【正文】 字）上加蓋印章，不署發(fā)文機關(guān)名稱 。 聯(lián)合下行文、平行文時，若需加蓋兩個機關(guān)印章時，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空 7字，主辦機關(guān)印章在前，兩個印章均壓成文日期，但兩印章間互不相交或相切，相距 22 不超過 3mm。 若需加蓋 3個以上印章時，要將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）按加蓋印章順序排列相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上，主辦機關(guān)印章在前，每排最多排 3個印章，兩端不得超出版心 。 最后一排如余一個或兩個印章，均都居中排布，印章之間互不相交或相切，在最后一排印章下右空 2字標識成文時間。 23 7. 附注 公文如有附注，在成文日期下居左空 2字加圓括號標識。附注一般是對公文的發(fā)文范圍、聯(lián)系方式、使用時需注意的事項加以說明，如上行文的 “ 聯(lián)系人 ” 、 “ 聯(lián)系電話 ” ，下行文的 “ 此件發(fā)至縣、鎮(zhèn)級 ” 、 “ 此件可上報 ” 等等。 附注不是對公文內(nèi)容作出解釋或注釋，不能把公文中需要解釋的事項用附注來表示。 24 （三）版記 1. 主題詞 2. 抄送機關(guān) 3. 印發(fā)機關(guān)和 印發(fā)日期 25 1. 主題詞 主題詞是用于提示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。公文應(yīng)當標注主題詞，上行文按照上級機關(guān)的要求標注主題詞，公文主題詞通常由公文制發(fā)機關(guān)的最高行政主管機關(guān)負責人制定和發(fā)布。 主題詞分為主表和附表兩大部分 ，主表按公文的性質(zhì)、職能分為 13類，附表按行政區(qū)域分為兩類。詞表分為三個層次：第一層 26 是對主題區(qū)域的分類，第二層是類別詞，即對主題詞的具體分類 。 第三層是類屬詞。第一層和第二層統(tǒng)稱為主題詞。詞表中主題詞共有 1049個。 標注主題詞要注意如下幾個問題： 一是一份文件的標引，除類別詞外最多不超過 5個主題詞，但不得少于兩個 。 二是標引的順序是先標類別詞，再標類屬詞，在標類屬詞時，先標反映文件內(nèi)容的詞，最后標反映文件形式的詞（即文種） 。 27 三是如一份文件有兩個以上的主要內(nèi)容，就先集中對一個主題內(nèi)容進行標引，再對第二個主題內(nèi)容進行標引 。 四是根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進行組配標引 。 五是當詞表中找不出準確反映主題內(nèi)容的類屬詞時，可以在類別詞中選擇適當?shù)脑~標引，同時將能夠準確反映文件內(nèi)容的詞標在類屬詞的后面，并在該詞的后面加 “ △ ” 以便區(qū)別。 28 2. 抄送機關(guān) 抄送機關(guān)是指主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機關(guān)，抄送機關(guān)和主送機關(guān)一樣，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。同一性質(zhì)、層級的抄送機關(guān)用頓號隔開 。 不同性質(zhì)、層次的抄送機關(guān)間用逗號隔開，在最后一個抄送機關(guān)后標句號。 除非有特殊要求，抄送機關(guān)應(yīng)按規(guī)定進行排序：同屬市機構(gòu)的要按市政府機構(gòu)的順序排列 。 同屬各縣（區(qū)）的，按規(guī)定的排列順序進行排序 。 市政府機構(gòu)與縣（區(qū)）級同時存在的，要先各縣（區(qū)）后市政府機構(gòu)的排列順序排列 。 各種性質(zhì)的機構(gòu) 同時存在的，要 按黨、政、軍、群的順序排列 。 29 3. 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期。 印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占 1行位置。