗位職責(zé) 75 二、采購(gòu)成本控制專員 崗位職責(zé) 76 第二節(jié) 采購(gòu)成本控制管理制度 76 一、采購(gòu)成本控制制度 79 二、采購(gòu)訂購(gòu)成本控制制度 84 第三節(jié) 采購(gòu)成本控制管理表格 84 一、采購(gòu)成本預(yù)算表 85 二、采購(gòu)物資價(jià)格申報(bào)表 85 三、采購(gòu)成本匯總表 86 第十章 采購(gòu)績(jī)效管理 87 第一節(jié) 采購(gòu)績(jī)效管理崗位職責(zé) 87 一、采購(gòu)績(jī)效主管崗位職責(zé) 87 二、采購(gòu)績(jī)效專員崗位職責(zé) 88 第二節(jié) 采購(gòu)績(jī)效管理制度 88 一、采購(gòu)績(jī)效考核制度 91 二、采購(gòu)人員行為規(guī)范 93 第三節(jié) 采購(gòu)績(jī)效管理表格 93 一、采購(gòu)績(jī)效考核表 94 二、采購(gòu)績(jī)效改進(jìn)表 94 三、采購(gòu)績(jī)效獎(jiǎng)懲表 第二章 采購(gòu)計(jì)劃管理 第一節(jié) 采購(gòu)計(jì)劃管理崗位職責(zé) 一、采購(gòu)計(jì)劃主管崗位職責(zé) 采購(gòu)計(jì)劃主管在采購(gòu)部經(jīng)理的指導(dǎo)下全面管理企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃，組織編制采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)預(yù)算，并對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利、有序地進(jìn)行。采購(gòu)計(jì)劃主管的崗位職責(zé)如表 21 所示。 表 21 采購(gòu)計(jì)劃主管崗位職責(zé) 11．制訂采購(gòu)計(jì)劃 (1)根據(jù)企業(yè)年度生產(chǎn)計(jì)劃、銷售計(jì)劃和經(jīng)營(yíng)發(fā)展戰(zhàn)略等制訂年度采購(gòu)計(jì)劃，并對(duì)其進(jìn)行分解 （ 2）匯總企業(yè)及各部門的物資月度申購(gòu)計(jì)劃，結(jié)合年度采購(gòu)計(jì)劃，制訂詳細(xì)的月度采購(gòu)計(jì)劃 （ 3）根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況編制增補(bǔ)計(jì)劃或臨時(shí)計(jì)劃 2．監(jiān)控采購(gòu)計(jì)劃執(zhí)行 （ 1）監(jiān)控采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行過(guò)程，并定期向采購(gòu)部經(jīng)理匯報(bào)采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況 （ 2）評(píng)審采購(gòu)計(jì)劃的達(dá)成情況 （ 3）平衡采購(gòu)計(jì)劃，并根據(jù)生產(chǎn)、銷售的實(shí)際情況調(diào)整采購(gòu)供貨 期 3．庫(kù)存控制 （ 1）監(jiān)控庫(kù)存變化，及時(shí)補(bǔ)充庫(kù)存，使庫(kù)存維持合理的結(jié)構(gòu)及數(shù)量水平 （ 2）實(shí)時(shí)掌握物資的庫(kù)存情況，對(duì)訂購(gòu)的物資從訂購(gòu)至到貨實(shí)行全程跟蹤 4．處理其他工作 （ 1）深入了解市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)態(tài)勢(shì)，多方收集供應(yīng)商信息，不斷拓寬供貨渠道 （ 2）完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作 二、采購(gòu)計(jì)劃專員崗位職責(zé) 采購(gòu)計(jì)劃專員的崗位職責(zé)是協(xié)助采購(gòu)計(jì)劃主管編制采購(gòu)計(jì)劃，具體職責(zé)內(nèi)容如表 22 所示。 表 22 采購(gòu)計(jì)劃專員崗位職責(zé) 1．編制采購(gòu)預(yù)算 （ 1）收集采購(gòu)預(yù)算的編制依據(jù)， 編制年度采購(gòu)預(yù)算并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批 （ 2）根據(jù)采購(gòu)需求的變化情況提出采購(gòu)預(yù)算修正案，并報(bào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批 2．