辦公用品及工具管理辦法-文庫(kù)吧
2025-10-03 14:11 本頁(yè)面
【正文】 作效率。2．適用范圍適用于公司辦公座機(jī)、傳真機(jī)和職員手機(jī)的管理。3．職責(zé)人事行政部負(fù)責(zé)電話管理，各部門(mén)負(fù)責(zé)人監(jiān)管本部門(mén)電話。4．管理要求4．1電話配置：各部門(mén)電話配置根據(jù)工作性質(zhì)及實(shí)際需要而定。內(nèi)部電話因工作需要需開(kāi)通外線直撥的，憑《事務(wù)申請(qǐng)單》，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核、分管總監(jiān)確認(rèn)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后交人事行政部執(zhí)行。：經(jīng)批準(zhǔn)開(kāi)設(shè)的辦事處，可安裝國(guó)內(nèi)直撥傳真電話一門(mén)。，憑《事務(wù)申請(qǐng)單》，經(jīng)分管總監(jiān)審核、總經(jīng)辦批準(zhǔn)后執(zhí)行。 辦公電話均不設(shè)國(guó)際長(zhǎng)途。因工作需要打國(guó)際長(zhǎng)途的，總部人員應(yīng)報(bào)總經(jīng)理同意，用總經(jīng)理專用電話撥打；駐外辦事處不應(yīng)撥打國(guó)際長(zhǎng)途。，必須保持通訊聯(lián)系的公司員工，應(yīng)自備手機(jī)，不能自備手機(jī)，視同放棄崗位工作。、內(nèi)部電話開(kāi)通外線的，辦公室在接單后3個(gè)工作日內(nèi)完成，特殊原因不應(yīng)超過(guò)5個(gè)工作日。 電話費(fèi)座機(jī)費(fèi)、傳真機(jī)所耗紙張等計(jì)入部門(mén)費(fèi)用。，由話務(wù)員當(dāng)場(chǎng)測(cè)試后，由部門(mén)行政助理或申請(qǐng)人在《固定資產(chǎn)領(lǐng)用表》上簽字確認(rèn)。，各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)報(bào)告人事行政部，人事行政部在接單后48小時(shí)內(nèi)（節(jié)假日除外）安排到現(xiàn)場(chǎng)維修。駐外辦事處由經(jīng)理負(fù)責(zé)安排、聯(lián)系維修。 公司各部門(mén)應(yīng)妥善保管、使用電話機(jī)，每部電話應(yīng)指定專人監(jiān)護(hù)，因?yàn)槭褂?、保管不?dāng)致使電話機(jī)損壞的，由監(jiān)護(hù)人負(fù)責(zé)追查、直接責(zé)任人負(fù)責(zé)賠償、部門(mén)負(fù)責(zé)人承擔(dān)連帶賠償責(zé)任。 人事行政部應(yīng)指定人員建立電話管理臺(tái)帳，記錄各部門(mén)電話配置、安裝和維修狀況。 財(cái)務(wù)部建立公司各部門(mén)電話費(fèi)用臺(tái)帳，每月20日前將上月電話費(fèi)用核算到各部門(mén)，由部門(mén)負(fù)責(zé)人確認(rèn)后計(jì)入部門(mén)費(fèi)用。 公司總機(jī)費(fèi)用和傳真費(fèi)用按登記的數(shù)量分?jǐn)偟礁鞑块T(mén)。 公司對(duì)開(kāi)通外線的座機(jī)進(jìn)行費(fèi)用控制，具體金額視工作需要，由公司統(tǒng)一規(guī)定。超過(guò)費(fèi)用控制額度者，由該部門(mén)負(fù)責(zé)人承擔(dān)超標(biāo)費(fèi)用的1/3，部門(mén)其它人員承擔(dān)超標(biāo)費(fèi)用的2/3?？梢宰凡闀r(shí)，由責(zé)任人承擔(dān)。、交換機(jī)管理、交換機(jī)由人事行政部指定專人管理，無(wú)關(guān)人員不得擅自操作。 公司總機(jī)、交換機(jī)應(yīng)采取必要的保護(hù)措施。 財(cái)務(wù)部根據(jù)員工職位和公務(wù)電話的通訊量，建議每個(gè)崗位的通訊補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)，總經(jīng)辦批準(zhǔn)后執(zhí)行。 享受通訊補(bǔ)貼的員工，應(yīng)每月月底前取得發(fā)票，直接到財(cái)務(wù)部憑票限額報(bào)銷。 工作繁忙不能及時(shí)報(bào)銷通訊費(fèi)的員工，經(jīng)個(gè)人申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部同意后，可每季報(bào)銷一次。 