【正文】 材料為一份(包括附件)，一般均為一份。材料頁(yè)數(shù)的計(jì)算，采用圖書編頁(yè)法，每面為一頁(yè)，印有頁(yè)碼的材料、表格，應(yīng)如數(shù)填寫。(五)內(nèi)容排布：①共十大類，每大類與大類之間間隔為四行。②各大類材料中，若無(wú)該類檔案材料，其大類標(biāo)題仍然保留，注意空足四行，再進(jìn)入下一大類材料的輸入。③第九類“工資任免等材料”分四小類，每小類與小類之間間隔為三行。④第九類“工資任免等材料”中，若無(wú)哪小類材料，其標(biāo)題不保留，注意空足三行，再進(jìn)入下一小類材料的輸入。⑤目錄輸入完畢后，將最后一頁(yè)空表行數(shù)補(bǔ)足滿頁(yè)，再進(jìn)行打印。⑥打印出來(lái)的目錄要工整、正確、清楚、美觀，不得有過(guò)于明顯的印黑、涂抹和皺褶。/ 46第十八條檔案材料載體變質(zhì)或字跡退色不清時(shí)，須進(jìn)行搶救。搶救材料，一般可采用修復(fù)、打印、抄寫、復(fù)印等方法。凡打印、抄寫的材料，必須認(rèn)真細(xì)致、核對(duì)無(wú)誤，注明復(fù)制單位和日期。第十九條建立檔案副本的材料不夠時(shí)，可選擇正本中的材料進(jìn)行復(fù)制，將復(fù)制件存副本，其原件必須存入正本。第二十條為便于裝訂、保管和利用，延長(zhǎng)檔案材料的壽命，對(duì)一些紙張不規(guī)則、破損、卷角、折皺的材料，應(yīng)進(jìn)行技術(shù)加工。其主要方法：(一)對(duì)超出16開(kāi)(26cm19cm)規(guī)格的檔案材料，在不影響材料的完整和不損傷字跡的條件下，可酌情進(jìn)行裁剪。裁剪檔案材料要根據(jù)裁紙刀所標(biāo)橫豎坐標(biāo)裁切，做到橫平豎直，統(tǒng)一尺度，前后一致，保證檔案材料的規(guī)范。裁切不能損壞檔案材料內(nèi)容，，防止打孔時(shí)損壞檔案材料。不能緊靠?jī)?nèi)容裁切或裁掉表格外框(包括表框外的字和與檔案材料內(nèi)容無(wú)關(guān)的字跡)。裁切筒子紙要根據(jù)內(nèi)容折疊整齊，不能裁斷。對(duì)于超出16開(kāi)規(guī)格且無(wú)法裁切的檔案材料，須進(jìn)行折疊。折疊時(shí)，要根據(jù)材料的具體情況，采用橫折疊、豎折疊、橫豎交叉或梯形折疊等辦法。一般橫邊折疊折下邊，不折表頭，折疊邊離裁切邊要有1厘米的距離。折疊后的檔案材料，要保持整個(gè)案卷的平整，文字、照片不得損壞，便于展開(kāi)閱讀。(二)小于16開(kāi)規(guī)格檔案材料，要用宣紙裱邊(注意宣紙不能太薄)。裱邊時(shí)橫邊補(bǔ)上不補(bǔ)下，遇到大量需要裱橫邊的材料可以隔頁(yè)裱邊，豎邊必須補(bǔ)齊。裱邊要粘牢，同時(shí)不能把下一頁(yè)粘住。/ 46(三)對(duì)于破損、卷角、折皺的檔案材料，要進(jìn)行裱糊。裱糊用的襯紙，必須采用白紙。漿糊要按照水和漿糊2：1的比例調(diào)制，涂抹時(shí)注意適量，不能過(guò)多或過(guò)少。(四)材料包邊不能把檔案內(nèi)容粘住，并把原來(lái)的裝訂孔包在白邊里。一般材料紙張厚7頁(yè)左右包一本，紙張薄的10頁(yè)左右包一本。包邊紙一般為B5復(fù)印紙，(也可采用硬度適中的紙)。(五)編寫頁(yè)碼和編號(hào)，須擦掉以前的編號(hào)，新編號(hào)字體要美觀整潔，不要過(guò)大。頁(yè)碼的位置在檔案的右下角，編號(hào)的位置在檔案的右上角。(六)檔案上原有的分類角須剪掉并用宣紙補(bǔ)齊，有些不干凈的也須剪掉重新補(bǔ)齊。整理時(shí)要按照類別插入分類角。分類角貼在白紙的右上方，與紙的右上角完全重疊，貼分類角的紙必須是黃底紅字的角標(biāo)紙。(七)獎(jiǎng)勵(lì)登記表、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、畢業(yè)證書、學(xué)位證書、獎(jiǎng)狀等需折疊的材料，裱背后裝入檔案，粘貼時(shí)注意做到便于從左向右翻閱。如果材料過(guò)大應(yīng)折疊，一般為折下邊和右邊。(八)鉛筆標(biāo)注在檔案上的無(wú)關(guān)的字跡一律擦除。(九)整理過(guò)程中產(chǎn)生的重復(fù)件和多余件，根據(jù)類別、時(shí)間排序，按標(biāo)準(zhǔn)裁剪和裝訂后，要在每份材料上注明為重復(fù)件或多余件并裝入本人檔案。