【正文】 KPMG工作方法 KPMG采用對管理層進(jìn)行信息系統(tǒng)專業(yè)培訓(xùn)與展開實(shí)地調(diào)研相結(jié)合的方式提供專業(yè)服務(wù)。通過進(jìn)行 MRPII原理及信息系統(tǒng)規(guī)劃的簡要培訓(xùn)使 ATG副部長級以上主管對信息系統(tǒng)有大致了解，并在此基礎(chǔ)上舉行了一系列以 ERP系統(tǒng)功能模塊為 單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人參與的研討會以收集資料，了解業(yè)務(wù)需求，并籍此提出 KPMG的專業(yè)建議。以下是企業(yè) SWOT分析研討會的結(jié)論，其他各研討會的分析將在本報(bào)告三至十二章詳細(xì)討論。 SWOT分析即對企業(yè)的競爭優(yōu)勢與劣勢，面臨的機(jī)遇與威脅進(jìn)行分析，針對 ATG的實(shí)際情況，SWOT分析的結(jié)果如下： 競爭優(yōu)勢 技術(shù)優(yōu)勢，結(jié)合日本 TP與德國 GOETZE 技術(shù) 質(zhì)量管理與成本管理 市場營銷，尤其在網(wǎng)絡(luò)渠道和品牌上 信息資料來源廣，速度快 能源成本低 良好的地方經(jīng)營環(huán)境 競爭劣勢 由于所處地理位置緣故對人才的吸引力不 強(qiáng) 合資企業(yè)的管理費(fèi)用相對較高 本地供應(yīng)商的服務(wù)能力不強(qiáng) 技術(shù)支持對國外依賴過大，本地技術(shù)支持力量較弱 面臨的機(jī)遇 成本再降低的潛力大 本地員工的技術(shù)能力有大幅度提高的潛能 管理手段的現(xiàn)代化、信息化將為 ATG創(chuàng)造新的效益 合資各方進(jìn)一步的磨合、溝通能產(chǎn)生更大的合力 面臨的威脅 客戶結(jié)構(gòu)及市場風(fēng)險 (如受主機(jī)廠的影響較大 ) 目前較高的毛利率在競爭加劇時有下降的可能 中國加入 WTO的負(fù)面影響 市場不公平競爭及品牌侵權(quán) 活塞環(huán)行業(yè)新競爭者的進(jìn)入 信息系統(tǒng)的現(xiàn)狀 電腦硬件網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)概況 ATG 的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu) 為星形結(jié)構(gòu)，采用傳統(tǒng)的客戶端 /服務(wù)器方式，主要分為老廠與新廠兩個網(wǎng)段。其連接通過租用的 DDN專線實(shí)現(xiàn)，目前使用的專線帶寬為 64K，另一根帶寬為 256K的專線正在建設(shè)中。 ATG的主體網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)圖如下： 如上圖所示中軟硬件的詳細(xì)配置如下： 服務(wù)器 ATG采用的惠普 NetServerLH4服務(wù)器，是全面滿足關(guān)鍵任務(wù)的企業(yè)級服務(wù)器。 LH4的原本設(shè)計(jì)是針對金融、證券、保險等行業(yè)的用戶，由于他們的任務(wù)都非常關(guān)鍵，因此系統(tǒng)的性能、可靠性、冗余性都有非常高的標(biāo)準(zhǔn)。 LH4至多可支持四路 PIIXeon400MHz處理器， 并在各個子系統(tǒng)上都采用了非常先進(jìn)的技術(shù)：高達(dá) 4GB的 ECC校錯內(nèi)存，集成兩個支持 80MB/s傳輸率的 Ultra2SCSI控制器，可內(nèi)置 12個熱交換 Ultra2硬盤。 LH4還集成了高性能的 RAID陣列控制器，支持 64位 PCI總線，采用了智能 I/O（即 I2O）技術(shù)， LH4/4r 還支持冗余的電源及風(fēng)扇系統(tǒng)。 