【正文】 (可以考慮設(shè)立 1名副組長(zhǎng) ) 21 操作采購(gòu)業(yè)務(wù)員的主要職責(zé)是日常的采購(gòu)需求預(yù)測(cè)和采購(gòu)訂單，保證生產(chǎn)的順利進(jìn)行并維持比較合理的庫(kù)存水平 操作采購(gòu)業(yè)務(wù)員的設(shè)立和崗位職責(zé) 崗 位 描 述 主要工作 ? 日常的需求預(yù)測(cè)和采購(gòu)訂單，保證供貨和生產(chǎn)的協(xié)調(diào) ? 維持較合理的庫(kù)存水平 ? 制定物流改善的計(jì)劃并實(shí)施 ? 物料需求的滾動(dòng)預(yù)測(cè)并提交給供應(yīng)商 ? 制定訂單計(jì)劃和下訂單 ? 接收相關(guān)單據(jù)并傳遞 ? 訂單的追蹤和過(guò)程控制 ? 維持合理的庫(kù)存水平 ? 與組長(zhǎng)一起提出有關(guān)物流改善的計(jì)劃并具體實(shí)施 ? 部分參與生產(chǎn)計(jì)劃會(huì)議 預(yù)估人數(shù) 10~15人 22 計(jì)劃員的主要任務(wù)是根據(jù) BOM表分解生產(chǎn)計(jì)劃并分品種匯總需求 計(jì)劃員的設(shè)立和崗位職責(zé) 崗 位 描 述 主要工作 ? 接收生產(chǎn)部門下達(dá)的月滾動(dòng)生產(chǎn)計(jì)劃、周計(jì)劃、日計(jì)劃 ? 負(fù)責(zé)計(jì)劃的分解和分品種分解 ? 根據(jù)生產(chǎn)部門下達(dá)的生產(chǎn)計(jì)劃作出三個(gè)月滾動(dòng)物料需求，并分品種進(jìn)行需求匯總 ? 按規(guī)定的時(shí)間提交分品種物料滾動(dòng)需求計(jì)劃給各個(gè)業(yè)務(wù)員 ? 分解周生產(chǎn)計(jì)劃、日生產(chǎn)計(jì)劃，并相應(yīng)提交物料需求計(jì)劃 ? 與技術(shù)部門協(xié)調(diào)，接收 BOM表修改的通知，并對(duì) BOM表進(jìn)行更新和維護(hù) 預(yù)估人數(shù) 5~6人 23 是否需要認(rèn) 定新的供應(yīng)商？ 戰(zhàn)略采購(gòu)與操作采購(gòu)分開(kāi)模式下的采購(gòu)流程與原有的采購(gòu)模式有比較大的不同 一般采購(gòu)流程 采購(gòu)需求 (規(guī)格、說(shuō)明 ) 是否需要詢報(bào)價(jià)？ 安排滾動(dòng)需求計(jì)劃 滾動(dòng)訂單 貨物接收 支付 / 結(jié)算 簽訂合同 1) 供應(yīng)商選擇 /確定 詢報(bào)價(jià) 確定供應(yīng)商 簽訂合同 1) 是 是 不 不 1) 標(biāo)準(zhǔn)合同，沒(méi)有數(shù)量上的協(xié)議 戰(zhàn)略采購(gòu)的職責(zé) 操作采購(gòu)的職責(zé) (使用部門 ) 24 采購(gòu)定價(jià)主要由戰(zhàn)略采購(gòu)經(jīng)理負(fù)責(zé)，部長(zhǎng)審批 A、 B類 ，采購(gòu)組組長(zhǎng)對(duì) C類 有審批權(quán) 采購(gòu)定價(jià)流程 相關(guān)部門 主要流程步驟 價(jià)格部 分析員 部長(zhǎng) 戰(zhàn)略采購(gòu)經(jīng)理 采購(gòu)組組長(zhǎng) 提出需求 詢價(jià) 報(bào)價(jià)分析 談判 開(kāi)調(diào)價(jià)單 簽合同 價(jià)格維護(hù) 審核 向供應(yīng)商詢價(jià) 與供應(yīng)商進(jìn)行 價(jià)格談判 價(jià)格變動(dòng)時(shí)開(kāi)調(diào)價(jià)單 更新供應(yīng)商數(shù)據(jù) 通知分析員 簽合同 合同期滿需要談價(jià)時(shí) 對(duì)供應(yīng)商報(bào)價(jià) 進(jìn)行比較分析 C類 審批 批準(zhǔn) A、 B類 