【正文】 、明細(xì)賬、總賬等）。為保證個(gè)步驟的連續(xù)性，逐步積累編制會(huì)計(jì)報(bào)表所需要的數(shù)據(jù)，必須將每一步所形成的中間結(jié)果存儲(chǔ)起來(lái)。這樣，“逐步加工、步步存儲(chǔ)”，就成為手工核算的重要特征。但如果分析一下各步驟存儲(chǔ)的內(nèi)容，就不難發(fā)現(xiàn)，各步驟所形成并存儲(chǔ)的都是由記賬憑證派生出來(lái)的中間結(jié)果，或由憑證分類(lèi)匯總而形成（如：科目匯總表、匯總記賬憑證、總賬等），或由憑證分類(lèi)順序而形成（如：日記賬、明細(xì)賬、逐筆登記的總賬等）。由此可見(jiàn)，從信息量來(lái)看，記賬憑證是賬簿、報(bào)表的數(shù)據(jù)源，所有憑證的信息量幾乎等于各種明細(xì)賬、總賬、報(bào)表所含信息量的總和 ，各步驟存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)信息只不過(guò)是對(duì)記賬憑證的重復(fù)存儲(chǔ)而已。這種逐步轉(zhuǎn)抄，重復(fù)存儲(chǔ)，不僅浪費(fèi)資源，而且極易導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不一致性?？梢哉f(shuō)，手工核算中經(jīng)常出現(xiàn)的賬證不符、賬表不符的現(xiàn)象與這種同一信息的重復(fù)再現(xiàn)有密切關(guān)系，因而也就產(chǎn)生了賬證核對(duì)、賬表核算的需要。 由于手工工作固有的缺陷，使得會(huì)計(jì)在財(cái)務(wù)處理部分不僅勞動(dòng)強(qiáng)度大、重復(fù)數(shù)據(jù)多而且及時(shí)性、準(zhǔn)確性差。 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的可行性 分析 原始的手工處理方式為了使會(huì)計(jì)信息有清新的來(lái)龍去脈，需要將從憑證到報(bào)表的數(shù)據(jù)處理過(guò)程，分解為若干步驟，每一步都產(chǎn)生一些中間數(shù)據(jù)。其實(shí)各步驟所形 成并存儲(chǔ)的都是由記賬憑證派生出來(lái)的中間結(jié)果，只不過(guò)是對(duì)記賬憑證的重復(fù)存儲(chǔ)而已。這種逐步轉(zhuǎn)抄、重復(fù)存儲(chǔ)，不僅浪費(fèi)資源，而且極易導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不一致性。 根據(jù)現(xiàn)行狀況中存在的問(wèn)題，又從計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)看，它具有根據(jù)原始憑證和基于 Delphi 的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā) 2 記賬憑證按需要瞬時(shí)生成所需要的賬表的能力。只要有了原始數(shù)據(jù)和加工數(shù)據(jù)的程序指令，在此基礎(chǔ)上生成其他派生數(shù)據(jù)，對(duì)計(jì)算機(jī)來(lái)說(shuō)是輕而易舉的事情。 手工狀態(tài)下的財(cái)務(wù)管理主要是圍繞如何減少或分散工作量，便于人員分工而展開(kāi)的。而該系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和引用將大量減少人力資源的浪費(fèi)從管理和經(jīng)濟(jì)上都將提供莫大的幫助。 基于 Delphi 的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā) 3 第 二 章 財(cái)務(wù)管理 系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的初步調(diào)查與分析 在根據(jù)用戶提出建立新系統(tǒng)的要求，進(jìn)行可行性分析，并經(jīng)有關(guān)主管部門(mén)批準(zhǔn)系統(tǒng)可行后，下面對(duì)現(xiàn)行系統(tǒng)的狀況進(jìn)行進(jìn)一步的了解和分析。