【正文】 內(nèi)部控制與現(xiàn)金管理學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)習(xí)完本章后，應(yīng)該能夠做到：1. 描述出一個有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)2. 使用銀行對帳單作為內(nèi)部控制措施3. 管理并處置現(xiàn)金4. 對現(xiàn)金收款實行內(nèi)部控制5. 對現(xiàn)金付款實行內(nèi)部控制6. 運用預(yù)算來管理現(xiàn)金7. 衡量企業(yè)中存在的道德風(fēng)險Grant Leforge 辦事處究竟出了什么錯誤？ 答案是：在現(xiàn)金會計的控制上存在漏洞。Steve Lane 負(fù)責(zé)從客戶手中收取現(xiàn)金，而他同時還可以接觸公司的會計帳。通過操縱會計賬簿，他甚至可以隱瞞盜竊行為達(dá)幾年。此外，日常也沒有人檢查他的工作。我們在本章中所討論的幾步程序?qū)⒛芙忉尮救绾尾拍鼙苊獯朔N盜用行為的發(fā)生，當(dāng)然，這些控制系統(tǒng)雖不能完全防止錯誤，但好的控制至少可以幫助發(fā)現(xiàn)不道德的或是違法的行為并限制其影響。內(nèi)部控制對于大公司并不是可有可無的?！锻獠扛瘮》ā?The Foreign Corruption Practices Act)要求公司在證券交易委員會的控制下保持適當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制系統(tǒng)，而不論其是否存在外部交易。法案同時還包括對于行賄受賄和其他腐敗行為的特別禁令。本章主要討論內(nèi)部控制，即經(jīng)理用來控制經(jīng)營和保護(hù)公司資產(chǎn)的組織的計劃和完整的框架。本章將這些控制方法主要運用到現(xiàn)金（流動性最高的資產(chǎn)）管理中，并為企業(yè)進(jìn)行道德評判提供框架。在以后的幾章中我們將討論經(jīng)理如何對資產(chǎn)中的其他項目進(jìn)行控制。內(nèi)部控制經(jīng)理的一項主要責(zé)任就是控制企業(yè)的運營。企業(yè)所有者和高層管理人員為企業(yè)制定目標(biāo)，經(jīng)理引導(dǎo)方向，員工執(zhí)行計劃。好的經(jīng)理必須能夠決定整個企業(yè)在今后的幾年中將走向何方。但是，如果他們不能控制運營，那么整個企業(yè)也許就不能有長久性的經(jīng)營，經(jīng)理們也無法將他們崇高的計劃加以實施。內(nèi)部控制是一部企業(yè)的計劃及其相關(guān)的步驟，其作用在于：1． 保護(hù)資產(chǎn)，2． 鼓勵遵守公司政策，3． 促進(jìn)運營效率，4． 確保準(zhǔn)確與可靠的會計報告。例41引自Lands’ End公司合并財務(wù)報表中責(zé)任一節(jié)。該公司高層管理人員負(fù)責(zé)財務(wù)報表及相關(guān)系統(tǒng)內(nèi)部控制。文中第二段提到關(guān)于一個系統(tǒng)的內(nèi)部控制、資產(chǎn)的保護(hù)、和對欺詐財務(wù)報告的預(yù)防。下面，讓我們具體來看看公司如何創(chuàng)造出有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)。請參照點41例41：Lands’ End公司內(nèi)部控制管理報告書Lands’ End公司 對于合并財務(wù)報表的責(zé)任Lands’ End公司管理層及其子公司有義務(wù)提供相關(guān)財務(wù)報表，并對其完整性和可觀性負(fù)責(zé)。