(十)拆除檔案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘倨?，以防止氧化生銹損毀材料。(十一)對(duì)于裁切后的整卷干部檔案要求做到四面整齊。/ 46第二十一條每個(gè)教工的檔案材料，必須裝訂成卷。裝訂后的檔案，目錄在卷首，材料排列順序與目錄相符。卷面整潔，全卷整齊、平坦，裝訂結(jié)實(shí)實(shí)用，具體做法：(一)將目錄與材料核對(duì)無(wú)誤。(二)把全卷材料理齊。材料條件好的應(yīng)做到四面整齊，條件較差的，以裝訂線一邊和下邊兩面為齊。(三)在材料左側(cè)豎直打上統(tǒng)一裝訂孔?？拙嘁?guī)格應(yīng)符合《條例》附件一的規(guī)定。(四)一律使用《條例》附件一規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)人事檔案卷皮。檔案卷皮須書寫檔案人的姓名、籍貫、檔案號(hào)。書寫姓名不得用同音字或不規(guī)范的簡(jiǎn)化字。第二十二條人事檔案整理裝訂成卷后，必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的檢查，經(jīng)驗(yàn)收合格后，方能入庫(kù)。第二十三條人事檔案整理工作人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》和干部檔案工作的有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格遵守安全保密制度，保守黨和國(guó)家的秘密。(一)在整理檔案時(shí)，嚴(yán)禁吸煙，以確保檔案的安全。(二)不得私自涂改、抽取或偽造檔案材料。(三)不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后分別情況予以處理。(四)在整理檔案過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露人事檔案內(nèi)容。/ 46整理員工人事檔案的方法整理員工人事檔案的方法（第一篇）人力資源檔案工作是我院檔案工作的重要組成部分,是人力資源管理工作的重要內(nèi)容,是書院規(guī)范化建設(shè)和科學(xué)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作。搞好人力資源檔案工作，最終目的是為準(zhǔn)確全面地考察了解和高效選拔使用好教育教學(xué)、管理和服務(wù)等方面的人才，選賢舉能，知人善任，建設(shè)好職工隊(duì)伍，優(yōu)化人力資源配置，為不斷提高辦學(xué)質(zhì)量和經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮應(yīng)有作用。第一章總則第一條為了提高書院人力資源檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用好檔案，更好地為我院各項(xiàng)工作服務(wù)，結(jié)合我院實(shí)際，參照檔案管理的基本要求，特制定本規(guī)定。第二條書院?jiǎn)T工人力資源檔案由人力資源處集中保管。其任務(wù)是：收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料；辦理檔案的查詢、借用；探索建立適合書院院情的人力資源檔案管理和使用辦法。不斷研究檔案工作情況，逐步實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理的規(guī)范化。第三條學(xué)習(xí)、貫徹執(zhí)行國(guó)家關(guān)于員工人事檔案工作的法令、政策和規(guī)定，結(jié)合我院的實(shí)際情況，制定員工人事檔案工作的規(guī)章制度，并負(fù)責(zé)組織、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和執(zhí)行。第四條嚴(yán)格執(zhí)行員工人事檔案使用借閱規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，確保檔案的完整、安全。第二章人事檔案歸檔范圍和要求 第五條歸檔范圍 / 46（一）考試錄用形成的有關(guān)材料：如應(yīng)聘人員考核登記表、應(yīng)聘考試材料、入職報(bào)到表、合同書等。