審批 維護(hù)標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格數(shù)據(jù)庫(kù) 25 日常的訂單處理應(yīng)該盡可能簡(jiǎn)單，以提高反應(yīng)速度 采購(gòu)訂單處理流程 相關(guān)人員 主要流程步驟 財(cái)務(wù) 質(zhì)檢 /倉(cāng)配 操作采購(gòu)組組長(zhǎng) 計(jì)劃員 操作業(yè)務(wù)員 需求 分解加總 需求核算 安排訂單計(jì)劃 創(chuàng)建訂單 審批 辦理預(yù)付款 催貨 根據(jù) BOM表爭(zhēng)解 (3個(gè)月 )并分品種加總 電子審批 檢驗(yàn)、入庫(kù) 貨物跟蹤 接生產(chǎn)部門月滾動(dòng)計(jì)劃 辦理預(yù)付款 入庫(kù)驗(yàn)收 付款結(jié)算 接收單據(jù)、付款結(jié)算 提交單據(jù) 在系統(tǒng)創(chuàng)建訂單 制訂訂單計(jì)劃 (日、周、旬、月等 ) 查已訂合同、庫(kù)存、在途 ，確定實(shí)際需求 26 進(jìn)口 的采購(gòu)必須遵循規(guī)范的流程，并盡可能簽定較長(zhǎng)期的合同 進(jìn)口 一般采購(gòu)流程 相關(guān)部門 主要流程步驟 財(cái)務(wù) 海關(guān)組 戰(zhàn)略采購(gòu) 操作采購(gòu) 簽合同 辦理批文 提出需求 下單 信用證 單據(jù)接收和傳遞 關(guān)稅及支付 組織運(yùn)瑜 簽定年度 /季度合同 通關(guān)商檢 按一定提前期提出 辦理批文需求 需求核算 訂單生成 /確認(rèn) 填寫(xiě)信用證 接收供應(yīng)商的單據(jù) 接收單據(jù) 計(jì)算關(guān)稅，辦理支付 組織運(yùn)輸 通關(guān)手續(xù) 開(kāi)證辦理 批文辦理 傳遞 27 招標(biāo)由戰(zhàn)略采購(gòu)經(jīng)理負(fù)責(zé)組織和實(shí)施 發(fā)招標(biāo)通知 招標(biāo) 1)的基本流程 相關(guān)部門 主要流程步驟 審計(jì)法務(wù)部 技術(shù)部門 成本工程師 質(zhì)量工程師 采購(gòu)組長(zhǎng) 戰(zhàn)略采購(gòu)經(jīng)理 部長(zhǎng) 招標(biāo)通知 2) 文件準(zhǔn)備 邀標(biāo) 接標(biāo) 開(kāi)標(biāo) /評(píng)標(biāo) 審批 中標(biāo)通知 簽訂合同 通知更新供應(yīng)商數(shù)據(jù) 批準(zhǔn) 批準(zhǔn) 審核 審核 文件準(zhǔn)備 文件發(fā)放 接收投標(biāo) 在約定的時(shí)間、地點(diǎn)，當(dāng)眾宣讀或通過(guò)傳真將各投標(biāo)方的投標(biāo)情況公開(kāi)，并進(jìn)行澄清和評(píng)審 綜合意見(jiàn)書(shū) 通知中標(biāo)方 簽訂合同 通知分析員 質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) 技術(shù)指標(biāo) ? 更改供應(yīng)商數(shù)據(jù) 1) 建議：在供貨商內(nèi)進(jìn)行招標(biāo)，對(duì)于新的供應(yīng)商，應(yīng)該先認(rèn)定，后招標(biāo) 2) 預(yù)先規(guī)定好招標(biāo)的 和頻率 28 采購(gòu)部門的運(yùn)作效率取決于采購(gòu)與技術(shù)、生產(chǎn)之間以及采購(gòu)部門內(nèi)部各相關(guān)人員之間信息的良好傳遞和反饋 采購(gòu)信息傳遞 /反饋流程圖 計(jì)劃員 生產(chǎn)部門 操作采購(gòu)業(yè)務(wù)員 戰(zhàn)略采購(gòu)經(jīng)理 技術(shù)部門 分析員 數(shù)據(jù)庫(kù) ERP 