報表是依照公認(rèn)會計準(zhǔn)則制定并在一致性基礎(chǔ)上實施。合并財務(wù)報表之?dāng)?shù)據(jù)包括管理層最好的估計和判斷所得出的數(shù)據(jù)。與此同時，管理層還將準(zhǔn)備年報中的其他信息，并對合并財務(wù)報表的準(zhǔn)確性和一致性負(fù)責(zé)。 David F. Dyer 首席執(zhí)行官公司管理層已經(jīng)建立并正在維護(hù)內(nèi)部控制。此系統(tǒng)提供恰當(dāng)?shù)臋?quán)力分配，對合并財務(wù)報表的完整性和可靠性提供合理保證，對資產(chǎn)進(jìn)行保護(hù)以防未授權(quán)的使用或處置，以及預(yù)防和發(fā)現(xiàn)欺詐性財務(wù)報告，經(jīng)常性內(nèi)審。管理層相信,截至1999年1月29日，公司的內(nèi)部控制系統(tǒng)完全有能力完成以上提到的目標(biāo)。 Stephen A. Orum 副董事長，首席財務(wù)官建立有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)不論是Grant LeForge辦事處、Lands’ End公司、還是一家本地的百貨公司，一個有效的內(nèi)部控制系統(tǒng)都需要具備以下特點：具有競爭性的、可靠的、有道德的職員。員工應(yīng)該是有競爭性的、可靠的和有道德的。公司往往通過提供高薪以吸引高素質(zhì)員工、培訓(xùn)和在工作中進(jìn)行指導(dǎo)來達(dá)到培養(yǎng)有競爭性的員工的目的，又通過輪換員工至不同的工作崗位來使其具備靈活性。當(dāng)一名員工生病或休假時，另一名員工就會補上來。責(zé)任的分配。具備良好內(nèi)部控制的企業(yè)從不忽視重要責(zé)任。每一名員工都會承擔(dān)一定的責(zé)任。例42在公司組織結(jié)構(gòu)圖表中有這樣一個責(zé)任分配的模型。請注意公司有一名負(fù)責(zé)財務(wù)會計的副董事長，其下設(shè)財務(wù)主管和總會計師，兩人向副董事長報告。其中，財務(wù)主管負(fù)責(zé)現(xiàn)金管理，總會計師是主要的會計主管人。在這個組織中，總會計師負(fù)責(zé)批準(zhǔn)付款發(fā)票，而財務(wù)主管則負(fù)責(zé)簽支票?？倳嫀熓窒碌臅嫽蛟S負(fù)責(zé)財產(chǎn)稅，或許負(fù)責(zé)銷售稅?？偠灾械呢?zé)任都被明確定義和布置到負(fù)責(zé)他們的個人手中。適當(dāng)授權(quán)。一個組織通常都會有關(guān)于核準(zhǔn)程序的明文規(guī)定。任何于規(guī)定政策相偏離的行為都需要適當(dāng)授權(quán)。例如，零售商店的經(jīng)理或經(jīng)理助理必須對大于商店通常限額的顧客支票進(jìn)行批準(zhǔn)；同樣的，在大學(xué)里，低年級的學(xué)生如果想選高年級的課程，也要經(jīng)過大學(xué)的系主任的批準(zhǔn)。職權(quán)分離。精明的管理者將交易的職權(quán)在兩個或多個人（部門）之間分配。職權(quán)分離限制了欺詐產(chǎn)生的機(jī)會，并增進(jìn)了會計紀(jì)錄的準(zhǔn)確性。Lands’ End公司的責(zé)任報告（見例41）提及職權(quán)分離；這一內(nèi)部控制系統(tǒng)中的重要組成部分包括以下四點：1． 經(jīng)營與會計的分離。所有的會計活動都應(yīng)從經(jīng)營部門，如制造部門和銷售部門，中完全分離出來，一次來保證會計紀(jì)錄的可靠性。