【正文】 字）上加蓋印章，不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱 。 聯(lián)合下行文、平行文時(shí)，若需加蓋兩個(gè)機(jī)關(guān)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空 7字，主辦機(jī)關(guān)印章在前，兩個(gè)印章均壓成文日期，但兩印章間互不相交或相切，相距 22 不超過(guò) 3mm。 若需加蓋 3個(gè)以上印章時(shí)，要將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）按加蓋印章順序排列相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上，主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排 3個(gè)印章，兩端不得超出版心 。 最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均都居中排布，印章之間互不相交或相切，在最后一排印章下右空 2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。 23 7. 附注 公文如有附注，在成文日期下居左空 2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)。附注一般是對(duì)公文的發(fā)文范圍、聯(lián)系方式、使用時(shí)需注意的事項(xiàng)加以說(shuō)明，如上行文的 “ 聯(lián)系人 ” 、 “ 聯(lián)系電話 ” ，下行文的 “ 此件發(fā)至縣、鎮(zhèn)級(jí) ” 、 “ 此件可上報(bào) ” 等等。 附注不是對(duì)公文內(nèi)容作出解釋或注釋，不能把公文中需要解釋的事項(xiàng)用附注來(lái)表示。 24 （三）版記 1. 主題詞 2. 抄送機(jī)關(guān) 3. 印發(fā)機(jī)關(guān)和 印發(fā)日期 25 1. 主題詞 主題詞是用于提示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。公文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注主題詞，上行文按照上級(jí)機(jī)關(guān)的要求標(biāo)注主題詞，公文主題詞通常由公文制發(fā)機(jī)關(guān)的最高行政主管機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人制定和發(fā)布。 主題詞分為主表和附表兩大部分 ，主表按公文的性質(zhì)、職能分為 13類，附表按行政區(qū)域分為兩類。詞表分為三個(gè)層次：第一層 26 是對(duì)主題區(qū)域的分類，第二層是類別詞，即對(duì)主題詞的具體分類 。 第三層是類屬詞。第一層和第二層統(tǒng)稱為主題詞。詞表中主題詞共有 1049個(gè)。 標(biāo)注主題詞要注意如下幾個(gè)問(wèn)題： 一是一份文件的標(biāo)引，除類別詞外最多不超過(guò) 5個(gè)主題詞，但不得少于兩個(gè) 。 二是標(biāo)引的順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞，在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，最后標(biāo)反映文件形式的詞（即文種） 。 27 三是如一份文件有兩個(gè)以上的主要內(nèi)容，就先集中對(duì)一個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引，再對(duì)第二個(gè)主題內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)引 。 四是根據(jù)需要，可將不同類的主題詞進(jìn)行組配標(biāo)引 。 五是當(dāng)詞表中找不出準(zhǔn)確反映主題內(nèi)容的類屬詞時(shí)，可以在類別詞中選擇適當(dāng)?shù)脑~標(biāo)引，同時(shí)將能夠準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容的詞標(biāo)在類屬詞的后面，并在該詞的后面加 “ △ ” 以便區(qū)別。 28 2. 抄送機(jī)關(guān) 抄送機(jī)關(guān)是指主送機(jī)關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)，抄送機(jī)關(guān)和主送機(jī)關(guān)一樣，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱。同一性質(zhì)、層級(jí)的抄送機(jī)關(guān)用頓號(hào)隔開 。 不同性質(zhì)、層次的抄送機(jī)關(guān)間用逗號(hào)隔開，在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。 除非有特殊要求，抄送機(jī)關(guān)應(yīng)按規(guī)定進(jìn)行排序：同屬市機(jī)構(gòu)的要按市政府機(jī)構(gòu)的順序排列 。 同屬各縣（區(qū)）的，按規(guī)定的排列順序進(jìn)行排序 。 市政府機(jī)構(gòu)與縣（區(qū)）級(jí)同時(shí)存在的，要先各縣（區(qū)）后市政府機(jī)構(gòu)的排列順序排列 。 各種性質(zhì)的機(jī)構(gòu) 同時(shí)存在的，要 按黨、政、軍、群的順序排列 。 29 3. 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)之下（無(wú)抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占 1行位置。印發(fā)機(jī)關(guān)左空 1字，印發(fā)時(shí)間右空 l字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。 