會議室使用管理制度[最終定稿]-文庫吧
2025-09-29 13:22 本頁面
【正文】 人員級別和參會人數(shù)提前到前臺填寫《會議室預(yù)約登記表》預(yù)約會議室；涉及接待重要來賓或?qū)ｎ}會議等重大會議時，應(yīng)填寫《會議接待需求表》；三、如遇特殊情況、緊急會議可先通知行政部負(fù)責(zé)人，根據(jù)實際情況協(xié)調(diào)會議室使用，事后補辦有關(guān)登記；四、部門應(yīng)在所預(yù)約時間到達(dá)會議室，并開始使用。若長時間未到，則會議室使用權(quán)由行政部另作安排；五、如部門臨時取消申請，再需使用時，需重新申請。部門及個人應(yīng)按預(yù)約時間內(nèi)使用完畢，若后續(xù)時間無其他安排，可超時使用。但若緊接的時間段內(nèi)已安排了其他部門使用，超時部門必須離開會議室，終止使用該會議室。第四章 會議準(zhǔn)備第五條 會議組織部門應(yīng)根據(jù)會議類型、與會人員級別等內(nèi)容，提前到行政部指定人員進行登記預(yù)約，涉及重大會議時，應(yīng)填寫《會議接待需求表》，經(jīng)行政部審批。第六條 所有會議的主持人、召集部門、與會人員及與會領(lǐng)導(dǎo)都應(yīng)該做好充分準(zhǔn)備工作，以便會議高效、有序進行。第七條會議組織方或人員的會議前需要準(zhǔn)備以下內(nèi)容：一、明確會議主題、會議主持人、會議時間、明確參會人員，準(zhǔn)備會議議程表、會議資料及簽到表，并且指定人員進行會議紀(jì)要；二、涉及接待重要領(lǐng)導(dǎo)或貴賓的會議，需要提前與行政部確認(rèn)該貴賓或領(lǐng)導(dǎo)的住宿、行程、用餐等安排及相關(guān)費用等事項；三、會議通知由會議組織方或人員發(fā)布。第八條 行政部會議前必須根據(jù)會議類型及會議組織方需求，需要準(zhǔn)備以下內(nèi)容：一、應(yīng)于會議前10分鐘，準(zhǔn)備好茶水、茶歇（水果、點心）、會場布置（包括會議電腦、視頻會議鏈接、音響、投影、條幅標(biāo)語、座位及名牌、照明、筆、信紙、鮮花等）工作；二、涉及接待重要來賓的行政工作，包括酒店住宿、來賓用車、用餐預(yù)定等。第五章 會中服務(wù)和會議要求第九條 會場服務(wù)會場服務(wù)主要由行政部負(fù)責(zé)。一、引導(dǎo)座位：會議組織方或人力行政人員應(yīng)于會前準(zhǔn)備好座位名牌，可引導(dǎo)與會人員 盡快就座，特別要注意主要領(lǐng)導(dǎo)人員和重要貴賓人員的座次位置；二、茶水服務(wù)：會議開始后，人力行政人員應(yīng)指定前臺工作人員，每隔1520分鐘添加茶水，根據(jù)與會人員飲水情況，自行調(diào)整添加茶水間隔時間；三、維護會場秩序：保證會場內(nèi)外安靜，注意會場周圍無關(guān)人員大聲喧嘩或闖入會場內(nèi)，影響會議正常進行；四、內(nèi)外聯(lián)系、傳遞信息：做好內(nèi)外聯(lián)系及信息傳遞工作，包括會議進行中領(lǐng)導(dǎo)對外要辦的事項、外來人員電話接聽、重要日程安排及接待等事項。第十條 會議要求
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