【正文】 題，即主體因素。（３）分析標(biāo)引。以文件計(jì)時(shí)分析為基礎(chǔ)，對(duì)涉及的所有主題因素分別加以標(biāo)引。如：《關(guān)于經(jīng)濟(jì)體制改革的決定》，按概括標(biāo)引，主題詞是經(jīng)濟(jì)體制改革；按分析標(biāo)引，還可以確定以下主題：增強(qiáng)企業(yè)活力、發(fā)展社會(huì)主義商品經(jīng)濟(jì)、發(fā)展多種經(jīng)濟(jì)、改革價(jià)格體制等。同概括標(biāo)引相比，分析標(biāo)引更深入、更全面，能夠反映公文主題的各部分、各方面的主題因素，從檢索效果上，查全率和查準(zhǔn)率也高得多。（４）全面標(biāo)引。這是相對(duì)于重點(diǎn)標(biāo)引和概括標(biāo)引而言的。重要文獻(xiàn)的主題標(biāo)引，需要文獻(xiàn)的主題標(biāo)引，需要有深度和全面，不漏標(biāo)有檢索價(jià)值的主題，必須采取分析標(biāo)引和全面標(biāo)引。如對(duì)《市委、市政府關(guān)于2001年農(nóng)業(yè)和農(nóng)村工作的意見(jiàn)》這篇文件進(jìn)行標(biāo)引時(shí)，我們可采取概括標(biāo)引方式。通過(guò)主題分析提煉出的主題概念是“農(nóng)業(yè)”和“農(nóng)村工作”。它們和詞表中的正式主題詞是一對(duì)一的對(duì)應(yīng)關(guān)系，可直接進(jìn)行轉(zhuǎn)換。〈意見(jiàn)〉的標(biāo)引詞為：“農(nóng)業(yè)”、“農(nóng)村工作”、“2001年’和‘意見(jiàn)’。此處，我們還可對(duì)〈意見(jiàn)〉進(jìn)行重點(diǎn)標(biāo)引、分析標(biāo)引和全面標(biāo)引。則對(duì)〈意見(jiàn)〉中所有的主題因素，即“農(nóng)民收入”、“農(nóng)村改革’、‘農(nóng)業(yè)綜合生產(chǎn)能力’、“科教興農(nóng)”、“農(nóng)村基層組織建設(shè)’等主題進(jìn)行標(biāo)引。下面，我們舉兩個(gè)例子。１）。中共中央印發(fā)〈關(guān)于縣以上黨和國(guó)家機(jī)關(guān)黨員領(lǐng)導(dǎo)干部民主生活會(huì)的若干規(guī)定〉的通知其主題概念是：縣以上黨和國(guó)家機(jī)關(guān)黨員領(lǐng)導(dǎo)干部民主生活會(huì)規(guī)定通知主題詞是：黨政機(jī)關(guān)　黨員　領(lǐng)導(dǎo)干部民主生活會(huì)規(guī)定通知分析說(shuō)明：（１）單主題公文。（２）概括標(biāo)引。（３）“縣以上黨和國(guó)家機(jī)關(guān)黨員領(lǐng)導(dǎo)干部”分解轉(zhuǎn)換為“黨政機(jī)關(guān)”、“黨員”和“領(lǐng)導(dǎo)干部”。（４）“民主生活會(huì)”為概念直接轉(zhuǎn)換。２）。鄭大文同志在鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委書(shū)記座談會(huì)上的講話其主題概念是：選拔培養(yǎng)中青年干部鄭大文講話主題詞是：干部選拔鄭大文講話分析說(shuō)明：（１）單主題公文。（２）主題標(biāo)引要反映公文內(nèi)容。（３）“干部選拔”為概念直接轉(zhuǎn)換。（４）人名做為自由詞，不標(biāo)“△”。（11）印制版記。也叫印發(fā)說(shuō)明，包括印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期和份數(shù)。注意：①如翻印，要在下行注明；②不能標(biāo)打印、校對(duì)人員姓名；③不能部門要文號(hào)印刷，就標(biāo)上部門為印制單位。