該初步調(diào)查是認(rèn)識(shí)、了解現(xiàn)行系統(tǒng)狀況的過(guò)程。 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的調(diào)查 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的調(diào)查是按照現(xiàn)行系統(tǒng)中信息流動(dòng)過(guò)程，逐個(gè)調(diào)查分析所有環(huán)節(jié)的處理任務(wù)、處理內(nèi)容、處理順序的要求，弄清各個(gè)環(huán)節(jié)需要的信息、信息來(lái)源、流徑去向、處理方法和信息形態(tài)（報(bào)告、報(bào)單、屏幕顯示）等。并將其用規(guī)范的業(yè)務(wù)流程圖表示。其完成業(yè)務(wù)如下： 根據(jù)原始憑證編制原始憑證匯總表。 根據(jù)原始憑 證或原始憑證匯總表編制收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。 根據(jù)收款憑證和付款憑證登記現(xiàn)金日記賬和存款日記賬。 根據(jù)原始憑證、原始憑證匯總表或收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證登記明細(xì)賬業(yè)務(wù)臺(tái)賬。 根據(jù)收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證形成科目匯總表并直接登記總賬。 現(xiàn)金日記賬、存款日記賬及明細(xì)賬業(yè)務(wù)臺(tái)賬定期同總賬核對(duì)。 根據(jù)總賬和明細(xì)賬業(yè)務(wù)臺(tái)賬定期編制會(huì)計(jì)報(bào)表。如圖 3— 1 所示。 圖例如下： 單據(jù)、報(bào)表、賬目 數(shù)據(jù)流向（不含數(shù)據(jù)內(nèi)容） 系統(tǒng)內(nèi)的部門(mén)或人員（含處理過(guò)程） 系統(tǒng)外的實(shí)體（部門(mén)或人員） 基于 Delphi 的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā) 4 圖 2— 1 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖 原始憑證 收款憑 證 轉(zhuǎn)賬憑 證 付款憑 證 會(huì)計(jì) 報(bào)表 總 賬 明細(xì)業(yè)務(wù) 臺(tái)賬 科目匯 總表 存款日 記賬 現(xiàn)金日 記賬 原始憑證匯 總表 制證人 員 數(shù)據(jù)登 錄人員 數(shù)據(jù)錄 入人員 數(shù)據(jù)登 錄人員 財(cái)務(wù)部 工作人 員 財(cái)務(wù)部 核對(duì)人 員 總賬會(huì) 計(jì) 財(cái)務(wù)部 核對(duì)人 員 有關(guān)單位 及領(lǐng)導(dǎo) 基于 Delphi 的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā) 5 系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程的調(diào)查 有了業(yè)務(wù)流程圖，還需要對(duì)信息的流動(dòng)、傳遞、處理、存儲(chǔ)等進(jìn)行分析。這就要求把數(shù)據(jù)在現(xiàn)行系統(tǒng)內(nèi)部的流動(dòng)情況抽象的獨(dú)立出來(lái)，舍去具體的組織機(jī)構(gòu)、信息載體、處理工具、物質(zhì)、材料等，單從數(shù)據(jù)流動(dòng)過(guò)程來(lái)考察實(shí)際業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)處理模式，即數(shù)據(jù)流程 圖。如圖 3— 2 所示。 