【正文】 、明細賬、總賬等）。為保證個步驟的連續(xù)性，逐步積累編制會計報表所需要的數(shù)據(jù)，必須將每一步所形成的中間結(jié)果存儲起來。這樣，“逐步加工、步步存儲”，就成為手工核算的重要特征。但如果分析一下各步驟存儲的內(nèi)容，就不難發(fā)現(xiàn)，各步驟所形成并存儲的都是由記賬憑證派生出來的中間結(jié)果，或由憑證分類匯總而形成（如：科目匯總表、匯總記賬憑證、總賬等），或由憑證分類順序而形成（如：日記賬、明細賬、逐筆登記的總賬等）。由此可見，從信息量來看，記賬憑證是賬簿、報表的數(shù)據(jù)源，所有憑證的信息量幾乎等于各種明細賬、總賬、報表所含信息量的總和 ，各步驟存儲的會計信息只不過是對記賬憑證的重復(fù)存儲而已。這種逐步轉(zhuǎn)抄，重復(fù)存儲，不僅浪費資源，而且極易導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不一致性?？梢哉f，手工核算中經(jīng)常出現(xiàn)的賬證不符、賬表不符的現(xiàn)象與這種同一信息的重復(fù)再現(xiàn)有密切關(guān)系，因而也就產(chǎn)生了賬證核對、賬表核算的需要。 由于手工工作固有的缺陷，使得會計在財務(wù)處理部分不僅勞動強度大、重復(fù)數(shù)據(jù)多而且及時性、準(zhǔn)確性差。 系統(tǒng)開發(fā)的可行性 分析 原始的手工處理方式為了使會計信息有清新的來龍去脈，需要將從憑證到報表的數(shù)據(jù)處理過程，分解為若干步驟，每一步都產(chǎn)生一些中間數(shù)據(jù)。其實各步驟所形 成并存儲的都是由記賬憑證派生出來的中間結(jié)果，只不過是對記賬憑證的重復(fù)存儲而已。這種逐步轉(zhuǎn)抄、重復(fù)存儲，不僅浪費資源，而且極易導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不一致性。 根據(jù)現(xiàn)行狀況中存在的問題，又從計算機的優(yōu)勢看，它具有根據(jù)原始憑證和基于 Delphi 的財務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā) 2 記賬憑證按需要瞬時生成所需要的賬表的能力。只要有了原始數(shù)據(jù)和加工數(shù)據(jù)的程序指令，在此基礎(chǔ)上生成其他派生數(shù)據(jù)，對計算機來說是輕而易舉的事情。 手工狀態(tài)下的財務(wù)管理主要是圍繞如何減少或分散工作量，便于人員分工而展開的。而該系統(tǒng)的開發(fā)和引用將大量減少人力資源的浪費從管理和經(jīng)濟上都將提供莫大的幫助。 基于 Delphi 的財務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā) 3 第 二 章 財務(wù)管理 系統(tǒng)開發(fā)的初步調(diào)查與分析 在根據(jù)用戶提出建立新系統(tǒng)的要求，進行可行性分析，并經(jīng)有關(guān)主管部門批準(zhǔn)系統(tǒng)可行后，下面對現(xiàn)行系統(tǒng)的狀況進行進一步的了解和分析。該初步調(diào)查是認識、了解現(xiàn)行系統(tǒng)狀況的過程。 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的調(diào)查 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的調(diào)查是按照現(xiàn)行系統(tǒng)中信息流動過程，逐個調(diào)查分析所有環(huán)節(jié)的處理任務(wù)、處理內(nèi)容、處理順序的要求，弄清各個環(huán)節(jié)需要的信息、信息來源、流徑去向、處理方法和信息形態(tài)（報告、報單、屏幕顯示）等。并將其用規(guī)范的業(yè)務(wù)流程圖表示。其完成業(yè)務(wù)如下： 根據(jù)原始憑證編制原始憑證匯總表。 根據(jù)原始憑 證或原始憑證匯總表編制收款憑證、付款憑證和轉(zhuǎn)賬憑證。 根據(jù)收款憑證和付款憑證登記現(xiàn)金日記賬和存款日記賬。 根據(jù)原始憑證、原始憑證匯總表或收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證登記明細賬業(yè)務(wù)臺賬。 根據(jù)收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證形成科目匯總表并直接登記總賬。 現(xiàn)金日記賬、存款日記賬及明細賬業(yè)務(wù)臺賬定期同總賬核對。 