不能取得正規(guī)發(fā)票者，不能給予補(bǔ)貼和報(bào)銷。享受通訊補(bǔ)貼的員工，應(yīng)按以下時(shí)間要求，保持手機(jī)接通狀態(tài)：1)公司中層及中層以上管理人員：0：00~24：002)市場(chǎng)營(yíng)銷人員：0：00~24：003)值班人員和技術(shù)安全人員：0：00~24:004)一般管理人員和文職人員：7：00~24：005)普通職員：8：00~24：00，重要公務(wù)電話也應(yīng)長(zhǎng)話短說(shuō)或使用傳真解決；，接聽(tīng)私人電話應(yīng)保持在2分鐘之內(nèi)，不得上班時(shí)間電話聊天。更不允許使用公司電話接打私人電話，嚴(yán)禁用公司電話撥打聲訊電話或長(zhǎng)時(shí)間聊天，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅處理，發(fā)現(xiàn)第一次，公司將予以警告并處當(dāng)事人和部門(mén)負(fù)責(zé)人20元以上罰款，并承擔(dān)電話超標(biāo)費(fèi)用；發(fā)現(xiàn)第二次公司將嚴(yán)肅處理當(dāng)事人和部門(mén)負(fù)責(zé)人50元以上罰款，且當(dāng)事人應(yīng)繳納電話超標(biāo)費(fèi)用的2倍罰金；對(duì)于5次以上屢教不改者，公司將予以開(kāi)除。、聯(lián)系單位和部門(mén)、第一聯(lián)系人、第二聯(lián)系人等，清楚電話主要內(nèi)容，商務(wù)電話還應(yīng)事先確定應(yīng)對(duì)方式，以免慌張無(wú)措。，并使用普通話；接聽(tīng)電話應(yīng)報(bào)出公司簡(jiǎn)稱。，不得干擾或影響他人的正常工作。三、電腦管理1．目的規(guī)范電腦的配置、安裝和使用行為，維護(hù)工作秩序、提高工作效率。2．適用范圍適用于公司電腦的硬件和軟件管理。3．職責(zé)人事行政部負(fù)責(zé)電腦管理，各部門(mén)負(fù)責(zé)人監(jiān)管本部門(mén)電腦。4．管理要求4．1電腦配置：各部門(mén)電腦配置根據(jù)工作性質(zhì)及實(shí)際需要由公司領(lǐng)導(dǎo)研究決定。各部門(mén)因工作需要需增加電腦的，憑《事務(wù)申請(qǐng)單》，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核、分管總監(jiān)確認(rèn)、總經(jīng)理批準(zhǔn)后交人事行政部執(zhí)行。：經(jīng)批準(zhǔn)開(kāi)設(shè)的辦事處，可配置兼容機(jī)電腦一臺(tái)。，憑《事務(wù)申請(qǐng)單》，經(jīng)分管總監(jiān)審核、總經(jīng)辦批準(zhǔn)后執(zhí)行。 內(nèi)部電腦應(yīng)保持與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的聯(lián)結(jié)。因工作需要連接互連網(wǎng)者，總部人員應(yīng)報(bào)人事總監(jiān)同意；駐外辦事處應(yīng)報(bào)銷售總監(jiān)同意。，必須保持信息溝通的公司員工，應(yīng)到公司配置的電腦上進(jìn)行信息傳遞，原則上不能用自備電腦和客戶電腦。，人事行政部在接單后3個(gè)工作日內(nèi)完成，特殊原因不應(yīng)超過(guò)5個(gè)工作日。駐外辦事處由經(jīng)理指定人員負(fù)責(zé)購(gòu)置和安裝。 電腦費(fèi)硬件費(fèi)、軟件費(fèi)、耗材費(fèi)等計(jì)入部門(mén)費(fèi)用。，由申請(qǐng)人當(dāng)場(chǎng)測(cè)試后，由部門(mén)行政助理或申請(qǐng)人在《固定資產(chǎn)領(lǐng)用表》上簽字確認(rèn)。，各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)報(bào)告人事行政部，人事行政部在接單后48小時(shí)內(nèi)（節(jié)假日除外）安排到現(xiàn)場(chǎng)維修。駐外辦事處由經(jīng)理負(fù)責(zé)安排、聯(lián)系維修。 公司各部門(mén)應(yīng)妥善保管、使用電腦，每部電腦應(yīng)
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