例如，產(chǎn)品檢驗員而非機(jī)器操作員英負(fù)責(zé)計量生產(chǎn)過程中產(chǎn)生的產(chǎn)品件數(shù)；會計人員而非銷售人員應(yīng)保存存貨紀(jì)錄。請通過例42來看看會計是如何與生產(chǎn)和市場部門分離的。2． 資產(chǎn)保管與會計的分離。如果會計人員被禁止接觸現(xiàn)金，同時出納無法接近會計賬簿，那么誘惑和欺詐就會大大減少。反之，假如一名員工既經(jīng)手現(xiàn)金又負(fù)責(zé)會計記賬，則此人就可以偷竊現(xiàn)金并通過造假帳來掩蓋其偷竊行為。正如例42中這一內(nèi)部控制要素所示，財務(wù)主管保管現(xiàn)金而總會計師記現(xiàn)金賬，沒有人能同時負(fù)責(zé)這兩件事。3． Steve Lane 能夠?qū)⒁粋€客戶的現(xiàn)金存款加到另一個客戶在Grant LeForge辦事處的帳上。顯然，出納Lane控制會計系統(tǒng)中部分?jǐn)?shù)據(jù)的輸入。這一對職權(quán)分離的破壞使Grant LeForge辦事處損失超過600,000美元。4． 存貨應(yīng)有不具有會計職權(quán)的倉庫員工負(fù)責(zé)管理。如果他們被允許對存貨記賬，他們就可以盜竊存貨并將其作為陳舊存貨注銷。此處，注銷為貸記資產(chǎn)賬戶。注銷可以被紀(jì)錄為因存貨過時而導(dǎo)致的損失并因此減少存貨。因此，負(fù)責(zé)保管資產(chǎn)的人無權(quán)接觸電腦程序；同樣的程序員也無權(quán)接觸那些有誘惑性的資產(chǎn)如現(xiàn)金。5． 交易授權(quán)與相關(guān)資產(chǎn)保管的分離。如果可能的話，授權(quán)交易的人應(yīng)無權(quán)處理相關(guān)資產(chǎn)。例如，同一個人不能同時負(fù)責(zé)授權(quán)支付供貨商發(fā)票上的金額和簽署支票來付賬；因為如果同時具備這兩項權(quán)利，此人就會授權(quán)向他自己進(jìn)行支付同時簽署支票。而當(dāng)兩權(quán)分離時，只有那些被授權(quán)的支票才能被支付。6． 會計職能內(nèi)部權(quán)利的分離。不同的人應(yīng)執(zhí)行會計帳務(wù)的不同階段，從而出錯和欺詐的機(jī)會都達(dá)到最小化。例如，現(xiàn)金收入記賬和現(xiàn)金償付應(yīng)由不同會計負(fù)責(zé)；分管應(yīng)付賬款和支票需求的職員無權(quán)審批支票。請參照點42例42 公司組織結(jié)構(gòu)圖董事會審計委員會總裁高級副總裁生產(chǎn)部副總裁市場部副總裁財會部副總裁其他副總裁財務(wù)主管總會計師收款和信貸現(xiàn)金管理與投資人交往與銀行交往普通會計稅務(wù)預(yù)算系統(tǒng)內(nèi)部審計外部審計內(nèi)部和外部審計。為保證會計記錄的準(zhǔn)確性，許多公司會進(jìn)行定期的審計。審計是指對公司的財務(wù)報表、會計系統(tǒng)、內(nèi)部控制、和產(chǎn)生以上各項的會計賬簿所進(jìn)行的檢查。由于對審計人員來說檢查一個期間內(nèi)的所有交易事項從經(jīng)濟(jì)上講是不劃算的，所以審計人員通常依賴會計系統(tǒng)來產(chǎn)生準(zhǔn)確的會計記錄。要衡量公司會計系統(tǒng)的可依賴性，審計員們要評價其內(nèi)部控制系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)的缺點并建議更正。審計員要在其審計報告中體現(xiàn)客觀性；而忙于工作的經(jīng)理們也容易忽略他們自己的缺點。