ATG使用的 LH4的主要配置如下： i) 處理器： Intel PentiumII Xeon 400MHz,帶有 512KB高速緩存 ii) 內(nèi)存： 256MB 50ns的ECC緩存的 EDO DRAM，支持 內(nèi) 存清理 iii) 存儲器： 4*9G Ultra2 SCSI 硬盤驅(qū)動器 iv) 硬盤陣列控制器：集成的雙通道 HP NetRAID控制器 v) I/O擴(kuò)展槽：總共 8個 PCI 插槽，包括 2個 64位插槽 vi) 管理軟件：基于瀏覽器界面的 HP Toptools for Servers適用于設(shè)備管理 HP OpenView ManageX/SE適用于網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)和應(yīng)用程序管理 vii) 電源： 3個標(biāo)準(zhǔn)的熱替換的電源 viii) 風(fēng)扇：總共 8個標(biāo)準(zhǔn)的冷卻用熱交換風(fēng)扇 根據(jù)目前的使用狀況，計(jì)劃中對服務(wù)器的擴(kuò)展方案如下 ： i) 處理器：擴(kuò)展為雙 Intel PentiumII Xeon400MHz CPU結(jié)構(gòu) ii) 內(nèi)存：擴(kuò)展為 512MB 50ns的 ECC緩存的 EDO DRAM iii) 存儲器：增加硬盤驅(qū)動器 添置磁帶備份機(jī) 添置光盤刻錄機(jī) 終端 ATG 目前使用的終端數(shù)為 85臺各式微機(jī)，其中約 60%為租賃電腦，另 40%為自購電腦。租賃電腦與自購電腦的主要配置分別如下： 租賃電腦 處理器：非 Intel處理器，主頻 =233MHz 內(nèi)存： 32M 存儲器：硬盤存儲器，容量= 租入電腦主要由安慶三超電腦租賃公司提供，租賃期為一年半至兩年，租賃費(fèi)為 170元 /臺 /月。租賃期間 ATG不需支付押金，電腦的基本維護(hù)由出租方負(fù)責(zé)。 自購電腦 (臺式機(jī) ) 處理器： Intel Pentium 133MHz 內(nèi)存： 32M 存儲器：硬盤儲存器，容量 =1G 自購電腦 (便攜機(jī) ) 486至 PentiumIII主頻的各種檔次 目前， ATG在全國的二十家辦事處出于成本、人員素質(zhì)和維護(hù)困難的考慮均未配置微機(jī)。 外圍設(shè)備 打印機(jī) 業(yè)務(wù)系統(tǒng)： Epson LQ1600K針式 普通 辦公： Canon家用型 技術(shù)部門：激光打印機(jī) 服務(wù)器不間斷電源 (UPS)： 2千瓦 /8 小時 軟件使用情況 服務(wù)器操作系統(tǒng)： Microsoft 終端操作系統(tǒng)： Windows95/98中文版 (其中 2臺為日文版， 1臺為英文版 ) 數(shù)據(jù)庫： 通用軟件： Microsoft Office95/97 郵件軟件：Foxmail 業(yè)務(wù)軟件： PowerManage System (PM系統(tǒng) ) 數(shù)據(jù)安全 目前 ATG數(shù)據(jù)備份頻率為： 業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)每日一次 完全備份每月一次 數(shù)據(jù)備份的方式為在同一服務(wù)器上不同目錄實(shí)施備份，目前正在通過增加磁帶機(jī)、光盤刻錄機(jī)等高容量外部存儲器實(shí)現(xiàn)異地備份及數(shù)據(jù)保存。 企業(yè)綜合管理系統(tǒng) PM系統(tǒng) PM系統(tǒng)是由北京英克科技集團(tuán)公司開發(fā)的基于 Oracle數(shù)據(jù)庫的企業(yè)綜合管理系統(tǒng)。 ATG目前使用了該軟件的銷售、庫存及財(cái)務(wù)模塊，軟件版本為 。在使用 PM的幾年中， ATG在一定程度上簡化了財(cái)務(wù)核算工作。然而， PM系統(tǒng)主要是面向商業(yè)批發(fā)企業(yè)開發(fā)的企業(yè)經(jīng)營管理系統(tǒng)，運(yùn)用于工藝復(fù)雜的活塞環(huán)行業(yè)有很大的局限性。 