【正文】 KPMG工作方法 KPMG采用對管理層進行信息系統(tǒng)專業(yè)培訓與展開實地調研相結合的方式提供專業(yè)服務。通過進行 MRPII原理及信息系統(tǒng)規(guī)劃的簡要培訓使 ATG副部長級以上主管對信息系統(tǒng)有大致了解，并在此基礎上舉行了一系列以 ERP系統(tǒng)功能模塊為 單位，由各職能部門負責人參與的研討會以收集資料，了解業(yè)務需求，并籍此提出 KPMG的專業(yè)建議。以下是企業(yè) SWOT分析研討會的結論，其他各研討會的分析將在本報告三至十二章詳細討論。 SWOT分析即對企業(yè)的競爭優(yōu)勢與劣勢，面臨的機遇與威脅進行分析，針對 ATG的實際情況，SWOT分析的結果如下： 競爭優(yōu)勢 技術優(yōu)勢，結合日本 TP與德國 GOETZE 技術 質量管理與成本管理 市場營銷，尤其在網絡渠道和品牌上 信息資料來源廣，速度快 能源成本低 良好的地方經營環(huán)境 競爭劣勢 由于所處地理位置緣故對人才的吸引力不 強 合資企業(yè)的管理費用相對較高 本地供應商的服務能力不強 技術支持對國外依賴過大，本地技術支持力量較弱 面臨的機遇 成本再降低的潛力大 本地員工的技術能力有大幅度提高的潛能 管理手段的現代化、信息化將為 ATG創(chuàng)造新的效益 合資各方進一步的磨合、溝通能產生更大的合力 面臨的威脅 客戶結構及市場風險 (如受主機廠的影響較大 ) 目前較高的毛利率在競爭加劇時有下降的可能 中國加入 WTO的負面影響 市場不公平競爭及品牌侵權 活塞環(huán)行業(yè)新競爭者的進入 信息系統(tǒng)的現狀 電腦硬件網絡系統(tǒng)概況 ATG 的網絡架構 為星形結構，采用傳統(tǒng)的客戶端 /服務器方式，主要分為老廠與新廠兩個網段。其連接通過租用的 DDN專線實現，目前使用的專線帶寬為 64K，另一根帶寬為 256K的專線正在建設中。 ATG的主體網絡結構圖如下： 如上圖所示中軟硬件的詳細配置如下： 服務器 ATG采用的惠普 NetServerLH4服務器，是全面滿足關鍵任務的企業(yè)級服務器。 LH4的原本設計是針對金融、證券、保險等行業(yè)的用戶，由于他們的任務都非常關鍵，因此系統(tǒng)的性能、可靠性、冗余性都有非常高的標準。 LH4至多可支持四路 PIIXeon400MHz處理器， 并在各個子系統(tǒng)上都采用了非常先進的技術：高達 4GB的 ECC校錯內存，集成兩個支持 80MB/s傳輸率的 Ultra2SCSI控制器，可內置 12個熱交換 Ultra2硬盤。 LH4還集成了高性能的 RAID陣列控制器，支持 64位 PCI總線，采用了智能 I/O（即 I2O）技術， LH4/4r 還支持冗余的電源及風扇系統(tǒng)。 ATG使用的 LH4的主要配置如下： i) 處理器： Intel PentiumII Xeon 400MHz,帶有 512KB高速緩存 ii) 內存： 256MB 50ns的ECC緩存的 EDO DRAM，支持 內 存清理 iii) 存儲器： 4*9G Ultra2 SCSI 硬盤驅動器 iv) 硬盤陣列控制器：集成的雙通道 HP NetRAID控制器 v) I/O擴展槽：總共 8個 PCI 插槽，包括 2個 64位插槽 vi) 管理軟件：基于瀏覽器界面的 HP Toptools for Servers適用于設備管理 HP OpenView ManageX/SE適用于網絡操作系統(tǒng)和應用程序管理 vii) 電源： 3個標準的熱替換的電源 viii) 風扇：總共 8個標準的冷卻用熱交換風扇 根據目前的使用狀況，計劃中對服務器的擴展方案如下 ： i) 處理器：擴展為雙 Intel PentiumII Xeon400MHz CPU結構 ii) 內存：擴展為 512MB 50ns的 ECC緩存的 EDO DRAM iii) 存儲器：增加硬盤驅動器 添置磁帶備份機 添置光盤刻錄機 終端 ATG 目前使用的終端數為 85臺各式微機，其中約 60%為租賃電腦，另 40%為自購電腦。租賃電腦與自購電腦的主要配置分別如下： 租賃電腦 處理器：非 Intel處理器，主頻 =233MHz 內存： 32M 存儲器：硬盤存儲器，容量= 租入電腦主要由安慶三超電腦租賃公司提供，租賃期為一年半至兩年，租賃費為 170元 /臺 /月。租賃期間 ATG不需支付押金，電腦的基本維護由出租方負責。 