審計分內(nèi)部和外部審計。例42中顯示內(nèi)部審計員就是公司的職員，他們直接向?qū)徲嬑瘑T會匯報。在一些組織中，內(nèi)部審計員直接向副總裁匯報。一年里，他們會對公司的不同部門進(jìn)行審計，以確保所有職員均服從于公司政策。外部審計員完全獨立于公司。他們受雇于像Lands’ End公司、百事公司、施樂公司等企業(yè)來對其整體進(jìn)行審計。外部審計師主要考慮財務(wù)報告及影響因素。內(nèi)部和外部審計師均獨立于他們所檢查的企業(yè)經(jīng)營活動。一名審計師或許會發(fā)現(xiàn)有職員既經(jīng)手現(xiàn)金又負(fù)責(zé)現(xiàn)金賬，就像Grant Leforge公司的Steve Lane一樣。在此種情況下，審計師應(yīng)建議改進(jìn)。而審計師的這些建議有助于公司更有效的運營。文件和賬簿。企業(yè)的文件和賬簿各不相同，包括原始憑證，如發(fā)票和購貨單，及會計日記賬、分類賬和總賬。所有文件都應(yīng)提前編號。在順序編號的文件中缺頁表明有文件遺失。提前編號的現(xiàn)金銷售收款憑據(jù)可以防止出納的盜竊行為。出納保存的收據(jù)復(fù)印件顯示了銷售的金額，所有金額可與實際收款金額相核對。如果收據(jù)不是提前編號的，出納就可以破壞收據(jù)復(fù)印件并將銷售收入據(jù)為己有。相反的，如果收據(jù)提前編號，遺失的收據(jù)復(fù)印件就很容易被發(fā)現(xiàn)。在計算機(jī)系統(tǒng)中，當(dāng)銷售完成后，銷售的永久性記錄會被保存為電子版。在保齡球場里，主要的文件是計分板。經(jīng)理可以通過比較玩的次數(shù)和現(xiàn)金收款的金額來檢查出納；而通過計算每局游戲的單價與總局?jǐn)?shù)的積，再將其每天的現(xiàn)金收款總數(shù)相比較，經(jīng)理可以看到企業(yè)是否收的了所有的錢。如果庫存現(xiàn)金很少，或許是出納偷了它們。電子和計算機(jī)的控制。企業(yè)通常使用電子設(shè)備來控制資產(chǎn)和運營。例如，像Target Stores、Bradlees和Dillard’s這樣的零售商通過在商品上放置傳感器來控制存貨，當(dāng)銷售完成時收款員將傳感器拿走。如果顧客想把帶著傳感器的商品從商店拿走，警鈴就會鳴響。根據(jù)制造這種電子警鈴的檢查站系統(tǒng)統(tǒng)計，此裝置減少因偷竊而造成的損失達(dá)到50%。會計系統(tǒng)正越來越少地依靠文檔而越來越多地依靠數(shù)字化存儲裝置。計算機(jī)能夠產(chǎn)生準(zhǔn)確的記錄并增加運營效率，但他不能自動保護(hù)資產(chǎn)或鼓勵員工按公司制度行事。計算機(jī)甚至將內(nèi)部控制轉(zhuǎn)移到編寫計算機(jī)程序的人身上，所有對會計人員適用的控制同樣適用于程序編寫員，他們也無法接近公司的資產(chǎn)。在一家公司內(nèi)部，每一個部門都會針對其資產(chǎn)和會計賬簿建立起相應(yīng)的控制。想想零售商Saks Fifth Avenue,如果它的系統(tǒng)設(shè)計得好的話，每一個部門都會有其自己的會計記錄。例如，鞋子部的所有交易都通過計算機(jī)來進(jìn)行，那么鞋子部的經(jīng)理就可以通過計算機(jī)打印出的報告察看銷售額是否與文檔輸入計算機(jī)之前她所計算的控制總額一致。收款部依賴計算機(jī)來正確地過上千筆顧客的賬。正確過賬可通過設(shè)計顧客賬戶代碼來確保，即使其最后一位數(shù)字為其前幾位數(shù)字的函數(shù)（例如，1359中1+3+5=9）。