圖例如下： 外部實(shí)體 數(shù)據(jù)存儲(chǔ) 數(shù)據(jù)處理 數(shù)據(jù)流 基于 Delphi 的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā) 6 原始 原始憑證或原 憑證 始憑證匯總表 記賬憑證 收付款憑證 科目匯總表 明細(xì)賬及業(yè)務(wù)臺(tái)賬 日記賬 總賬 經(jīng)辦單位或經(jīng)辦人 P1 審核匯總 財(cái)務(wù)部 P2 編制記賬憑證 財(cái)務(wù)部 D1 D2 P3 登記明細(xì)賬及業(yè)務(wù)臺(tái)賬 財(cái)務(wù)部 P4 編制科目匯總表 財(cái)務(wù)部 P7 登記日記賬 財(cái)務(wù)部 D3 D6 D4 D5 P5 登記總賬 財(cái)務(wù)部 基于 Delphi 的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā) 7 會(huì)計(jì)報(bào)表 圖 2— 2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖 數(shù)據(jù)字典 數(shù)據(jù)流程圖構(gòu)造出了財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)的組成和各部分間的關(guān)系，但沒(méi)有說(shuō)明各部分的具體內(nèi)容，它僅是一個(gè)框架，據(jù)此還不足以準(zhǔn)確充分地了解系統(tǒng)，無(wú)法根據(jù)此圖進(jìn)行程序設(shè)計(jì)，因此還需要編制數(shù)據(jù)字典。 數(shù)據(jù)字典將對(duì)數(shù)據(jù)流程圖中的各種文件和數(shù)據(jù)流進(jìn)行詳細(xì)的描述和確切的解釋。即定義文件和數(shù)據(jù)流由哪些更小的單位組成（這些單位一般稱為字段或數(shù)據(jù)項(xiàng)） ，并描述每個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)的數(shù)據(jù)類(lèi)型、長(zhǎng)度、取值范圍等具體內(nèi)容。有了數(shù)據(jù)字典就便于隨時(shí)查閱和修改，所以它是數(shù)據(jù)流程圖的輔助資料，起注解的作用。 臨時(shí)記賬憑證 序號(hào) 數(shù)據(jù)項(xiàng)名稱 內(nèi)容舉例 數(shù)據(jù)類(lèi)型 取值范圍 長(zhǎng)度 小數(shù)位數(shù) 備注 1 憑證號(hào) 030001 C 010001~ 129999 6 前 2 位為月份號(hào)，后 4位為當(dāng)月流水號(hào) 2 日期 01/23/2004 D 8 存儲(chǔ)時(shí)用 8 位，顯示時(shí)轉(zhuǎn)換成 10 位 3 摘要 預(yù)付工資 C 30 4 科目名稱 銀行存款 C 40 可用 5 級(jí)科目 5 借方 金額 N 0≤， 10億 14 2 6 貸方金額 N 14 2 7 借方外幣額 N 14 2 用于形成復(fù)幣賬 P6 編制報(bào)表 財(cái)務(wù)部 D5 基于 Delphi 的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā) 8 8 貸方外幣額 N 14 2 9 匯率 N 9 6 10 附件張數(shù) 2 N 3 11 錄入員姓名 張三 C 至多 5 個(gè)漢字 10 12 審核員姓名 C 10 13 審核標(biāo)志 T C T、 F、空格 1 T：已通過(guò)審核、 F：未能通過(guò)審核、空格：還未審核 14 輸出頁(yè)碼 N 2 產(chǎn)生一張憑證分成幾頁(yè)打印時(shí)的頁(yè)碼 15 科目 編號(hào) 101 C 3 C：表字符型數(shù)據(jù) D：表日期型數(shù)據(jù) N：表數(shù)值型數(shù)據(jù) 圖 2— 3 臨時(shí)記賬憑證 主表操作員 字段名 字段類(lèi)型 字段長(zhǎng)度 小數(shù)位數(shù) 備注 操作員編號(hào) C 3 以該字段建立索引標(biāo)記“操作員編號(hào)”的主索引 操作員姓名 C 10 以該字段建立索引標(biāo)記“操作員編號(hào)”的候選索引 操作員口令 C 6 可取值“ y”或“ n”，默認(rèn)值“ n” 憑證錄入權(quán) C 