三、公文起草公文起草是公文形成的第一步，是公文處理工作的“始發(fā)站”，具有很強(qiáng)的政治性和業(yè)務(wù)性。這方面的內(nèi)容很多，簡(jiǎn)要介紹五點(diǎn)（即步驟、方式、準(zhǔn)備工作、基本要求、修改）。（一）公文起草的步驟（1）領(lǐng)受任務(wù)；（2）調(diào)查研究；（3）擬出初稿；（4）協(xié)調(diào)修改；（5）報(bào)請(qǐng)審批。（大家都清楚，不再細(xì)講。）（二）公文起草的方式（5）（1）辦公室起草。公文起草是辦公室的一項(xiàng)重要任務(wù)和經(jīng)常性工作，是為黨委領(lǐng)導(dǎo) 工作服務(wù)的一個(gè)重要方面。特點(diǎn)：一是起草的內(nèi)容廣，綜合性強(qiáng)，涉及黨委工作的各個(gè)方面；二是起草的公文種類多，從重要批示性文件到簡(jiǎn)單事務(wù)性文件，從講話稿到信函等，都要去辦；三是起草時(shí)限往往比較倉(cāng)促，有些文稿說(shuō)要就要；四是起草的有些公文影響較大，一些重要公文和緊急公文，常常事關(guān)全局。辦公室起草公文，具有一定的有利條件，主要是靠近領(lǐng)導(dǎo)，了解領(lǐng)導(dǎo)意圖和全局情況；不利條件是對(duì)某些方面或?qū)I(yè)性問(wèn)題不夠熟悉，有些緊急公文常常缺少較為充裕的調(diào)研和準(zhǔn)備時(shí)間。所以，工作中要注意揚(yáng)長(zhǎng)避短。（2）部門起草。即部門主管范圍內(nèi)的工作需要黨委辦公室行文時(shí)，由部門代為擬稿。這是部門應(yīng)盡的職責(zé)和義務(wù)。優(yōu)勢(shì)是：情況較熟，研究較深，較易抓住問(wèn)題的要害，提出可行的解決辦法。不足的是有時(shí)帶有局限性，容易強(qiáng)調(diào)本部門工作的重要，而對(duì)其它方面的問(wèn)題照顧不夠。（3）聯(lián)合起草。部門主管范圍內(nèi)的工作需要黨委辦公室行文，涉及兩個(gè)以上部門時(shí)，由一個(gè)主管部門牽頭共同起草。（4）組成起草小組起草。起草特別重要的公文用此形式。如黨代會(huì)報(bào)告等（如十六大報(bào)告，由胡錦濤同志任起草組組長(zhǎng)，組織各路好手，歷時(shí)一年零兩個(gè)月，做了大量艱苦細(xì)致的調(diào)查研究、起草修改工作，拿出了高質(zhì)量的報(bào)告，體現(xiàn)全黨的意志、代表了全國(guó)各族人民的愿望，成為我黨在新世紀(jì)新階段的政治宣言和行動(dòng)綱領(lǐng)。省市縣黨代會(huì)報(bào)告，一般都采取起草組的方式）。（5）領(lǐng)導(dǎo)親自起草或主持起草。這有助于加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)工作和保證公文質(zhì)量。寫作，歷來(lái)被認(rèn)為是“經(jīng)國(guó)之大業(yè)，不朽之成盛事”。古今中外，很多政治家都高度重視自身的文字修養(yǎng)。唐代公文有嚴(yán)格的“職述”和“代擬”規(guī)定。“職述”就是擔(dān)任某種職務(wù)的官員，必須親自動(dòng)手撰寫與其職務(wù)相稱的公文，不得假手他人，如有違例，輕則貶官，重則治罪。在以科學(xué)、法治、人本為主要特征的現(xiàn)代社會(huì)，寫作更是一項(xiàng)高素質(zhì)領(lǐng)導(dǎo)干部不可或缺的能力。小平同志這樣說(shuō)過(guò)：“實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)最廣泛的方法是用筆桿子。用筆寫出傳播就廣，而且經(jīng)過(guò)寫，思想就提煉了，比較周密。所以用筆領(lǐng)導(dǎo)是領(lǐng)導(dǎo)的主要方法。”中央指出：“各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部親自動(dòng)手起草重要文件，這不是技術(shù)性的問(wèn)題，而是領(lǐng)導(dǎo)工作中的原則性的問(wèn)題。