以下對 ATG目前使用之模塊的功能和缺陷 進(jìn)行了分析。 PM系統(tǒng)銷售模塊 PM銷售系統(tǒng)基本涵蓋了與企業(yè)銷售業(yè)務(wù)相關(guān)的銷售接待、銷售開票、帳務(wù)處理以及經(jīng)營業(yè)績衡量等各個環(huán)節(jié)，其主要功能涉及單據(jù)處理、欠款管理、多種開票機(jī)制、客戶管理及多種查詢、分析和報(bào)告模式。 ATG目前使用該模塊的終端數(shù)為 23臺微機(jī)，同時在線數(shù) =12用戶。該模塊在 ATG的實(shí)際使用中有如下主要缺陷： 帳務(wù)分?jǐn)傇O(shè)計(jì)不合理，對于應(yīng)收帳款的匹配不能分拆處理，導(dǎo)致無法輸出準(zhǔn)確的帳齡分析以及影響對帳 該模塊雖然具有客戶合同管理及訂單處理功能，卻無法據(jù)此提供初步的銷售計(jì)劃 可以 進(jìn)行不同期間的對比分析，卻無法進(jìn)行數(shù)據(jù)的跨年度分析 只提供各種數(shù)據(jù)格式的數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，而無任何數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能 目前僅支持撥號及專線接入方式，不支持 Inter接入方式 PM系統(tǒng)庫存模塊 PM系統(tǒng)庫存模塊的設(shè)計(jì)理念是分別從保管帳、業(yè)務(wù)帳和商品帳三個方面來反映存貨的實(shí)物管理、可銷數(shù)量及商品價值情況。其主要功能包括進(jìn)貨合同管理、進(jìn)貨單據(jù)管理、商品維護(hù)、價格管理、采購計(jì)劃、供應(yīng)商管理及成本核算等。 目前，使用庫存模塊的終端數(shù)為 5臺微機(jī)，同時在線數(shù) =4用戶。由于該模塊對于訂單分拆及合并處理的不合理 ， ATG僅使用了商品維護(hù)功能。 PM系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊 PM 系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊是整個 PM綜合管理系統(tǒng)的核心部分，包括財(cái)務(wù)報(bào)表系統(tǒng)、固定資產(chǎn)系統(tǒng)和工資管理系統(tǒng) (目前未使用 )，并與銷售系統(tǒng)和庫存系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)接口，實(shí)時接收由其提供的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。 PM財(cái)務(wù)系統(tǒng)的主要功能包括處理多套帳目、自定義憑證類型、跨年查帳、組合查詢、銀行對帳及訪問控制等。其特點(diǎn)是界面友好、易于掌握、數(shù)據(jù)輸入便捷，并且能較好的滿足財(cái)政部規(guī)定的帳簿、憑證標(biāo)準(zhǔn)格式的套打要求。 PM 系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊已通過北京市財(cái)政局的軟件評審， ATG 引進(jìn)該系統(tǒng)并于手工并行半年后也已通過安徽省財(cái)政局的評審。 目前使用財(cái)務(wù)模塊的終端數(shù)為 8臺微機(jī)，同時在線數(shù) =7用戶。