監(jiān)督采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行 （ 1）根據(jù)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況編制采購(gòu)預(yù)算分析報(bào)告 （ 2）監(jiān)督采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況，確保采購(gòu)預(yù)算不超支 （ 3）落實(shí)采取成本控制措施，審核采購(gòu)支出 三、采購(gòu)預(yù)算專員崗位職責(zé) 采購(gòu)預(yù)算專員的崗位職責(zé)是協(xié)助采購(gòu)計(jì)劃主管編制采購(gòu)預(yù)算，并監(jiān)督預(yù)算的執(zhí)行情況，具體職責(zé)內(nèi)容如表 23 所示。 表 23 采購(gòu)預(yù)算專員崗位職責(zé) 1．接受各部門的請(qǐng)購(gòu)需求 （ 1）負(fù) 責(zé)收集各部門上交的“請(qǐng)購(gòu)單” （ 2）匯總各部門的請(qǐng)購(gòu)需求，確定物資的總需求量 2．編制采購(gòu)計(jì)劃 （ 1）協(xié)助采購(gòu)計(jì)劃主管編制單項(xiàng)采購(gòu)工作計(jì)劃，并及時(shí)上交 （ 2）根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃的執(zhí)行情況協(xié)助采購(gòu)計(jì)劃主管編制增補(bǔ)計(jì)劃或臨時(shí)計(jì)劃 （ 3）根據(jù)需求計(jì)劃制定采購(gòu)訂單，選擇合理時(shí)間和批量下訂單 第二節(jié) 采購(gòu)計(jì)劃管理制度 一、采購(gòu)計(jì)劃編制制度 下面是某企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃編制制度，供讀者參考。 制度名稱 采購(gòu)計(jì)劃編制制度 編 號(hào) 執(zhí)行部門 第 1 條 目的。 為編制合理的采購(gòu)計(jì)劃，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的管理，確保公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)順利、有序地進(jìn)行，特制定本制度。 第 2 條 適用范圍。 本制度適用于公司采購(gòu)計(jì)劃的編制工作。 第 3 條 管理職責(zé)。 采購(gòu)計(jì)劃主管在采購(gòu)部經(jīng)理的指導(dǎo)下負(fù)責(zé)組織編制年度、季度、月度采購(gòu)計(jì)劃，并嚴(yán)格監(jiān)督其執(zhí)行情況。 第 4 條 編制采購(gòu)計(jì)劃的重要性。 1. 預(yù)估用料數(shù)量、交期，防止斷料，確保生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)正常進(jìn)行。 2. 避免庫(kù)存過(guò)多、資金積壓、空間浪費(fèi)。 3. 配合公司資金運(yùn)用、周轉(zhuǎn)，配合生產(chǎn)、銷售計(jì)劃的順利達(dá)成。 4. 指導(dǎo)采購(gòu)作業(yè)。 第 5 條 采購(gòu)計(jì)劃分類。 公司采購(gòu)計(jì)劃包括但不限于以下三類：年度采購(gòu)計(jì)劃、月度采購(gòu)計(jì)劃和日采購(gòu)計(jì)劃。 1. 年度采購(gòu)計(jì)劃是指根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃，在對(duì)市場(chǎng)信息和需求信息進(jìn)行充分分析與收集的基礎(chǔ)上，依據(jù)往年歷史數(shù)據(jù)對(duì)比預(yù)測(cè)制訂的采購(gòu)計(jì)劃。 2. 月度采購(gòu)計(jì)劃是指在對(duì)年度采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行分解的基礎(chǔ)上，依據(jù)上月實(shí)際采購(gòu)情況、庫(kù)存情況和市場(chǎng)行情等制訂的采購(gòu)計(jì)劃。 3. 日采購(gòu)計(jì)劃是指在對(duì)月度采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行分解的基礎(chǔ)上，依據(jù)各部門每日經(jīng)營(yíng)所需物資的匯總及審核制訂的采購(gòu)計(jì)劃。 第 6 條 采購(gòu)計(jì)劃的編制依據(jù)。 