現(xiàn)在重申這一原則，是在新的歷史條件下提高黨的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)識(shí)能力和領(lǐng)導(dǎo)能力，改善和加強(qiáng)對(duì)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)各項(xiàng)事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的一項(xiàng)重要措施?！鳖I(lǐng)導(dǎo)同志親自起草或主持起草 公文時(shí)，辦公室和有關(guān)部門要積極做好服務(wù)工作。（三）公文起草的準(zhǔn)備工作1。明確發(fā)文目的。定位不準(zhǔn)，累死三軍。作為領(lǐng)導(dǎo)要交待清楚，作為撰稿人要問(wèn)清楚起草公文的目的，即主題。如公文的基本觀點(diǎn)是什么？需要解決的主要問(wèn)題是什么？發(fā)文的依據(jù)是什么？發(fā)文的范圍有多大等等。做到 任務(wù)明確、方向清晰，防止在主要觀點(diǎn)和內(nèi)容上偏離要求。2。認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖。領(lǐng)導(dǎo)交待任務(wù)和意圖，往往是原則性的指點(diǎn)，只能是粗線條的輪廓，因而，起草人還要進(jìn)一步開(kāi)動(dòng)腦筋、周密思考，深刻領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)交待的精神實(shí)質(zhì)，融會(huì)貫通，使領(lǐng)導(dǎo)交待的意圖深入化、具體化和條理化，進(jìn)而變成自己的思想，用自己的語(yǔ)言表達(dá)出來(lái)。有句話說(shuō)得好：“領(lǐng)會(huì)上頭，摸清下頭，兩頭一碰，才有寫頭”。3。收集整理有關(guān)材料。常言道：巧婦難為無(wú)米之飲。公文起草更是如此，來(lái)不得半點(diǎn)杜撰和假想。要通過(guò)查閱資料、調(diào)查研究，收集有關(guān)情況、事例、問(wèn)題、經(jīng)驗(yàn)和數(shù)據(jù)等材料，通過(guò)有關(guān)材料表現(xiàn)公文的思想觀點(diǎn)。另外，要注意平時(shí)的積累。要養(yǎng)成勤奮讀書(shū)、閱報(bào)、看文件、記筆記和思考的好習(xí)慣，對(duì)一些重要文件的關(guān)鍵段落要能夠背誦，對(duì)文件格式和主要公文的寫作特點(diǎn)要熟爛于心。只有厚積薄發(fā)，任務(wù)來(lái)時(shí)才能不慌不忙，一揮而就。漢字約有6萬(wàn)字，常用的只有3000多字，一些詞語(yǔ)、成語(yǔ)要常讀讀、看看，用時(shí)才會(huì)信手拈來(lái)。人腦不怕用，就怕空。其記憶力的容量是無(wú)比巨大的，相當(dāng)于全世界圖書(shū)館的信息儲(chǔ)存總量，是數(shù)字計(jì)算機(jī)的100萬(wàn)倍。只要用心，積累大量的語(yǔ)言材料絲毫沒(méi)有問(wèn)題。大家都知道，省委辦公廳對(duì)辦公室中層以上干部提出的目標(biāo)要求有三條：一是政策水平達(dá)到同級(jí)服務(wù)對(duì)象所要求的水平；二是政治理論水平達(dá)到同級(jí)黨校講師以上的水平；三是對(duì)全局情況了解和掌握程度達(dá)到同級(jí)綜合部門的水平。要達(dá)到這個(gè)要求，不勤奮學(xué)習(xí)，不認(rèn)真鉆研，不積累大量的知識(shí)，那肯定是不行的。（四）公文起草的基本要求（9）1。公文起草要符合黨和國(guó)家的路線、方針政策和法律法規(guī)。這是首先要遵循的原則，也是在公文起草中貫徹講政治的要求，同黨中央保持高度一致的問(wèn)題。