任何輸錯客戶賬戶代碼的行為都會導(dǎo)致將錯誤的信息傳遞給計算機(jī)，這樣計算機(jī)將不會接受此號碼。其它控制。所有類型的企業(yè)都會妥善保存諸如合同和產(chǎn)權(quán)證明等重要的商業(yè)文件和現(xiàn)金，使其免遭火災(zāi)；企業(yè)還會使用防盜自動警鈴來保護(hù)廠房和其他財產(chǎn)。零售商一般都是在現(xiàn)場接受顧客的現(xiàn)金付款。為了保護(hù)現(xiàn)金，他們都會使用出售終端機(jī)作為現(xiàn)金收入登記和交易記錄。負(fù)責(zé)人會在一天中分幾次將現(xiàn)金存入銀行。對于那些分管現(xiàn)金的職員來說，這是一個特別誘惑人的職位。許多企業(yè)會為出納購買忠實保險契約。這種契約是一份保險單，它確保企業(yè)能夠獲得因員工偷竊造成的損失賠償。在放出忠實保險契約之前，保險公司要調(diào)查員工的過去以保證其道德行為的良好記錄。強(qiáng)制假期和輪換工作要求企業(yè)培訓(xùn)員工作多種工作。通用電氣、伊斯曼柯達(dá)及其它的大型公司會把員工從一個崗位調(diào)往另一個崗位（通常以6個月為一個間隔）。這種做法能夠提高員工的士氣，擴(kuò)大他們的商業(yè)視野，并幫助他們決定他們到底想專長于哪個方面。同時，員工因為知道下個月其他人要接手他們的工作，他們因此也會保持誠實。如果Grant LeForge辦事處把Steve Lane從一個崗位調(diào)往另一個崗位并要求他休假，他的侵占行為也許會早些被發(fā)現(xiàn)，或者他甚至都不敢去侵占。請參照點43思考 Ralph 最近才到銀河電影院工作。偶爾的，他會既負(fù)責(zé)賣票又負(fù)責(zé)在顧客進(jìn)門時收票。標(biāo)準(zhǔn)程序要求Ralph 撕掉票，將其中一半給顧客，另一半由他自己保存。為了對現(xiàn)金收款進(jìn)行控制，電影院經(jīng)理將每晚的現(xiàn)金收款和Ralph手中的電影票留存聯(lián)數(shù)目對比。在這個案例中，內(nèi)部控制的缺點在哪里呢？如果一個不誠實的員工想偷錢他會怎么做？為了加強(qiáng)現(xiàn)金收款的控制經(jīng)理應(yīng)增加什么程序？答案內(nèi)部控制的缺點在于缺乏職權(quán)分離：Ralph不僅收款而且管電影票。好的內(nèi)部控制應(yīng)該要求Ralph負(fù)責(zé)兩個職權(quán)之一而不是兩個。如果他不誠實的話，他就會不收票，然后留著顧客的票款。要控制這種不誠實的行為發(fā)生，經(jīng)理應(yīng)該親自數(shù)一數(shù)看電影的人數(shù)并將其與電影票存根數(shù)比較；否則，不誠實的員工就會私自撕毀一些存根然后私吞顧客票款。要抓住這種不誠實的行為，經(jīng)理可以把所有電影票存根順序編號。遺漏的號碼就會引起懷疑和進(jìn)一步的調(diào)查。內(nèi)部控制的局限性大多數(shù)的內(nèi)部控制都可以被克服。如果兩個或多個員工聯(lián)合起來欺騙公司，就是我們所說的串通，那么被設(shè)計出來防止單個員工欺詐的系統(tǒng)就沒有用處?？紤]一下在思考題中出現(xiàn)的銀河電影院，Ralph可以和另外一名員工串通，售票員賣出十張電影票并收回十張電影票的錢，而檢票員不檢票就讓這十人入場。為了阻止這種陰謀，經(jīng)理需要增加控制手段，比如數(shù)一數(shù)看電影的人數(shù)并將其與電影票存根數(shù)比較。但這樣就會占用其他職權(quán)的時間。因此，內(nèi)部控制系統(tǒng)越嚴(yán)格就越昂貴。過于復(fù)雜的內(nèi)部控制系統(tǒng)也會將企業(yè)扼殺于繁文縟節(jié)中；而有效性對企業(yè)有可能是傷