（二）在人力資源工作中形成的履歷表、簡(jiǎn)歷表和屬于自傳性質(zhì)的材料:如學(xué)歷、教師資格、職稱證明書及相關(guān)證件復(fù)印件等。（三）鑒定、考核、考察工作中形成的有關(guān)材料：如年度考核材料，民主評(píng)議的綜合材料，組織審定的考察材料等。（四）認(rèn)定、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職稱工作中形成的有關(guān)材料：專業(yè)技術(shù)職稱任職資格申報(bào)表、聘任、認(rèn)定專業(yè)技術(shù)職務(wù)審批表及考核材料、有關(guān)證書等。（五）黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的有關(guān)材料：如中國(guó)共產(chǎn)黨入黨志愿書（已批準(zhǔn)轉(zhuǎn)正的）、入黨申請(qǐng)書、預(yù)備黨員轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書、自傳、綜合性政審材料及有關(guān)的證明、考察材料；民主評(píng)議黨員材料等；中國(guó)共產(chǎn)主義青年團(tuán)入團(tuán)志愿書、申請(qǐng)書、團(tuán)員登記表等材料；加入民主黨派的有關(guān)材料等。（六）表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的有關(guān)材料：如評(píng)選、嘉獎(jiǎng)、通報(bào)表?yè)P(yáng)先進(jìn)工作者等形成的表彰材料。（七）定職、定級(jí)材料。（八）辦理工資、待遇等工作中形成的材料：如轉(zhuǎn)正定級(jí)、各種工資變動(dòng)，提職晉級(jí)和獎(jiǎng)勵(lì)工資等材料；解決各種待遇問(wèn)題的審批表、批復(fù)材料等。（九）參加院內(nèi)外有關(guān)培訓(xùn)進(jìn)修等的有關(guān)材料。（十）健康檢查的有關(guān)材料：新錄用人員體檢表等有關(guān)反映身體健康情況的材料。（十一）、辭退材料、辭職審批材料等其它起重要依據(jù)作用的材料。（十二）、其他有鑒定性、結(jié)論性的材料等。第六條收集方法 / 46（一）為了使員工檔案能夠適應(yīng)人力資源管理工作的需要，要經(jīng)常通過(guò)有關(guān)部門收集員工任免、考察考核、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績(jī)的材料，充實(shí)檔案的內(nèi)容。（二）建立主動(dòng)送交員工檔案材料歸檔的工作制度，及時(shí)地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。（三）有計(jì)劃地布置填寫員工履歷表、鑒定、自傳等，并及時(shí)將這些材料補(bǔ)充進(jìn)員工檔案。（四）人力資源處要嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)有關(guān)人事檔案收集歸檔的各項(xiàng)規(guī)定，主動(dòng)和有關(guān)部門協(xié)調(diào)好檔案的收集方法和程序，以使員工檔案材料及時(shí)完成歸檔。第七條歸檔要求（一）收集的材料，必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒別，屬于歸檔的材料應(yīng)真實(shí)、完整齊全，文字清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備，需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸檔。（二）不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔。凡銷毀材料，必須詳細(xì)登記，經(jīng)人力資源處負(fù)責(zé)人檢查，并報(bào)請(qǐng)書院主管負(fù)責(zé)人審查批準(zhǔn)。（三）歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。