黨和國(guó)家的路線、方針、政策和法律、法規(guī)，是我們進(jìn)行各項(xiàng)工作的依據(jù)和準(zhǔn)繩，也是起草公文的依據(jù)和準(zhǔn)繩。如果制發(fā)的公文不符合黨和國(guó)家的路線、方針、政策，那就會(huì)造成嚴(yán)重的后果。辦文人員一定要把握政策規(guī)定，要有政治頭腦，有政策水平，特別是對(duì)一些敏感問(wèn)題、帶有傾向性的問(wèn)題，要有自己正確的主見(jiàn)，不能人云亦云、隨波逐流。2。要符合上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)指示、規(guī)定下級(jí)服從上級(jí)，全黨服從中央，是我們黨的民主集中制原則。公文起草工作中也必須貫徹這一原則，各級(jí)機(jī)關(guān)起草的公文必須符合各自上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)指示，而不能脫離或違背上級(jí)機(jī)關(guān)的指示。一般來(lái)說(shuō)，上級(jí)機(jī)關(guān)比本機(jī)關(guān)更為熟悉黨和國(guó)家的方針政策，更能把握全局，因而它的指示對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)具有較強(qiáng)的針對(duì)性。所以，各地、各部門起草公文，不但需要研究黨和國(guó)家的有關(guān)政策，法規(guī)，而且還要了解研究自己上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)指示，并同本地、本部門的實(shí)際結(jié)合起來(lái)。3。要同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接一是在同一個(gè)問(wèn)題上，各有關(guān)公文不能相互矛盾，以免執(zhí)行者無(wú)所適從?！稐l例》規(guī)定，“部門之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文”，就是為了防止相關(guān)公文之間發(fā)生“打架”。二是當(dāng)根據(jù)新的情況需要對(duì)現(xiàn)行公文的有關(guān)規(guī)定作出某些改變時(shí)，就制發(fā)的公文要以適當(dāng)形式有所交待，說(shuō)明。4。要完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志的意圖這是公文特殊性的具體體現(xiàn)，是做好公文處理工作的基本要求。公文與一般文章相比，有特定的制發(fā)主體、特定的讀者、特定的內(nèi)容、特定的格式、特定的語(yǔ)言，能否把握住這“五特”，決定著公文寫作的成功與否。而這“五特”是行政活動(dòng)有相當(dāng)大的關(guān)系，行政目的決定行文目的，也決定了公文的特定關(guān)系，是行政特征所派生的。因此，在動(dòng)筆寫作之前要準(zhǔn)確把握行政目的和行文目的，頭腦要盡快“定位”，把自己放在特定的制發(fā)主體位置上，根據(jù)特定讀者的情況，緊緊圍繞主題內(nèi)容，遵循規(guī)定的格式去寫，也就是進(jìn)入角色、找準(zhǔn)感覺(jué)。有人總感到提筆難以下手，說(shuō)起來(lái)就是思想盲目，不知誰(shuí)云、對(duì)誰(shuí)云、為何云、云什么，其原因就是沒(méi)有準(zhǔn)確“定位”。因此說(shuō)，在公文寫作之前自己要很好地“定位”。要注意把握兩點(diǎn)：一是要“號(hào)準(zhǔn)脈膊”。要準(zhǔn)確把握發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)某事物的基本態(tài)度，抓住要義，對(duì)于提倡什么，限制什么，支持什么，反對(duì)什么，一定要旗幟鮮明；對(duì)于必須怎樣做，不能怎樣做，出現(xiàn)何種情況怎么辦，一定要明確具體，不能會(huì)糊不清，模棱兩可，也不能一味宣講道理談原則。