該模塊在 ATG實(shí)際使用中的不足主要表現(xiàn)在： 無預(yù)算系統(tǒng)，不能滿足 ATG對多種預(yù)算的強(qiáng)烈需求 僅提供外幣記帳功能，無外幣綜合處理模塊，難以滿足 ATG 對于自動處理匯兌損益及帳務(wù)重估的要求 只提供各種數(shù)據(jù)格式的數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，而無任何數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能 雖然提供了組合查詢和報(bào)告的功能，但僅局限于已定義的數(shù)種常用參數(shù)，而無法自行按需設(shè)定查詢或報(bào)告參數(shù)，查詢與報(bào)告的靈活性較差 固定資產(chǎn)管理模塊功能較弱 微機(jī)部概況 微機(jī) 部目前與企業(yè)規(guī)劃部共同隸屬于總務(wù)人事部下的企劃信息技術(shù)科。專門從事微機(jī)部工作的人員有 23人，其負(fù)責(zé)的主要工作有： 硬件維護(hù)，包括租賃機(jī)和自購機(jī) 業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件維護(hù)，對 PM系統(tǒng)的簡單修改和設(shè)置 數(shù)據(jù)庫維護(hù)、優(yōu)化 網(wǎng)絡(luò)維護(hù)，包括企業(yè)內(nèi)部通訊建設(shè) 安全管理、數(shù)據(jù)備份 主頁管理 (ATG在外的虛擬主機(jī)及電子郵件管理 ) 目前微機(jī)部工作中存在的主要問題包括： 相關(guān)人員對 Oracle數(shù)據(jù)庫的開發(fā)、維護(hù)缺乏經(jīng)驗(yàn) 企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對外依賴較大，如通過 DDN 實(shí)現(xiàn)文件數(shù)據(jù)新老廠區(qū)共享至今尚未解決技術(shù)難題 受工作 環(huán)境制約導(dǎo)致重要的電腦設(shè)備難以實(shí)現(xiàn)完善的安全管理措施，如服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等未能單獨(dú)安排機(jī)房進(jìn)行隔離管理 如要建立企業(yè)內(nèi)部網(wǎng) (Intra)及實(shí)施 ERP系統(tǒng)，可能面對人手不足的情況 財(cái)務(wù)總帳系統(tǒng) 概述 財(cái)務(wù)總帳系統(tǒng)包含了所有資產(chǎn)類、負(fù)債類、所有者權(quán)益類以及損益類帳戶的完整的帳務(wù)結(jié)構(gòu)。每個子帳務(wù)系統(tǒng)是用來追蹤與總帳系統(tǒng)中某個控制帳戶相關(guān)的詳細(xì)交易情況。通過維護(hù)詳細(xì)的子帳戶過帳信息及帳戶余額，財(cái)務(wù)總帳系統(tǒng)處于企業(yè)財(cái)務(wù)會計(jì)系統(tǒng)的的核心地位。因此，財(cái)務(wù)總帳系統(tǒng)應(yīng)具備將各種帳務(wù)信息匯總至財(cái)務(wù)報(bào)表及對其有支持 作用的附表的能力，并能自動地即時或按固定期間將其他應(yīng)用系統(tǒng)的過帳信息進(jìn)行積累及匯總。 顯而易見，各子帳務(wù)系統(tǒng)的合計(jì)額必須與總帳系統(tǒng)中對應(yīng)控制帳戶所反映的總額保持一致。為確保這種對應(yīng)關(guān)系的存在，帳務(wù)核對、調(diào)節(jié)必須經(jīng)常性地進(jìn)行。當(dāng)然，只有在所有財(cái)務(wù)信息被完整地過帳入中心帳戶和子帳戶之后，帳戶間的核對、調(diào)節(jié)才能順利地進(jìn)行。 對于常規(guī)的總帳系統(tǒng)而言，其必須具有提供比較財(cái)務(wù)報(bào)表的能力，從而在當(dāng)前年度、以前年度及各種預(yù)算間對期間發(fā)生額和年度累計(jì)額進(jìn)行比較分析。財(cái)務(wù)總帳系統(tǒng)須提供用戶一定自我開發(fā)各種特定財(cái)務(wù)報(bào)表及內(nèi)容 的能力，比如自組帳戶余額及自定義報(bào)表的行與列等。