印發(fā)機關(guān)左空 1字，印發(fā)時間右空 l字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)字標識。 30 主要介紹如下五種： （一）請示。 （二）通知。 （三）函。 （四）批復(fù)。 （五）會議紀要。 二、幾種常用公文格式特點 31 （一）請示 請示文種向上級機關(guān)請求指示、批準、屬于上行文的一種。請示件的格式具有以下幾個特點： 1. 發(fā)文機關(guān)標識下移。 2. 簽發(fā)人不可少。 3. 主送機關(guān)唯一性。 4. 印章單一性。 5. 聯(lián)系人及聯(lián)系電話不可漏。 32 發(fā)文機關(guān)標識下移。 前面已談到，上報件的發(fā)文機關(guān)標識距上頁邊距離為 117mm，比平行文的要多出55mm的空白頭，這就是請示件的一個特點。 如右圖 : 33 3. 主送機關(guān)唯一性。 請示件一般只寫一個主送機關(guān)，需要同時送其他機關(guān)的，應(yīng)當抄送形式，抄送單位不得有下級機關(guān)。另外，除上級機關(guān)負責人直接交辦的事項外，不得主送上級機關(guān)負責人。 2. 簽發(fā)人不可少。 請示件應(yīng)當標注簽發(fā)人姓名。如果是聯(lián)合行文， 要標注所有會簽人姓名 。 34 4. 印章單一性。 為簡化手續(xù)，提高效率，凡是請示性的公文，不管是單獨行文還是聯(lián)合行文，都只需加蓋主辦機關(guān)的一個印章。 5. 聯(lián)系人及聯(lián)系電話不可漏。 請示件報到上級機關(guān)之后，上級機關(guān)往往需要和來文單位電話聯(lián)系，了解更具體情況后，如果沒有聯(lián)系人和聯(lián)系電話，會給公文的辦理帶來很大的不便。 35 （二）通知 通知可以用三種不同的形式行文，各種形式的格式各不相同。 三種形式分別是 “ 紅頭文件式 ” 、 “ 信函式 ” 、 “ 電報 ” 。這三種形式的公文都有有其相應(yīng)的格式。在實際應(yīng)用中，選用哪一種形式發(fā)文主要由公文的內(nèi)容和緊急情況決定。如果公文的內(nèi)容比較重要，比如公布某些重大政策、法規(guī)性文件或者是政府對某重要工作的部置等，其影響的范圍較廣、時間較長，應(yīng)用 “ 紅頭文件 ” 形式 。 用 “ 函件 ” 形式發(fā)通知，通常是通知的內(nèi)容 36 一般告知性的事項或者是小范圍內(nèi)的發(fā)文，并且緊急程度不高。對 “ 函 ” 的格，下面再作介紹。 “ 電報 ” 不屬于文種，只是一種發(fā)文載體，它適用于任何文種，利用電報發(fā)文，方便、快捷，但由于其缺少發(fā)文機關(guān)的印章，一般只適用國家機關(guān)內(nèi)部使用，不適用于向社會公開發(fā)文。 37 （三）函 函或復(fù)函都應(yīng)該使用“信函式”格式，函是主動行文，復(fù)函是針對不相隸屬機關(guān)來文的答復(fù)性行文或者是以辦公室（廳）名義代替上級機關(guān)“批復(fù)”下級機關(guān)的“請示”。通常用“復(fù)函”形式。其格式具有如下幾個特點： 1. 發(fā)文機關(guān)標識用全稱。 信函式公文的發(fā)文機關(guān)標識必須用全稱，后面也不加“文件”二字。 38 2. 首頁不顯示頁碼。 由于信函式公文的各頁距下頁邊 20mm處有一條紅色文武線，位置剛好在頁碼上，為了避免文武線與頁碼重疊情況出現(xiàn)，所以規(guī)定信函格式公文的首頁不顯示頁碼。如右圖 : 39 （四）批復(fù) 批復(fù)是上級機關(guān)對下級機關(guān)的請示事項進行答復(fù)，是一種下行文。其格式具有如下幾個特點： 1. 使用“信函式”的公文格式 。因為批復(fù)的主送機關(guān)范圍較窄，主要是答復(fù)幾個機關(guān)或者是某一機關(guān)的請示事項，所以 一般不使用“紅頭文件” 。 2. 只有具有行政隸屬關(guān)系的上級機關(guān)對下級機關(guān)行文才可以使用“批復(fù)”文種。如果批復(fù)下級機關(guān)的“請示”，由本級機關(guān)的辦公廳（室）代行文，由于 屬平級關(guān)系，應(yīng)用“函”代“批復(fù)” 。 40 （五）會議紀要 市政府辦公室辦理的會議紀要，有 “ 市政府常務(wù)會議