現(xiàn)實(shí)中我們見(jiàn)到有的公文用五分之三的篇幅講道理。如果公文沒(méi)有明確意圖，缺乏個(gè)性，內(nèi)涵不清，就成了“空文”。這樣的公文還有什么實(shí)際意義呢？它甚至?xí)o正常工作帶來(lái)干擾。二是要“出以公心”。公文姓“公”不姓“私”，有的公文以領(lǐng)導(dǎo)人署名發(fā)出，但并不是領(lǐng)導(dǎo)人以私人身份，而是以機(jī)關(guān)代表的身份行文，體現(xiàn)的是發(fā)文機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)集體的意圖。公文起草人必須切實(shí)注意，絕不能憑個(gè)人好惡在公文中摻雜個(gè)人感情及小集團(tuán)的私利，不能主動(dòng)地把自己的想法當(dāng)成機(jī)關(guān)的意圖。要仔細(xì)了解和聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)的意見(jiàn)和要求，學(xué)會(huì)“換位思考”，“不在其位，學(xué)謀其政”，從領(lǐng)導(dǎo)角度和工作大局來(lái)認(rèn)識(shí)形勢(shì)、分析問(wèn)題、提出對(duì)策。5。要全面、準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況關(guān)鍵是突出“三性”，即全面性、準(zhǔn)確性、客觀性。所謂全面性，就是對(duì)反映情況的“量”的方面的要求。即要包括事物的各個(gè)方面和各個(gè)部分的情況（現(xiàn)狀、歷史、發(fā)展趨勢(shì)等等），不能以偏概全，也不能報(bào)喜不報(bào)憂。所謂準(zhǔn)確性，就是對(duì)反映情況的“質(zhì)”的方面的要求。就是反映的應(yīng)是體現(xiàn)事物的實(shí)質(zhì)和規(guī)律性的情況，而不只是某些表面現(xiàn)象，更不能是虛假情況。所謂客觀性，就是反映的是客觀存在的實(shí)際情況，而不是主觀臆造或故意編造的東西。不能搞“科學(xué)幻想”或“文學(xué)創(chuàng)作”，隨意修飾，筆下生花。只有全面、準(zhǔn)確、客觀地反映實(shí)際情況，才能對(duì)問(wèn)題作出正確結(jié)論，找到解決問(wèn)題的有效辦法，公文才有說(shuō)服力，才能夠發(fā)揮應(yīng)有作用。6。提出的政策、措施要切實(shí)可行這是公文的核心問(wèn)題，必須慎重對(duì)待。因?yàn)榘l(fā)公文總是為了解決一定的問(wèn)題，所以公文中有關(guān)解決問(wèn)題的政策、措施，就很自然地成為公文的主體和關(guān)鍵所在。具體政策、措施歸納起來(lái)，基本上是兩類。一是屬于行為規(guī)范方面的，主要是指：什么事，要怎樣做，不能怎樣做，違反了怎么辦等。二是屬于物質(zhì)條件方面的，主要是解決人、財(cái)、物的問(wèn)題。解決問(wèn)題離開(kāi)必要的政策、措施是空談，空談是要誤國(guó)的。但如果提出的政策、措施要求過(guò)高，也難以實(shí)現(xiàn)。所以公文中提出的政策、措施一定要切實(shí)可行，辦不到的不要說(shuō)、不要提，否則會(huì)出現(xiàn)麻煩。7。表述要準(zhǔn)確嚴(yán)密怎么樣做到“表述要準(zhǔn)確嚴(yán)密”呢？主要須把握5點(diǎn)：一是觀點(diǎn)明確。主題要鮮明突出，提出的各種主張、意見(jiàn)、要求、措施等，都要清楚明白。二是條理清晰。公文中涉及事項(xiàng)多、內(nèi)容較復(fù)雜時(shí)，要按照邏輯關(guān)系分成若干部分，依次進(jìn)行表述。不要搞成一團(tuán)亂麻。