聘用錄取時(shí)的有關(guān)個(gè)人的證明材料沒(méi)有原件可用復(fù)印件，在院內(nèi)工作時(shí)形成的材料要用原件，一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。材料必須有承辦單位或個(gè)人署名，有形成材料的日期并注意不歸重復(fù)材料。（四）凡規(guī)定要同本人見(jiàn)面的材料，一般應(yīng)有本人的簽字，特殊情況下本人見(jiàn)面后未簽字的，可由組織注明。/ 46（五）員工人事檔案材料的載體，使用A4規(guī)格的辦公用紙，文字須是打印或用藍(lán)黑墨水、黑色墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。（六）各類人事檔案材料應(yīng)在材料形成后盡快歸檔。第三章人事檔案工作崗位職責(zé) 第八條檔案管理檔案管理實(shí)行專人責(zé)任制，對(duì)檔案實(shí)行嚴(yán)格安全管理。由人力資源處檔案專管員負(fù)責(zé)保管與整理。第九條負(fù)責(zé)人力資源處工作的部門領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)（一）、組織本部門人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，認(rèn)真執(zhí)行集團(tuán)公司、書院?jiǎn)T工人事檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作納入本部門的議事日程。（二）、與書院各部門相互配合，加強(qiáng)聯(lián)系，共同做好業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)、檢查工作，保證歸檔檔案質(zhì)量。（三）、帶頭落實(shí)書院人事檔案管理的規(guī)章制度，不斷推進(jìn)書院人事檔案管理工作的規(guī)范化、實(shí)用化。（四）、與書院發(fā)展同步，不斷創(chuàng)新人力資源檔案建設(shè)，為書院建好人才資源庫(kù)。（五）、關(guān)心和支持檔案管理人員的工作，明確具體要求，幫助其解決工作中的實(shí)際困難，不斷提高檔案管理水平。（六）、做好與檔案建設(shè)與管理相關(guān)的其他工作。第十條人事檔案管理人員的職責(zé)（一）、自覺(jué)執(zhí)行上級(jí)有關(guān)人事檔案工作的安全保密規(guī)定，嚴(yán)格遵守安全保密制度，確保員工人事檔案的安全保密。/ 46（二）、認(rèn)真執(zhí)行上級(jí)關(guān)于人事檔案工作的政策和法規(guī)，制定和不斷完善本書院?jiǎn)T工人事檔案工作的各項(xiàng)管理制度。（三）、做好對(duì)員工人事檔案收集與鑒別、歸檔與整理、保管與保護(hù)、利用等工作。（四）、認(rèn)真執(zhí)行員工檔案歸檔的各項(xiàng)規(guī)定，自覺(jué)堅(jiān)持平時(shí)立卷，做好文件材料的收集積累、保管、整理立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料完整準(zhǔn)確。（五）、歸檔材料做到案卷目錄填寫清楚，并做到歸檔材料合適清楚，準(zhǔn)確無(wú)誤。（六）、積極主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案工作的有關(guān)法規(guī)及業(yè)務(wù)知識(shí)，不斷提高檔案管理工作水平。（七）、做好員工人事檔案的統(tǒng)計(jì)工作。做到檔案類別、數(shù)量清楚。（八）、始終保持檔案室、柜、盒的整潔、完好。第十一條檔案整理工作規(guī)定（一）、在整理檔案時(shí)嚴(yán)禁吸煙，以確保檔案安全。（二）、不得私自涂改、抽取或偽造檔案。（三）、不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后按情況分別予以處理。（四）、在整理檔案過(guò)程中，要加強(qiáng)對(duì)檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露員工檔案內(nèi)容。（五）、加強(qiáng)檔案管理，提高檔案的保存價(jià)值。做到每月歸檔材料一次。每學(xué)期整理檔案一次，每學(xué)年整理統(tǒng)計(jì)一次。按在職和離職員工分類有序徹底整理存放。不得存在有檔案未整理的現(xiàn)象。