對于部分用戶，甚至需要提供計(jì)算并顯示不同財(cái)務(wù)報(bào)表行或列之間百分比或其他一些計(jì)算關(guān)系的功能。 財(cái)務(wù)總帳系統(tǒng)還須允許用戶直接對總帳輸入調(diào)整分錄。這些分錄應(yīng)能根據(jù)客戶需求更新當(dāng)期或以前期間的帳戶余額，并且如有需要，具備在以后的會計(jì)期間進(jìn)行系統(tǒng)自動沖回的功能。 ATG財(cái)務(wù)總帳系統(tǒng)的現(xiàn)況 概況 ATG采用權(quán)責(zé)發(fā)生制記帳方法，目前統(tǒng)一使用一套符合中國會計(jì)制度分類帳，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行調(diào)整后提交外方所需財(cái)務(wù)報(bào)表。 ATG目前通過使用 PM系統(tǒng)的財(cái)務(wù)模塊實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化， 會計(jì)期間為每年一月一日至十二月三十一日，并按自然月劃分為十二個會計(jì)期間。 ATG財(cái)務(wù)部目前有十名員工，其職責(zé)分工如下： 財(cái)務(wù)部部長、副部長各一名：負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)部總體管理工作及預(yù)算控制 主辦會計(jì)兩名：負(fù)責(zé)審核記帳工作 制證會計(jì)兩名：負(fù)責(zé)原始憑證的審查錄入系統(tǒng)工作 成本會計(jì)一名：負(fù)責(zé)各種成本計(jì)算表的編制及核算 固定資產(chǎn)會計(jì)一名：負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)帳務(wù)處理 財(cái)務(wù)分析一名：負(fù)責(zé)各種預(yù)算、統(tǒng)計(jì)資料的編制 財(cái)務(wù)出納一名：負(fù)責(zé)現(xiàn)金保管及支付工作 財(cái)務(wù)部的主要業(yè)務(wù)流程如下： 會計(jì)科目表 ATG 的會計(jì)科目表是 按國家財(cái)政部有關(guān)文件規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式制定，由長度為 11 個字符的純數(shù)字代碼組成，一般前四位為一級科目，中間三位為二級科目，后四位為三級科目。 在現(xiàn)行的 PM系統(tǒng)中對客戶編碼按地區(qū)進(jìn)行了一定的智能編排，即中間三位定義為地區(qū)碼。現(xiàn)系統(tǒng)對于會計(jì)科目表的描述長度限定為不超過 21位漢字，目前僅使用一種語言即中文描述。 對于會計(jì)科目表的變更必須遵循以下步驟： i) 由具體操作人員提出 ii) 財(cái)務(wù)部主管批準(zhǔn) iii) 由制定操作人員執(zhí)行 據(jù)了解，目前的會計(jì)科目表中并無保存任何附加信息。 分錄輸入及過帳 ATG目前 所有交易分錄統(tǒng)一使用一種憑證類型，但據(jù)了解根據(jù)當(dāng)?shù)刎?cái)務(wù)管理的實(shí)際情況，允許使用多種不同的憑證類型以區(qū)別不同交易種類。當(dāng)前系統(tǒng)未提供憑證預(yù)設(shè)功能，憑證格式按國家財(cái)政部規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式設(shè)置，由系統(tǒng)自動產(chǎn)生四位數(shù)流水號作為憑證編號，并在每月初進(jìn)行自動清零。 公式化交易分錄僅適用于銷售分錄中的 17%增值稅計(jì)算，對于其他稅率的銷售業(yè)務(wù)及采購業(yè)務(wù)必須手工計(jì)算稅額。系統(tǒng)未預(yù)提分錄下期自動沖回功能。 所有憑證錄入與過帳采用即時方式，未進(jìn)行批處理預(yù)設(shè)，目前系統(tǒng)不支持模擬過帳操作。