自購電腦 (臺式機 ) 處理器： Intel Pentium 133MHz 內存： 32M 存儲器：硬盤儲存器，容量 =1G 自購電腦 (便攜機 ) 486至 PentiumIII主頻的各種檔次 目前， ATG在全國的二十家辦事處出于成本、人員素質和維護困難的考慮均未配置微機。 外圍設備 打印機 業(yè)務系統(tǒng)： Epson LQ1600K針式 普通 辦公： Canon家用型 技術部門：激光打印機 服務器不間斷電源 (UPS)： 2千瓦 /8 小時 軟件使用情況 服務器操作系統(tǒng)： Microsoft 終端操作系統(tǒng)： Windows95/98中文版 (其中 2臺為日文版， 1臺為英文版 ) 數據庫： 通用軟件： Microsoft Office95/97 郵件軟件：Foxmail 業(yè)務軟件： PowerManage System (PM系統(tǒng) ) 數據安全 目前 ATG數據備份頻率為： 業(yè)務數據每日一次 完全備份每月一次 數據備份的方式為在同一服務器上不同目錄實施備份，目前正在通過增加磁帶機、光盤刻錄機等高容量外部存儲器實現異地備份及數據保存。 企業(yè)綜合管理系統(tǒng) PM系統(tǒng) PM系統(tǒng)是由北京英克科技集團公司開發(fā)的基于 Oracle數據庫的企業(yè)綜合管理系統(tǒng)。 ATG目前使用了該軟件的銷售、庫存及財務模塊，軟件版本為 。在使用 PM的幾年中， ATG在一定程度上簡化了財務核算工作。然而， PM系統(tǒng)主要是面向商業(yè)批發(fā)企業(yè)開發(fā)的企業(yè)經營管理系統(tǒng)，運用于工藝復雜的活塞環(huán)行業(yè)有很大的局限性。 以下對 ATG目前使用之模塊的功能和缺陷 進行了分析。 PM系統(tǒng)銷售模塊 PM銷售系統(tǒng)基本涵蓋了與企業(yè)銷售業(yè)務相關的銷售接待、銷售開票、帳務處理以及經營業(yè)績衡量等各個環(huán)節(jié)，其主要功能涉及單據處理、欠款管理、多種開票機制、客戶管理及多種查詢、分析和報告模式。 ATG目前使用該模塊的終端數為 23臺微機，同時在線數 =12用戶。該模塊在 ATG的實際使用中有如下主要缺陷： 帳務分攤設計不合理，對于應收帳款的匹配不能分拆處理，導致無法輸出準確的帳齡分析以及影響對帳 該模塊雖然具有客戶合同管理及訂單處理功能，卻無法據此提供初步的銷售計劃 可以 進行不同期間的對比分析，卻無法進行數據的跨年度分析 只提供各種數據格式的數據導出功能，而無任何數據導入功能 目前僅支持撥號及專線接入方式，不支持 Inter接入方式 PM系統(tǒng)庫存模塊 PM系統(tǒng)庫存模塊的設計理念是分別從保管帳、業(yè)務帳和商品帳三個方面來反映存貨的實物管理、可銷數量及商品價值情況。其主要功能包括進貨合同管理、進貨單據管理、商品維護、價格管理、采購計劃、供應商管理及成本核算等。 目前，使用庫存模塊的終端數為 5臺微機，同時在線數 =4用戶。由于該模塊對于訂單分拆及合并處理的不合理 ， ATG僅使用了商品維護功能。 PM系統(tǒng)財務模塊 PM 系統(tǒng)財務模塊是整個 PM綜合管理系統(tǒng)的核心部分，包括財務報表系統(tǒng)、固定資產系統(tǒng)和工資管理系統(tǒng) (目前未使用 )，并與銷售系統(tǒng)和庫存系統(tǒng)進行數據接口，實時接收由其提供的業(yè)務數據。 PM財務系統(tǒng)的主要功能包括處理多套帳目、自定義憑證類型、跨年查帳、組合查詢、銀行對帳及訪問控制等。其特點是界面友好、易于掌握、數據輸入便捷，并且能較好的滿足財政部規(guī)定的帳簿、憑證標準格式的套打要求。 PM 系統(tǒng)財務模塊已通過北京市財政局的軟件評審， ATG 引進該系統(tǒng)并于手工并行半年后也已通過安徽省財政局的評審。 目前使用財務模塊的終端數為 8臺微機，同時在線數 =7用戶。該模塊在 ATG實際使用中的不足主要表現在： 無預算系統(tǒng)，不能滿足 ATG對多種預算的強烈需求 僅提供外幣記帳功能，無外幣綜合處理模塊，難以滿足 ATG 對于自動處理匯兌損益及帳務重估的要求 只提供各種數據格式的數據導出功能，而無任何數據導入功能 雖然提供了組合查詢和報告的功能，但僅局限于已定義的數種常用參數，而無法自行按需設定查詢或報告參數，查詢與報告的靈活性較差 固定資產管理模塊功能較弱 微機部概況 微機 部目前與企業(yè)規(guī)劃部共同隸屬于總務人事部下的企劃信息技術科。