30 主要介紹如下五種： （一）請(qǐng)示。 （二）通知。 （三）函。 （四）批復(fù)。 （五）會(huì)議紀(jì)要。 二、幾種常用公文格式特點(diǎn) 31 （一）請(qǐng)示 請(qǐng)示文種向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)、屬于上行文的一種。請(qǐng)示件的格式具有以下幾個(gè)特點(diǎn)： 1. 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下移。 2. 簽發(fā)人不可少。 3. 主送機(jī)關(guān)唯一性。 4. 印章單一性。 5. 聯(lián)系人及聯(lián)系電話不可漏。 32 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下移。 前面已談到，上報(bào)件的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)距上頁(yè)邊距離為 117mm，比平行文的要多出55mm的空白頭，這就是請(qǐng)示件的一個(gè)特點(diǎn)。 如右圖 : 33 3. 主送機(jī)關(guān)唯一性。 請(qǐng)示件一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)抄送形式，抄送單位不得有下級(jí)機(jī)關(guān)。另外，除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得主送上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人。 2. 簽發(fā)人不可少。 請(qǐng)示件應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名。如果是聯(lián)合行文， 要標(biāo)注所有會(huì)簽人姓名 。 34 4. 印章單一性。 為簡(jiǎn)化手續(xù)，提高效率，凡是請(qǐng)示性的公文，不管是單獨(dú)行文還是聯(lián)合行文，都只需加蓋主辦機(jī)關(guān)的一個(gè)印章。 5. 聯(lián)系人及聯(lián)系電話不可漏。 請(qǐng)示件報(bào)到上級(jí)機(jī)關(guān)之后，上級(jí)機(jī)關(guān)往往需要和來(lái)文單位電話聯(lián)系，了解更具體情況后，如果沒(méi)有聯(lián)系人和聯(lián)系電話，會(huì)給公文的辦理帶來(lái)很大的不便。 35 （二）通知 通知可以用三種不同的形式行文，各種形式的格式各不相同。 三種形式分別是 “ 紅頭文件式 ” 、 “ 信函式 ” 、 “ 電報(bào) ” 。這三種形式的公文都有有其相應(yīng)的格式。在實(shí)際應(yīng)用中，選用哪一種形式發(fā)文主要由公文的內(nèi)容和緊急情況決定。如果公文的內(nèi)容比較重要，比如公布某些重大政策、法規(guī)性文件或者是政府對(duì)某重要工作的部置等，其影響的范圍較廣、時(shí)間較長(zhǎng)，應(yīng)用 “ 紅頭文件 ” 形式 。 用 “ 函件 ” 形式發(fā)通知，通常是通知的內(nèi)容 36 一般告知性的事項(xiàng)或者是小范圍內(nèi)的發(fā)文，并且緊急程度不高。對(duì) “ 函 ” 的格，下面再作介紹。 “ 電報(bào) ” 不屬于文種，只是一種發(fā)文載體，它適用于任何文種，利用電報(bào)發(fā)文，方便、快捷，但由于其缺少發(fā)文機(jī)關(guān)的印章，一般只適用國(guó)家機(jī)關(guān)內(nèi)部使用，不適用于向社會(huì)公開發(fā)文。 37 （三）函 函或復(fù)函都應(yīng)該使用“信函式”格式，函是主動(dòng)行文，復(fù)函是針對(duì)不相隸屬機(jī)關(guān)來(lái)文的答復(fù)性行文或者是以辦公室（廳）名義代替上級(jí)機(jī)關(guān)“批復(fù)”下級(jí)機(jī)關(guān)的“請(qǐng)示”。通常用“復(fù)函”形式。其格式具有如下幾個(gè)特點(diǎn)： 1. 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)用全稱。 信函式公文的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)必須用全稱，后面也不加“文件”二字。 38 2. 首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。 由于信函式公文的各頁(yè)距下頁(yè)邊 20mm處有一條紅色文武線，位置剛好在頁(yè)碼上，為了避免文武線與頁(yè)碼重疊情況出現(xiàn)，所以規(guī)定信函格式公文的首頁(yè)不顯示頁(yè)碼。如右圖 : 39 （四）批復(fù) 批復(fù)是上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)進(jìn)行答復(fù)，是一種下行文。其格式具有如下幾個(gè)特點(diǎn)： 1. 使用“信函式”的公文格式 。因?yàn)榕鷱?fù)的主送機(jī)關(guān)范圍較窄，主要是答復(fù)幾個(gè)機(jī)關(guān)或者是某一機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)，所以 一般不使用“紅頭文件” 。 2. 只有具有行政隸屬關(guān)系的上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)行文才可以使用“批復(fù)”文種。如果批復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的“請(qǐng)示”，由本級(jí)機(jī)關(guān)的辦公廳（室）代行文，由于 屬平級(jí)關(guān)系，應(yīng)用“函”代“批復(fù)” 。 40 （五）會(huì)議紀(jì)要 市政府辦公室辦理的會(huì)議紀(jì)要，有 “ 市政府常務(wù)會(huì)議