產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài) BOM表 代碼 新品開(kāi)發(fā)，技術(shù)信息 行業(yè)情況，供應(yīng)商能力 供應(yīng)商數(shù)據(jù)更改通知 分析報(bào)告 錄入和維護(hù) 各種 的采購(gòu)數(shù)據(jù) 通知業(yè)務(wù)員有關(guān)合同條款更改情況 (價(jià)格、配額、交貨期等 ) 供應(yīng)商數(shù)據(jù) (只讀 ) 需求匯總 滾動(dòng)需求預(yù)估 年生產(chǎn)計(jì)劃 月滾動(dòng)生產(chǎn)計(jì)劃 周計(jì)劃、日計(jì)劃 讀取供應(yīng)商數(shù)據(jù) (只讀 ) 29 齊套問(wèn)題的解決取決于生產(chǎn)計(jì)劃的嚴(yán)肅性和相對(duì)穩(wěn)定性以及 采購(gòu)上對(duì)交貨周期的維護(hù) 生產(chǎn)計(jì)劃的下達(dá)和需求預(yù)估 交貨周期維護(hù)和訂單計(jì)劃安排 生產(chǎn)計(jì)劃的下達(dá) ? 生產(chǎn)計(jì)劃以月滾動(dòng)的方式提供 ? 生產(chǎn)計(jì)劃的下達(dá)應(yīng)該在每月的上旬 (最好在 15日之前 ) ? 第一個(gè)月的生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)該具有最高的嚴(yán)肅性 需求預(yù)估 ? 計(jì)劃員根據(jù)生產(chǎn)月滾動(dòng)計(jì)劃計(jì)算各種 的 3個(gè)月滾動(dòng)需求： – 0~4周確定 – 5~8周可調(diào)整 (一般為 ?20%~30%) – 9~12周完全可調(diào) ? 每個(gè)月對(duì)下面 3個(gè)月的需求計(jì)劃作滾動(dòng)預(yù)估 交貨周期在系統(tǒng)中加以維護(hù) (交貨周期：供應(yīng)商的交貨期 +運(yùn)輸時(shí)間 +海關(guān)的正常時(shí)間 ) ? 交貨周期在系統(tǒng)中加以維護(hù)，并做為評(píng)價(jià)供應(yīng)商的一項(xiàng)重要指標(biāo) ? 操作業(yè)務(wù)員在做訂單計(jì)劃安排時(shí)考慮所負(fù)責(zé) 的交貨周期 與供應(yīng)商建立比較長(zhǎng)期的關(guān)系 ? 除特殊 外，大部分 簽 3個(gè)月 /半年 /1年的合同，鎖定價(jià)格和交貨周期等主要條款 ? 供應(yīng)商數(shù)量一般維持在 2~3家，以確保其穩(wěn)定供貨 ? 幫助有潛力的供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)全系列供貨 齊套做為考核的重要指標(biāo) 齊套得到較大程度的保證 齊套管理 30 戰(zhàn)略采購(gòu)經(jīng)理和操作采購(gòu)經(jīng)理應(yīng)實(shí)行不同的量化考核指標(biāo) 對(duì)戰(zhàn)略采購(gòu)經(jīng)理的考核指標(biāo) 對(duì)操作采購(gòu)的經(jīng)理的考核指標(biāo) ? 每年各個(gè)品種 采購(gòu)降低成本的指標(biāo)： x% ? 每年各個(gè)品種供應(yīng)商數(shù)量降低的指標(biāo)： y個(gè) ? 每年各個(gè)品種交貨期縮短的指標(biāo)： z天 ? 每年各個(gè)品種付款期延長(zhǎng)的指標(biāo)： m天 ? 各品種年 /季平均庫(kù)存水平的降低指標(biāo)： n% ? 各品種齊套率指標(biāo) (偏差 )： k%(1~2%) 量化的考核指標(biāo) 與業(yè)績(jī)考核掛鉤 與業(yè)績(jī)考核掛鉤 31 完善的匯報(bào)制度是內(nèi)部控制的重要手段 匯報(bào)制度 向誰(shuí)匯報(bào) 匯報(bào)的內(nèi)容 匯報(bào)時(shí)間 匯報(bào)形式 各戰(zhàn)略采購(gòu)組組長(zhǎng) 部長(zhǎng) /副部長(zhǎng) ? 