根據(jù)總賬和明細賬業(yè)務(wù)臺賬定期編制會計報表。如圖 3— 1 所示。 圖例如下： 單據(jù)、報表、賬目 數(shù)據(jù)流向（不含數(shù)據(jù)內(nèi)容） 系統(tǒng)內(nèi)的部門或人員（含處理過程） 系統(tǒng)外的實體（部門或人員） 基于 Delphi 的財務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā) 4 圖 2— 1 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖 原始憑證 收款憑 證 轉(zhuǎn)賬憑 證 付款憑 證 會計 報表 總 賬 明細業(yè)務(wù) 臺賬 科目匯 總表 存款日 記賬 現(xiàn)金日 記賬 原始憑證匯 總表 制證人 員 數(shù)據(jù)登 錄人員 數(shù)據(jù)錄 入人員 數(shù)據(jù)登 錄人員 財務(wù)部 工作人 員 財務(wù)部 核對人 員 總賬會 計 財務(wù)部 核對人 員 有關(guān)單位 及領(lǐng)導(dǎo) 基于 Delphi 的財務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā) 5 系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程的調(diào)查 有了業(yè)務(wù)流程圖，還需要對信息的流動、傳遞、處理、存儲等進行分析。這就要求把數(shù)據(jù)在現(xiàn)行系統(tǒng)內(nèi)部的流動情況抽象的獨立出來，舍去具體的組織機構(gòu)、信息載體、處理工具、物質(zhì)、材料等，單從數(shù)據(jù)流動過程來考察實際業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)處理模式，即數(shù)據(jù)流程 圖。如圖 3— 2 所示。 圖例如下： 外部實體 數(shù)據(jù)存儲 數(shù)據(jù)處理 數(shù)據(jù)流 基于 Delphi 的財務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā) 6 原始 原始憑證或原 憑證 始憑證匯總表 記賬憑證 收付款憑證 科目匯總表 明細賬及業(yè)務(wù)臺賬 日記賬 總賬 經(jīng)辦單位或經(jīng)辦人 P1 審核匯總 財務(wù)部 P2 編制記賬憑證 財務(wù)部 D1 D2 P3 登記明細賬及業(yè)務(wù)臺賬 財務(wù)部 P4 編制科目匯總表 財務(wù)部 P7 登記日記賬 財務(wù)部 D3 D6 D4 D5 P5 登記總賬 財務(wù)部 基于 Delphi 的財務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā) 7 會計報表 圖 2— 2 系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖 數(shù)據(jù)字典 數(shù)據(jù)流程圖構(gòu)造出了財務(wù)管理信息系統(tǒng)的組成和各部分間的關(guān)系，但沒有說明各部分的具體內(nèi)容，它僅是一個框架，據(jù)此還不足以準(zhǔn)確充分地了解系統(tǒng)，無法根據(jù)此圖進行程序設(shè)計，因此還需要編制數(shù)據(jù)字典。 數(shù)據(jù)字典將對數(shù)據(jù)流程圖中的各種文件和數(shù)據(jù)流進行詳細的描述和確切的解釋。即定義文件和數(shù)據(jù)流由哪些更小的單位組成（這些單位一般稱為字段或數(shù)據(jù)項） ，并描述每個數(shù)據(jù)項的數(shù)據(jù)類型、長度、取值范圍等具體內(nèi)容。有了數(shù)據(jù)字典就便于隨時查閱和修改，所以它是數(shù)據(jù)流程圖的輔助資料，起注解的作用。 臨時記賬憑證 序號 數(shù)據(jù)項名稱 內(nèi)容舉例 數(shù)據(jù)類型 取值范圍 長度 小數(shù)位數(shù) 備注 1 憑證號 030001 C 010001~ 129999 6 前 2 位為月份號，后 4位為當(dāng)月流水號 2 日期 01/23/2004 D 8 存儲時用 8 位，顯示時轉(zhuǎn)換成 10 位 3 摘要 預(yù)付工資 C 30 4 科目名稱 銀行存款 C 40 可用 5 級科目 5 借方 金額 N 0≤， 10億 14 2 6 貸方金額 N 14 2 7 借方外幣額 N 14 2 用于形成復(fù)幣賬 P6 編制報表 財務(wù)部 D5 基于 Delphi 的財務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā) 