采購(gòu)部 在編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)應(yīng)考慮經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、需求部門的采購(gòu)申請(qǐng)、年度采購(gòu)預(yù)算、庫(kù)存情況、公司資金供應(yīng)情況等相關(guān)因素。 第 7 條 采購(gòu)計(jì)劃的編制步驟。 采購(gòu)計(jì)劃的編制步驟如下圖所示。 編制采購(gòu)計(jì)劃步驟圖 第 8 條 采購(gòu)計(jì)劃編制注意事項(xiàng)。 采購(gòu)部在編制采購(gòu)計(jì)劃時(shí)應(yīng)注意以下事項(xiàng)。 1. 采購(gòu)計(jì)劃要避免過(guò)于樂(lè)觀或保守。 2. 考慮公司年度目標(biāo)達(dá)成的可能性。 3. 生產(chǎn)、銷售計(jì)劃的可行性和預(yù)見(jiàn)問(wèn)題。 4. 物料需求與物料清單、庫(kù)存狀況的確定性。 5. 物料標(biāo)準(zhǔn)成本的影響。 6. 保障生產(chǎn)與降低庫(kù)存的平衡。 7. 物料采購(gòu)價(jià)格和市場(chǎng)供需的可能變化。 第 9 條 采購(gòu)計(jì)劃專員應(yīng)審查各部門的申請(qǐng)采購(gòu)物資是否能由現(xiàn)有庫(kù)存滿足或有無(wú)可替代的物資，只有現(xiàn)有庫(kù)存不能滿足的申請(qǐng)采購(gòu)物資才能列入采購(gòu)計(jì)劃中。 第 10 條 如果“采購(gòu)申請(qǐng)表”中所列的物資為公司內(nèi)其他部門所生產(chǎn)的產(chǎn)品，在質(zhì)量、性能、交期、價(jià)格相同的情況下，需采用公司產(chǎn)品。 第 11 條 對(duì)于已申請(qǐng)的采購(gòu)物資，請(qǐng)購(gòu)部門若需要變更規(guī)格、數(shù)量或撤銷請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)時(shí)，必須立即通知采購(gòu)部，以便采購(gòu)部及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況更改采購(gòu)計(jì)劃。 第 12 條 如遇急需物資，請(qǐng)購(gòu)部門應(yīng)填寫“緊急采購(gòu)申請(qǐng)表 ”，由該部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司主管副總核準(zhǔn)后列入采購(gòu)范圍。 第 13 條 采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)同時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部審核，以利于公司資金的安排。 第 14 條 采購(gòu)部負(fù)責(zé)本制度的制定、解釋、修訂、廢止等工作。 第 15 條 本制度自公布之日起執(zhí)行。 編制人員 審核人員 批準(zhǔn)人員 編制日期 審核日期 批準(zhǔn)日期 二、采購(gòu)預(yù)算管理制度 下面是某企業(yè)的采購(gòu)預(yù)算管理制度，供讀者參考。 制度名稱 采購(gòu)預(yù)算管理制度 編 號(hào) 執(zhí)行部門 第 1 章 總則 第 1 條 目的。 為加強(qiáng)對(duì)公司采購(gòu)預(yù)算的管理，有效控制采購(gòu)成本，特制定本制度。 第 2 條 適用范圍。 本制度適用于公司采購(gòu)預(yù)算管理工作。 第 3 條 管理職責(zé)。 1. 采購(gòu)部負(fù)責(zé)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃編制采購(gòu)預(yù)算，并嚴(yán)格執(zhí)行。 2. 財(cái)務(wù)部協(xié)助采購(gòu)部編制采購(gòu)預(yù)算，整合公司整體預(yù)算，并監(jiān)督采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況。 3. 總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批采購(gòu)預(yù)算。 第 2 章 采購(gòu)預(yù)算的編制 第 4 條 采購(gòu)預(yù)算的編制目標(biāo)。 1. 采購(gòu)部憑采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行采購(gòu)，并控制采購(gòu)費(fèi)用的支出。 2. 方便財(cái)務(wù)部據(jù)此籌措