各 采購(gòu)策略和采購(gòu)行為 ? 存在的問(wèn)題和改進(jìn)意見(jiàn) ? 關(guān)鍵 的具體采購(gòu)條款、方式、特點(diǎn) ? 月、季、年的匯報(bào) ? 非正式的匯報(bào) (不定期 ) 書(shū)面 口頭 各戰(zhàn)略采購(gòu)經(jīng)理 戰(zhàn)略采購(gòu)組長(zhǎng) ? 所負(fù)責(zé) 的采購(gòu)行為及其變動(dòng) ? 存在的問(wèn)題和改進(jìn)意見(jiàn) ? 月、季、年的匯報(bào) 書(shū)面 分析員 部長(zhǎng) /副部長(zhǎng) (戰(zhàn)略采購(gòu)組長(zhǎng) /戰(zhàn)略采購(gòu)經(jīng)理 /操作采購(gòu)組長(zhǎng) ) ? 所有 的采購(gòu)行為 (價(jià)格、交貨期、批量、批次、付款期、庫(kù)存、資金占用、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)金額 ) ? 月、季、年的匯報(bào) 書(shū)面 操作采購(gòu)業(yè)務(wù)員 操作采購(gòu)組長(zhǎng) ? 各類 的采購(gòu)行為 ? 月、季、年的匯報(bào) 書(shū)面 操作采購(gòu)組組長(zhǎng) 部長(zhǎng) /副部長(zhǎng) ? 總體采購(gòu)的具體操作情況 ? 存在的問(wèn)題和改進(jìn)意見(jiàn) ? 月、季、年的匯報(bào) 書(shū)面 口頭 計(jì)劃員 操作采購(gòu)組長(zhǎng) ? 計(jì)劃下達(dá)情況 ? BOM表的完善程度 ? 月、季、年的匯報(bào) 書(shū)面 32 流程上的各個(gè)環(huán)節(jié)必須文件化、程序化，以規(guī)范內(nèi)部的控制制度 輸入 處理 輸出 流程控制文件編寫(xiě)的一般準(zhǔn)則 ? 來(lái)源是否經(jīng)過(guò)授權(quán)？ ? 程序是否被處理？ ? 是否與所批準(zhǔn)的相符？ 授權(quán) ? 是否準(zhǔn)確和完整？ ? 是否及時(shí)？ ? 是否有文件證明？ ? 由誰(shuí)處理？ ? 何時(shí)處理？ ? 是否遵循程序？ ? 是否可恢復(fù)？ ? 管理人員的審查是否充分？ ? 是否準(zhǔn)確和完善？ ? 是否有審計(jì)線索？ ? 管理人員的審查是否充分？ ? 是否平衡？ 記錄 ? 應(yīng)由誰(shuí)控制？ ? 職責(zé)是否劃分？ ? 誰(shuí)可進(jìn)入？ ? 職責(zé)是否劃分？ ? 遵循的程序是否完善？ ? 是否有保密性？ ? 誰(shuí)應(yīng)持有？ ? 差異是否得以妥善解決？ 保護(hù) / 安全 ? 來(lái)源是否正當(dāng)？ ? 關(guān)于差異的調(diào)查和審查是否充分？ ? 管理人員的審查是否充分？ 驗(yàn)證 33 流程程序文件的編寫(xiě)必須包括內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn)和可能存在的風(fēng)險(xiǎn)兩部分 流程：供應(yīng)商選擇和管理程序文件 步驟 內(nèi)部控制標(biāo)準(zhǔn) 1. 供應(yīng)商選 擇原則 2. 供應(yīng)商考 察、評(píng)估 3. 供應(yīng)商數(shù) 據(jù)維護(hù) ? 必須按照公司確定的供應(yīng)商資格確認(rèn)程序，并經(jīng)過(guò)批準(zhǔn) ? 選擇供應(yīng)商的過(guò)程涉及采購(gòu)、技術(shù)、質(zhì)量、成本等方面，選擇供應(yīng)商不得只由采購(gòu)部門或采購(gòu)人員負(fù)責(zé) ? 選擇和確認(rèn)供應(yīng)商過(guò)程中所使用的所有標(biāo)準(zhǔn)必須形成文件并妥善保存 ? 