8 8 貸方外幣額 N 14 2 9 匯率 N 9 6 10 附件張數(shù) 2 N 3 11 錄入員姓名 張三 C 至多 5 個漢字 10 12 審核員姓名 C 10 13 審核標(biāo)志 T C T、 F、空格 1 T：已通過審核、 F：未能通過審核、空格：還未審核 14 輸出頁碼 N 2 產(chǎn)生一張憑證分成幾頁打印時的頁碼 15 科目 編號 101 C 3 C：表字符型數(shù)據(jù) D：表日期型數(shù)據(jù) N：表數(shù)值型數(shù)據(jù) 圖 2— 3 臨時記賬憑證 主表操作員 字段名 字段類型 字段長度 小數(shù)位數(shù) 備注 操作員編號 C 3 以該字段建立索引標(biāo)記“操作員編號”的主索引 操作員姓名 C 10 以該字段建立索引標(biāo)記“操作員編號”的候選索引 操作員口令 C 6 可取值“ y”或“ n”，默認值“ n” 憑證錄入權(quán) C 1 可取值“ y”或“ n”，默認值“ n” 憑證修改權(quán) C 1 可取值“ y”或“ n”，默認值“ n” 憑證查 詢權(quán) C 1 可取值“ y”或“ n”，默認值“ n” 憑證審核與修改權(quán) C 1 可取值“ y”或“ n”，默認值“ n” 憑證匯總權(quán) C 1 可取值“ y”或“ n”，默認值“ n” 過賬權(quán) C 1 可取值“ y”或“ n”，默認值“ n” 基于 Delphi 的財務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā) 9 科目維護權(quán) C 1 可取值“ y”或“ n”，默認值“ n” 總賬權(quán) C 1 可取值“ y”或“ n”，默認值“ n” 明細賬權(quán) C 1 可取值“ y”或“ n”，默認值“ n” 科目匯總權(quán) C 1 數(shù)據(jù)庫查詢權(quán) C 1 報表處理權(quán) C 1 桌面背景顏色 N 8 0 默認值 RGB（ 60， 120， 180） 桌面背景圖片 C 50 默認值“” 桌面背景類型 C 4 默認值“顏色” 圖 3— 4 主表操作員 運行環(huán)境 字段名 字段類型 字段長度 小數(shù)位數(shù) 備注 建賬起始年份 C 4 建賬起始月份 C 2 當(dāng)前年份 C 4 當(dāng)前月份 C 2 當(dāng)前月份憑證順序號 N 4 0 默認值 0 月終結(jié)賬標(biāo)志 C 1 可取值“ y”或“ n”，默認值“ n” 月備份標(biāo)志 C 1 可取值“ y”或“ n”，默認值“ n” 單位名稱 C 40 圖 3— 5 運 行環(huán)境 運行日志 字段名 字段類型 字段長度 小數(shù)位數(shù) 備注 時間 T 8 操作員編號 C 3 操作員姓名 C 10 執(zhí)行操作 C 10 進退 C 2 可以取值“進”或“退” 圖 3— 6 運行日志 主表科目字典 字段名 字段類型 字段長度 小數(shù)位數(shù) 備 注 基于 Delphi 的財務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā) 10 科目編號 C 3 以該字段建立索引標(biāo)記為“科目編號”的主索引 助記符 C 7 一級科目名 C 18 二級科目名 C 18 三級科目名 C 18 四級科目名 C 18 五級科 目名 C 18 賬別 C 4 輸出標(biāo)志 L 1 當(dāng)要打印輸出科目字典時確定記錄是否輸出。默認值“ F” 科目全名 C 40 設(shè)計該字段將避免為獲得科目全名進行復(fù)雜的計算 圖 3— 7 主表科目字典 主表摘要 字段名 字段類型 字段長度 小數(shù)位數(shù) 備 注 摘要編碼 C 10 摘要 C 30 圖 3— 8 主表摘要 已過賬記賬憑證 字段名 字段類型 字段長度 小數(shù) 位數(shù) 備 注 憑證號 C 6 日期 D 8 摘要 C 30 科目名稱 C 40 借方金額 N 14 2 貸方金額 N 14 2 借方外幣額 N 14 2 貸方外幣額 N 14 2 匯率 N 9 6 附件張數(shù) N 3 基于 Delphi 的財務(wù)管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā) 11 錄入員姓名 C 10 審核員姓名 C 10 審核標(biāo)志 C 1 恢復(fù)標(biāo)志 C 1 可取值“ Y”或“ N”默認值“ N” 科目編號 C 12 圖 3— 9 已過賬記賬憑證 科目發(fā)生額及余額 字段名 字段 類型 字段長度 小數(shù) 位數(shù) 備 注