1 可取值“ y”或“ n”，默認(rèn)值“ n” 憑證修改權(quán) C 1 可取值“ y”或“ n”，默認(rèn)值“ n” 憑證查 詢權(quán) C 1 可取值“ y”或“ n”，默認(rèn)值“ n” 憑證審核與修改權(quán) C 1 可取值“ y”或“ n”，默認(rèn)值“ n” 憑證匯總權(quán) C 1 可取值“ y”或“ n”，默認(rèn)值“ n” 過(guò)賬權(quán) C 1 可取值“ y”或“ n”，默認(rèn)值“ n” 基于 Delphi 的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā) 9 科目維護(hù)權(quán) C 1 可取值“ y”或“ n”，默認(rèn)值“ n” 總賬權(quán) C 1 可取值“ y”或“ n”，默認(rèn)值“ n” 明細(xì)賬權(quán) C 1 可取值“ y”或“ n”，默認(rèn)值“ n” 科目匯總權(quán) C 1 數(shù)據(jù)庫(kù)查詢權(quán) C 1 報(bào)表處理權(quán) C 1 桌面背景顏色 N 8 0 默認(rèn)值 RGB（ 60， 120， 180） 桌面背景圖片 C 50 默認(rèn)值“” 桌面背景類(lèi)型 C 4 默認(rèn)值“顏色” 圖 3— 4 主表操作員 運(yùn)行環(huán)境 字段名 字段類(lèi)型 字段長(zhǎng)度 小數(shù)位數(shù) 備注 建賬起始年份 C 4 建賬起始月份 C 2 當(dāng)前年份 C 4 當(dāng)前月份 C 2 當(dāng)前月份憑證順序號(hào) N 4 0 默認(rèn)值 0 月終結(jié)賬標(biāo)志 C 1 可取值“ y”或“ n”，默認(rèn)值“ n” 月備份標(biāo)志 C 1 可取值“ y”或“ n”，默認(rèn)值“ n” 單位名稱 C 40 圖 3— 5 運(yùn) 行環(huán)境 運(yùn)行日志 字段名 字段類(lèi)型 字段長(zhǎng)度 小數(shù)位數(shù) 備注 時(shí)間 T 8 操作員編號(hào) C 3 操作員姓名 C 10 執(zhí)行操作 C 10 進(jìn)退 C 2 可以取值“進(jìn)”或“退” 圖 3— 6 運(yùn)行日志 主表科目字典 字段名 字段類(lèi)型 字段長(zhǎng)度 小數(shù)位數(shù) 備 注 基于 Delphi 的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā) 10 科目編號(hào) C 3 以該字段建立索引標(biāo)記為“科目編號(hào)”的主索引 助記符 C 7 一級(jí)科目名 C 18 二級(jí)科目名 C 18 三級(jí)科目名 C 18 四級(jí)科目名 C 18 五級(jí)科 目名 C 18 賬別 C 4 輸出標(biāo)志 L 1 當(dāng)要打印輸出科目字典時(shí)確定記錄是否輸出。默認(rèn)值“ F” 科目全名 C 40 設(shè)計(jì)該字段將避免為獲得科目全名進(jìn)行復(fù)雜的計(jì)算 圖 3— 7 主表科目字典 主表摘要 字段名 字段類(lèi)型 字段長(zhǎng)度 小數(shù)位數(shù) 備 注 摘要編碼 C 10 摘要 C 30 圖 3— 8 主表摘要 已過(guò)賬記賬憑證 字段名 字段類(lèi)型 字段長(zhǎng)度 小數(shù) 位數(shù) 備 注 憑證號(hào) C 6 日期 D 8 摘要 C 30 科目名稱 C 40 借方金額 N 14 2 貸方金額 N 14 2 借方外幣額 N 14 2 貸方外幣額 N 14 2 匯率 N 9 6 附件張數(shù) N 3 基于 Delphi 的財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā) 11 錄入員姓名 C 10 審核員姓名 C 10 審核標(biāo)志 C 1 恢復(fù)標(biāo)志 C 1 可取值“ Y”或“ N”默認(rèn)值“ N” 科目編號(hào) C 12 圖 3— 9 已過(guò)賬記賬憑證 科目發(fā)生額及余額 字段名 字段 類(lèi)型 字段長(zhǎng)度 小數(shù) 位數(shù) 備 注