選擇 /資格認(rèn)定的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該包括： – 到供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行考察 – 供應(yīng)商的技術(shù)能力 – 評(píng)價(jià)供應(yīng)商現(xiàn)行的質(zhì)保體系 – 按時(shí)交貨記錄 – … ? 必須按照公司的規(guī)定確定供應(yīng)商名錄 /數(shù)據(jù)庫(kù)，并經(jīng)過(guò)批準(zhǔn) ? … 未達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)存在的風(fēng)險(xiǎn) 采購(gòu)可能： ? 未經(jīng)授權(quán)或授權(quán)不當(dāng) ? 購(gòu)自未經(jīng)批準(zhǔn)的供應(yīng)商 ? 由未經(jīng)授權(quán)的人員訂貨和接收貨物 所采購(gòu)貨物可能不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn) ? 可能接受了未經(jīng)核準(zhǔn)的價(jià)格或條款 ? 對(duì)供應(yīng)商的評(píng)估不全面 ? … 例 子 34 未來(lái)產(chǎn)品事業(yè)部制下的采購(gòu)分工和協(xié)調(diào) 35 適應(yīng)未來(lái)產(chǎn)品事業(yè)部制的要求，在實(shí)現(xiàn)的前期可以采取三種采購(gòu)分工模式相結(jié)合的方式進(jìn)行 集中采購(gòu) ? 材料 – 金屬材料 – 化工材料 – 絕緣材料 集中協(xié)調(diào)、分散實(shí)施 ? 業(yè)部的生產(chǎn)性 分散采購(gòu) 概念定義 ? 戰(zhàn)略采購(gòu)和操作采購(gòu)均在股份公司 ? 戰(zhàn)略采購(gòu)在股份公司，操作采購(gòu)在各個(gè)事業(yè)部 ? 戰(zhàn)略采購(gòu)和操作采購(gòu)都在各個(gè)事業(yè)部 ? 非生產(chǎn)性 ( NPR) ? 工程、準(zhǔn)備件 未來(lái)產(chǎn)品事業(yè)部制下的 采購(gòu)分工 + + 適合 的 ? 零件 /包裝事業(yè)部是主要使用者，暫時(shí)仍未做為真正的事業(yè)部 ? 材料屬于大宗 ，集中采購(gòu)有協(xié)同效應(yīng) ? 其它事業(yè)部的材料需求可以委托其采購(gòu) ? 關(guān)鍵的 可以由集團(tuán)統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略性管理，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)的戰(zhàn)略意圖 ? 供應(yīng)商交叉的問(wèn)題可以得到解決 ? 其它生產(chǎn)性 ? 所采購(gòu)的 大多屬于專用 ，不存在供應(yīng)商交叉 ? NPR和工程準(zhǔn)備件的分散采購(gòu)可以減少流程，提高效率 理由 36 靈活性 ? 操作采購(gòu)的下放使得采購(gòu)行為與生產(chǎn)能夠更緊密的協(xié)作，提高整個(gè)供應(yīng)鏈 (采購(gòu) 生產(chǎn) 銷售 )的反應(yīng)速度 ? 非生產(chǎn)性 的下放可以縮短流程，減少跨部門之間的聯(lián)系，提高售后服務(wù)、日常工作的效率 協(xié)同性 ? 、 **的供應(yīng)商存在交叉現(xiàn)象，戰(zhàn)略采購(gòu)在一起可以取得協(xié)同效應(yīng) ? 材料屬于大宗 ，實(shí)行集中采購(gòu)可以獲得協(xié)同 (人力、時(shí)間上的節(jié)省 ) ？？的特點(diǎn) ? 生產(chǎn)基地比較集中 ? 事業(yè)部制尚未