專門從事微機部工作的人員有 23人，其負責的主要工作有： 硬件維護，包括租賃機和自購機 業(yè)務系統(tǒng)軟件維護，對 PM系統(tǒng)的簡單修改和設置 數據庫維護、優(yōu)化 網絡維護，包括企業(yè)內部通訊建設 安全管理、數據備份 主頁管理 (ATG在外的虛擬主機及電子郵件管理 ) 目前微機部工作中存在的主要問題包括： 相關人員對 Oracle數據庫的開發(fā)、維護缺乏經驗 企業(yè)內部網絡系統(tǒng)對外依賴較大，如通過 DDN 實現文件數據新老廠區(qū)共享至今尚未解決技術難題 受工作 環(huán)境制約導致重要的電腦設備難以實現完善的安全管理措施，如服務器、網絡設備等未能單獨安排機房進行隔離管理 如要建立企業(yè)內部網 (Intra)及實施 ERP系統(tǒng)，可能面對人手不足的情況 財務總帳系統(tǒng) 概述 財務總帳系統(tǒng)包含了所有資產類、負債類、所有者權益類以及損益類帳戶的完整的帳務結構。每個子帳務系統(tǒng)是用來追蹤與總帳系統(tǒng)中某個控制帳戶相關的詳細交易情況。通過維護詳細的子帳戶過帳信息及帳戶余額，財務總帳系統(tǒng)處于企業(yè)財務會計系統(tǒng)的的核心地位。因此，財務總帳系統(tǒng)應具備將各種帳務信息匯總至財務報表及對其有支持 作用的附表的能力，并能自動地即時或按固定期間將其他應用系統(tǒng)的過帳信息進行積累及匯總。 顯而易見，各子帳務系統(tǒng)的合計額必須與總帳系統(tǒng)中對應控制帳戶所反映的總額保持一致。為確保這種對應關系的存在，帳務核對、調節(jié)必須經常性地進行。當然，只有在所有財務信息被完整地過帳入中心帳戶和子帳戶之后，帳戶間的核對、調節(jié)才能順利地進行。 對于常規(guī)的總帳系統(tǒng)而言，其必須具有提供比較財務報表的能力，從而在當前年度、以前年度及各種預算間對期間發(fā)生額和年度累計額進行比較分析。財務總帳系統(tǒng)須提供用戶一定自我開發(fā)各種特定財務報表及內容 的能力，比如自組帳戶余額及自定義報表的行與列等。對于部分用戶，甚至需要提供計算并顯示不同財務報表行或列之間百分比或其他一些計算關系的功能。 財務總帳系統(tǒng)還須允許用戶直接對總帳輸入調整分錄。這些分錄應能根據客戶需求更新當期或以前期間的帳戶余額，并且如有需要，具備在以后的會計期間進行系統(tǒng)自動沖回的功能。 ATG財務總帳系統(tǒng)的現況 概況 ATG采用權責發(fā)生制記帳方法，目前統(tǒng)一使用一套符合中國會計制度分類帳，并在此基礎上進行調整后提交外方所需財務報表。 ATG目前通過使用 PM系統(tǒng)的財務模塊實現會計電算化， 會計期間為每年一月一日至十二月三十一日，并按自然月劃分為十二個會計期間。 ATG財務部目前有十名員工，其職責分工如下： 財務部部長、副部長各一名：負責財務部總體管理工作及預算控制 主辦會計兩名：負責審核記帳工作 制證會計兩名：負責原始憑證的審查錄入系統(tǒng)工作 成本會計一名：負責各種成本計算表的編制及核算 固定資產會計一名：負責固定資產帳務處理 財務分析一名：負責各種預算、統(tǒng)計資料的編制 財務出納一名：負責現金保管及支付工作 財務部的主要業(yè)務流程如下： 會計科目表 ATG 的會計科目表是 按國家財政部有關文件規(guī)定的標準格式制定，由長度為 11 個字符的純數字代碼組成，一般前四位為一級科目，中間三位為二級科目，后四位為三級科目。 在現行的 PM系統(tǒng)中對客戶編碼按地區(qū)進行了一定的智能編排，即中間三位定義為地區(qū)碼?，F系統(tǒng)對于會計科目表的描述長度限定為不超過 21位漢字，目前僅使用一種語言即中文描述。 對于會計科目表的變更必須遵循以下步驟： i) 由具體操作人員提出 ii) 財務部主管批準 iii) 由制定操作人員執(zhí)行 據了解，目前的會計科目表中并無保存任何附加信息。 分錄輸入及過帳 ATG目前 所有交易分錄統(tǒng)一使用一種憑證類型，但據了解根據當地財務管理的實際情況，允許使用多種不同的憑證類型以區(qū)別不同交易種類。當前系統(tǒng)未提供憑證預設功能，憑證格式按國家財政部規(guī)定的標準格式設置，由系統(tǒng)自動產生四位數流水號作為憑證編號，并在每月初進行自動清零。 公式化交易分錄僅適用于銷售分錄中的 17%增值稅計算，對于其他稅率的銷售業(yè)務及采購業(yè)務必須手工計算稅額。系統(tǒng)未預提分錄下期自動沖回功能。 所有憑證錄入與過帳采用即時方式，未進行批處理預設，目前系統(tǒng)不支持模擬過帳操作。