三是內(nèi)容充實(shí)。不僅要有明確的觀點(diǎn)，還要有豐富的材料和充分的論據(jù)。以增強(qiáng)說(shuō)服力，使人不僅知其然，而且知其所以然。四是結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)。這里說(shuō)的結(jié)構(gòu)，指的不是 公文 的外在形式方面的結(jié)構(gòu)，指的是公文內(nèi)容上各個(gè)部分的安排問(wèn)題。公文的結(jié)構(gòu)，包括如何開(kāi)頭和結(jié)尾，怎樣安排層次和段落，以及如何進(jìn)行過(guò)渡和照應(yīng)等。公文的開(kāi)頭以樸實(shí)、平直、開(kāi)門見(jiàn)山為特色，結(jié)尾以自然果決為特色。公文由一層意思轉(zhuǎn)到另一層意思，由總述到期分述或由分述到總述，由敘述到議論或由議論到敘述，都需要采用適當(dāng)?shù)倪^(guò)渡形式。根據(jù)情況，可以用過(guò)渡詞過(guò)渡，如：“綜上所述”、“由此可見(jiàn)”等；可以用過(guò)渡句子過(guò)渡，如“現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下”等；有時(shí)也可以用過(guò)渡落過(guò)渡。通過(guò) 過(guò)渡承上啟下，使文意須暢自然。公文的照應(yīng)，指的主要是公文內(nèi)部相互襯托、呼應(yīng)，如開(kāi)頭與結(jié)尾相照應(yīng)，題目與正文相照應(yīng)等，以此加強(qiáng)公文各部分的聯(lián)系性，增強(qiáng)表達(dá)效果?？傊?，公文的結(jié)構(gòu)安排是一個(gè)重要問(wèn)題。比方做衣服，沒(méi)有衣料不行，但有了衣料，剪裁不好也不行，甚至?xí)岩铝辖o毀掉了。起草公文也一樣，即使有了必要的材料，如果結(jié)構(gòu)安排不好，仍然寫不出好的文稿來(lái)。這一點(diǎn)要引起重視。公文開(kāi)頭、結(jié)尾和中間各層次、各部分要安排有序，嚴(yán)密緊湊，使全文形成一個(gè)有機(jī)的整體。公文結(jié)構(gòu)安排的原則是：（1）聯(lián)系性和層次性。即一篇公文的各個(gè)部分或段落之間，應(yīng)當(dāng)按照它們內(nèi)容上是否屬于同一層次進(jìn)行安排，不要把沒(méi)有聯(lián)系和屬于不同層次的內(nèi)容并列在一起論述。否則就會(huì)造成條理還不清、層次混亂。如公文擬制與起草工作就不能并列論述。（2）專一性和完整性。即公文的每個(gè)部分或段落內(nèi)部，應(yīng)保持有關(guān)內(nèi)容的專一和完整。就是既不要把不同內(nèi)容的拉到同一部分或段落里來(lái)，也不要把同一內(nèi)容的分散到不同的部分工落中去。如有的報(bào)告，前邊部分已講了成績(jī)，后邊講經(jīng)驗(yàn)時(shí)又講成績(jī)，不必要的重復(fù)，造成結(jié)構(gòu)的不嚴(yán)謹(jǐn)。五是表述準(zhǔn)確。要用最準(zhǔn)確的語(yǔ)言、最精煉的文字來(lái)表達(dá)本機(jī)關(guān)的意圖，觀點(diǎn)、論述都要客觀準(zhǔn)確。防止疏忽漏誤，避免發(fā)生歧義，尤其涉及政策性較強(qiáng)的公文，更要注意這個(gè)問(wèn)題，防止讀者誤解，在政策執(zhí)行中產(chǎn)生混亂，造成政治、經(jīng)濟(jì)上不必要的損失。因此在表達(dá)手段上，主要用敘述、說(shuō)明、議論，不得使用含糊不清的概念，不得使用模棱兩可的雙關(guān)語(yǔ)，不得使用描寫、夸張、比喻、諷刺、虛擬、幽默等修飾方法。8。要注意行文關(guān)系和行文方式，合理使用文種行文關(guān)系有三種：一是上下級(jí)之間領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)