文件及檔案管理制度-文庫吧
2024-11-15 22:15 本頁面
【正文】 完整和安全，特制定本制度。一、檔案管理人員必須切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求。二、工程部各組別須將隨機的各類資料及時交予檔案管理員，以便管理員適時做好資料的分類整理工作。三、凡是工程部在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本工程部生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。四、文件資料檔案的保管、查閱。所有檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。文件柜要保持整潔衛(wèi)生，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。做好檔案柜內(nèi)“五防”（防盜、防火、防塵、防潮、防鼠蟲蛀）工作。查閱檔案時，嚴禁吸煙，嚴禁在文件材料上劃線、打勾、作記號、折角等，、工程部內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須到檔案管理員處領(lǐng)取檔案室鑰匙即可進入查閱；外單位人員要查閱、復(fù)印工程部檔案，必須經(jīng)工程部領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。六、檔案、資料的原件一般不外借，特殊情況需要外借時，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準，辦理外借手續(xù)并限期歸還。借出的檔案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負責(zé)。工程技術(shù)部第三篇：文件檔案管理制度文件檔案管理制度為保證公司文件的完整便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整，等制定本制度：一、工程部設(shè)立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實現(xiàn)電子信息化管理。二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖標簿冊、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營活動相關(guān)的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。三、檔案管理員要對公司相關(guān)文件資料分類建檔，進行管理。四、立卷應(yīng)根據(jù)相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。五、文件資料檔案的保管、查閱：1）所有文檔必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露和捆扎堆放。2）文件柜、檔案室要保持整潔衛(wèi)生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經(jīng)常核對文件檔案資料，發(fā)現(xiàn)問題及時處理、報告并做好相關(guān)記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。3）公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準，外單位人員要查閱、復(fù)印公司檔案，必須持單位介紹信并經(jīng)本公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱；資料室檔案一律不允許外界。不論是誰查閱、復(fù)印檔案。查閱者須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人姓名、等相關(guān)內(nèi)容。資料管理流程檔案管理工作流程：一、立卷歸檔檔案室將文件材料收集整理分類——錄入機讀目錄——將檔案整理完畢——整理裝訂檔案——制作檢索工具——檔案入庫——分類上架。二、借閱本單位人員借閱檔案由本人提出書面借閱申請表——部門領(lǐng)導(dǎo)審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準——檔案室負責(zé)查找有關(guān)檔案——借閱人填寫借閱檔案登記薄——借閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。外單位人員查閱檔案查閱人持單位介紹信到單位檔案室申請借閱檔案審批單——部門領(lǐng)導(dǎo)審核——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準——檔案室負責(zé)查找——查閱人填寫借閱檔案登記薄——查閱人填寫檔案利用效果登記表——檔案室填寫歸還日期。三、收集、交接、整理、統(tǒng)計工作立卷部門檔案員根據(jù)單位制定的檔案歸檔范圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，確保歸檔文件材料完整檔案員根據(jù)不同各類文件材料的特點，按規(guī)定的案卷類目歸卷次年初，檔案員對收集、積累的文件材料進行整理（初步立卷）檔案室對各部門初步立卷的文件材料進行檢查、指導(dǎo)檔案員按立卷要求立卷檔案員填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案檔案室對案卷進行分類、整理編制檔號編制案卷目錄等各種檢索工具入庫1做好檔案的統(tǒng)計、安全防護1開展檔案的利用1進行文件匯編，對檔案信息進行二次、三次加工四、鑒定銷毀檔案銷毀提出書面申請——部門領(lǐng)導(dǎo)審核——總經(jīng)理簽字批準——主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準——檔案管理人員及相關(guān)部門業(yè)務(wù)人員逐項照冊登記——檔案室及相關(guān)部門到指定地點2人以上監(jiān)銷——檔案室及相關(guān)部門辦理銷毀清冊——檔案室歸檔。第四篇：文件和檔案管理制度文件和檔案管理制度為加強公司安全基礎(chǔ)檔案管理，發(fā)揮好檔案服務(wù)于安全工作的功能，完善安全管理過程監(jiān)督，特制定本制度。實行安全文件收發(fā)登記制度，上級來文和下發(fā)文件，先行登記、分類存放，按照領(lǐng)導(dǎo)簽批意見督辦落實。文件應(yīng)按照收發(fā)順序整齊放入檔案盒中，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。嚴格按檔案管理要求建立健全各種基礎(chǔ)資料檔案，實行一車一檔，從業(yè)人員一人一檔，安全管理每一個過程一檔，每項活動、工作一檔，檔案資料做到真實、有效、完整。基礎(chǔ)檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進行銷毀處理。檔案基礎(chǔ)資料管理信息，必須實現(xiàn)從購臵到退出市場的全過程監(jiān)督，及時進行更新，確保檔案資料完整性。
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