（六）、做到檔案總目錄及編號(hào)與員工檔案實(shí)際存放相一致。/ 46第四章員工人事檔案的使用規(guī)定 第十二條借閱規(guī)定檔案查閱原則上實(shí)行對(duì)上級(jí)公開(kāi)查詢，對(duì)下級(jí)以人力資源處主任簽字為準(zhǔn)，方可查閱。（一）凡因需要查閱人事檔案的，要經(jīng)過(guò)書院人力資源處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱者必須嚴(yán)格遵守保密制度和閱檔規(guī)定。查閱人員填寫好《查閱員工檔案審批表》及登記表。查閱人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度、閱檔規(guī)定，不準(zhǔn)與無(wú)關(guān)人員議論檔案內(nèi)容。查閱必須愛(ài)護(hù)檔案，嚴(yán)禁在材料上畫線、涂改、拆散、抽出、增添、圈畫、污損、彎折，保持檔案的整潔。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得私自摘抄、拍攝復(fù)制員工檔案材料，如需復(fù)制須辦理登記手續(xù)。復(fù)制的材料，必須加蓋人力資源部公章方可生效，摘抄材料一般不予蓋章。材料由使用單位妥善保存、用畢自行銷毀。嚴(yán)禁在閱檔室內(nèi)或閱覽檔案時(shí)吸煙及吃東西。對(duì)查閱人員審查閱檔材料，一看查檔理由是否充分，二看是否有審批人簽名及公章。對(duì)查閱人員手續(xù)不完備的，應(yīng)做好說(shuō)明及解釋工作，并做好登記手續(xù)。接待閱檔時(shí)，須將案卷先清點(diǎn)后再交給閱檔人員，收回時(shí)應(yīng)清點(diǎn)后再入庫(kù)歸位。第十三條檔案轉(zhuǎn)遞、留存規(guī)定如有確需向外轉(zhuǎn)遞的員工檔案，應(yīng)遵守下列事項(xiàng)： / 46在院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，員工檔案經(jīng)復(fù)印后應(yīng)以專員送取或交員工本人自帶復(fù)印件。并做好詳細(xì)登記。對(duì)辭退、辭職、退休員工的檔案，留書院檔案室分類保存。第十四條借用規(guī)定（一）員工檔案一般不外借。（二）本書院部門內(nèi)部需要借用時(shí)，必須做好登記；能當(dāng)天歸還還必須做好當(dāng)天入庫(kù)歸位；借用一般不超過(guò)1天，不得擅自轉(zhuǎn)借或送有關(guān)單位查閱。（三）借用手續(xù)與查閱規(guī)定相同，嚴(yán)格執(zhí)行查檔規(guī)定。（四）每月檢查核對(duì)一次借用和查檔次數(shù)，并做好及時(shí)入庫(kù)歸位工作。第五章人事檔案保密要求第十五條檔案工作人員要認(rèn)真執(zhí)行《保密法》和有關(guān)的保密制度，增強(qiáng)保密觀念，同一切失密、泄露現(xiàn)象做斗爭(zhēng)。第十六條檔案工作人員在保管檔案期間不得私自翻閱人事檔案，對(duì)所了解的檔案內(nèi)容不得向外泄密。第十七條接收檔案要嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，離職后不得泄露任何檔案內(nèi)容。第十八條閱檔人員要嚴(yán)格遵守閱檔保密制度，不得在公共場(chǎng)所及無(wú)關(guān)人員面前議論檔案內(nèi)容；不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借或給無(wú)關(guān)人員翻閱；不得向無(wú)關(guān)人員泄露或向外公布檔案內(nèi)容。違反者應(yīng)視情節(jié)輕重，予以批評(píng)教育直至紀(jì)律處分。第十九條如有特殊情況，需要出具的各種證明，經(jīng)人力資源處主任批準(zhǔn)后，由檔案管理工作人員填寫并加蓋人事部門專用章。本人不得翻閱自己的檔案。第二十條非人力資源檔案工作人員不得擅自接觸人事檔案，確保檔案安全。第二十一條嚴(yán)格履行員工檔案的保管及保密規(guī)定，做好以下幾點(diǎn)：（一）配置必要的檔案存放、保管等設(shè)備。/ 46（二）認(rèn)真做好防火、盜、潮、蟲(chóng)蛀、曬和高溫等六防工作。（三）每天上、下班要認(rèn)真對(duì)保管柜的安全和保密進(jìn)行檢查，及時(shí)做好防范工作。（四）每季